2022年會(huì)前工作

1、高品質(zhì)文檔高品質(zhì)文檔優(yōu)質(zhì)文檔優(yōu)質(zhì)文檔12022 年會(huì)前工作1支配會(huì)議主題或議題會(huì)議主題是會(huì)議要爭(zhēng)論的主要問(wèn)題和要議定的事項(xiàng)， 它打算著會(huì)議的性質(zhì)和方向，是會(huì)議目標(biāo)的體現(xiàn)。議題是對(duì)會(huì)議主題的細(xì)化，是由領(lǐng)導(dǎo)打算的。確定主題的主要方法有：一是要有的確的依據(jù)，二是必需要結(jié)合本單位的實(shí)際，三是要有明確的目的。提出議題有兩種狀況：一是由領(lǐng)導(dǎo)提出，二是領(lǐng)導(dǎo)提出會(huì)議的目標(biāo)和要求，由秘書(shū)部門(mén)向所屬單位征求意見(jiàn)，經(jīng)篩選整理后，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審定。會(huì)議的議題無(wú)論是領(lǐng)導(dǎo)提出的， 還是秘書(shū)部門(mén)征求意見(jiàn)整理的， 都應(yīng)建立在調(diào)查討論、實(shí)事求是的基礎(chǔ)上，盡量避開(kāi)主觀(guān)性和片面性，使其科學(xué)合理，具有較強(qiáng)的針對(duì)性。2確定會(huì)議相關(guān)事項(xiàng)1)確

2、定會(huì)議名稱(chēng)有些會(huì)議的名稱(chēng)是固定的，如代表會(huì)議、辦公會(huì)議等，有些會(huì)議的名稱(chēng)則是不固定的。會(huì)議名稱(chēng)應(yīng)當(dāng)依據(jù)會(huì)議的議題或主題來(lái)確定，即要名副其實(shí)。會(huì)議的名稱(chēng)一般由以下幾個(gè)部分組成。(1)會(huì)議主辦單位的名稱(chēng)。(2)會(huì)議的主題。(3)會(huì)議的類(lèi)型。例如，“集團(tuán)公司經(jīng)貿(mào)洽談會(huì)”這個(gè)名稱(chēng)，其中，“集團(tuán)公司”是會(huì)議主辦單位的名稱(chēng)，“經(jīng)貿(mào)”是會(huì)議的內(nèi)容或主題，“洽談會(huì)”是會(huì)議的類(lèi)型。另外，有的會(huì)議名稱(chēng)還可以包括時(shí)間和范圍等因素。例如，“集團(tuán)公司年全體員工總結(jié)大會(huì)”，其中，高品質(zhì)文檔高品質(zhì)文檔優(yōu)質(zhì)文檔優(yōu)質(zhì)文檔2“年”是會(huì)議內(nèi)容針對(duì)的時(shí)間，“全體員工”是會(huì)議的范圍，“總結(jié)大會(huì)”表明白會(huì)議的類(lèi)型。 會(huì)議名稱(chēng)要用精練的文

3、字高度概括出會(huì)議的主題，使人一目了然。2)確定會(huì)議的規(guī)模和規(guī)格會(huì)議規(guī)模與規(guī)格的確定依據(jù)是會(huì)議的內(nèi)容或議題。 內(nèi)容和議題需要多大的規(guī)模就上多大的規(guī)模。同時(shí)，應(yīng)當(dāng)本著精簡(jiǎn)效能的原則來(lái)確定會(huì)議的規(guī)模與規(guī)格，即中、小規(guī)模，中、低檔次的規(guī)格能夠解決問(wèn)題的，盡量不上大規(guī)模和高規(guī)格。3)提出參與會(huì)議的范圍或人員名單在確定會(huì)議規(guī)模與規(guī)格的基礎(chǔ)上， 提出參與會(huì)議的范圍或人員名單。這就是說(shuō)，多大規(guī)模、何種規(guī)格檔次的會(huì)議應(yīng)當(dāng)由何種層級(jí)或何種身份的人參與，這里所說(shuō)的層級(jí)，一般是指參與會(huì)議人員的級(jí)別、地位；這里所說(shuō)的身份，卻并不完全在于某人職位級(jí)別的凹凸，而是在于會(huì)議的需要。目前，社會(huì)上有些單位辦會(huì)，動(dòng)不動(dòng)就請(qǐng)上一大堆

4、“名人”，其實(shí)與會(huì)議的內(nèi)容毫不相關(guān)，只是想借“名人”提高企業(yè)的知名度，這樣做雖然可能會(huì)引起一時(shí)轟動(dòng)，但增加了成本，很可能造成不必要的鋪張。還有個(gè)別單位和地區(qū)存在著“陪會(huì)”現(xiàn)象，即應(yīng)當(dāng)一位領(lǐng)導(dǎo)出席會(huì)議，但實(shí)際上卻帶著秘書(shū)、司機(jī)、家屬等一行人，不僅給會(huì)議主辦單位造成很大壓力， 更給與會(huì)者單位造成了不必要的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)。因此，在擬定會(huì)議范圍或人員名單時(shí)，應(yīng)盡量避開(kāi)類(lèi)似狀況的消失，將真正應(yīng)當(dāng)參與會(huì)議的人員列入名單，無(wú)關(guān)人員應(yīng)排解在外。3擬訂會(huì)議的時(shí)間與會(huì)期1)提出會(huì)議召開(kāi)的時(shí)間高品質(zhì)文檔高品質(zhì)文檔優(yōu)質(zhì)文檔優(yōu)質(zhì)文檔3召開(kāi)會(huì)議的時(shí)間應(yīng)當(dāng)在會(huì)議議題確定下來(lái)之后確定， 原則上應(yīng)盡量趕早不趕晚，但也要留意以下幾點(diǎn)。

5、(1)要依據(jù)會(huì)議的主持人或主辦會(huì)議單位的主要領(lǐng)導(dǎo)人及被邀請(qǐng)的主要領(lǐng)導(dǎo)人或貴賓是否能夠出席會(huì)議來(lái)確定時(shí)間。(2)主要領(lǐng)導(dǎo)人出差、 旅行的當(dāng)天或返回的當(dāng)天最好不召開(kāi)會(huì)議，緊急會(huì)議可以除外。(3)會(huì)見(jiàn)會(huì)談性會(huì)議應(yīng)當(dāng)事先同主、賓雙方協(xié)商之后再確定會(huì)議召開(kāi)的時(shí)間。2)確定會(huì)期會(huì)期是指召開(kāi)會(huì)議時(shí)間的長(zhǎng)短。 確定會(huì)期應(yīng)當(dāng)與會(huì)議的內(nèi)容緊密相聯(lián)。即內(nèi)容多，議題簡(jiǎn)單，需要與會(huì)人員充分發(fā)表意見(jiàn)的會(huì)議，會(huì)期可長(zhǎng)一些，反之可短些。確定會(huì)期也應(yīng)當(dāng)遵循精簡(jiǎn)效能的原則，盡量開(kāi)短會(huì)。 為此， 可以實(shí)行限定發(fā)言時(shí)間的做法， 以提高會(huì)議的效率。4擬訂會(huì)議的議程與日程支配1)擬訂會(huì)議議程擬訂會(huì)議議程應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)明概略，并冠以序號(hào)將其清楚地

6、表達(dá)出來(lái)。代表會(huì)議的議程還要經(jīng)代表大會(huì)的預(yù)備會(huì)議或主席團(tuán)會(huì)議通過(guò)之后才能正式生效。一般議程的挨次如下。(1)宣布議程。(2)說(shuō)明人員缺席狀況。(3)宣讀并通過(guò)上次會(huì)議的備忘錄。高品質(zhì)文檔高品質(zhì)文檔優(yōu)質(zhì)文檔優(yōu)質(zhì)文檔4(4)財(cái)務(wù)主管報(bào)告。(5)其他報(bào)告。(6)新的議題。(7)有關(guān)人事任免。(8)提名并選舉新的負(fù)責(zé)人。(9)通知有關(guān)事項(xiàng)。(10)宣布休會(huì)。2)支配會(huì)議日程會(huì)議日程是指會(huì)議議程在時(shí)間上的詳細(xì)支配。 會(huì)議日程多采納表格式，將會(huì)議議程分別固定在會(huì)議期間每天的上午、下午、晚上 3 個(gè)單元里，使與會(huì)者一目了然地看清日程支配，以便按統(tǒng)一的規(guī)定參與會(huì)議的活動(dòng)。因此，擬訂會(huì)議日程要明確詳細(xì)，并精確無(wú)

7、誤。日程支配大體包括時(shí)間(可詳細(xì)到小時(shí)分鐘)、內(nèi)容和地點(diǎn)。3)案例簡(jiǎn)明的會(huì)議議程“秘書(shū)工作”市管理協(xié)會(huì)技術(shù)訓(xùn)練專(zhuān)題研討會(huì)議議程一、專(zhuān)題報(bào)告： 當(dāng)代發(fā)達(dá)國(guó)家經(jīng)營(yíng)技術(shù)訓(xùn)練狀況與進(jìn)展趨勢(shì)二、銷(xiāo)售與服務(wù)訓(xùn)練演示三、座談爭(zhēng)論四、大會(huì)溝通實(shí)例時(shí)間支配：上午：8:00 8:15 10:00 11:00中午：12:00高品質(zhì)文檔高品質(zhì)文檔優(yōu)質(zhì)文檔優(yōu)質(zhì)文檔5市管理協(xié)會(huì)技術(shù)訓(xùn)練中心秘書(shū)處“秘書(shū)工作”年月日會(huì)議日程支配市管理協(xié)會(huì)技術(shù)訓(xùn)練專(zhuān)題研討會(huì)日程支配內(nèi)容支配：報(bào)到報(bào)告會(huì)銷(xiāo)售訓(xùn)練演示服務(wù)訓(xùn)練演示午餐地點(diǎn)：飯店一樓大廳飯店五樓會(huì)議廳下午 1:30分組研討第一組六樓會(huì)議室第二組七樓會(huì)議室第三組八樓會(huì)議室“秘書(shū)工作”飯

8、店五樓會(huì)議廳5預(yù)備會(huì)議文件會(huì)議文件的預(yù)備工作主要是起草和印發(fā)。 起草的文件主要有開(kāi)幕詞、講話(huà)稿、工作報(bào)告、決議草案。起草的原則有的是秘書(shū)人員負(fù)責(zé)起草， 有的是由秘書(shū)幫助領(lǐng)導(dǎo)起草， 有的是由秘書(shū)協(xié)作業(yè)務(wù)部門(mén)起草。擔(dān)當(dāng)文件起草的秘書(shū)應(yīng)了解會(huì)議宗旨和會(huì)議的全面狀況， 緊緊圍繞會(huì)高品質(zhì)文檔高品質(zhì)文檔優(yōu)質(zhì)文檔優(yōu)質(zhì)文檔6議中心，力爭(zhēng)較好地完成任務(wù)。文件的印制、分發(fā)應(yīng)仔細(xì)負(fù)責(zé)，保證質(zhì)量，不出差錯(cuò)。6落實(shí)后勤工作會(huì)務(wù)后勤服務(wù)是會(huì)務(wù)工作中不行忽視的環(huán)節(jié)，特殊是一些內(nèi)容重要、規(guī)格高、參與人數(shù)較多的會(huì)議，假如后勤工作做得不好，將會(huì)嚴(yán)峻影響會(huì)議效果。預(yù)備階段的后勤服務(wù)應(yīng)做好以下工作。(1)會(huì)議經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目預(yù)算。主要包括會(huì)場(chǎng)租金、場(chǎng)地布置、文件印刷、辦公用品、住宿、伙食補(bǔ)貼、交通、消遣費(fèi)用等。在預(yù)算時(shí)，應(yīng)堅(jiān)持節(jié)省原則，精打細(xì)算