淺談檔案管理信息平臺的深化與應(yīng)用

1、淺談檔案管理信息平臺的深化與應(yīng)用         論文摘要：介紹了廈門電業(yè)局檔案管理信息平臺深化應(yīng)用的背景、目標、實施步驟、效果及前景，以供借鑒。  論文關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；文件   近年來，隨著信息技術(shù)高速發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理正面臨著前所未有的變革從紙質(zhì)和電子混合檔案向全數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)變、從人工檔案管理為主向自動檔案管理為主轉(zhuǎn)變、從單一部門檔案管理向跨部門、跨專業(yè)、跨地域檔案管理轉(zhuǎn)變。  一、檔案管理信息平臺深化應(yīng)用的背景  當前，國家電網(wǎng)公司加快實現(xiàn)電網(wǎng)和公司

2、發(fā)展方式轉(zhuǎn)變，努力創(chuàng)建“一強三優(yōu)”（電網(wǎng)堅強、資產(chǎn)優(yōu)良、服務(wù)優(yōu)質(zhì)、業(yè)績優(yōu)秀）現(xiàn)代公司。國家電網(wǎng)公司高度重視檔案管理工作，并將其作為企業(yè)管理重要組成部分，大力推進檔案管理信息化。2006年，國家電網(wǎng)公司與紫光電子檔案事業(yè)部合作開展“國家電網(wǎng)公司檔案管理信息平臺建設(shè)項目”；2009年，在國家電網(wǎng)公司公司總部、華中電網(wǎng)公司、四川省電力公司等網(wǎng)省公司試點成功。目前，國家電網(wǎng)檔案管理信息平臺已成功嵌入國家電網(wǎng)公司協(xié)同辦公系統(tǒng)，福建省電力公司隨即也全面推廣應(yīng)用，廈門電業(yè)局作為國家電網(wǎng)公司轄區(qū)內(nèi)唯一的特區(qū)供電企業(yè)，在福建省電力系統(tǒng)內(nèi)率先深化應(yīng)用該檔案管理信息平臺。  廈門電業(yè)局檔案管理工作一直走在

3、全省前列。2000年，在全省系統(tǒng)率先晉升為“國家一級”，連續(xù)3年獲得省公司檔案管理先進單位、連續(xù)6年獲得廈門市檔案先進集體稱號。截至2010年底，共有綜合檔案室1個，二級綜合檔案室17個，共有文書、科技、會計檔案近 30萬卷（件），機讀目錄12萬余條，照片檔案4000余張，及音頻、視頻檔案200多份。  但目前廈門電業(yè)局檔案管理工作還依然存在一些問題：一是仍存在大量紙質(zhì)檔案未實現(xiàn)數(shù)字化；二是各部門之間系統(tǒng)互不相連、數(shù)據(jù)互不交換、信息孤島較為嚴重，無法形成統(tǒng)一的檔案信息資源庫；三是各部門檔案管理水平及管理軟件應(yīng)用水平參差不齊，低水平重復(fù)建設(shè)現(xiàn)象較為嚴重，軟件管理系統(tǒng)功能存在缺

4、陷，無法保證文件的真實性、可靠性、完整性與可用性；四是軟件管理系統(tǒng)的自動化、智能化程度不高，用戶查詢檔案信息的效率較低；五是靈活性不足，不能適應(yīng)機構(gòu)調(diào)整對檔案管理的要求。因此，急需通過深化應(yīng)用統(tǒng)一的檔案管理信息平臺來破解上述問題和難題。  二、檔案管理信息平臺深化應(yīng)用的目標  福建省電力公司根據(jù)自身工作實際，在國家電網(wǎng)公司檔案管理信息平臺的基礎(chǔ)上，采用B/S多層應(yīng)用體系結(jié)構(gòu)，應(yīng)用SOA、J2EE等先進技術(shù)對軟件應(yīng)用系統(tǒng)進行深度開發(fā)，建成符合福建電力檔案業(yè)務(wù)工作要求的功能模塊和界面處理，實現(xiàn)了電子文件與電子檔案全程管理。同時，福建電力數(shù)字檔案信息資源管理系統(tǒng)創(chuàng)新性地開發(fā)了全宗

5、定制、門類定制等多種定制功能，使系統(tǒng)可隨著業(yè)務(wù)的變化而進行自行定制，減少了因業(yè)務(wù)變動而導(dǎo)致的二次開發(fā)費用和時間，極大地方便了使用；創(chuàng)新性提出了“現(xiàn)行文件層、整編文件層和永久檔案層”三層管理模式，建立了文件中心、整編中心、數(shù)檔中心和控制平臺，實現(xiàn)了信息管理系統(tǒng)電子文件網(wǎng)絡(luò)采集、整合、處理、歸檔全過程數(shù)字化。  檔案管理信息平臺主要應(yīng)用模塊包括應(yīng)知應(yīng)會、企業(yè)知識、部門知識、個人知識、你問我答。其中數(shù)字化檔案存放在企業(yè)知識模塊中，按照檔案屬性分類為：文書檔案、合同檔案、生產(chǎn)檔案、科研檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、會技檔案、聲像檔案、實物檔案、招標檔案。檔案檢索條件包含：題名、文號、責任者、起止

6、日期、機構(gòu)、文件類型、主題詞、關(guān)聯(lián)詞、分類號等。檔案管理信息平臺以確保文件的真實性、可靠性、完整性和可用性四個特性為基礎(chǔ)目標，確定了十大功能：確定需要捕獲的檔案，確定檔案的保存時間，檔案捕獲，登記，分類，存儲和保管，利用，跟蹤，處置計劃的實施，對檔案管理過程的記錄。  用戶可根據(jù)工作考查、學(xué)術(shù)研究、經(jīng)濟建設(shè)、落實政策、個人取證等不同目的進行檔案檢索。檔案管理信息平臺內(nèi)嵌智能操作平臺（IDOL），在檢索的同時對信息進行智能理解，主要完成檔案內(nèi)容資源的各項分析服務(wù)，以及智能化的文本處理，包括文本挖掘、分類聚類、內(nèi)容提煉等，從無序的海量數(shù)據(jù)中，找到數(shù)據(jù)之間的關(guān)系和規(guī)律，進一步提高檔案資源的

7、利用價值。此外，還有一些特殊應(yīng)用，例如，檔案分類并不完全采用業(yè)務(wù)職能分類方法，而是在按業(yè)務(wù)活動劃分類別的基礎(chǔ)上，綜合運用了機構(gòu)級別、機構(gòu)性質(zhì)、所屬區(qū)域、文件格式等分類標準。  檔案管理信息平臺是一個覆蓋有關(guān)單位的一體化綜合平臺，使檔案信息實現(xiàn)縱向貫通、橫向集成和高度共享。檔案管理信息平臺深化應(yīng)用后，將實現(xiàn)檔案信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理自動化和檔案信息利用在線化，充分發(fā)揮檔案部門的信息服務(wù)功能，注重電子文件管理、檔案管理先進理論的具體應(yīng)用和國際標準的貫徹實施，融合思想理念創(chuàng)新與技術(shù)方法創(chuàng)新，最終實現(xiàn)電子數(shù)據(jù)的共享利用和綜合應(yīng)用，為企業(yè)生產(chǎn)、管理提供決策服務(wù)，真正實現(xiàn)檔案管理水平質(zhì)的飛躍。

8、  三、檔案管理信息平臺深化應(yīng)用的實施步驟  第一步：引入文件連續(xù)體模型。文件連續(xù)體（Records Continuum）模型注重文件運動過程與文件管理過程的整體性、連續(xù)性與集成性，提倡檔案人員提前參與文件管理，直到文件被銷毀或永久保存，要求將文件管理與業(yè)務(wù)流程相結(jié)合。為此，必須做到以下幾點：第一，新開發(fā)的各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)必須滿足文件歸檔與檔案管理的功能需求；第二，對于已有的各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)，建立其與檔案管理信息平臺的接口，使系統(tǒng)能自動獲取歸檔電子文件并捕獲元數(shù)據(jù)，盡可能地將檔案管理監(jiān)控職責向前延伸；第三，對于文件檔案，明確各業(yè)務(wù)部門歸檔范圍和責任，提供檔案收集、整編及業(yè)

9、務(wù)系統(tǒng)接口，實現(xiàn)對歸檔文件的前端控制和全程管理；第四，對于基建、設(shè)備檔案，在工程項目立項之初就同步確定項目歸檔范圍、整理規(guī)則、歸檔責任，最小化人為因素，使歸檔工作與工程建設(shè)同步、有序進行。           第二步：引入知識管理理論。知識管理（Knowledge Management）是企業(yè)管理的新范式，也是指導(dǎo)檔案管理創(chuàng)新的新理念，即將文件檔案視為企業(yè)重要的知識資源，將檔案管理的關(guān)注點從文件檔案實體轉(zhuǎn)向文件、檔案所蘊涵的知識，應(yīng)用先進的知識管理技術(shù)方法，創(chuàng)新、拓展文件檔案的收集、整理、鑒定和

10、服務(wù)等各項活動。因此系統(tǒng)應(yīng)突出以下功能：  第一，數(shù)據(jù)資源全覆蓋，對于沒有納入傳統(tǒng)文件檔案收集范圍，但具有知識價值的資料、數(shù)據(jù)、信息進行管理，以實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)所有顯性知識資源的整合與共享。  第二，服務(wù)手段多元化，如信息推送、信息訂閱、收藏夾、嵌入式服務(wù)等。信息推送即在其他應(yīng)用系統(tǒng)中主動提供需要的檔案信息，使用戶在需要的時候即可享有檔案資源；信息訂閱即用戶在系統(tǒng)中可以訂閱自己感興趣的專題，以便檔案管理信息平臺中一旦出現(xiàn)相關(guān)信息可以主動發(fā)送郵件通知用戶；收藏夾類似于專題，即把相關(guān)的主題內(nèi)容統(tǒng)一地聚集在子文件夾中；嵌入式服務(wù)即將平臺的查詢窗口嵌入到各應(yīng)用系統(tǒng)中，用戶可以在多種應(yīng)用系

11、統(tǒng)中便利、快速地查詢檔案信息。  第三，服務(wù)技術(shù)智能化，在基本的數(shù)據(jù)采集后，檔案管理信息平臺對各類檔案資源進行整合、挖掘、分析，構(gòu)建資源內(nèi)容平臺，為搜索引擎系統(tǒng)提供應(yīng)用基礎(chǔ)。  第三步：實施紙質(zhì)檔案數(shù)字化。即通過各種掃描設(shè)備采集影像信息，通過數(shù)字化加工系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入、圖象處理、文件排序歸檔、質(zhì)量審查、質(zhì)量二次檢查、數(shù)據(jù)掛接等一系列流水化作業(yè)，對掃描的文件進行了糾偏、去污處理和格式轉(zhuǎn)換工作，把紙制文檔轉(zhuǎn)化為可供用戶瀏覽的全文信息影像。  四、檔案管理信息平臺深化應(yīng)用后的效果和問題  檔案管理信息平臺建設(shè)應(yīng)用后，用戶只需在個人電腦上輕點鼠標，輸入檢索字段，各

12、種所需檔案文件就能以電子形式清晰呈現(xiàn)。用戶或查閱數(shù)據(jù)，或打印復(fù)印，或資料收集，均可自行快捷完成。檔案管理實現(xiàn)了圖、文、聲、像信息融合及網(wǎng)絡(luò)一體化管理，檔案從收集、整理、編目到存儲、借閱、銷毀等一系列管理工作都在網(wǎng)絡(luò)上完成。數(shù)字化檔案占用空間小、儲存信息量大、檢索方便快捷、應(yīng)用能力強、傳輸速度快，大大提高了辦公效率，降低了檔案管理的人力、物力、財力成本，減少了人工檢索失誤率，提高了辦公效率，增強了檔案服務(wù)的實時性、實用性、安全性和保密性，實現(xiàn)了管理科技化、檢索便捷化、服務(wù)人性化，滿足用戶對檔案信息快速傳遞和高度共享的實際需求。檔案管理信息平臺是檔案工作標準化的重要手段，它將傳統(tǒng)管理手段和先進技術(shù)

13、手段有機結(jié)合，注重電子文件管理、檔案管理的先進理論的具體應(yīng)用和國際標準的貫徹實施，實現(xiàn)了檔案信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理自動化和檔案信息利用在線化。通過建立統(tǒng)一的檔案管理信息平臺，樹立了發(fā)展、創(chuàng)新的理念，充分發(fā)揮了檔案管理部門的信息服務(wù)功能，推進了檔案管理高素質(zhì)人才隊伍建設(shè)，真正實現(xiàn)了檔案管理從“保管范式”向“后保管范式”的變革，真正實現(xiàn)了思想理念創(chuàng)新與技術(shù)方法創(chuàng)新。  因檔案管理信息平臺在廈門電業(yè)局上線運行時間不長，普及性不強，應(yīng)用用戶人數(shù)不多，有待進一步宣傳推廣；檢索功能過于簡單，有待廣泛征求用戶意見后，進一步完善；其他應(yīng)用系統(tǒng)與檔案管理信息平臺的標準接口尚未建立，有待進一步建設(shè)實施；信息推送、信息訂閱、嵌入式服務(wù)等應(yīng)用模塊尚未正式啟用，還需要抓緊建設(shè)。  五、檔案管理信息平臺深化應(yīng)用的前景  在現(xiàn)行檔案管理信息平臺的應(yīng)用基礎(chǔ)上，可進一步規(guī)范檔案數(shù)字化信息標準接口，開發(fā)檔案掛接輔助工具包，精細權(quán)限分層分級控制，完善檔案日志跟蹤，強化檔案元數(shù)據(jù)管理和統(tǒng)計報表管理，提供主動性推送服務(wù)。待檔案管理信息平臺在廈門電業(yè)局逐步完善并深化應(yīng)用后，將建立以高速信息網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，檔案數(shù)據(jù)管理為核心，內(nèi)容建設(shè)為重點的統(tǒng)一有序的綜合資源檔案管理系統(tǒng)。新的檔案信息管理系統(tǒng)將實現(xiàn)