網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校教學(xué)檔案管理的模式與策略

1、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校教學(xué)檔案管理的模式與策略    摘要：在大的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，高校的教學(xué)檔案管理具有集成性、虛擬性及網(wǎng)絡(luò)化的特點(diǎn)。教學(xué)檔案的管理是高校管理工作的重要部分，關(guān)系到高校在科研、教學(xué)及管理等方面的工作開展，因此在現(xiàn)代化管理的時(shí)代發(fā)展要求下，需要充分利用現(xiàn)代化的檔案管理手段，做好利用和開發(fā)工作，切實(shí)提高教學(xué)檔案的管理水平和質(zhì)量。因此，本文旨在對(duì)高校檔案管理的內(nèi)涵進(jìn)行闡述，同時(shí)對(duì)高校教學(xué)檔案在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的管理模式及策略進(jìn)行有效探析，促進(jìn)教學(xué)檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展。關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)環(huán)境；高等學(xué)校；教學(xué)檔案管理；模式；策略中圖分類號(hào)：G647文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：

2、1009-0118（2013）01-0208-02高校的教學(xué)檔案主要是指已經(jīng)開展過(guò)的科研活動(dòng)、教學(xué)活動(dòng)及管理中形成的各種具有儲(chǔ)藏價(jià)值的圖表、文字及聲像等多種載體形式的教學(xué)文檔，是高校檔案的有效組成部分。高校教學(xué)的管理主要是對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行整理、收集、保管、加工并進(jìn)行開發(fā)利用的工作總稱，并且教學(xué)檔案和文件會(huì)隨著高?？蒲?、教學(xué)以及管理活動(dòng)的進(jìn)行持續(xù)產(chǎn)生。在當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，高校在教學(xué)檔案的管理工作上逐漸呈現(xiàn)出集成性、虛擬性及網(wǎng)絡(luò)化的特點(diǎn)。一、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校教學(xué)檔案管理的有效模式網(wǎng)絡(luò)化的檔案信息管理逐漸增強(qiáng)，傳統(tǒng)意義的檔案試實(shí)體管理無(wú)法很好地適應(yīng)高校在管理及教學(xué)科研方面的發(fā)展需要。而教學(xué)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)

3、化，需要檔案部門有效結(jié)合本校的自身優(yōu)勢(shì)也特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)管理模式在理論與實(shí)踐上的雙重突破。（一）集中式的管理模式。1、集中式管理的內(nèi)容集中式的管理模式是高校以內(nèi)部的教學(xué)檔案管理和教學(xué)管理機(jī)構(gòu)為主題，從而形成對(duì)教學(xué)檔案的信息的集中管理，并提供有效服務(wù)的模式。在實(shí)際操作中，它是利用高配置的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器，建立教學(xué)檔案信息的網(wǎng)站，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)為校內(nèi)外的用戶提供服務(wù)。2、集中式管理的利弊集中式管理有利于硬件的集中購(gòu)置，避免重復(fù)，這有利于學(xué)校檔案信息的集中管理，有效增加了網(wǎng)絡(luò)的信息安全性；但同時(shí)也存在一定的弊端，會(huì)使教學(xué)檔案信息的更新速度較慢，會(huì)導(dǎo)致數(shù)字檔案信息的流失，給檔案管理造成不便。（二）分布式的管理模式。1

4、、分布式管理的內(nèi)容分布式的管理能夠充分利用當(dāng)前各大高校已有的教學(xué)管理機(jī)構(gòu)與網(wǎng)絡(luò)硬件資源，再通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)的幫助，及時(shí)將教學(xué)檔案信息上傳，從而較分散地為用戶提供利用服務(wù)的方式。2、分布式管理的利弊分散式服務(wù)可以實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案信息的快速更新，并且信息量大，便于利用；這種管理方式的弊端在于軟硬件系統(tǒng)的管理難度相對(duì)較大，其購(gòu)置資金投入也比較大，因此對(duì)檔案信息的安全性存在威脅。（三）集成式的管理模式。1、集成式管理的內(nèi)容在網(wǎng)絡(luò)的環(huán)境下，集成式管理是當(dāng)前高檔案管理的有效模式。在對(duì)檔案信息進(jìn)行集成式管理下，高校的工作需要多措并舉，從而綜合地運(yùn)用多種資源，這包括技術(shù)層面與管理層面的相關(guān)內(nèi)容，真正實(shí)現(xiàn)多種因素的有效整

5、合并集成。2、集成式管理的實(shí)現(xiàn)集成式管理模式是高校教學(xué)檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，特別是在網(wǎng)絡(luò)的大環(huán)境下，教學(xué)檔案信息的數(shù)字化要有效結(jié)合高校的信息管理系統(tǒng)，對(duì)信息進(jìn)行系統(tǒng)構(gòu)成，從而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)互通與系統(tǒng)資源的共享共建，充分實(shí)現(xiàn)高校電子證據(jù)的存在價(jià)值。（1）以高校的局域網(wǎng)為基礎(chǔ)，有效實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)校檔案信息的集成管理。各大高校普遍建立起了校園局域網(wǎng)，從而形成了高校內(nèi)部在科研、教學(xué)及管理信息的交換平臺(tái)。而局域網(wǎng)的安全性很高，并且傳輸速度快、易于維護(hù)，能有效滿足高校教學(xué)檔案的集成管理需要。高校內(nèi)的教學(xué)檔案普遍分布于高效的科研部門與管理部門手中，通過(guò)校內(nèi)互聯(lián)網(wǎng)的構(gòu)建，可以將具有保存價(jià)值的教學(xué)檔案文件進(jìn)行物理或邏輯歸檔，

6、實(shí)現(xiàn)文檔的服務(wù)器傳輸工作進(jìn)行集中歸檔，最終實(shí)現(xiàn)高校師生對(duì)教學(xué)檔案的有效利用，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案信息的價(jià)值。（2）CERNET是遠(yuǎn)程教育的重要平臺(tái)，所以可以利用CERNET來(lái)實(shí)現(xiàn)各大高校之間的教學(xué)檔案集成服務(wù)與管理。有效發(fā)揮校內(nèi)局域網(wǎng)的教學(xué)檔案信息整合與集成，依靠CERNET進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)。在當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)的環(huán)境下，要根據(jù)高校管理服務(wù)的實(shí)際情況，進(jìn)一步豐富教學(xué)檔案的信息資源，例如教案示例、論文集、教學(xué)經(jīng)驗(yàn)與方法、電子教室、科研成果及課件等教學(xué)的檔案信息，借由網(wǎng)絡(luò)向社會(huì)及各大高校公布，積極主動(dòng)地為用戶服務(wù)。二、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校教學(xué)檔案管理的有效策略高校在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，對(duì)教學(xué)檔案的管理要勇于創(chuàng)新、轉(zhuǎn)變思路，有效利用高

7、校的人次與智力密集、網(wǎng)絡(luò)和管理的先進(jìn)系統(tǒng)等條件，真正推進(jìn)高校的教學(xué)檔案管理工作。高校在教學(xué)檔案管理工作中要采取有效的策略，有效提高教學(xué)檔案的管理質(zhì)量與服務(wù)水平，這就需要其實(shí)做好以下幾方面工作：（一）推進(jìn)教學(xué)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)高校教學(xué)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)是現(xiàn)代化管理的發(fā)展要求，它可以為教學(xué)檔案管理的數(shù)字化提供信息資源服務(wù)和管理的需要，是教學(xué)檔案實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)和管理的重要前提。因此在網(wǎng)絡(luò)的環(huán)境下，傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理方式難以適應(yīng)現(xiàn)代化的管理需求，尤其是高校的不同院系在檔案的管理上起步較晚，因此缺乏有效的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，也沒有相應(yīng)的配套設(shè)施，從而導(dǎo)致教學(xué)檔案在分類、收集及整理上出現(xiàn)混亂的現(xiàn)象。

8、總而言之，我國(guó)高校在教學(xué)檔案管理的工作上起步較晚，文檔信息主要以傳統(tǒng)的紙質(zhì)為主，并在科研教學(xué)和管理服務(wù)的過(guò)程中大量存儲(chǔ)，從而有效保證原始記錄的真實(shí)性前提下，結(jié)合數(shù)據(jù)相關(guān)要求和標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化，從而促進(jìn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化。高校的教學(xué)管理部門與各大院系間的數(shù)字教學(xué)文檔，因?yàn)樗鼈儗?duì)環(huán)境及數(shù)字設(shè)備有很強(qiáng)的依賴性，所以在形成電子文件之前進(jìn)行適當(dāng)?shù)那岸斯芾砼c控制，這會(huì)使部分高校的教學(xué)電子文件處于電子文件的管理系統(tǒng)之外，因而阻礙了高校在教學(xué)檔案管理上的發(fā)展。（二）轉(zhuǎn)變觀念，注重管理人才高校的方案管理主要靠其檔案管理的工作人員，所以高校需要切實(shí)加強(qiáng)教學(xué)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，從而培

9、養(yǎng)出具有現(xiàn)代管理技術(shù)、檔案專業(yè)知識(shí)及開拓精神的工作管理人員，保證教學(xué)檔案信息管理與開發(fā)工作的有序進(jìn)行。部分高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)教學(xué)檔案管理沒有充分的思想認(rèn)識(shí)，因此導(dǎo)致在人員編制和配備的不足，影響了教學(xué)檔案管理工作的質(zhì)量，從而阻礙了高?？蒲?、教學(xué)、服務(wù)和管理水平的進(jìn)一步發(fā)展。同時(shí)，也有不少?gòu)氖陆虒W(xué)檔案管理工作的人員沒有符合現(xiàn)代化檔案工作的需求，表現(xiàn)為檔案管理著的服務(wù)理念落后、管理意識(shí)低以及網(wǎng)絡(luò)操作不夠熟練等。所以，提高教學(xué)檔案的管理工作水平，應(yīng)做好以下工作： 1、提升檔案專業(yè)人員的專業(yè)素質(zhì)和思想素質(zhì)。2、切實(shí)掌握網(wǎng)絡(luò)服務(wù)與信息管理的知識(shí)與技能，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)，踩我啊還需要掌握知識(shí)管理與數(shù)據(jù)庫(kù)

10、的基本知識(shí)，并在開發(fā)檔案信息的過(guò)程中靈活運(yùn)用。3、要了解本校在教學(xué)管理部門及各院系在教學(xué)檔案的形成和儲(chǔ)存情況，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)為校內(nèi)用戶提供服務(wù)，在條件允許的時(shí)候要為廣大校外用戶提供教學(xué)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，從而有效擴(kuò)大本高校的影響力及自身的服務(wù)范圍。4、高校在教學(xué)檔案管理上要構(gòu)建一個(gè)合理、科學(xué)的人才梯隊(duì)，真正加強(qiáng)對(duì)教學(xué)檔案管理工作人員的培訓(xùn)和教育。（三）加強(qiáng)教學(xué)檔案信息資源的信息化建設(shè)數(shù)學(xué)教學(xué)檔案的建設(shè)是有效開發(fā)和利用檔案信息資源的重要條件。傳統(tǒng)意義上的高校教學(xué)檔案主要是以紙質(zhì)作為主要的載體，因此現(xiàn)代化的檔桿管理需要將傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體盡心數(shù)字化處理。例如，傳統(tǒng)檔案管理載體主要為圖像文字掃描、數(shù)字處理、識(shí)

11、別技術(shù)及自動(dòng)著錄的標(biāo)引技術(shù)等的應(yīng)用，這些都可以有效提升創(chuàng)痛載體教學(xué)檔案的建庫(kù)效率和數(shù)字化，促進(jìn)了有特色、高質(zhì)量的教學(xué)檔案庫(kù)的建立。例如，教師試卷庫(kù)、教案庫(kù)、碩士及本科的論文庫(kù)等等，并以此為基礎(chǔ)進(jìn)一步開展教學(xué)檔案的網(wǎng)絡(luò)化及服務(wù)打下良好的基礎(chǔ)。三、總結(jié)目前，高校的教學(xué)檔案工作人員需要樹立正確的思想觀念，逐漸建立并完善體現(xiàn)本校優(yōu)勢(shì)與特色的教學(xué)檔案信息的數(shù)據(jù)庫(kù)，并積極開發(fā)和利用。因此，各大高校在進(jìn)行教學(xué)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)時(shí)，要強(qiáng)化共享和共建的理念，有效利用并發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)與高校教育之間的優(yōu)勢(shì)，沖破校際間的網(wǎng)絡(luò)阻隔，從而建立起安全、統(tǒng)一和開放的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)一步促進(jìn)教學(xué)檔案信息資源的利用和開發(fā)，實(shí)現(xiàn)高校在教學(xué)及其他檔案信息資源的共享與共建。參考文獻(xiàn)：1梁娥，劉春玲.淺析高校教學(xué)檔案管理J.黑龍江檔案，2008，（04）.2李熾英.淺談當(dāng)下高校教學(xué)檔案管理要注意的幾個(gè)問(wèn)題J.科技信息，