淺談如何在項(xiàng)目管理中建立良好溝通_工程管理

1、淺談如何在項(xiàng)目管理中建立良好溝通溝通是項(xiàng)目經(jīng)理日常工作的一個(gè)重要組成部分，這項(xiàng)工作的好與壞直接影響項(xiàng)目的過(guò)程掌握和最終的項(xiàng)目質(zhì)量。從建立溝通體系的重要性談起，介紹怎樣建立良好的溝通，溝通的方法，以及溝通中應(yīng)留意的原則，從多方面闡述良好的溝通是做好項(xiàng)目管理工作、更好的實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)的重要前提。項(xiàng)目管理就是指把各種系統(tǒng)、方法和人員結(jié)合在一起，在規(guī)定的時(shí)間、預(yù)算和質(zhì)量目標(biāo)范圍內(nèi)完成項(xiàng)目的各項(xiàng)工作。項(xiàng)目管理的內(nèi)容涉及到諸多方面，而在這些過(guò)程當(dāng)中，溝通是貫穿始終，必不行少的一個(gè)工作，是項(xiàng)目經(jīng)理日常工作的一個(gè)重要組成部分，這項(xiàng)工作的好與壞直接影響項(xiàng)目的過(guò)程掌握和最終的項(xiàng)目質(zhì)量?；叵胍幌履闼?jīng)受的項(xiàng)目，有沒(méi)有

2、消失過(guò)以下這樣的狀況：客戶在檢查項(xiàng)目階段成果時(shí)，指出曾經(jīng)要求的某個(gè)產(chǎn)品特性沒(méi)有包含在其中，并且埋怨說(shuō)早就以口頭的方式反映給了項(xiàng)目組的成員，糟糕的是作為項(xiàng)目經(jīng)理的你卻一無(wú)所知，而那位成員解釋說(shuō)把這點(diǎn)遺忘了。可能你遇到的狀況比上面談到的還要簡(jiǎn)單。問(wèn)題究竟出在哪兒呢?其實(shí)很簡(jiǎn)潔，就兩個(gè)字溝通。溝通途徑不對(duì)導(dǎo)致信息沒(méi)有到達(dá)目的地。在項(xiàng)目中，溝通更是不行忽視。項(xiàng)目經(jīng)理最重要的工作之一就是溝通，良好的溝通才能獵取足夠的信息、發(fā)覺(jué)潛在的問(wèn)題、掌握好項(xiàng)目的各個(gè)方面，這項(xiàng)工作的好與壞直接影響項(xiàng)目的過(guò)程掌握和最終的項(xiàng)目質(zhì)量。一、溝通管理的體系一般而言，在一個(gè)比較完整的溝通管理體系中，應(yīng)當(dāng)包含以下幾方面的內(nèi)容：溝通

3、方案編制、信息分發(fā)、績(jī)效報(bào)告和管理收尾。項(xiàng)目溝通方案是項(xiàng)目整體方案中的一部分，它的作用特別重要，也經(jīng)常簡(jiǎn)單被忽視。許多項(xiàng)目中沒(méi)有完整的溝通方案，導(dǎo)致溝通特別混亂。有的項(xiàng)目溝通也還有效，但完全依靠客戶關(guān)系或以前的項(xiàng)目閱歷，或者說(shuō)完全靠項(xiàng)目經(jīng)理個(gè)人力量的凹凸。然而，嚴(yán)格說(shuō)來(lái)，一種高效的體系不應(yīng)當(dāng)只在大腦中存在，也不應(yīng)當(dāng)僅僅依靠口頭傳授，落實(shí)到規(guī)范的方案編制中很有必要。因而，在項(xiàng)目初始階段也應(yīng)當(dāng)包含溝通方案。在編制項(xiàng)目溝通方案時(shí)，最重要的是理解組織結(jié)構(gòu)和做好項(xiàng)目干系人分析。項(xiàng)目經(jīng)理所在的組織結(jié)構(gòu)通常對(duì)溝通需求有較大影響，比如組織要求項(xiàng)目經(jīng)理定期向項(xiàng)目管理部門(mén)做進(jìn)展分析報(bào)告，那么溝通方案中就必需包含這

4、條。項(xiàng)目干系人的利益要受到項(xiàng)目成敗的影響，因此他們的需求必需予以考慮。最典型也最重要的項(xiàng)目干系人是客戶，而項(xiàng)目組成員、項(xiàng)目經(jīng)理以及他的上司也是較重要的項(xiàng)目干系人。全部這些人員各自需要什么信息、在每個(gè)階段要求的信息是否不同、信息傳遞的方式上有什么偏好，都需要細(xì)致分析，種種情形都要考慮到，分析后的結(jié)果要在溝通方案中體現(xiàn)并能滿意不同人員的信息需求，這樣建立起來(lái)的溝通體系才會(huì)全面、有效。二、建立樂(lè)觀有效的溝通溝通管理的目的就是要保證項(xiàng)目信息準(zhǔn)時(shí)、正確的提取、收集、傳播、存儲(chǔ)以及最終進(jìn)行處置，保證項(xiàng)目組內(nèi)部的信息暢通。在這過(guò)程當(dāng)中，項(xiàng)目經(jīng)理責(zé)無(wú)旁貸的成為信息傳輸?shù)闹行暮椭修D(zhuǎn)站，同時(shí)又要避開(kāi)成為信息流通的

5、瓶頸。我認(rèn)為項(xiàng)目的溝通主要包括與業(yè)務(wù)部門(mén)的溝通、與部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的溝通、項(xiàng)目組內(nèi)成員之間的溝通、與外聯(lián)公司的溝通和與其他兄弟部門(mén)之間的溝通等等。(一)與業(yè)務(wù)部門(mén)的溝通與業(yè)務(wù)部門(mén)的溝通一般從項(xiàng)目前期階段就開(kāi)頭了，在這工作當(dāng)中，我想有以下幾點(diǎn)需要留意：項(xiàng)目經(jīng)理博客1.充分分析業(yè)務(wù)部門(mén)的需求，以及需求的重點(diǎn)部分，溝通做到有的放矢;2.讓對(duì)方在肯定程度上了解項(xiàng)目組的現(xiàn)實(shí)狀況，有困難肯定先提出來(lái)，增進(jìn)雙方的相互理解;3.在需求溝通中，業(yè)務(wù)的專(zhuān)家地位可能不很明顯，項(xiàng)目組在有條件的前提下可以更加深化的參加業(yè)務(wù)需求爭(zhēng)論，甚至引導(dǎo)需求，即技術(shù)引導(dǎo)業(yè)務(wù);4.在項(xiàng)目過(guò)程當(dāng)中形成前期樂(lè)觀進(jìn)行需求挖掘、中期合理支配客戶體驗(yàn)、

6、后期協(xié)調(diào)驗(yàn)證測(cè)試的良性循環(huán);5.假如溝通效果不抱負(fù)，要準(zhǔn)時(shí)上升問(wèn)題的高度，尋求各級(jí)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和職能部門(mén)的幫助，合理的借用外部力氣達(dá)到項(xiàng)目組的既定目標(biāo)。這里以XX項(xiàng)目作為案例加以說(shuō)明，這個(gè)項(xiàng)目涉及的對(duì)賬系統(tǒng)決算規(guī)模380(人/天)，理論工期7.8月，實(shí)際工期2.2月。涉及：6個(gè)系統(tǒng)。預(yù)估版本缺陷密度為46(ZX平均15.3)。最終該項(xiàng)目得以勝利完成，并順當(dāng)投產(chǎn)。其實(shí)該項(xiàng)目實(shí)際狀況是：時(shí)間特別緊，任務(wù)也很重，而且需求不明確，協(xié)作公司由于商務(wù)問(wèn)題不能準(zhǔn)時(shí)支持，可以說(shuō)困難重重。但從項(xiàng)目開(kāi)頭到結(jié)束，項(xiàng)目組在項(xiàng)目經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下與業(yè) 務(wù)代表時(shí)刻保持著緊密的溝通，對(duì)于存在的各種問(wèn)題從不拖延解決，每天將項(xiàng)目各階段的

7、進(jìn)度狀況發(fā)與項(xiàng)目干系人了解，保證各方面信息的全都性。項(xiàng)目組成員包括業(yè)務(wù)人員短期內(nèi)成為了一個(gè)團(tuán)結(jié)而緊密的團(tuán)體，業(yè)務(wù)人員也能夠了解項(xiàng)目組成員為此付出的努力，并打下了良好的客戶基礎(chǔ)。(二)與部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的溝通與部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的溝通在項(xiàng)目管理過(guò)程當(dāng)中是不行避開(kāi)的，由于目前中心的矩陣結(jié)構(gòu)管理模式中，職能部門(mén)的權(quán)限要大于項(xiàng)目經(jīng)理的權(quán)限，所以項(xiàng)目經(jīng)理在項(xiàng)目管理中肯定會(huì)不斷的和各職能部門(mén)經(jīng)理打交道，同時(shí)項(xiàng)目經(jīng)理還要定期的向本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)項(xiàng)目狀況，尋求項(xiàng)目支持。我認(rèn)為與部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的溝通有以下幾點(diǎn)需要留意：1.尋求支持的郵件肯定要簡(jiǎn)練的描述清晰問(wèn)題的關(guān)鍵所在，需要領(lǐng)導(dǎo)哪方面的詳細(xì)支持，最好依據(jù)詳細(xì)問(wèn)題給領(lǐng)導(dǎo)1-3個(gè)選擇，并指

8、出項(xiàng)目組傾向于哪個(gè)選擇，緣由是什么，而不是把問(wèn)題直接扔給領(lǐng)導(dǎo);2.肯定要清晰各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)限和角色，解決問(wèn)題時(shí)肯定是要找到關(guān)鍵路徑上的關(guān)鍵領(lǐng)導(dǎo)，避開(kāi)信息同時(shí)發(fā)布多個(gè)領(lǐng)導(dǎo)，造成領(lǐng)導(dǎo)之間的溝通成本加大，影響問(wèn)題的解決效率，增加領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)解決問(wèn)題的難度;3.對(duì)于有些問(wèn)題，不要一味的向領(lǐng)導(dǎo)妥協(xié)，不要一味的承諾實(shí)際不行能完成的項(xiàng)目工作，這既是對(duì)工作的負(fù)責(zé)，也是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)、對(duì)項(xiàng)目組的負(fù)責(zé)。 本文轉(zhuǎn)自項(xiàng)目管理者聯(lián)盟。(三)與項(xiàng)目組成員之間的溝通對(duì)于項(xiàng)目經(jīng)理來(lái)說(shuō)，規(guī)模較大的項(xiàng)目主要是與各應(yīng)用的專(zhuān)業(yè)經(jīng)理以及架構(gòu)師之間的溝通。XX項(xiàng)目在系統(tǒng)測(cè)試階段，開(kāi)發(fā)經(jīng)理和測(cè)試經(jīng)理關(guān)于提交的測(cè)試問(wèn)題數(shù)量存在爭(zhēng)辯，開(kāi)發(fā)經(jīng)理認(rèn)為測(cè)試部門(mén)提

9、交問(wèn)題重復(fù)，且數(shù)量過(guò)多;而測(cè)試經(jīng)理認(rèn)為項(xiàng)目辦對(duì)于測(cè)試部門(mén)給出了測(cè)試標(biāo)桿值，她是根據(jù)這個(gè)來(lái)執(zhí)行的，而且她認(rèn)為開(kāi)發(fā)經(jīng)理一味偏袒開(kāi)發(fā)人員，且拒絕修改的問(wèn)題答復(fù)過(guò)于簡(jiǎn)潔。從這個(gè)案例當(dāng)中，我認(rèn)為關(guān)鍵在于項(xiàng)目經(jīng)理接收到各方面信息之后，不要急于做出結(jié)論，由于這個(gè)結(jié)論很可能是以偏概全或者根本就是錯(cuò)誤的，要對(duì)信息進(jìn)行有效的確認(rèn)。同時(shí)在溝通過(guò)程當(dāng)中項(xiàng)目經(jīng)理要做到立場(chǎng)的合理切換，有時(shí)候要站在項(xiàng)目的立場(chǎng)上、有時(shí)候站在專(zhuān)業(yè)經(jīng)理的立場(chǎng)上。最終一點(diǎn)就是要堅(jiān)持項(xiàng)目管理過(guò)程當(dāng)中的公正、公正原則，對(duì)項(xiàng)目所涉及應(yīng)用不偏不倚，只談問(wèn)題的解決不談其余的個(gè)人問(wèn)題。三、有效的溝通方法要增加溝通勝利的可能性，使項(xiàng)目工作能按方案正常的開(kāi)展，就

10、必需留意使用有效的溝通方法。溝通方法分為以下幾種：1.書(shū)面、口頭;2.會(huì)議、郵件、視頻、電話;3.正式、非正式。書(shū)面溝通一般在以下?tīng)顩r使用：項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中使用的內(nèi)部備忘錄，或者對(duì)客戶和非公司成員使用報(bào)告的方式，如正式的項(xiàng)目報(bào)告、年報(bào)、非正式的個(gè)人記錄、報(bào)事帖。書(shū)面溝通大多用來(lái)進(jìn)行通知、確認(rèn)和要求等活動(dòng)，一般在描述清晰事情的前提下盡可能簡(jiǎn)潔，以免增加負(fù)擔(dān)而流于形式?？陬^溝通包括會(huì)議、評(píng)審、私人接觸、自由爭(zhēng)論等。這一方式簡(jiǎn)潔有效，更簡(jiǎn)單被大多數(shù)人接受，但是不像書(shū)面形式那樣“白紙黑字”留下記錄，因此不適用于類(lèi)似確認(rèn)這樣的溝通。在實(shí)際操作當(dāng)中，沒(méi)有肯定之規(guī)，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)當(dāng)依據(jù)詳細(xì)狀況，實(shí)行不同的方式，最終目

11、標(biāo)就是要達(dá)到最好的溝通效果。從目前使用頻率最高的會(huì)議、郵件、視頻和電話幾種溝通方式來(lái)講，我認(rèn)為假如問(wèn)題緊急，那么視頻或者直接面對(duì)面溝通是最有效的。假如需要一個(gè)切實(shí)的承諾，那么郵件溝通無(wú)疑是首選。四、有效溝通原則(一)盡早溝通、主動(dòng)溝通在項(xiàng)目中，許多人也知道去溝通，可效果卻不明顯，好像總是不到位，由此引起的問(wèn)題也層出不窮。其實(shí)要達(dá)到有效的溝通有許多要點(diǎn)和原則需要把握，盡早溝通、主動(dòng)溝通就是其中的兩個(gè)原則，實(shí)踐證明它們特別關(guān)鍵。項(xiàng)目管理培訓(xùn)曾經(jīng)遇到一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理，檢查團(tuán)隊(duì)成員的工作時(shí)松時(shí)緊，工期快到了和大家一溝通才發(fā)覺(jué)進(jìn)度比想象慢得多，以后的工作自然很被動(dòng)。盡早溝通要求項(xiàng)目經(jīng)理要有前瞻性，定期和項(xiàng)目

12、成員建立溝通，不僅簡(jiǎn)單發(fā)覺(jué)當(dāng)前存在的問(wèn)題，許多潛在問(wèn)題也能暴露出來(lái)。在項(xiàng)目中消失問(wèn)題并不行怕，可怕的是問(wèn)題沒(méi)被發(fā)覺(jué)。溝通得越晚，暴露得越遲，帶來(lái)的損失越大。溝通是人與人之間溝通的方式。主動(dòng)溝通說(shuō)究竟是對(duì)溝通的一種態(tài)度。在項(xiàng)目中，我們極力提倡主動(dòng)溝通，尤其是當(dāng)已經(jīng)明確了必需要去溝通的時(shí)候。當(dāng)溝通是項(xiàng)目經(jīng)理面對(duì) 用戶或上級(jí)、團(tuán)隊(duì)成員面對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理時(shí)，主動(dòng)溝通不僅能建立緊密的聯(lián)系，更能表明你對(duì)項(xiàng)目的重視和參加，會(huì)使溝通的另一方滿足度大大提高，對(duì)整個(gè)項(xiàng)目特別有利。(二)保持暢通的溝通渠道溝通看似簡(jiǎn)潔，實(shí)際很簡(jiǎn)單。這種簡(jiǎn)單性表現(xiàn)在許多方面，比如說(shuō)，當(dāng)溝通的人數(shù)增加時(shí)，溝通渠道急劇增加，給相互溝通帶來(lái)困難。

13、典型的問(wèn)題是“過(guò)濾”，也就是信息丟失。產(chǎn)生過(guò)濾的緣由許多，比如語(yǔ)言、文化、語(yǔ)義、學(xué)問(wèn)、信息內(nèi)容、道德規(guī)范、名譽(yù)、權(quán)利、組織狀態(tài)等等，常常遇到由于工作背景不同而在溝通過(guò)程中對(duì)某一問(wèn)題的理解產(chǎn)生差異。假如要想最大程度保障溝通順暢，當(dāng)信息在媒介中傳播時(shí)要盡力避開(kāi)各種各樣的干擾，使得信息在傳遞中保持原始狀態(tài)。信息發(fā)送出去并接收到之后，雙方必需對(duì)理解狀況做檢查和反饋，確保溝通的正確性。假如結(jié)合項(xiàng)目，那么項(xiàng)目經(jīng)理在溝通管理方案中應(yīng)當(dāng)依據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際明確雙方認(rèn)可的溝通渠道，建立溝通反饋機(jī)制，任何溝通都要保證到位，沒(méi)有偏差，并且定期檢查項(xiàng)目溝通狀況，不斷加以調(diào)整。這樣順暢、有效的溝通就不再是一個(gè)難題。五、結(jié)束語(yǔ)總之，溝通是人際之間傳遞信息的過(guò)程，它對(duì)于項(xiàng)目取得勝利是必不行少的。要做好項(xiàng)目