第八部分+桌面信息管理程序應用

1、.第八部分 桌面信息管理程序應用8.1 桌面信息管理簡介8.2 Outlook的啟動與退出8.3 通訊簿的管理8.4 電子郵件的使用8.5 任務的創(chuàng)建和使用8.6 日歷的使用8.7 日記和便箋的使用8.8 文件的導入與導出.8.1 桌面信息管理簡介v辦公人員每天需要通過電子郵件與相關人員聯(lián)絡，記住每件該做的事，記錄做過的事情，預訂會議安排，為領導進行日程安排等，工作繁雜，提高信息管理的效率在現(xiàn)代辦公中非常重要。v對于這些問題的處理，就要使用辦公自動化中的桌面信息管理功能，即Office中的Outlook，它可以用于組織和共享桌面上的信息并與他人進行通信。.8.2 Outlook的啟動與退出vO

2、utlookOutlook的啟動：雙擊Windows桌面上的快捷方式“Microsoft OutlookMicrosoft Outlook”圖標；選擇 “開始”“程序”“Microsoft OutlookMicrosoft Outlook”命令。vOutlookOutlook的界面組成：見圖vOutlookOutlook的退出：單擊OutlookOutlook窗口右上角的關閉按鈕或單擊“文件”菜單下的“退出”命令等 ； vOutlookOutlook的用戶賬號設置：初次啟動OutlookOutlook時會出現(xiàn)一個向?qū)?，提示用戶進行賬戶設置。.Outlook的界面組成 .8.3 通訊簿的管理v聯(lián)

3、系人的創(chuàng)建v聯(lián)系人的管理.聯(lián)系人的創(chuàng)建vOutlook中的“聯(lián)系人”文件夾可以將與某個聯(lián)系人所有相關的信息都集中在一起。例如，姓名、電話號碼、聯(lián)系地址、商務傳真、電子郵件、生日、紀念日等，還可以方便快速地查找某個人的聯(lián)系方式，也可將會議請求、電子郵件或任務請求發(fā)送給聯(lián)系人。v選擇“文件”/“新建”/“聯(lián)系人”，即可輸入聯(lián)系信息。.聯(lián)系人的管理v選擇“工具”/“工作簿”，打開窗口如圖所示；v刪除聯(lián)系人：在列表中選擇要刪除的聯(lián)系人，單擊工具欄上的“刪除”按鈕；v添加聯(lián)系人：選擇“文件”/“添加新地址”，或單擊工具欄的“添加新地址”按鈕，在列表中選擇“新建聯(lián)系人”，單擊“確定”.8.4 電子郵件的使

4、用v創(chuàng)建、發(fā)送和接收電子郵件v由聯(lián)系人創(chuàng)建郵件v轉(zhuǎn)發(fā)、答復、撤銷郵件v管理郵件v電子郵件使用注意事項 .創(chuàng)建、發(fā)送和接收電子郵件v創(chuàng)建郵件v發(fā)送郵件v接收郵件.創(chuàng)建郵件v單擊“新建郵件”按鈕的下拉按鈕，在列表中選擇背景、信紙或網(wǎng)頁方式，打開“新郵件”對話框；v輸入郵件的收件人地址、抄送和主題及正文內(nèi)容；v按要求對郵件的正文進行格式設置；v單擊收件人或抄送等文本框的名稱，可用“聯(lián)系人”文件夾自動填寫；v在“收件人”框中，可同時填寫多個收件人，之間用逗號或分號分隔。.發(fā)送郵件v單擊 “發(fā)送”按鈕，即可完成郵件發(fā)送；v若要通過不是默認的郵件賬號發(fā)送郵件，需選擇“文件|發(fā)送郵件”菜單項；圖v收到的郵件

5、可以轉(zhuǎn)發(fā)給其他人，方法是打開需轉(zhuǎn)發(fā)的郵件，單擊“轉(zhuǎn)發(fā)郵件”按鈕，輸入收件人地址，單擊“發(fā)送”；v若需發(fā)送附件，單擊“附加”按鈕，在“插入附件”對話框中選擇要發(fā)送的文件，單擊附件按鈕。.“收件箱”對話框.接收郵件v單擊“工具”菜單下的“發(fā)送和接收”命令，或單擊工具欄上“發(fā)送和接收”按鈕；v在對話框中選擇接收電子郵件帳戶的種類；v選擇“收件箱”文件夾，新收到的郵件將放到“收件箱”里，用戶可以隨時閱讀郵件；v新郵件均用黑體字表示，帶有附件的左側(cè)有曲別針圖標；v若將附件存到硬盤上，右擊附加文件圖標，選擇“另存為”。.由聯(lián)系人創(chuàng)建郵件.轉(zhuǎn)發(fā)、答復、撤銷郵件v轉(zhuǎn)發(fā)：在收件箱的郵件列表中，選擇要轉(zhuǎn)發(fā)的郵件，

6、單擊工具欄上的“轉(zhuǎn)發(fā)”按鈕；v答復：在收件箱的郵件列表中，選擇要答復的郵件，單擊工具欄上的“答復發(fā)件人”按鈕；v標記郵件：在答復郵件窗口中的工具上單擊驚嘆號，重要性標記為高；單擊下箭頭，重要性標記為低；單擊“郵件標記”按鈕，可輸入標記內(nèi)容；單擊“選項”按鈕，可設置標記和回執(zhí)；v撤銷郵件：在“郵件”窗口中，單擊“已發(fā)送的郵件”文件夾，在“已發(fā)送的郵件”列表中，選擇要撤銷的郵件，選擇“動作”/“撤回該郵件”。v注意：只能撤銷收件人未讀的郵件。.管理郵件v郵件排序v郵件篩選v郵箱管理.郵件排序v在“收件箱”最右側(cè)“郵件列表”上面有一行圖標按鈕和文本按鈕，每一個圖標或文本都表示一種特定的含義，它們會被

7、標記在所收到郵件的前面，根據(jù)這些圖標可以區(qū)別對待所收到的郵件，從左到右分別表示：重要性； 郵件類型圖標，有已讀和未讀兩種狀態(tài)；標記狀態(tài)，當對郵件作有標記時顯示該圖標；附件，當郵件有附件時郵件前標出該圖標； 顯示郵件的發(fā)件人；顯示郵件的主題；顯示郵件的接收時間； 顯示出郵件的大小。 v單擊相應圖標，即可按該類型排序。.郵件篩選 郵件篩選就是將符合指定條件的郵件挑選出來，操作步驟如下：（1）在“Outlook 面板”中，單擊“收件箱”；在出現(xiàn)的“收件箱”窗口中，選擇“查看”/“當前視圖”命令。（2）在出現(xiàn)的級聯(lián)菜單中提供了多種視圖方式，其實它們就是各種選擇篩選條件，有“郵件”、“收件人”等，根據(jù)需

8、要可以進行選取。（3）單擊篩選條件后，郵件列表框中符合條件的郵件留下，不符合條件的郵件被隱藏。.郵箱管理v用戶對郵箱的管理包括查看郵箱的大小；v按大小或時間搜索郵件；v對郵件進行刪除、移動或存檔；v清除整理郵箱。.電子郵件使用注意事項v預防電子郵件病毒 v電子郵件的使用技巧與建議.預防電子郵件病毒v因特網(wǎng)是一個巨大的信息庫，每天有數(shù)不清的信息在網(wǎng)絡上流動，網(wǎng)上同樣也可能有惡意的程序。如果這些程序是精心編寫的網(wǎng)絡病毒，那么，它可以通過網(wǎng)絡尤其是電子郵件迅速傳播，危險很大。v對付郵件病毒，第一是防，如拒收陌生人的郵件，不從陌生的站點下載文件等；第二是殺，如果不慎下載了郵件病毒，可以利用各個病毒廠商

9、的最新殺毒軟件可以查殺郵件病毒，第三是要殺防結(jié)合。.電子郵件的使用技巧與建議（1）盡量使用專門的郵件管理程序（2）正確設置E-mail軟件（3）盡量不要用正式注冊的賬號收發(fā)郵件（4）多申請幾個不同站點的免費信箱（5）及時取消訂閱的郵件列表和電子刊物（6）公共場合盡量少填寫個人信息（7）及時整理信箱（8）注意清除瀏覽器的歷史記錄和緩存.8.5 任務的創(chuàng)建和使用1.任務描述2.任務的創(chuàng)建3.由郵件創(chuàng)建任務4.任務的分派5.響應任務.1.任務描述v任務是一項與人員或工作相關的事務，用戶可以接受上級分派的任務，也可把任務分派給其他人。當用戶有一個新任務要求時，就需要創(chuàng)建一個新的任務項目。下面以實例問題

10、說明如何創(chuàng)建任務,問題情形如下：v假設海田公司為了豐富職工業(yè)余生活 ，促進企業(yè)文化建設，決定7月28日（星期天）組織一次郊游活動，現(xiàn)在需要給相關人員下派該任務，要求各位職工報名參加。v下面就以該事項為例，講解如何創(chuàng)建和分派任務.2.任務的創(chuàng)建v在 Outlook面板中單擊“任務”圖標，打開“任務- Microsoft Outlook”窗口；v選擇“文件|新建|任務”，打開“未命名-任務”窗口；如圖所示。v在主題框中輸入任務名稱；在“開始|截止日期”下拉列表中選擇開始和截止日期；在狀態(tài)下拉列表中選擇任務的狀態(tài)；在“優(yōu)先級”框中選擇任務的級別；在“提醒”框中設置提醒時間和聲音；v對于定期任務，可單

11、擊工具欄上“任務周期”按鈕v單擊“保存并關閉”按鈕。.任務窗口.3.由郵件創(chuàng)建任務v在“郵件”窗口“收件箱”中的郵件列表中，將需要安排任務根據(jù)的郵件拖到“任務”圖標上，打開“任務”對話框；v在對話框中直接將郵件中的任務分派給聯(lián)系人。.4.任務的分派v在 Outlook面板中單擊“任務”圖標，在右側(cè)的“任務列表”框中雙擊要分配的任務主題；v在新打開的窗口中選擇“動作|分配任務”命令或單擊“分配任務”按鈕；v在新打開的窗口中的“收件人”框中輸入或選擇任務接受者的郵箱地址。.5.響應任務v在收件箱的郵件列表中，雙擊給你指派任務的郵件，打開相關的郵件窗口；v單擊工具欄上的“接受”按鈕，打開“接受任務”

12、對話框；v在對話框中單擊“立即發(fā)送響應”按鈕。.8.6 日歷的使用v利用日歷創(chuàng)建約會v利用日歷安排會議 .利用日歷創(chuàng)建約會1. 單擊日歷圖標，選“文件|新建|約會”，或單擊工具欄上的“新建”按鈕，選“約會”，打開“約會”對話框，如圖。2.在約會窗口中進行如下操作：v在“主題”框中輸入約會名稱；在“地點”框中輸入約會地點；在“開始時間”框中選擇開始時間；在“結(jié)束時間”框中選擇結(jié)束時間；v選中“提醒”復選框，輸入提醒時間；若需音樂提醒，單擊“喇叭”圖標；v單擊“重復周期”按鈕，設置定期模式“按年”；v單擊“邀請與會者”按鈕，再單擊“收件人”，彈出“選擇與會者資源”對話框，確定參加人，如圖。單擊“確

13、定”。v單擊“發(fā)送”按鈕。.“約會”對話框.“選擇與會者資源”對話框.利用日歷安排會議1.在Outlook面板中單擊“日歷”圖標，打開日歷窗口；2.單擊“新建”按鈕，一在下拉列表中選擇“會議要求”；打開會議窗口，如圖。3.填寫會議有關相項目，單擊“收件人”，彈出“選擇與會者及資源”對話框；4.在對話框的聯(lián)系人列表中，選擇與會的姓名，單擊“必選”、“可選”或“資源”按鈕，最后單擊“確定”；5. 單擊“發(fā)送”按鈕。.8.7 日記和便箋的使用v日記的使用v便箋的使用 .日記的使用 v創(chuàng)建日記條目 v自動記錄日記條目 v打開日記條目 .創(chuàng)建日記條目1.選擇“文件|新建|日記條目”，打開編輯窗口；2.在

14、窗口中輸入內(nèi)容如下：v“主題”：日記的簡短概述；v“條目類型”：選擇能表達日記的內(nèi)容；v“單位”：輸入所記活動組織者的單位；v“時間”：輸入日期、時間和持續(xù)時間；v“正文”：輸入日記內(nèi)容。3.單擊“保存并關閉”按鈕。.自動記錄日記條目v選擇“工具|選項”，打開“選項”對話框；v單擊“日記選項”按鈕，打開“日記選項”對話框；v在“自動記錄”列表框中選擇要自動記錄的項目；在聯(lián)系人列表框中選擇要自動記錄的姓名；在記錄文件列表框中選擇自動記錄的文件類型；v單擊“確定”按鈕。.打開日記條目v在文件夾列表中單擊“日記”項，打開“日記”窗口；v單擊“XXXX年XX月”右側(cè)的下拉按鈕，在日歷中選擇日期；選中要

15、打開的日記名稱；v選擇“|打開”命令，或雙擊日記名稱。.便箋的使用 v創(chuàng)建便箋 ：選擇“文件|新建|便箋”，在彈出的黃色便箋紙上輸入要記錄的文字；v編輯便箋 ：單擊窗口左下角的“便箋”按鈕，打開便箋窗口；雙擊便箋圖標，打開便箋進行編輯；在便箋上單擊右鍵，指向“顏色”項，在顏色表中選擇所需顏色。.8.8 文件的導入與導出v文件導入v文件導出.文件導入v選擇“文件”/“導入和導出”，打開/“導入和導出”向?qū)υ捒?，如圖；v在“請選擇要執(zhí)行的操作”框中的列表中選擇“從另一程序或文件導入”，單擊“下一步”，打開“導入文件”對話框，如圖；v在文件類型列表中選擇“個人文件夾文件”，單擊“下一步”，打開“導入個人文件夾”對話框，如圖；v單擊“瀏覽”按鈕，選擇要導入的.PST文件，并選擇“用導入的項目替換重復的項目”單選項，單擊“下一步”，打開“導入個人文件夾”對話框，如圖；v在“從下面位置選擇要導入”列表中選中“個人文件夾”，并選中“包括子文件夾”復選框，單擊完成。.文件導入的有關界面.文件導出v選擇“文件”/“導入和導出”，打開/“導入和導出”向?qū)υ捒?，如圖；v在“請選擇要執(zhí)行的操作”列表框中選擇“導出到一個文件”，單擊“下一步