高校檔案管理發(fā)展思路

1、高校檔案管理發(fā)展思路    編者按：本文主要從新形勢下加強(qiáng)高校檔案管理工作的必要性；當(dāng)前加強(qiáng)高校檔案管理應(yīng)努力的目標(biāo)；新形勢下加強(qiáng)高校檔案管理工作的對策，對高校檔案管理發(fā)展思路進(jìn)行講述。其中，主要包括：從檔案內(nèi)容拓展的客觀要求來看，只有加強(qiáng)檔案管理，才能使檔案工作與時(shí)俱進(jìn)，提高到新水平、.從目前高校檔案工作中突出的薄弱環(huán)節(jié)來看，只有加強(qiáng)管理，才能使檔案工作符合要求，走上規(guī)范、從檔案工作的目的來看，只有加強(qiáng)檔案管理工作，才能更好地發(fā)揮檔案的功能和作用、管理模塊化、傳統(tǒng)管理與現(xiàn)代管理相結(jié)合，更注重現(xiàn)代管理、管理與服務(wù)相結(jié)合，更注重服務(wù)、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)與業(yè)務(wù)創(chuàng)新相結(jié)

2、合，更注重業(yè)務(wù)創(chuàng)新，具體材料請?jiān)斠姡骸菊?要】本文分析了在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，高校檔案管理應(yīng)如何應(yīng)對新形勢的各種挑戰(zhàn)，尤其是電大在以網(wǎng)絡(luò)教育為主的開放教育學(xué)習(xí)中的支持服務(wù)思考，并提出了虛實(shí)結(jié)合、藏用結(jié)合、重在服務(wù)、強(qiáng)調(diào)特色、加強(qiáng)溝通、協(xié)作共建的發(fā)展思路。 【關(guān)鍵詞】網(wǎng)絡(luò)環(huán)境 高校檔案管理 發(fā)展思路 高校檔案是學(xué)校發(fā)展的歷史記錄，是高等教育工作的重要環(huán)節(jié)，是國家檔案事業(yè)的重要組成部分。進(jìn)入新世紀(jì)隨著學(xué)校事業(yè)的迅速發(fā)展，高校的檔案管理工作也進(jìn)入了一個(gè)新的階段，如何在新時(shí)期里搞好檔案管理？見得地代的到來給高校檔案管理工作者提出了新的要求，高校檔案管理工作如何應(yīng)對新形勢的各種挑戰(zhàn)，是一個(gè)亟待解決的問題。尤其是

3、廣播電視大學(xué)目前主要從事的是以風(fēng)行主的開放教育，教師、學(xué)生可以很方便地在網(wǎng)上打到所需資料，而與教學(xué)、考試等有關(guān)的信息，也都分散在各個(gè)專業(yè)的子網(wǎng)占中。鑒于電大的服務(wù)對象主要包括網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的教師（含管理人員）和學(xué)生兩大群體，因此在制定檔案管理發(fā)展戰(zhàn)略時(shí)，必須從網(wǎng)絡(luò)下檔案的特點(diǎn)和廣播電視大學(xué)學(xué)習(xí)的特點(diǎn)兩方面進(jìn)行，將自身定位與為遠(yuǎn)程開放教育提供學(xué)習(xí)支持服務(wù)，走有自己特色的發(fā)展之路。分析當(dāng)前高校檔案管理工作面臨的新形勢，提出創(chuàng)新高校檔案管理工作的目標(biāo)，并且就如何加強(qiáng)當(dāng)前高校檔案管理工作進(jìn)行了探討。 一、新形勢下加強(qiáng)高校檔案管理工作的必要性 1.從檔案內(nèi)容拓展的客觀要求來看，只有加強(qiáng)檔案管理，才能使檔案工

4、作與時(shí)俱進(jìn)，提高到新水平。當(dāng)今時(shí)代是信息化時(shí)代，隨著計(jì)算機(jī)大量應(yīng)用于高校管理，產(chǎn)生了大量的數(shù)字化文件，數(shù)字化檔案信息資源與日俱增。與此同時(shí)，校園網(wǎng)的開通，網(wǎng)上學(xué)校的開辦，遠(yuǎn)程教育的發(fā)展，以及入世后高等教育面臨的來自國際上的競爭等等。這些既極大地拓展了檔案的內(nèi)容，同時(shí)也為檔案資料的收集、整理、貯存、使用帶來了許多新情況和新問題，客觀上要求必須加強(qiáng)高校的檔案管理工作。 2.從目前高校檔案工作中突出的薄弱環(huán)節(jié)來看，只有加強(qiáng)管理，才能使檔案工作符合要求，走上規(guī)范。檔案管理工作的基礎(chǔ)和前提，是檔案資料的收集和整理。目前高校檔案工作中普遍存在的問題是全員檔案意識不強(qiáng)。從領(lǐng)導(dǎo)到教職工，對檔案資料的收集、整理

5、、建檔、保管以及使用的重要性，普遍缺乏認(rèn)識，在實(shí)際工作中不能擺到應(yīng)有的位置。結(jié)果是許多重要的工作，甚至有重大影響的教學(xué)科研成果，只依稀地存在于人們的記憶，卻找不到或難以找到主要?dú)v史資料，有的資料收集權(quán)又過繁過多，缺乏整理，沒有質(zhì)量。這些情況，既不符合檔案收集的基本要求，也嚴(yán)重影響到檔案作用的發(fā)揮。只有加強(qiáng)教育，提高干部、教職工的認(rèn)識，堅(jiān)決按照檔案法規(guī)辦事，才能使高校的檔案管理工作走上規(guī)范化的軌道。 3.從檔案工作的目的來看，只有加強(qiáng)檔案管理工作，才能更好地發(fā)揮檔案的功能和作用。檔案是歷史，但歷史可以鑒往，我們重視檔案工作，是因?yàn)闄n案可以作為今天和明天的借鑒。檔案工作的目的，是為今天服務(wù)，為現(xiàn)實(shí)

6、服務(wù)。但是相當(dāng)多的高校檔案工作者扮演的是保管員的角色，注重檔案的管理，不注重服務(wù)。由于服務(wù)意識不強(qiáng)，計(jì)多高校的檔案絕大多數(shù)被束之高閣，無人問律，檔案的價(jià)值只體現(xiàn)在保存上，而不是為學(xué)校各項(xiàng)工作服務(wù)上。在這些同志看來，檔案工作做得好不好，主要是看其保存是否完整，而不是看其借閱頻率，不看其實(shí)際發(fā)揮作用的大小。只有加強(qiáng)檔案管理工作，特點(diǎn)是加強(qiáng)服務(wù)意識，讓檔案工作主動為教學(xué)、科研和學(xué)校建設(shè)發(fā)展服務(wù)才能凸顯檔案的功能和作用。 二、當(dāng)前加強(qiáng)高校檔案管理應(yīng)努力的目標(biāo) 一是管理模塊化。高校檔案管理工作也是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，有其獨(dú)特的管理模式。傳統(tǒng)的檔案如何管理，電子檔案又如何管理，傳統(tǒng)的檔案如何用現(xiàn)代的信息技術(shù)進(jìn)行

7、管理，都應(yīng)該將其形成管理模塊，有利于提高管理水平和檔案利用價(jià)值。這種模塊化的管理，一方面可以通過檔案管理軟件的開發(fā)來實(shí)現(xiàn)，另一方面，則可通過管理機(jī)帛、管理方法、管理手段的創(chuàng)新來實(shí)現(xiàn)。管理模塊化的結(jié)果將是檔案管理人員在工作中能夠較為方便地對檔案進(jìn)行歸檔、分類、數(shù)字化等，這樣既能提高檔案管理工作的效率，又有利于檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化，查詢?nèi)藛T能夠較為快速地查找到自己想要索取的檔案資料，從而節(jié)省查詢時(shí)間。 二是檔案信息化。也就是加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。辦公自動化的快速發(fā)展，政府上網(wǎng)工程的實(shí)施，電子文件的產(chǎn)生和歸檔，信息共享與信息安全等問題，使得檔案信息化日趨緊迫。就目前而言，檔案信息化就是要加強(qiáng)電子文

8、件和電子檔案的管理，研究制定電子文件和電子檔案管理規(guī)劃，制定有關(guān)電子文件和電子檔案管理辦法與標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)檔案管理軟件的優(yōu)化和推廣。要對有高度價(jià)值的圖像、文本、音像、軟件和科學(xué)數(shù)據(jù)等檔案資料進(jìn)行收集，組織規(guī)范性加工，并加以高質(zhì)量的保管，實(shí)現(xiàn)知識增值，并提供在廣域網(wǎng)上橫向跨庫的電子存取服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的電腦化，檔案利用的網(wǎng)絡(luò)化。 三是人員專業(yè)化。新時(shí)期的高校檔案工作者應(yīng)該既懂檔案學(xué)等專業(yè)知識，又懂電腦與網(wǎng)絡(luò)知識，將二者有機(jī)地結(jié)合起來。按照國家的要求，檔案工作者在新形勢下應(yīng)該是：具有較強(qiáng)的政治素質(zhì)、嶄新的知識結(jié)構(gòu)，視野開闊、思維敏捷、有創(chuàng)新能力。在全國檔案事業(yè)“十五計(jì)劃”中，也提出了“以崗位培訓(xùn)和繼

9、續(xù)教育為重點(diǎn)，著重抓好檔案業(yè)務(wù)人員失一員培訓(xùn)，全面推行持證上崗制定”的目標(biāo)，以達(dá)到檔案管理人員專業(yè)化的要求，并把精通檔案專業(yè)知識、懂計(jì)算機(jī)、會外語的復(fù)合型人才作為培養(yǎng)重點(diǎn)。建立相應(yīng)的培訓(xùn)體系，招攬高級自動化管理人才，提高他們的信息素質(zhì)，增強(qiáng)他們對信息的管理、加工、合成、利用能力。 三、新形勢下加強(qiáng)高校檔案管理工作的對策 1.傳統(tǒng)管理與現(xiàn)代管理相結(jié)合，更注重現(xiàn)代管理。這里所說的現(xiàn)代管理，也就是新形勢下的檔案電腦化管理。一方面，要將有價(jià)值的、該長期保存的、可以公開的檔案通過電腦及相配套的軟件進(jìn)行管理。另一方面，要將高校各部門產(chǎn)生、形成的電子文件或資料通過電腦進(jìn)行分類處理，從而形成電子檔案。要形成統(tǒng)

10、一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，對檔案尤其是電子檔案加強(qiáng)信息化管理。電子檔案管理過程中，一定要考慮到介質(zhì)質(zhì)量因素、人為因素等對檔案信息的影響，采取有效措施進(jìn)行保管。如把好質(zhì)量關(guān)，多貯存一份；定期抽查、普查檢測，加強(qiáng)病毒防范；適時(shí)轉(zhuǎn)錄、拷貝或遷移信息；重要信息采取再生性保護(hù)技術(shù)；加強(qiáng)有關(guān)電子文件的工作制定和管理制度；提高計(jì)算機(jī)人員操作水平、規(guī)范操作程序等，防止電子郵件信息的丟失。 2.管理與服務(wù)相結(jié)合，更注重服務(wù)。在知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，高校檔案的服務(wù)功能應(yīng)該得到更大加強(qiáng)。中國加入WTO、信息技術(shù)的高速發(fā)展，網(wǎng)上政府、遠(yuǎn)程教育的出現(xiàn)，越來越多的檔案將直接通過網(wǎng)絡(luò)為學(xué)校的發(fā)展服務(wù)。學(xué)校的相關(guān)信息準(zhǔn)不準(zhǔn)確，內(nèi)容豐不豐富，質(zhì)

11、量高不高，與檔案管理水平也有很大的關(guān)系。因此，檔案工作者要在發(fā)揮“管好”檔案職能的同時(shí)，要更好地發(fā)揮“用好”檔案的職能。要在保證真實(shí)可靠的前提下，將有價(jià)值的，可以公開的學(xué)校相關(guān)信息通過一定的加工、處理后公之于眾，加強(qiáng)對學(xué)校各項(xiàng)工作的宣傳，提升檔案的服務(wù)水平，變被動提供查閱為主動提供信息，提高檔案的價(jià)值，使其發(fā)揮更大的作用。可以說，在商校里，更好地發(fā)揮檔案的服務(wù)功能，就是要發(fā)揮其資源作用、憑證作用、宣傳作用、教育作用。此外，要加強(qiáng)對檔案管理的效果評估，將其作為檢驗(yàn)檔案管理效益和效率的基本途徑，通過正式與非正式評估、內(nèi)部與外部評估、事前事中和事后評估、量化與非量化評估，達(dá)到有效配置資源、提高服務(wù)水

12、平的目的。 3.業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)與業(yè)務(wù)創(chuàng)新相結(jié)合，更注重業(yè)務(wù)創(chuàng)新。創(chuàng)新在新時(shí)期的高校檔案管理工作中顯得尤為重要。檔案工作者在系統(tǒng)地掌握檔案學(xué)、管理學(xué)等相關(guān)知識的同時(shí)，要加強(qiáng)對計(jì)算機(jī)知識的學(xué)習(xí)和運(yùn)用，特別是要在如何利用網(wǎng)絡(luò)平臺提升服務(wù)功能、拓展宣傳手段上下功夫，爭取成為聚合與集成數(shù)據(jù)處理人員、電子工程師、人事官員、市場營銷專業(yè)、計(jì)算機(jī)程序啼、戰(zhàn)略規(guī)劃者、記錄管理者、檔案館員、圖書館員和情報(bào)專家等功能的復(fù)合型檔案管理人才。在業(yè)務(wù)上，要把繼承和創(chuàng)新有機(jī)地結(jié)合起來，對我們多年來形成的好傳統(tǒng)、好作法必須堅(jiān)持，同時(shí)面對變化了的新形勢、新情況，必須不斷探索和總結(jié)新的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)行新的理論概括，使檔案事業(yè)的工作思路、工作對策和工作方法隨著時(shí)代和實(shí)踐的發(fā)展而發(fā)展?？梢哉f，網(wǎng)絡(luò)為檔案工作者開辟了新的工作天地，同時(shí)也為人們提供了許多創(chuàng)新的機(jī)會。要將檔案管理過程中的新的經(jīng)驗(yàn)和好的方法加以總結(jié)，要學(xué)會用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)開展檔案工作研究，提高自己的業(yè)務(wù)水平。 總之，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理，只有充分利用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，與時(shí)