工程項目檔案管理制度

1、精選文檔工程項目檔案管理制度一、目的為規(guī)范公司的工程項目檔案管理，防范與把握合同風(fēng)險，有效地愛護(hù)和利用檔案，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本規(guī)定。二、工程項目檔案歸檔范圍本規(guī)定所指工程項目檔案是指過去和現(xiàn)在，公司在工程項目的開發(fā)、設(shè)計、實施、竣工等過程中形成的具有保存價值的文件、圖方案、軟件、圖錄像等。其主要包括：工程項目建議批文，中標(biāo)通知書，工程承包合同，合同附件，勞務(wù)分包合同，專業(yè)分包合同，選購合同，工程預(yù)（結(jié)）算書，工程設(shè)計圖紙，工程施工圖紙，往來公函，傳真，會議記錄，托付書，開工報告，請款報告，技術(shù)資料，主要設(shè)備材料估檢報告，施工記錄驗收報告，竣工報告等。三、檔案機構(gòu)及其職責(zé)公司指定專人負(fù)

2、責(zé)檔案管理工作（即資料員），資料員負(fù)責(zé)檔案接收、收集、整理、立卷、保管、調(diào)閱等工作。其主要職責(zé)包括：1、收集、整理、立卷和歸檔工程項目的檔案材料；2、檔案材料的保管和銷毀；3、檔案材料的查借閱、催還。四、檔案的立卷、收集、整理1、以工程項目為單位，分別立卷，一項目一卷。2、在工程項目的招投標(biāo)階段開頭立卷，收集該項目有關(guān)資料歸檔管理。3、各項目的職能人員應(yīng)將在工作過程中形成的文件資料進(jìn)行積累，整理和準(zhǔn)時移交歸檔，移交檔案文件時，資料員必需在檔案移交清單上進(jìn)行登記（見附表一）。4、在檔案的首頁設(shè)卷內(nèi)文件名目，并填寫文件序號、編制單位、名稱、歸檔日期等信息（見附表二）。5、在檔案的次頁設(shè)“合同概要”

3、、“主要大事備要”，主要內(nèi)容包括：合同標(biāo)的價金，對方單位，聯(lián)系人，重要日期備忘，應(yīng)收工程款記錄等，該項工作由資料員負(fù)責(zé)，項目職能人員協(xié)作。五、檔案的管理1、對工程項目檔案系統(tǒng)排列編號，確定保管期限，編制檔案名目（卡片），按肯定次序排列和存放。2、每年對檔案進(jìn)行一次清理。3、清除不必要保存的材料。4、對破損和褪色的材料進(jìn)行修補和復(fù)制。六、檔案要求1、文件必需為原件、正文，符合文件格式。2、必需齊全完整，裝訂整齊，并適當(dāng)管理。3、傳真件應(yīng)復(fù)印一份歸檔。七、檔案的保管1、檔案管理人員應(yīng)妥當(dāng)保管，防蟲蛀，防丟失，保證檔案的平安。2、全部檔案應(yīng)專柜存放，加鎖。3、全部檔案不得任憑查閱、變訂，不得置于公共

4、場所。4、公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長。八、檔案的銷毀1、檔案管理人員依據(jù)檔案保管年限的規(guī)定對檔案進(jìn)行鑒定，登記已失效的檔案，編制檔案銷毀清冊（見附表三）。2、檔案銷毀清冊經(jīng)核準(zhǔn)人批準(zhǔn)，方能銷毀失效檔案。3、銷毀一般以焚燒、粉碎的方式處理，特殊銷毀方式另作說明。4、銷毀時要有二人以上監(jiān)銷，并在檔案銷毀清冊上簽字。5、銷毀人員應(yīng)實行嚴(yán)密管理措施，防止檔案失密和泄密。九、檔案的查借閱1、因工作需要查閱檔案的應(yīng)填寫好查閱申請單，由核準(zhǔn)人簽字同意，方可查閱（見附表四）。2、確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續(xù)，經(jīng)核準(zhǔn)人簽字同意，方可帶出，用畢即歸還。3、資料

5、員對文件的查（借）閱狀況要進(jìn)行登記（見附表五）。4、借閱人對所借之檔案必需妥當(dāng)保管，不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等等，不能任憑亂放，以免遺失。5、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要準(zhǔn)時追查，并報告主管準(zhǔn)時處理。6、外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)核準(zhǔn)人批準(zhǔn)后方可借閱，且不得帶離檔案室。其抄摘內(nèi)容也須核準(zhǔn)人同意且審核后才能帶出。7、公司對調(diào)閱制度實行分級制度，公司可依據(jù)借閱人工作的需要及等級的評定，分別賜予“原件借閱”“復(fù)印件借閱”“局部復(fù)印件借閱”。十、有下列行為者，視情節(jié)輕重，賜予違紀(jì)處分，若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任：1、毀損、丟失或擅自銷毀檔案。2、擅自向外界供應(yīng)、抄摘檔案。3