論數(shù)字化檔案信息開放利用原則的提出及意義－檔案管理論文

1、論數(shù)字化檔案信息開放利用原則的提出及意義檔案管理論文摘要：本文從“檔案開放原則”的思想傳承、檔案利用現(xiàn)實困境和外部環(huán)境、未來檔案利用發(fā)展趨勢三個方面闡述了提出“數(shù)字化檔案信息開放利用原則”的必要性和迫切性，并論述了具有更深廣內(nèi)涵的“數(shù)字化檔案信息開放利用原則”對檔案界的歷史、現(xiàn)實和未來意義。關(guān)鍵詞：數(shù)字化檔案信息 開放利用原則1 傳統(tǒng)“開放原則”的思想承繼和內(nèi)涵擴展“數(shù)字化檔案信息開放利用原則”并非是“空穴來風(fēng)”或“生造概念”，其蘊涵的“權(quán)利意識”和“人本意識”與歷史上由來已久的“檔案開放原則”一脈相承，其實現(xiàn)的政策環(huán)境直接依賴于我國從“歷史檔案開放”方針到中華人民共和國檔案法一以貫之的“開放

2、利用”規(guī)定，同時又是新的歷史條件下對傳統(tǒng)“開放原則”內(nèi)涵的擴展。1.1對“開放原則”思想的承繼“檔案開放原則”在國際檔案界的提出和普及經(jīng)歷了一個從“檔案館開放”(法國 1794 年 4 月 7 日法令確立)到“檔案開放”的思想演變過程，在中國檔案界經(jīng)歷了一個從“歷史檔案開放”(1980 年中共中央的決定)到“檔案開放”的實際操作過程。檔案法使面向我國“公民”的“檔案開放”由行政指令轉(zhuǎn)變?yōu)榉尚袨椋黾恿藱n案開放的規(guī)范性和透明度。盡管目前檔案開放時間和范圍時常受到社會的質(zhì)疑，但“開放利用”的發(fā)表思想則一直是相當(dāng)明確的。隨著社會信息化浪潮下國家對信息資源開發(fā)重視程度的提高，隨著以信息技術(shù)為依托的檔

3、案生成和管理電子平臺的設(shè)計實施和推廣，檔案開放利用自然而然地擴及到了數(shù)字化檔案信息利用領(lǐng)域，使得“數(shù)字化檔案信息開放利用原則”具備了與傳統(tǒng)“檔案開放原則”在思想上、理論上、政策法規(guī)上的一致性。而且，目前主要通過網(wǎng)站建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)發(fā)布、數(shù)據(jù)庫在線檢索、Email 傳遞等方式提供利用服務(wù)的數(shù)字化檔案信息的利用越來越注重利用過程的“以人為本”，無論是網(wǎng)站設(shè)計的信息構(gòu)建和信息發(fā)布內(nèi)容的選擇，都在技術(shù)人性化的趨勢中開始考慮人本精神的體現(xiàn)，讓“檔案的人權(quán)”在“比特”世界中也能受到尊重和保護?！皵?shù)字化檔案信息開放利用原則”在精神內(nèi)涵上繼承了“檔案開放原則”的人本理念和人權(quán)思想，以保證社會所有公民對數(shù)字化形式的檔

4、案信息的方便獲取和自由利用權(quán)利。1.2對“開放原則”內(nèi)涵的擴展以網(wǎng)絡(luò)化為特色的數(shù)字化檔案信息利用所帶來的不僅是基于技術(shù)革新的原有服務(wù)范圍和類型的擴大，更造就了新的思想觀念的形成，新的研究視野的定位，新的利用群體(服務(wù)對象)的出現(xiàn)，以及利用性質(zhì)的轉(zhuǎn)變(從有目的學(xué)術(shù)利用到無目的休閑利用)和服務(wù)流程的重組。從歷史發(fā)展背景和理論發(fā)展規(guī)律來看，“數(shù)字化檔案信息開放利用”應(yīng)比“傳統(tǒng)檔案開放利用”具有更為深廣的內(nèi)涵，并非側(cè)重于強調(diào)從隔離到接觸，從保密到解密，而傾向于倡導(dǎo)一種“系統(tǒng)開放”、“面向用戶”的利用服務(wù)，更加關(guān)注服務(wù)理念、渠道、模式、技術(shù)的開放性，關(guān)注利用過程中障礙的消除、信息交流的普及和推廣，關(guān)注符

5、合用戶需求和個性需要的信息組織和加工。當(dāng)然，由于現(xiàn)階段大部分?jǐn)?shù)字化檔案信息只是紙質(zhì)傳統(tǒng)檔案的“電子副本”，紙質(zhì)“原件”不開放，數(shù)字化信息即使生成也無法開放利用，只能體現(xiàn)保管功能而未發(fā)揮利用優(yōu)勢。所以，數(shù)字化檔案信息開放利用的實現(xiàn)仍然迫切需要國家各級各類檔案館加快檔案解密開放工作的步伐，盡快縮小規(guī)定和實際開放度之間的差距。但筆者提出“數(shù)字化檔案信息開放利用原則”的側(cè)重點不在解密開放(這涉及信息敏感度、歷史原因、政治體制、國際形勢等復(fù)雜因素和法律法規(guī)、鑒定技術(shù)、專家培養(yǎng)的跟進)而在于確立具有時代氣息的“用戶利用導(dǎo)向”的“開放式”數(shù)字化檔案信息服務(wù)宗旨和目標(biāo)，為多種途徑的數(shù)字化檔案信息利用提供原則和

6、依據(jù)(完整全面的數(shù)字化檔案信息開放利用原則體系包括基本原則、具體原則和實施原則三個層次，其中“系統(tǒng)開放原則”、“用戶中心原則”是其基本原則，內(nèi)涵要義筆者已另撰文闡述)?！皵?shù)字化檔案信息開放利用原則”在精神實質(zhì)上與“檔案開放原則”具有歷史上的淵源關(guān)系，同時又通過信息技術(shù)的優(yōu)勢彌合了從“開放”到“利用”的時空間隔、范圍局限和方式限制，體現(xiàn)了對現(xiàn)實問題的回應(yīng)和突破。2檔案信息利用的困境突破和現(xiàn)實回應(yīng)社會檔案利用水平和服務(wù)程度是新型檔案利用原則和理念萌發(fā)的現(xiàn)實土壤，檔案利用的現(xiàn)實狀況和外部環(huán)境決定了新型檔案信息形態(tài)能否誕生以及新的檔案利用方式是否具有生命力，是“數(shù)字化檔案信息開放利用原則”提出的現(xiàn)實基

7、石。2.1突破檔案信息利用困境目前檔案信息利用正處于困境之中。有學(xué)者從國家檔案局 1994-2003年的統(tǒng)計數(shù)據(jù)中揭示出“館藏檔案利用與 99以上的人不相關(guān)、檔案利用與90以上的館藏檔案不相關(guān)”的窘迫局面。檔案信息利用困境的產(chǎn)生既有檔案信息本身的特點所內(nèi)生的利用障礙，也有檔案利用過程中時空間隔、范圍局限和方式限制所帶來的制約因素，還受到檔案信息提供者、管理者、服務(wù)者以及利用檔案的用戶意識和行為的多重影響。對于檔案信息的本質(zhì)特點所導(dǎo)致的利用障礙，通過轉(zhuǎn)換檔案信息形態(tài)或載體性質(zhì)，組織和深度加工檔案信息內(nèi)容，可以部分彌補和相對弱化，這正是“數(shù)字化檔案信息”產(chǎn)生和迅速增長的源動力。對于檔案利用活動中各

8、參與主體消極影響的規(guī)避，只有依靠對檔案信息價值的充分認(rèn)知，依靠相關(guān)制度對各自行為的規(guī)范約束才能實現(xiàn)，這正是“檔案開放”原則和制度不斷調(diào)整修改、檔案利用理論和法規(guī)不斷補充完善的動力。而在利用服務(wù)過程中實現(xiàn)時空超越，擴大范同和靈活方式，是突破檔案信息利用困境最立竿見影的有效方式。首先，“數(shù)字化檔案信息的開放利用”能夠突破時空邊界。“數(shù)字化檔案信息”以“二進制代碼”形式存在，以“比特”形式傳播，只要服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫能正常工作，檔案用戶就能夠在任何時間任何地點以任何方式檢索和利用所需信息，在利用上突破時空邊界。實際上，圖書情報界早已多次探討了基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的 3A 服務(wù)(anytime anywhere

9、 anyway)的重要意義，并在網(wǎng)絡(luò)信息利用服務(wù)上開展了大量工作。信息技術(shù)在檔案領(lǐng)域催生了大量數(shù)字化信息，確立“數(shù)字化檔案信息開放利用原則”既是對傳統(tǒng)服務(wù)方式的變革，又是對信息化社會沖擊的適應(yīng)。摘要：本文從“檔案開放原則”的思想傳承、檔案利用現(xiàn)實困境和外部環(huán)境、未來檔案利用發(fā)展趨勢三個方面闡述了提出“數(shù)字化檔案信息開放利用原則”的必要性和迫切性，并論述了具有更深廣內(nèi)涵的“數(shù)字化檔案信息開放利用原則”對檔案界的歷史、現(xiàn)實和未來意義。關(guān)鍵詞：數(shù)字化檔案信息 開放利用原則1 傳統(tǒng)“開放原則”的思想承繼和內(nèi)涵擴展“數(shù)字化檔案信息開放利用原則”并非是“空穴來風(fēng)”或“生造概念”，其蘊涵的“權(quán)利意識”和“人

10、本意識”與歷史上由來已久的“檔案開放原則”一脈相承，其實現(xiàn)的政策環(huán)境直接依賴于我國從“歷史檔案開放”方針到中華人民共和國檔案法一以貫之的“開放利用”規(guī)定，同時又是新的歷史條件下對傳統(tǒng)“開放原則”內(nèi)涵的擴展。1.1對“開放原則”思想的承繼“檔案開放原則”在國際檔案界的提出和普及經(jīng)歷了一個從“檔案館開放”(法國 1794 年 4 月 7 日法令確立)到“檔案開放”的思想演變過程，在中國檔案界經(jīng)歷了一個從“歷史檔案開放”(1980 年中共中央的決定)到“檔案開放”的實際操作過程。檔案法使面向我國“公民”的“檔案開放”由行政指令轉(zhuǎn)變?yōu)榉尚袨椋黾恿藱n案開放的規(guī)范性和透明度。盡管目前檔案開放時間和范圍

11、時常受到社會的質(zhì)疑，但“開放利用”的發(fā)表思想則一直是相當(dāng)明確的。隨著社會信息化浪潮下國家對信息資源開發(fā)重視程度的提高，隨著以信息技術(shù)為依托的檔案生成和管理電子平臺的設(shè)計實施和推廣，檔案開放利用自然而然地擴及到了數(shù)字化檔案信息利用領(lǐng)域，使得“數(shù)字化檔案信息開放利用原則”具備了與傳統(tǒng)“檔案開放原則”在思想上、理論上、政策法規(guī)上的一致性。而且，目前主要通過網(wǎng)站建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)發(fā)布、數(shù)據(jù)庫在線檢索、Email 傳遞等方式提供利用服務(wù)的數(shù)字化檔案信息的利用越來越注重利用過程的“以人為本”，無論是網(wǎng)站設(shè)計的信息構(gòu)建和信息發(fā)布內(nèi)容的選擇，都在技術(shù)人性化的趨勢中開始考慮人本精神的體現(xiàn)，讓“檔案的人權(quán)”在“比特”世界

12、中也能受到尊重和保護?！皵?shù)字化檔案信息開放利用原則”在精神內(nèi)涵上繼承了“檔案開放原則”的人本理念和人權(quán)思想，以保證社會所有公民對數(shù)字化形式的檔案信息的方便獲取和自由利用權(quán)利。1.2對“開放原則”內(nèi)涵的擴展以網(wǎng)絡(luò)化為特色的數(shù)字化檔案信息利用所帶來的不僅是基于技術(shù)革新的原有服務(wù)范圍和類型的擴大，更造就了新的思想觀念的形成，新的研究視野的定位，新的利用群體(服務(wù)對象)的出現(xiàn)，以及利用性質(zhì)的轉(zhuǎn)變(從有目的學(xué)術(shù)利用到無目的休閑利用)和服務(wù)流程的重組。從歷史發(fā)展背景和理論發(fā)展規(guī)律來看，“數(shù)字化檔案信息開放利用”應(yīng)比“傳統(tǒng)檔案開放利用”具有更為深廣的內(nèi)涵，并非側(cè)重于強調(diào)從隔離到接觸，從保密到解密，而傾向于倡

13、導(dǎo)一種“系統(tǒng)開放”、“面向用戶”的利用服務(wù)，更加關(guān)注服務(wù)理念、渠道、模式、技術(shù)的開放性，關(guān)注利用過程中障礙的消除、信息交流的普及和推廣，關(guān)注符合用戶需求和個性需要的信息組織和加工。當(dāng)然，由于現(xiàn)階段大部分?jǐn)?shù)字化檔案信息只是紙質(zhì)傳統(tǒng)檔案的“電子副本”，紙質(zhì)“原件”不開放，數(shù)字化信息即使生成也無法開放利用，只能體現(xiàn)保管功能而未發(fā)揮利用優(yōu)勢。所以，數(shù)字化檔案信息開放利用的實現(xiàn)仍然迫切需要國家各級各類檔案館加快檔案解密開放工作的步伐，盡快縮小規(guī)定和實際開放度之間的差距。但筆者提出“數(shù)字化檔案信息開放利用原則”的側(cè)重點不在解密開放(這涉及信息敏感度、歷史原因、政治體制、國際形勢等復(fù)雜因素和法律法規(guī)、鑒定技

14、術(shù)、專家培養(yǎng)的跟進)而在于確立具有時代氣息的“用戶利用導(dǎo)向”的“開放式”數(shù)字化檔案信息服務(wù)宗旨和目標(biāo)，為多種途徑的數(shù)字化檔案信息利用提供原則和依據(jù)(完整全面的數(shù)字化檔案信息開放利用原則體系包括基本原則、具體原則和實施原則三個層次，其中“系統(tǒng)開放原則”、“用戶中心原則”是其基本原則，內(nèi)涵要義筆者已另撰文闡述)。“數(shù)字化檔案信息開放利用原則”在精神實質(zhì)上與“檔案開放原則”具有歷史上的淵源關(guān)系，同時又通過信息技術(shù)的優(yōu)勢彌合了從“開放”到“利用”的時空間隔、范圍局限和方式限制，體現(xiàn)了對現(xiàn)實問題的回應(yīng)和突破。2檔案信息利用的困境突破和現(xiàn)實回應(yīng)社會檔案利用水平和服務(wù)程度是新型檔案利用原則和理念萌發(fā)的現(xiàn)實土

15、壤，檔案利用的現(xiàn)實狀況和外部環(huán)境決定了新型檔案信息形態(tài)能否誕生以及新的檔案利用方式是否具有生命力，是“數(shù)字化檔案信息開放利用原則”提出的現(xiàn)實基石。2.1突破檔案信息利用困境目前檔案信息利用正處于困境之中。有學(xué)者從國家檔案局 1994-2003年的統(tǒng)計數(shù)據(jù)中揭示出“館藏檔案利用與 99以上的人不相關(guān)、檔案利用與90以上的館藏檔案不相關(guān)”的窘迫局面。檔案信息利用困境的產(chǎn)生既有檔案信息本身的特點所內(nèi)生的利用障礙，也有檔案利用過程中時空間隔、范圍局限和方式限制所帶來的制約因素，還受到檔案信息提供者、管理者、服務(wù)者以及利用檔案的用戶意識和行為的多重影響。對于檔案信息的本質(zhì)特點所導(dǎo)致的利用障礙，通過轉(zhuǎn)換檔案信息形態(tài)或載體性質(zhì)，組織和深度加工檔案信息內(nèi)容，可以部分彌補和相對弱化，這正是“數(shù)字化檔案信息”產(chǎn)生和迅速增長的源動力。對于檔案利用活動中各參與主體消極影響的規(guī)避，只有依靠對檔案信息價值的充分認(rèn)知，依靠相關(guān)制度對各自行為的規(guī)范約束才能實現(xiàn)，這正是“檔案開放”原則和制度不斷調(diào)整修改、檔案利用理論和法規(guī)不斷補充完善的動力。而在利用服務(wù)過程中實現(xiàn)時空超越，擴大范同和靈活方式，是突破檔案信息利用困境最立竿見影的有效方式。首先，“數(shù)字化檔案信息