公司接待管理規(guī)定1

1、文 件 名 稱文 件 編 號(hào)hajy-xz -05生 效 日 期15年 06月 01日公司接待管理規(guī)定版 次/頁 次第1版/共4頁受 控 狀 態(tài)受 控10目 的為加強(qiáng)公司對(duì)外交流和開展業(yè)務(wù)合作，及時(shí)為來訪者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，充分展示公司良好的精神面貌，按照熱情，節(jié)儉、對(duì)等的接待原則，規(guī)范公司對(duì)外接待工作，特制定本制度。2 .0適用范圍適用于來公司參觀、訪問、考察的客商和所有來賓。3.0管理職責(zé)公司董事長(zhǎng)、總經(jīng)理、副總經(jīng)理認(rèn)為親自接待的來賓以外，其余由辦公室負(fù)責(zé)接待工作。4.0定 義 普通客人與公司發(fā)生業(yè)務(wù)關(guān)系的一般人員(含應(yīng)聘人員)。 重要客人政府部門高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、重要客戶、公司協(xié)作單位領(lǐng)導(dǎo)、外賓等為

2、重要客人。5.0 工作程序及接待層次指引：客人來訪時(shí)，辦公室接待人員應(yīng)引導(dǎo)客人到指定位置，及時(shí)奉上茶水。要求：負(fù)責(zé)接待人員應(yīng)主動(dòng)、熱情、大方、微笑接待客人；通知：通知被訪者，告知客人姓名、單位。如被訪者不在，請(qǐng)示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)是否安排相關(guān)人員接待。用餐：如來訪客人需用餐，則由接待部門通知辦公室安排用餐，具體標(biāo)準(zhǔn)參見用餐相關(guān)規(guī)定。確認(rèn)：客人離開，由接待部門在來訪信息記錄表上確認(rèn)。接待層次：A： 原則上招商類接待，縣區(qū)級(jí)及以下，由分公司安排自行接待；市省級(jí)招商由分公司一名領(lǐng)導(dǎo)陪同，總公司領(lǐng)導(dǎo)親自接待。B：事關(guān)公司形象及重要外聯(lián)活動(dòng)，由總公司領(lǐng)導(dǎo)或安排人員接待。6.0接待流程6.1 提前預(yù)約好的客人，辦公

3、室確定客人的詳細(xì)資料（如來訪的目的、來訪客人單位、姓名、人數(shù)等），提醒相關(guān)部門及人員做好接待準(zhǔn)備工作。6.2, 臨時(shí)來訪客人，公司前臺(tái)先通知辦公室主任，由辦公室主任引見相關(guān)接待人員。6.3 重要客人來訪接待流程6.3.1公司內(nèi)部做好接待事前安排，根據(jù)接待方案，責(zé)任到人與各時(shí)間點(diǎn)。6.3.2辦公室根據(jù)客人人數(shù)，提前安排人或車輛到指定地點(diǎn)迎接。6.3.3.做好賓客迎接牌。會(huì)議室安排茶點(diǎn)、水果、咖啡、毛巾、筆、紙、席卡（確定雙方出席人員）、公司介紹資料以及燈光、空調(diào)的開啟等設(shè)施、物品。6.3.4開啟公司大廳燈光、樣品展覽室、顯示屏幕等接待設(shè)施。6.3.5安排攝影人員。辦公室指定攝影人員對(duì)整個(gè)訪問過程

4、實(shí)施攝影。6.3.6如有需要，可以安排重要客人與公司領(lǐng)導(dǎo)留影、留念、題字（題字薄）。6.3.7根據(jù)需要，宴請(qǐng)或帶領(lǐng)來賓觀光，公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)陪同并派專車接送。6.3.8客人離開公司，由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門人員送行。6.4 客人到訪接待工作與事宜安排6.4.1根據(jù)客人身份等級(jí)（如重要客戶、政府重要官員及社會(huì)名流），公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)主動(dòng)在門口迎接并引進(jìn)會(huì)議室。6.4.2根據(jù)主賓位置安排入坐，接待人員倒茶添水。6.4.3公司主持人致歡迎詞后，幻燈片或DVD介紹公司情況；中、英文人員專場(chǎng)解釋。6.4.4請(qǐng)來訪者提問，公司專人負(fù)責(zé)回答問題，專業(yè)人員提供相關(guān)資料。6.4.5引領(lǐng)客人參觀考察，專業(yè)人員陪同解釋

5、。6.4.6參觀結(jié)束?？腿擞貌?、住宿、贈(zèng)送禮品等行為按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。6.5 用餐標(biāo)準(zhǔn)6.5.1客人的用餐標(biāo)準(zhǔn)，餐費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)在6080元/人，不含酒水。重要客人餐費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)在120150元/人，不含酒水。特殊重要客人，視情況而定。6.5.2陪同人員應(yīng)引領(lǐng)客人到指定酒店就餐，具體費(fèi)用報(bào)銷時(shí)需二人以上人員簽字認(rèn)可，任何人陪同客人用餐需要有辦公室及公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的接待申請(qǐng)單，否則視同無效。6.6住宿標(biāo)準(zhǔn)一般來訪人員可以不用安排住宿，若安排，標(biāo)準(zhǔn)則為公司協(xié)議價(jià)標(biāo)準(zhǔn)間。重要客人住宿標(biāo)準(zhǔn)為三星級(jí)標(biāo)準(zhǔn)。特殊的高級(jí)別客人，住宿要求請(qǐng)示總經(jīng)理后另行安排。6.7紀(jì)念品標(biāo)準(zhǔn)一般客人若要發(fā)放紀(jì)念品，金額控制在200-500元/人。重要客人，視情況而定。6.8記錄表單:接待申請(qǐng)單來訪信息登記表核 準(zhǔn)審 核編 制修訂次數(shù)0102修訂日期接 待 申 請(qǐng) 單 填單時(shí)間：申請(qǐng)人申請(qǐng)部門陪同人員接待地點(diǎn)起止時(shí)間 年 月 日至 年 月 日接待事由簡(jiǎn) 述就餐人數(shù) 人就餐標(biāo)準(zhǔn) 元/人住宿標(biāo)準(zhǔn)高標(biāo)間 標(biāo)間 普標(biāo)禮品/禮金經(jīng) 辦 人部 門 經(jīng) 理 分 管 副 總總 經(jīng) 理 -接 待 申 請(qǐng) 單 填單時(shí)間：申請(qǐng)人申請(qǐng)部門陪同人員接待地點(diǎn)起止時(shí)間 年 月 日至 年 月 日接待事由簡(jiǎn) 述就餐人數(shù) 人就餐標(biāo)準(zhǔn) 元/人住