公司-會(huì)議管理制度

1、沈陽市*家具有限公司會(huì)議管理制度文件類別：總辦類 文件編號(hào)：ZB-2015-11-001 文件版次：A/0 編寫日期：2015年11月02日 生效日期：2015年11月02日 機(jī)密等級(jí)： 合計(jì)頁數(shù)：共16頁 編 制：審 核：批 準(zhǔn)：*公司會(huì)議管理制度一、目的：為加強(qiáng)企業(yè)管理，更好地完成公司的統(tǒng)一目標(biāo)，建立、健全有序的工作秩序，提高工作效率和工作靈活性和規(guī)范工作行為，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本制度。二、目標(biāo)：通過會(huì)議管理促進(jìn)工作完成率達(dá)到100%。三、適用范圍：適用于沈陽市*家具有限公司各部門、各級(jí)、各類會(huì)議的組織與管理。四、定義：會(huì)議管理：是指為了各層級(jí)明確工作目的，提高工作激情，提升工作效

2、率，有計(jì)劃的去做好每項(xiàng)工作，給員工提供了一個(gè)學(xué)習(xí)和交流的平臺(tái)，并且及時(shí)對(duì)工作進(jìn)行落實(shí)和總結(jié)。一個(gè)會(huì)議的構(gòu)成，包括以下要素：會(huì)議名稱、會(huì)議時(shí)間（含開始時(shí)間和終止時(shí)間）、會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議人員（出席人員、列席人員和工作人員）、會(huì)議組織、會(huì)議主題等。具體的是有組織、有領(lǐng)導(dǎo)地召集人們商議事情，通過會(huì)議過程管控，集思廣益、促進(jìn)溝通、統(tǒng)一思想、協(xié)調(diào)步調(diào)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)決策。我司會(huì)議分類：總經(jīng)辦例會(huì)、部門例會(huì)、專題會(huì)議、總結(jié)會(huì)議詳見附件一：會(huì)議說明表五、管理職責(zé)：總經(jīng)辦：是所有會(huì)議管理的歸口部門，負(fù)責(zé)監(jiān)督該制度的執(zhí)行。負(fù)責(zé)公司級(jí)例會(huì)、各種專題會(huì)議、總結(jié)會(huì)議的組織、指導(dǎo)和統(tǒng)籌協(xié)調(diào)及相關(guān)工作，負(fù)責(zé)部門例會(huì)的監(jiān)督。總經(jīng)辦主

3、任每月末編制并下發(fā)次月的會(huì)議計(jì)劃。行政部：負(fù)責(zé)各種會(huì)議的會(huì)場安排、設(shè)備準(zhǔn)備，負(fù)責(zé)管理保存所有會(huì)議紀(jì)要原件。各部門：負(fù)責(zé)本部門例會(huì)及主責(zé)專題會(huì)的組織及相關(guān)工作。六、具體要求：（一）、會(huì)議原則：1、高效原則：會(huì)議召開應(yīng)確有必要，注重實(shí)效，主題鮮明，準(zhǔn)備充分，嚴(yán)禁召開沒有明確目的、缺乏實(shí)際內(nèi)容的研討會(huì)、座談會(huì)、經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)等；2、精簡原則：大力精簡會(huì)議，盡量縮短會(huì)期和控制會(huì)議規(guī)模，減少與會(huì)人員。盡量控制大型會(huì)議召開；能合并召開的會(huì)議統(tǒng)籌合并召開；對(duì)可開可不開的會(huì)議堅(jiān)決不開；對(duì)能會(huì)下協(xié)調(diào)解決或用其他方式解決問題的盡量不開會(huì)議；3、節(jié)約原則：會(huì)議要厲行勤儉節(jié)約，嚴(yán)禁鋪張浪費(fèi)。（二）、會(huì)議策劃：1、公司的重

4、要會(huì)議由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)計(jì)劃、布置和管理，實(shí)施前必須考慮周詳，確定方案，并制定出每個(gè)操作步驟及流程，會(huì)議結(jié)束后，由行政部負(fù)責(zé)組織各部門相關(guān)人員參加及時(shí)清理會(huì)議室，使會(huì)議室保持整潔；2、會(huì)議提擬人或主辦部門負(fù)責(zé)會(huì)議的組織工作，并有權(quán)對(duì)違反本制度的行為提出處罰；3、各項(xiàng)會(huì)議依據(jù)公司召開會(huì)議的性質(zhì)由主辦部門和協(xié)辦部門共同完成。主辦部門會(huì)議工作的主要負(fù)責(zé)部門，統(tǒng)籌完成會(huì)議各項(xiàng)工作；協(xié)辦部門需在主辦部門的指導(dǎo)下協(xié)助完成會(huì)議有關(guān)工作；4、會(huì)議計(jì)劃一經(jīng)公司審批同意，如無特殊情況應(yīng)如期召開；5、凡已列入計(jì)劃的會(huì)議，如需改期，或遇特殊情況需安排新的臨時(shí)行政會(huì)議時(shí)，會(huì)議召集部門應(yīng)提前一天報(bào)請(qǐng)辦公室調(diào)整會(huì)議計(jì)劃。未經(jīng)總經(jīng)

5、辦同意，任何人不得隨意打亂正常會(huì)議計(jì)劃；6、會(huì)議安排的原則為：小會(huì)服從大會(huì)，局部服從整體，臨時(shí)會(huì)議服從例會(huì)。各類會(huì)議的優(yōu)先順序?yàn)椋汗纠龝?huì)、公司臨時(shí)行政會(huì)議、部門會(huì)議。因處置突發(fā)事件而召集的緊急會(huì)議不受此限。（三）、會(huì)議通知：1、會(huì)議召集部門需在會(huì)議召開前一個(gè)工作日發(fā)通知單給各參會(huì)部門（人員），并同時(shí)抄送總經(jīng)辦。未發(fā)通知單，會(huì)議召集部門負(fù)責(zé)人（或會(huì)議召集人）罰款50元；2、例會(huì)時(shí)間固定，不需另行通知。如出現(xiàn)會(huì)議時(shí)間調(diào)整，公司級(jí)例會(huì)由總經(jīng)辦通知各參會(huì)人員，部門例會(huì)則由部門報(bào)總經(jīng)辦，并說明原因。未通知的，責(zé)任部門負(fù)責(zé)人罰款50元。3、會(huì)議通知單需明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容和參會(huì)人員等。未按要求填寫，

6、填寫人罰款50元。詳見附件二：會(huì)議通知模板（四）、會(huì)前準(zhǔn)備：1、 參加人員：（1）、對(duì)會(huì)議目標(biāo)負(fù)有主要或直接責(zé)任者；（2）、對(duì)會(huì)議議題有絕對(duì)決定權(quán)力者；（3）、會(huì)后行動(dòng)的直接執(zhí)行者；（4）、對(duì)會(huì)議議題有專門知識(shí)或經(jīng)驗(yàn)者；（5）、應(yīng)參加會(huì)議人員因特殊原因不能到會(huì)，須經(jīng)會(huì)議主持人批準(zhǔn)，并由主持人決定是否由相關(guān)人員代為參加，嚴(yán)禁無故曠會(huì)、代會(huì)。嚴(yán)禁無故早退，會(huì)議期間如有特殊情況確需早退者，須經(jīng)主持人批準(zhǔn)。管理協(xié)調(diào)會(huì)、產(chǎn)銷聯(lián)系會(huì)、總結(jié)會(huì)不得請(qǐng)假，違者罰款30元。2、議程安排：議程由組織部門擬定，主要包括會(huì)議內(nèi)容、討論事項(xiàng)、達(dá)到目的、其他要求等。（1）、重要議題安排在會(huì)議前布置，保證與會(huì)者有備而來；（2

7、）、明確或控制會(huì)議中各議題的時(shí)長，防止時(shí)間失控；（3）、控制議題數(shù)量，保證議而有決；注意引導(dǎo)、歸納、提升會(huì)議議題；（4）、需發(fā)放的資料應(yīng)提早分發(fā)，讓與會(huì)者在會(huì)議正式開始前可以明確會(huì)議內(nèi)容、準(zhǔn)備自己的看法，減少會(huì)中宣讀、閱讀、演講的時(shí)間耽擱。3、會(huì)場布置：會(huì)場布置由組織部門協(xié)調(diào)行政部共同布置，主要包括會(huì)場空間、座位、條幅標(biāo)語、音響、投影、照明、通風(fēng)等的安排和布置，具體要求如下。（1）、會(huì)場空間應(yīng)便于與會(huì)人員進(jìn)出；（2）、座位應(yīng)有利于主要與會(huì)人員的視野通暢、便于相互交流、便于記錄和閱讀；（3）、會(huì)議必須的設(shè)備應(yīng)有質(zhì)量保證，并應(yīng)進(jìn)行會(huì)前檢查。（五）、會(huì)中管控：1、人員簽到：（1）、會(huì)議主辦部門提前在

8、會(huì)場入口處準(zhǔn)備好會(huì)議簽到表；與會(huì)人員進(jìn)入會(huì)場，應(yīng)簽到詳見附件三：會(huì)議簽到表（2）、簽到完成后，主辦部門應(yīng)盡快統(tǒng)計(jì)出應(yīng)到、實(shí)到人數(shù)，未到人員，交大會(huì)主持人。無故曠會(huì)或遲到早退的視同曠工遲到早退。 2、會(huì)場服務(wù)：（1）、引導(dǎo)座位：主辦部門按事前安排的座位，引導(dǎo)與會(huì)人員盡快就坐，特別要注意主要領(lǐng)導(dǎo)人員和主席臺(tái)就座人員的座次位置；（2）、分發(fā)會(huì)議文件、材料：重要文件可發(fā)到個(gè)人或主要負(fù)責(zé)人手里，可事先認(rèn)領(lǐng)簽收，也可會(huì)場提前認(rèn)領(lǐng)簽收；（3）、內(nèi)外聯(lián)系、傳遞信息：對(duì)大會(huì)進(jìn)行中領(lǐng)導(dǎo)對(duì)外要辦的事項(xiàng)，外來人員電話重要日程安排布置等的辦理，外來記者等接待陪同等事項(xiàng)；（4）、維護(hù)會(huì)場秩序：保證會(huì)場內(nèi)外的肅靜，減少會(huì)議

9、中的走動(dòng)；（5）、處理會(huì)中臨時(shí)事項(xiàng)：承辦主要領(lǐng)導(dǎo)或重要與會(huì)人員交辦的急事；（6）、其他服務(wù)：對(duì)會(huì)中一般需用物品應(yīng)有余量準(zhǔn)備，以應(yīng)付個(gè)別需求。5.3 會(huì)議進(jìn)程管理。3、會(huì)議進(jìn)程：（1）、主持人應(yīng)熟悉會(huì)議議程、議題、目的和會(huì)議精神等；（2）、尤其主持人和主講人應(yīng)按時(shí)到位，在開會(huì)前5分鐘由主持人清點(diǎn)人數(shù)，按時(shí)開會(huì)；（3）、要注意各參會(huì)人員想法、看法；（4）、主持人應(yīng)集中與會(huì)者的意見后做總結(jié)，引導(dǎo)圍繞中心暢所欲言，避免爭執(zhí)和人身攻擊；（5）、討論前應(yīng)明確討論的議題，要及時(shí)糾偏和引導(dǎo)，一般情況下不改變議程安排；（6）、主要研討的議題一般應(yīng)放在大會(huì)前半部分時(shí)間，當(dāng)議論達(dá)到預(yù)期目的時(shí)，應(yīng)及時(shí)小結(jié)并引導(dǎo)轉(zhuǎn)換議

10、題；（7）、減少中途退席，特別是主要與會(huì)人員退席的發(fā)生；（8）、科學(xué)安排議程，注意中間休息和節(jié)奏安排，連續(xù)23小時(shí)以上的會(huì)議應(yīng)安排中間休息，一般為10分鐘。4、會(huì)議記錄：會(huì)議主辦部門派專人對(duì)會(huì)議內(nèi)容予以詳細(xì)記錄，具體包括會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、出席人員情況、會(huì)議組織情況、主持人等，重點(diǎn)要做好會(huì)議議題、討論發(fā)言情況、所形成的決議等內(nèi)容的記錄。所有會(huì)議都做會(huì)議記錄。詳見附件四：會(huì)議記錄表（六）、會(huì)后跟進(jìn)：1、主辦部門及時(shí)整理會(huì)議記錄，形成會(huì)議紀(jì)要、決議等結(jié)論性文件，并分發(fā)存檔；2、按會(huì)議紀(jì)要和決議內(nèi)容，總經(jīng)辦督促相關(guān)部門和人員逐項(xiàng)落實(shí)會(huì)議決策，以期達(dá)到召開會(huì)議的預(yù)期目的；3、凡會(huì)議議定事項(xiàng)涉及到的部

11、門，部門負(fù)責(zé)人要認(rèn)真組織落實(shí)，承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，并注意向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)落實(shí)情況；4、全員會(huì)、產(chǎn)銷聯(lián)系會(huì)、采購委員會(huì)、月總結(jié)會(huì)做會(huì)議記錄。詳見附件五：會(huì)議紀(jì)要模板（七）、會(huì)議紀(jì)律：1、會(huì)議組織部門負(fù)責(zé)會(huì)議紀(jì)律的維護(hù)，準(zhǔn)備簽到表，組織參會(huì)人員簽到。未準(zhǔn)備簽到表，會(huì)議組織人罰款10元；2、參會(huì)人員準(zhǔn)時(shí)到達(dá)會(huì)場進(jìn)行簽到。會(huì)議開始時(shí)，組織人收回簽到表。會(huì)后，組織人在簽到表上標(biāo)注遲到（注明到會(huì)時(shí)間）、未到人員；3、參會(huì)人員如不能按時(shí)出席，需提前1個(gè)小時(shí)向會(huì)議組織部門請(qǐng)假，公司例會(huì)需向總經(jīng)辦請(qǐng)假。未請(qǐng)假視同缺席或遲到處理；管理協(xié)調(diào)會(huì)、產(chǎn)銷會(huì)議、巡廠檢查、采購委員會(huì)、總結(jié)會(huì)不得請(qǐng)假，特殊原因除外（由常務(wù)副總判斷是否

12、屬于特殊原因，并準(zhǔn)假）。4、公司例會(huì)及總結(jié)會(huì)需部門經(jīng)理及副職參加，如部門經(jīng)理因故不能出席，需指派本部門主管級(jí)人員代替，并提前通知總經(jīng)辦；5、無故缺席會(huì)議，罰款100元；遲到罰站3分鐘；6、與會(huì)人員進(jìn)入會(huì)場后，按順序就座，遵守會(huì)場紀(jì)律，不得喧嘩，不得交頭接耳，嚴(yán)禁吸煙；7、會(huì)議期間，與會(huì)人員佩帶的手機(jī)應(yīng)關(guān)閉或調(diào)至靜音位置；8、會(huì)議發(fā)言應(yīng)言簡意賅，緊扣議題；9、遵循會(huì)議主持人對(duì)議程控制的要求；10、屬工作部署性質(zhì)的會(huì)議，原則上不在會(huì)上進(jìn)行討論性發(fā)言；11、注意保守機(jī)密，嚴(yán)禁隨意宣揚(yáng)會(huì)議內(nèi)容、決議內(nèi)容。特別強(qiáng)調(diào)，不得隨意打斷他人發(fā)言，更不能進(jìn)行人身攻擊，只有當(dāng)事人發(fā)言后才能進(jìn)行辯論闡述，違者罰站10

13、分鐘。七、過程監(jiān)督：（一）、會(huì)議組織部門負(fù)責(zé)上述會(huì)議管理制度執(zhí)行；（二）、總經(jīng)辦負(fù)責(zé)監(jiān)督，違者按相關(guān)規(guī)定處罰。八、相關(guān)流程：會(huì)議發(fā)起部門人事行政部與會(huì)者總經(jīng)辦流程說明會(huì)場管控組織簽到會(huì)議通知會(huì)議策劃物資布置會(huì)場準(zhǔn)備準(zhǔn)備相關(guān)會(huì)議材料提交報(bào)備會(huì)后總結(jié)及跟進(jìn)1、會(huì)議組織部門進(jìn)行相關(guān)會(huì)議策劃，明確會(huì)議主題和程序并上報(bào)總經(jīng)辦；2、策劃完成后下達(dá)會(huì)議通知，注明時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議材料準(zhǔn)備等；3、協(xié)調(diào)行政部進(jìn)行會(huì)場布置；4、通知協(xié)調(diào)參會(huì)者準(zhǔn)備會(huì)議資料；5、會(huì)議發(fā)起部門提前入會(huì)場進(jìn)行組織簽到；6、會(huì)議過程嚴(yán)格執(zhí)行管控細(xì)則，做會(huì)議記錄和會(huì)議紀(jì)要；7、總經(jīng)辦進(jìn)行會(huì)議總結(jié)及事后跟進(jìn)。九、相關(guān)文件表單：（一）、

14、會(huì)議通知單（二）、會(huì)議簽到表（三）、會(huì)議記錄（四）、會(huì)議紀(jì)要十、實(shí)施日期：此制度自2015年11月3日正式執(zhí)行沈陽市*家具有限公司總經(jīng)辦附件一：會(huì)議說明表分類會(huì)議名稱會(huì)議級(jí)別主持人召開時(shí)間參會(huì)人員會(huì)議內(nèi)容總經(jīng)辦例會(huì)全員會(huì)A常務(wù)副總每月第一個(gè)周一早7:50公司全員參與人事任免、管理方向、統(tǒng)一思想、制度學(xué)習(xí)、獎(jiǎng)懲通報(bào)管理協(xié)調(diào)會(huì)B辦公室主任每周一下午16:00總經(jīng)辦、各部門經(jīng)理、主管工作總結(jié)與計(jì)劃，各部門約定及協(xié)助產(chǎn)銷聯(lián)席會(huì)A辦公室主任每月28日總經(jīng)辦、銷售團(tuán)隊(duì)、各部門經(jīng)理、主管銷售訂單與生產(chǎn)計(jì)劃銜接部門例會(huì)生產(chǎn)例會(huì)A生產(chǎn)廠長每周五下午13:00廠長、技術(shù)經(jīng)理、品控主管、調(diào)度、計(jì)劃、物控、班組生產(chǎn)及

15、質(zhì)量情況通報(bào)、計(jì)劃、改進(jìn)工藝周例會(huì)C技術(shù)經(jīng)理每周四上午10:00總經(jīng)辦主任、技術(shù)經(jīng)理、工藝員工作總結(jié)與計(jì)劃、難點(diǎn)和重點(diǎn)跟進(jìn)品質(zhì)周例會(huì)C品質(zhì)主管每周四上午11:00總經(jīng)辦主任、技術(shù)經(jīng)理、品控主管、品控員工作總結(jié)與計(jì)劃、難點(diǎn)和重點(diǎn)跟進(jìn)銷售周例會(huì)A銷售經(jīng)理每周五上午10:00總經(jīng)辦、銷售經(jīng)理、內(nèi)勤、業(yè)務(wù)員銷售總結(jié)與計(jì)劃、難點(diǎn)和重點(diǎn)跟進(jìn)專題會(huì)議質(zhì)量會(huì)議A技術(shù)經(jīng)理每周一下午15:30總經(jīng)辦、技術(shù)、廠長、品質(zhì)、采購、調(diào)度、計(jì)劃、物控、質(zhì)量情況通報(bào)、實(shí)施改進(jìn)巡廠查看A生產(chǎn)廠長每周二上午9:30總經(jīng)辦、廠長、技術(shù)、品質(zhì)、行政、采購、調(diào)度、物控廠區(qū)安全、生產(chǎn)進(jìn)度、質(zhì)量問題檢核采購委員會(huì)B采購經(jīng)理每月30日總經(jīng)辦

16、、采購、廠長、技術(shù)、銷售、計(jì)劃、物控、恒茂采購情況及資源需求、共享情況介紹總結(jié)會(huì)議月度工作總結(jié)與計(jì)劃會(huì)B辦公室主任與產(chǎn)銷聯(lián)席會(huì)合并總經(jīng)辦、銷售團(tuán)隊(duì)、各部門經(jīng)理、主管月度的工作總結(jié)及次月工作計(jì)劃季度工作總結(jié)與計(jì)劃會(huì)B辦公室主任與產(chǎn)銷聯(lián)系會(huì)合并總經(jīng)辦、銷售團(tuán)隊(duì)、各部門經(jīng)理、主管季度的工作總結(jié)及下個(gè)季度工作計(jì)劃附件二：會(huì)議通知模板會(huì)議通知會(huì)議時(shí)間會(huì)議地點(diǎn)會(huì)議承辦會(huì)議主持會(huì)議審批參會(huì)人員會(huì)議議題會(huì)議要求附件三：會(huì)議簽到表會(huì)議名稱會(huì)議時(shí)間會(huì)議地點(diǎn)簽到：序號(hào)姓名部門職務(wù)序號(hào)姓名部門職務(wù)116217318419520621722823924102511261227132814291530附件四：會(huì)議記錄表會(huì)議記錄會(huì)議主題會(huì)議主持會(huì)議時(shí)間會(huì)議地點(diǎn)列席人員缺席人員會(huì)議討論內(nèi)容各部門主要發(fā)言會(huì)