公司企業(yè)采購(gòu)管理制流程

1、采購(gòu)管理制度一、制定目的：為規(guī)范公司物資采購(gòu)流程，降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)工作效率，特制定該管理制度。二、適用范圍：適用于本公司物資采購(gòu)管理。三、基本職責(zé)劃分：公司采購(gòu)職能由供銷科具體負(fù)責(zé)，主要由財(cái)務(wù)科根據(jù)公司各部門(mén)的物資領(lǐng)用計(jì)劃、倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存情況，結(jié)合實(shí)際生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況，制定各月采購(gòu)計(jì)劃（書(shū)面形式），提交公司總經(jīng)理審批后交由供銷科執(zhí)行采購(gòu)工作，由財(cái)務(wù)科主要負(fù)責(zé)對(duì)供銷科的采購(gòu)過(guò)程進(jìn)行控制與監(jiān)督。四、具體內(nèi)容 （一）采購(gòu)物資分類1、根據(jù)物品市場(chǎng)品種分類：該分類方式為供銷科執(zhí)行采購(gòu)職能時(shí)對(duì)供應(yīng)商的選定提供依據(jù)。 1.1生產(chǎn)物資采購(gòu)包括：機(jī)器設(shè)備，各類五金類配件、易損件，機(jī)器設(shè)備所需耗用的油類，作業(yè)勞保用品

2、，其他各類低值易耗品等。 1.2辦公用品采購(gòu)包括：辦公耗材、電腦及配件、其它零星物資等。1.3生活用品采購(gòu)包括：生活日用品、環(huán)境衛(wèi)生清潔物品、食堂用品、娛樂(lè)設(shè)施及易耗品等。2、根據(jù)公司實(shí)際使用情況和申購(gòu)方式分類：該分類方式為各科室物資申購(gòu)時(shí)的申購(gòu)方式提供依據(jù)。主要包括：額定內(nèi)物品領(lǐng)用類（“額定內(nèi)物品領(lǐng)用權(quán)限表”（權(quán)限表鏈接），額定外物品領(lǐng)用類，科室專用類（各科室專用物資管理規(guī)定（規(guī)定鏈接）和加急請(qǐng)購(gòu)類四種。（二）物資采購(gòu)申請(qǐng)方式及具體流程：1、各科室通過(guò)填寫(xiě)“額定外計(jì)劃領(lǐng)料表”（表格式鏈接）申請(qǐng)。該申請(qǐng)適用于月物資計(jì)劃請(qǐng)購(gòu)。具體流程如下：1.1每月的25號(hào)至27號(hào)，各科室結(jié)合物資實(shí)際需求情況，

3、制定次月“額定外計(jì)劃領(lǐng)料表”，要求對(duì)需求物資的需求原因和需求時(shí)間進(jìn)行說(shuō)明。制定好后上交指定科室處。（注：此計(jì)劃領(lǐng)料表不硬性規(guī)定每個(gè)科室都要制定，若在指定時(shí)間內(nèi)未上交此表的科室，則可默認(rèn)該科室次月領(lǐng)料物品及數(shù)量均在額定內(nèi)。月內(nèi)，對(duì)額定內(nèi)物品的領(lǐng)用，相關(guān)科室負(fù)責(zé)人簽名審批即可，無(wú)需經(jīng)過(guò)總經(jīng)理審批）。1.2指定科室要求結(jié)合各科室的申請(qǐng)，進(jìn)行需求情況的把關(guān)和調(diào)查，完成對(duì)各科室的“額定外計(jì)劃領(lǐng)料表”的整合、核準(zhǔn)，并于28號(hào)前整合好后交財(cái)務(wù)科。1.3財(cái)務(wù)倉(cāng)庫(kù)根據(jù)“車間次月計(jì)劃領(lǐng)料表”、“額定內(nèi)物品領(lǐng)用權(quán)限表”、 “額定外計(jì)劃領(lǐng)料表”、各二級(jí)倉(cāng)庫(kù)計(jì)劃請(qǐng)購(gòu)表及倉(cāng)庫(kù)物品庫(kù)存情況制定“倉(cāng)庫(kù)計(jì)劃請(qǐng)購(gòu)總表”（表格式鏈

4、接），并于29號(hào)前完成后交總經(jīng)理審批。1.4總經(jīng)理將核準(zhǔn)的“倉(cāng)庫(kù)計(jì)劃請(qǐng)購(gòu)總表”于月末前交供銷科。供銷科結(jié)合物資的需求情況，對(duì)物資申購(gòu)的合理性進(jìn)行再把關(guān)和初步的市場(chǎng)了解和購(gòu)買(mǎi)時(shí)間確定，并發(fā)回給總經(jīng)理確定核準(zhǔn)采購(gòu)時(shí)間?？偨?jīng)理需于月末前將匯總表打印、批復(fù)，下達(dá)給供銷科于次月執(zhí)行采購(gòu)工作。2、各科室通過(guò)填寫(xiě)“專用物品計(jì)劃申購(gòu)表”（表格格式鏈接）申請(qǐng)；該申請(qǐng)適用于月物資計(jì)劃請(qǐng)購(gòu)。具體申購(gòu)流程如下：2.1每月的25號(hào)至27號(hào)，各科室結(jié)合專用物資實(shí)際庫(kù)存及次月需求情況，需要的科室制定次月“專用物品計(jì)劃申購(gòu)表”，并于28號(hào)前交總經(jīng)理審批。2.2總經(jīng)理將審核后的“專用物品計(jì)劃申購(gòu)表”交供銷科。供銷科結(jié)合物資的需

5、求情況，對(duì)物資進(jìn)行初步的市場(chǎng)了解和購(gòu)買(mǎi)時(shí)間確定，發(fā)回給總經(jīng)理確定核準(zhǔn)采購(gòu)時(shí)間并完成“科室計(jì)劃專購(gòu)（采購(gòu)聯(lián)）”。于28號(hào)前將“科室計(jì)劃專購(gòu)（采購(gòu)聯(lián)）、各科室聯(lián)”表交供銷科及相關(guān)科室。2.3“科室計(jì)劃專購(gòu)表”月內(nèi)采購(gòu)?fù)瓿蓵r(shí)，由各相關(guān)科室進(jìn)行評(píng)價(jià)、登記，完成評(píng)價(jià)的表需附于相關(guān)物品采購(gòu)費(fèi)用報(bào)銷單據(jù)上，作為費(fèi)用報(bào)銷重要的原始依據(jù)。3.各科室通過(guò)填寫(xiě)“專用物資臨時(shí)請(qǐng)購(gòu)申請(qǐng)表”（表格格式鏈接）申請(qǐng)；該申請(qǐng)適用于月內(nèi)加急請(qǐng)購(gòu)。具體申購(gòu)流程如下：3.1各科室如出現(xiàn)月中科室專用物品無(wú)庫(kù)存又急需使用，而上月又沒(méi)考慮周全未制定次月“專用物品計(jì)劃申購(gòu)表”時(shí)，可填寫(xiě)“專用物資臨時(shí)請(qǐng)購(gòu)申請(qǐng)表”，并直接上交總經(jīng)理審批。3.2

6、總經(jīng)理審核后，發(fā)給供銷科。供銷科結(jié)合物資的需求情況，對(duì)物資進(jìn)行初步的市場(chǎng)了解和購(gòu)買(mǎi)時(shí)間確定，并發(fā)回給總經(jīng)理批復(fù)?？偨?jīng)理確定合理后將表批復(fù)、打印和簽字，下達(dá)給供銷科執(zhí)行采購(gòu)工作。4、財(cái)務(wù)科通過(guò)填寫(xiě)“加急請(qǐng)購(gòu)單”（表格格式鏈接）申請(qǐng)；該申請(qǐng)方式為月內(nèi)加急請(qǐng)購(gòu)。具體申購(gòu)流程如下：4.1對(duì)月內(nèi)有科室需領(lǐng)用的物資倉(cāng)庫(kù)無(wú)作請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃又無(wú)庫(kù)存或數(shù)量不足或臨時(shí)補(bǔ)充庫(kù)存所需的，可填寫(xiě)“加急請(qǐng)購(gòu)單”進(jìn)行加急申購(gòu)。4.2財(cái)務(wù)科按照“加急請(qǐng)購(gòu)單”的填寫(xiě)要求，寫(xiě)明需求部門(mén)、質(zhì)量要求、申購(gòu)原因等，由財(cái)務(wù)科負(fù)責(zé)人簽名批準(zhǔn)后，交給總經(jīng)理簽名審批。4.3總經(jīng)理審批后交供銷科。供銷科結(jié)合物資的需求情況，對(duì)物資進(jìn)行初步的市場(chǎng)了解和購(gòu)

7、買(mǎi)時(shí)間確定，供銷科長(zhǎng)進(jìn)行簽名確認(rèn)后，安排采購(gòu)工作。4.4“加急請(qǐng)購(gòu)單”分為四聯(lián)，分別為：申請(qǐng)部門(mén)（白聯(lián)）、供銷部（紅聯(lián)）、總經(jīng)辦（綠聯(lián)）、倉(cāng)庫(kù)（黃聯(lián)），各聯(lián)單據(jù)按規(guī)定交給相關(guān)科室進(jìn)行保管，由總經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)物品采購(gòu)、入庫(kù)情況的監(jiān)管和跟進(jìn)匯報(bào)。物資采購(gòu)申請(qǐng)方式基本流程圖各科室填寫(xiě)領(lǐng)料單各科室填寫(xiě)專用物資臨時(shí)請(qǐng)購(gòu)表各科室填寫(xiě)專用物品計(jì)劃申購(gòu)表財(cái)結(jié)合額定領(lǐng)用物品的庫(kù)存情況填寫(xiě)請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃各科室填寫(xiě)額定外計(jì)劃領(lǐng)料 1 2 3 4 5財(cái)務(wù)科填寫(xiě)加急請(qǐng)購(gòu)單總經(jīng)理審批總經(jīng)理審批總經(jīng)理審批總經(jīng)辦初審整合總經(jīng)理審批財(cái)務(wù)科復(fù)審并制定倉(cāng)庫(kù)計(jì)劃請(qǐng)購(gòu)總表供銷科執(zhí)行采購(gòu)供銷科執(zhí)行采購(gòu)供銷科執(zhí)行采購(gòu)總經(jīng)理審批供銷科執(zhí)行采購(gòu)供銷科執(zhí)

8、行采購(gòu)（三）物資采購(gòu)方式及具體流程：供銷科在接到公司下達(dá)的物資月計(jì)劃請(qǐng)購(gòu)、各加急請(qǐng)購(gòu)的任務(wù)后，分析物品的市場(chǎng)品種，確定采購(gòu)方式。主要包括現(xiàn)付采購(gòu)方式、月結(jié)付款采購(gòu)方式和簽訂合約采購(gòu)方式三種。1、現(xiàn)付采購(gòu)方式：即采購(gòu)物資時(shí)現(xiàn)場(chǎng)付款并獲取付款發(fā)票、收據(jù)作為物資入庫(kù)、報(bào)賬的依據(jù)。該方式主要用于對(duì)低值零星物資的采購(gòu)。如清潔用具、娛樂(lè)設(shè)施消耗品、零星工程用料等。具體采購(gòu)流程如下：1.1詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)：供銷科在確定物資為現(xiàn)付采購(gòu)方式后，對(duì)已掌握供應(yīng)信息的物資，進(jìn)行電話詢價(jià)；對(duì)一些比較少用未掌握供應(yīng)信息的物資，則到市場(chǎng)中尋找，現(xiàn)場(chǎng)詢價(jià)。遵循質(zhì)量第一、價(jià)格第二和貨比三家的原則，追求物美價(jià)廉的目標(biāo)。由供銷科采

9、購(gòu)員進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)統(tǒng)計(jì)，交供銷科科長(zhǎng)審批、調(diào)查和安排議價(jià)。1.2請(qǐng)款方式：物資采購(gòu)請(qǐng)款方式主要有兩種：一是進(jìn)行計(jì)劃預(yù)支（計(jì)劃預(yù)支表格式鏈接），主要適用于月采購(gòu)計(jì)劃。供銷科結(jié)合次月公司請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃，對(duì)現(xiàn)付物品進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)統(tǒng)計(jì)后，根據(jù)估算的購(gòu)買(mǎi)總價(jià)和預(yù)定的采購(gòu)時(shí)間，制定次月預(yù)支計(jì)劃表，于月末前遞交給總經(jīng)理審批、打印和頒布執(zhí)行，供銷科次月按照預(yù)支計(jì)劃到財(cái)務(wù)科支款采購(gòu)；二是按照借款規(guī)定（規(guī)定鏈接）借款采購(gòu)，主要適用于月內(nèi)加急請(qǐng)購(gòu)物資，公司對(duì)借款權(quán)限作了明確規(guī)定，購(gòu)買(mǎi)物資借款超過(guò)2000元的，需提交給總經(jīng)理審批。1.3選定、采購(gòu)：供銷科通過(guò)議價(jià)后，選定采購(gòu)供應(yīng)商，請(qǐng)款工作完成后，安排出車采購(gòu)（注：本公司采

10、購(gòu)物流安排主要由供銷科負(fù)責(zé)）。在采購(gòu)物品的同時(shí)需現(xiàn)場(chǎng)獲取款額發(fā)票或收據(jù)，作為物品入庫(kù)辦理的依據(jù)。1.4入庫(kù)辦理：供銷科將物資采購(gòu)回公司后，隨同相應(yīng)物資的發(fā)票或收據(jù)一起拿到財(cái)務(wù)倉(cāng)庫(kù)辦理入庫(kù)，倉(cāng)管員結(jié)合請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃申請(qǐng)表（財(cái)務(wù)聯(lián)）進(jìn)行核對(duì)是否有該項(xiàng)物資的申購(gòu)，并對(duì)物品的質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格型號(hào)等進(jìn)行檢查，確認(rèn)無(wú)誤后填寫(xiě)入庫(kù)單（入庫(kù)單格式表鏈接），入庫(kù)單需倉(cāng)管員、送貨人和財(cái)務(wù)倉(cāng)庫(kù)主管人簽名確認(rèn)，手續(xù)完成后，存根聯(lián)、財(cái)務(wù)聯(lián)由財(cái)務(wù)科留存，對(duì)賬聯(lián)交供銷科報(bào)銷用。1.5報(bào)銷程序：供銷科完成入庫(kù)辦理工作后，在 天內(nèi)？填寫(xiě)支付證明單（支付證明單格式鏈接），按照公司的支付證明單填寫(xiě)權(quán)屬規(guī)定（規(guī)定鏈接）進(jìn)行賬務(wù)報(bào)銷。計(jì)劃預(yù)

11、支表上該如何后續(xù)做？為借據(jù)方式采購(gòu)的物資，報(bào)銷時(shí)還需完成什么后續(xù)工作？1.6采購(gòu)統(tǒng)計(jì)管理：供銷科執(zhí)行公司所有物資的采購(gòu)職能，需確保采購(gòu)工作的有序、高效地進(jìn)行，供銷科對(duì)每一項(xiàng)物資采購(gòu)的完成情況，安排統(tǒng)計(jì)員進(jìn)行完成情況的統(tǒng)計(jì)、跟進(jìn)和匯報(bào)。2、月結(jié)付款采購(gòu)方式：公司與相應(yīng)物資的供應(yīng)商建立長(zhǎng)期合作的方式，采購(gòu)的物資到月末時(shí)進(jìn)行對(duì)賬、開(kāi)具發(fā)票、付款結(jié)算。該方式主要用于對(duì)公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)常用、易耗、數(shù)量大物資的采購(gòu)。如生產(chǎn)易耗設(shè)備、五金備件、勞護(hù)用品、辦公耗材、電腦及配件等。具體采購(gòu)流程如下：2.1詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)：供銷科在日常的采購(gòu)工作中，要時(shí)常分析供應(yīng)商的產(chǎn)品價(jià)格、質(zhì)量、供貨能力、銷售業(yè)績(jī)、售后服務(wù)等情況

12、，選定長(zhǎng)期合作的月結(jié)付款采購(gòu)供應(yīng)商。接到采購(gòu)任務(wù)，在確定物資為月結(jié)付款采購(gòu)方式后，選取相應(yīng)的月結(jié)付款供應(yīng)商，進(jìn)行電話詢價(jià)；遵循質(zhì)量第一、價(jià)格第二和貨比三家的原則，追求物美價(jià)廉的目標(biāo)。由供銷科采購(gòu)員進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)統(tǒng)計(jì)，交供銷科科長(zhǎng)審批、調(diào)查和安排議價(jià)。2.2選定、采購(gòu)：供銷科通過(guò)議價(jià)后，選定采購(gòu)供應(yīng)商，按計(jì)劃安排出車采購(gòu)。在采購(gòu)物品的同時(shí)需現(xiàn)場(chǎng)獲取對(duì)賬單（對(duì)賬單需采購(gòu)經(jīng)手人簽名確認(rèn)），作為物品入庫(kù)辦理的依據(jù)。2.3入庫(kù)辦理：供銷科將物資采購(gòu)回公司后，隨同相應(yīng)物資對(duì)賬單一起拿到財(cái)務(wù)倉(cāng)庫(kù)辦理入庫(kù)，倉(cāng)管員結(jié)合請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃申請(qǐng)表（財(cái)務(wù)聯(lián)）進(jìn)行核對(duì)是否有該項(xiàng)物資的申購(gòu)，并對(duì)物品的質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格型號(hào)等進(jìn)行檢查

13、，確認(rèn)無(wú)誤后填寫(xiě)入庫(kù)單，入庫(kù)單需倉(cāng)管員、送貨人和財(cái)務(wù)倉(cāng)庫(kù)主管人簽名確認(rèn)，手續(xù)完成后，存根聯(lián)、財(cái)務(wù)聯(lián)由財(cái)務(wù)科留存，對(duì)賬聯(lián)交供銷科統(tǒng)計(jì)做賬。2.4賬目統(tǒng)計(jì)管理：供銷科需將月結(jié)付款采購(gòu)的物資進(jìn)行賬目統(tǒng)計(jì)和分類匯總，并分類整理好對(duì)賬單、入庫(kù)單，交財(cái)務(wù)科月末與供應(yīng)商對(duì)賬結(jié)算用。3、簽訂合同采購(gòu)方式：即與供應(yīng)商以簽訂合同的方式進(jìn)行物資購(gòu)買(mǎi)。該方式主要用于質(zhì)量要求高、價(jià)值高的物資的采購(gòu)。如大型生產(chǎn)設(shè)備、高額資產(chǎn)等。具體采購(gòu)流程如下：3.1詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)：供銷科在確定物資為簽訂合同采購(gòu)方式后，通過(guò)查詢以往購(gòu)銷合同、網(wǎng)上查詢、人際關(guān)系網(wǎng)了解等方式尋找供應(yīng)商。遵循質(zhì)量第一、價(jià)格第二和貨比三家的原則，追求物美價(jià)廉

14、的目標(biāo)。通常由供銷科長(zhǎng)、采購(gòu)員共同尋找供應(yīng)商，進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)和議價(jià)，并起擬產(chǎn)品購(gòu)銷合同，合同需明確產(chǎn)品規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、保修期限、付款方式、糾紛處理等問(wèn)題。完成后提交總經(jīng)理審批、打印和簽訂，合同簽訂好后遞交復(fù)印件給供銷科和財(cái)務(wù)科，作為采購(gòu)和付款的依據(jù)。3.2請(qǐng)款方式：按照合同約定的支付方式，由供銷科填寫(xiě)支付證明單交給財(cái)務(wù)科科長(zhǎng)簽名確認(rèn)，然后交總經(jīng)理審批，再交給財(cái)務(wù)科出納處付款。3.3入庫(kù)辦理：供銷科將物資采購(gòu)回公司后，隨同相應(yīng)物資的發(fā)票一起拿到財(cái)務(wù)倉(cāng)庫(kù)辦理入庫(kù)，倉(cāng)管員結(jié)合請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃申請(qǐng)表（財(cái)務(wù)聯(lián)）進(jìn)行核對(duì)是否有該項(xiàng)物資的申購(gòu)，確認(rèn)無(wú)誤后填寫(xiě)入庫(kù)單（入庫(kù)單格式表鏈接），入庫(kù)單需倉(cāng)管員、送貨人和財(cái)務(wù)倉(cāng)庫(kù)主管人簽名確認(rèn)，手續(xù)完成后，存根聯(lián)、財(cái)務(wù)聯(lián)由財(cái)務(wù)科留存，對(duì)賬聯(lián)交供銷科統(tǒng)