中小學(xué)校各類(lèi)檔案的整理方法及要求

1、中小學(xué)校各類(lèi)檔案的整理方法及要求第一節(jié) 一般管理類(lèi)檔案的整理一、一般管理類(lèi)檔案是指以下三大類(lèi)：辦學(xué)條件（BX）、學(xué)校管理（XX）、教育教學(xué)（JY）。二、歸檔范圍：凡是學(xué)校在建設(shè)、管理、教育、教學(xué)活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的文件均需歸檔，基本按照杭州市中小學(xué)校檔案歸檔范圍和保管期限表（以下簡(jiǎn)稱(chēng)歸檔范圍和保管期限表）執(zhí)行。開(kāi)展收集工作時(shí)請(qǐng)注意：1、不要僅僅局限于歸檔范圍和保管期限表中所列類(lèi)目和材料類(lèi)型，本校在實(shí)際工作當(dāng)中形成的，但未列入表中的材料同樣需要收集歸檔；2、表中有列明但本校確未形成的材料無(wú)需再補(bǔ)，并不是要求每年每個(gè)類(lèi)別都要有相應(yīng)材料歸檔；3、收集工作要求盡可能齊全完整：（1）不限時(shí)間，自學(xué)校

2、成立時(shí)起一直到現(xiàn)在形成的所有文件材料，凡有保存價(jià)值的都要收集歸檔；（2）不限對(duì)象，如涉及到學(xué)校撤并，則合并進(jìn)來(lái)學(xué)校的檔案資料也要收集歸檔，在整理時(shí)作為一個(gè)獨(dú)立的單位對(duì)待。三、整理步驟及要求1、分年度：按教學(xué)年度歸檔，以文件內(nèi)容所針對(duì)的教學(xué)年度為準(zhǔn)；文件時(shí)間不清楚的要盡量考證清楚。2、分類(lèi)目：根據(jù)歸檔文件具體內(nèi)容，對(duì)照歸檔范圍和保管期限表，放入相應(yīng)類(lèi)目?jī)?nèi)；表中未列明的文件材料分類(lèi)目時(shí)如何處理？（1）比照最接近的類(lèi)目放入；（2）將其放入所屬上級(jí)類(lèi)目的“綜合”類(lèi)；判定保管期限：按照歸檔文件所屬類(lèi)目，對(duì)照歸檔范圍和保管期限表所列保管期限確定，表中未列明的部分新增文件材料類(lèi)型可根據(jù)實(shí)際情況判定。3、排列

3、：將同一年度同一類(lèi)目的文件放在一起，并將其排順；排列時(shí)盡量將同一件事情或同一個(gè)活動(dòng)形成的歸檔文件相對(duì)集中排在一起；如果同一年度同一類(lèi)目的文件有多種保管期限，一般按照保管期限由長(zhǎng)到短的順利排列，即按照永久、30年、10年、5年等順序排列。4、裝訂：按件歸檔，單份裝訂。裝訂要求：以A4大小為標(biāo)準(zhǔn)取齊，大于A4的要折疊，小于A4一半的要用白紙托裱；去除訂書(shū)釘回形針等金屬物（保管期限為10年及以下的可用訂書(shū)釘），形成時(shí)即成本成冊(cè)的報(bào)表、刊物等，可保留原裝訂；格式、內(nèi)容和形成時(shí)間基本相同的多份文件可合并為一件歸檔，此時(shí)必須另加白紙作封面后再裝訂，封面上應(yīng)注明文件的總標(biāo)題、時(shí)間等項(xiàng)目。裝訂方法：A、衣車(chē)縫

4、邊 B、膠劑粘合 （適用于較薄的單份歸檔文件）C、三孔一線(xiàn)（適用于較厚的單份歸檔文件）D、不銹鋼釘（適用于保管期限為永久、30年的歸檔文件）E、普通釘書(shū)釘（適用于保管期限為10年及以下的歸檔文件）建議盡量少用或不采用含金屬物的裝訂方法。5、編頁(yè)碼：每份文件單獨(dú)編頁(yè)碼，每件均從1開(kāi)始對(duì)有文字的頁(yè)面編連續(xù)頁(yè)號(hào)，正面編在右上角，反面編在左上角。如原文已編有連續(xù)正確頁(yè)號(hào)或只有單頁(yè)的可不用再編頁(yè)號(hào)。編頁(yè)碼時(shí)，建議采用打碼機(jī)編頁(yè)碼。6、蓋章編號(hào)：每份文件在其首頁(yè)的左上角空白位置加蓋歸檔章并填寫(xiě)相關(guān)內(nèi)容。如另加白紙作封面，則將歸檔章蓋在白紙封面的左上角。歸檔章樣式如下：全宗號(hào)類(lèi)目號(hào)年度件號(hào)頁(yè)數(shù)期限121.1

5、0XX01200711永久歸檔章各項(xiàng)目及填寫(xiě)要求：全宗號(hào)：學(xué)校全部檔案的代號(hào)，鎮(zhèn)區(qū)屬學(xué)校由本鎮(zhèn)區(qū)黨政辦綜合檔案室確定，市屬學(xué)校由市檔案館確定；如有合并進(jìn)來(lái)的學(xué)校，則每個(gè)合并學(xué)校都要有獨(dú)立全宗號(hào)；類(lèi)目號(hào)：對(duì)照歸檔范圍和保管期限表，確定文件所屬的類(lèi)目號(hào)；年 度：文件所屬的年度，一般指教學(xué)年度，用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示；件 號(hào)：該歸檔文件在對(duì)應(yīng)類(lèi)目和對(duì)應(yīng)年度中所排的順序號(hào)；頁(yè) 數(shù)：該歸檔文件的總頁(yè)數(shù)；期 限：對(duì)照歸檔范圍和保管期限表，確定該歸檔文件的保管期限；7、著錄：對(duì)照檔案管理軟件著錄界面和歸檔文件目錄填寫(xiě)要求，將文件有關(guān)信息著錄進(jìn)檔案管理軟件，用于打印歸檔文件目錄和今后的檔案檢索利用。歸檔文件目錄

6、（見(jiàn)附錄一）各項(xiàng)目及填寫(xiě)要求：全宗號(hào)、類(lèi)目號(hào)、年度、件號(hào)、頁(yè)數(shù)、期限等項(xiàng)目與歸檔章的內(nèi)容相一致；文 號(hào)：文件制發(fā)單位的發(fā)文字號(hào)，要求照實(shí)抄錄，填寫(xiě)完整齊全，沒(méi)有文號(hào)的文件此欄可空；責(zé)任者：發(fā)布文件的署名者或蓋章單位，責(zé)任者名稱(chēng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)可填寫(xiě)規(guī)范簡(jiǎn)稱(chēng)；題 名：文件的標(biāo)題，要求照實(shí)抄錄。文件本身沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題不能說(shuō)明文件內(nèi)容的，應(yīng)為其加擬或補(bǔ)充標(biāo)題，并將加擬或補(bǔ)充的標(biāo)題置于“ ”內(nèi)，以區(qū)別于原來(lái)的文件標(biāo)題；日 期：文件的形成時(shí)間，即文件的落款時(shí)間，填寫(xiě)時(shí)要求用八位阿拉伯?dāng)?shù)字填寫(xiě)，年月日之間用“.”連接。文件日期清楚的照實(shí)抄錄，如果月份或日不清楚，則用“00”表示；備 注：該份歸檔文件如有需要特殊說(shuō)明

7、的情況（如文件的密級(jí)、缺頁(yè)等）可在此欄填寫(xiě)。8、裝盒：將整理好的歸檔文件分類(lèi)目和分年度按件號(hào)順序裝盒；裝盒時(shí)不可跨類(lèi)目但可跨年度，即一盒只能裝某一個(gè)類(lèi)目的歸檔文件，如果一個(gè)年度該類(lèi)目的文件較少，未裝滿(mǎn)一盒，則下一個(gè)年度該類(lèi)目的歸檔文件可接著裝在同一盒，直至裝滿(mǎn)為止；每個(gè)檔案盒內(nèi)要放置盒內(nèi)文件對(duì)應(yīng)的歸檔文件目錄。檔案盒背脊的樣式（見(jiàn)附錄二）及填寫(xiě)方法：全宗名稱(chēng)：本學(xué)校的全稱(chēng)或規(guī)范簡(jiǎn)稱(chēng)，建議刻章蓋印；一級(jí)類(lèi)目名稱(chēng)：即“辦學(xué)條件”、“學(xué)校管理”、“教育教學(xué)”三個(gè)一級(jí)類(lèi)目的相應(yīng)名稱(chēng)，建議刻章蓋??；全宗號(hào)、類(lèi)目號(hào)：與歸檔章相應(yīng)欄目一致；年 度：該檔案盒內(nèi)所裝歸檔文件的起止年度，如為單一年度照實(shí)填寫(xiě)，如為

8、跨年度，可先寫(xiě)好開(kāi)始年度，截止年度先空，待盒裝滿(mǎn)之后再填寫(xiě)截止年度；起止件號(hào)：如盒內(nèi)已裝滿(mǎn)且只有一個(gè)年度時(shí)需填寫(xiě)清楚盒內(nèi)歸檔文件的起止件號(hào)；如為跨年度裝盒，則起止件號(hào)欄不用填寫(xiě)。檔案盒背脊填寫(xiě)時(shí)要求盡可能用字粒章蓋印或打印，而不用手寫(xiě)。9、排架：上架排列時(shí)先按類(lèi)目順序，同一類(lèi)目再按年度時(shí)間順序排列，每個(gè)類(lèi)目后面均應(yīng)預(yù)留部分箱柜空間，以適應(yīng)日后檔案增長(zhǎng)需要。10、編制目錄：歸檔文件目錄打印一式兩份，一份放入檔案盒中跟隨相應(yīng)檔案，另一份匯總裝訂成冊(cè)，裝訂時(shí)可先按類(lèi)目，再按年度順序排列，也可以先按年度，再按類(lèi)目順序排列，一般推薦采用前者?！稗k學(xué)條件”、“學(xué)校管理”、“教育教學(xué)”三個(gè)一級(jí)類(lèi)目形成的檔案

9、目錄如果較少，可匯總裝訂成一本，不同大類(lèi)之間用色紙間隔一下以利查找；如果較多，則每個(gè)一級(jí)類(lèi)目裝訂成一本。檔案目錄要用專(zhuān)門(mén)的“檔案目錄”夾來(lái)裝訂，并在封面和背脊貼好相應(yīng)標(biāo)簽（樣式見(jiàn)附錄三、四）。第二節(jié) 教師業(yè)務(wù)檔案的整理一、“教師業(yè)務(wù)檔案”屬于“學(xué)校管理”一級(jí)類(lèi)目下的一個(gè)小類(lèi)，其類(lèi)目號(hào)為：XX18，因其整理方法稍有不同，故作單獨(dú)介紹。二、歸檔范圍：1、歸檔范圍和保管期限表中所列的文件材料類(lèi)型；2、上級(jí)部門(mén)或評(píng)估活動(dòng)要求放入的其他有關(guān)教師業(yè)務(wù)工作的材料。三、整理原則：按人整理，一人一檔。四、整理步驟及要求：1、分類(lèi)：將屬于教師業(yè)務(wù)檔案的相關(guān)資料按教師不同姓名分開(kāi)來(lái)，一個(gè)教師的所有材料集中放在一起；

10、2、編號(hào)：按照“類(lèi)目號(hào)年度保管單位順序號(hào)”的編號(hào)方法對(duì)教師業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行編號(hào)，一個(gè)教師所有業(yè)務(wù)檔案作為一個(gè)保管單位，“年度”一般以該教師來(lái)到本學(xué)校開(kāi)始任教的年度為準(zhǔn)，“保管單位順序號(hào)”為該教師在對(duì)應(yīng)“年度”的排列順序號(hào)；3、裝盒：按“一人一盒（袋）”的原則，將每個(gè)教師的業(yè)務(wù)檔案分別裝入一個(gè)檔案盒或檔案袋，檔案盒或檔案袋內(nèi)文件單份裝訂，方便日后添加；如裝盒則直接在檔案盒背脊標(biāo)識(shí)檔號(hào)，如裝袋則在檔案袋的封面上加蓋歸檔章（與一般管理類(lèi)檔案的歸檔章相同）并填寫(xiě)相關(guān)內(nèi)容；為便于檢索，可在檔案盒或檔案袋上面標(biāo)出該教師姓名；如某個(gè)教師的材料較多，裝滿(mǎn)一盒之后可順序裝第二盒，但仍視作一個(gè)保管單位，裝盒時(shí)可在“保

11、管單位順序號(hào)”后面加括號(hào)并標(biāo)注順序進(jìn)行區(qū)別，如：XX18-2008-001（1）；4、編制目錄：檔案盒（袋）內(nèi)應(yīng)放置目錄，盒（袋）內(nèi)目錄制作可從簡(jiǎn)，按順序列出盒（袋）內(nèi)文件明細(xì)即可，盒（袋）內(nèi)目錄無(wú)需錄入檔案管理軟件；教師業(yè)務(wù)檔案在進(jìn)行電腦著錄時(shí)，一個(gè)教師的業(yè)務(wù)檔案作為一件錄入檔案管理軟件，文件標(biāo)題統(tǒng)一為：XXX教師業(yè)務(wù)檔案，打印時(shí)用歸檔文件目錄。其目錄可單獨(dú)裝訂，也可與其他一般管理類(lèi)檔案的目錄裝訂在一起。第三節(jié) 基建檔案的整理一、此處所指基建檔案只適用于以學(xué)校名義進(jìn)行招投標(biāo)和建設(shè)的基建項(xiàng)目，形成材料較多且具有成套性。基建檔案的整理可參照中教200771號(hào)文所介紹方法進(jìn)行操作。因一般中小學(xué)校較

12、少基建檔案，故在此不作詳細(xì)介紹，如有需要，請(qǐng)與市檔案局指導(dǎo)科聯(lián)系；二、學(xué)校在日常管理過(guò)程中，某些小型工程形成的少量材料，如合同、預(yù)決算表等，可作為一般管理性文件，歸入“學(xué)校管理”類(lèi)的“XX01學(xué)校管理綜合”類(lèi)目中，保管期限作“30年”。三、未設(shè)立“基建檔案”類(lèi)別的學(xué)校，相關(guān)圖紙的處理：（1）學(xué)校用地紅線(xiàn)圖：歸入“BX01獨(dú)立校園”類(lèi)目；（2）學(xué)校平面圖、學(xué)校建筑設(shè)計(jì)圖、竣工圖：歸入“BX02校園布局、建筑設(shè)計(jì)”類(lèi)目；（3）每張圖紙作為一份文件單獨(dú)編號(hào)歸檔，折成A4大小，露出圖標(biāo)欄，蓋檔號(hào)章（與一般管理類(lèi)所使用的檔號(hào)章相同）填寫(xiě)即可。第四節(jié) 會(huì)計(jì)檔案的整理一、此處所指會(huì)計(jì)檔案是指學(xué)校在財(cái)務(wù)工作中

13、形成的會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)材料，專(zhuān)指會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)憑證、銀行對(duì)帳單等會(huì)計(jì)材料，具體歸檔范圍詳見(jiàn)歸檔范圍和保管期限表；二、會(huì)計(jì)檔案的整理只適用于財(cái)務(wù)工作獨(dú)立運(yùn)作，會(huì)計(jì)檔案自行保管的中小學(xué)校；如本學(xué)校的會(huì)計(jì)工作由鎮(zhèn)政府財(cái)政所或結(jié)算中心代管，并且形成的會(huì)計(jì)檔案也由財(cái)政所或結(jié)算中心代管，則不適用；三、學(xué)校在日常管理過(guò)程中，形成的部分與財(cái)務(wù)相關(guān)的文件材料，如教師的工資表、請(qǐng)批單等，應(yīng)作為一般管理性文件，歸入“學(xué)校管理” 類(lèi)的“XX21財(cái)務(wù)管理”類(lèi)目中；四、學(xué)校的會(huì)計(jì)工作交由鎮(zhèn)政府統(tǒng)管之前形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)按照中教200771號(hào)文所介紹的整理方法進(jìn)行整理。第五節(jié) 特殊載體類(lèi)檔案的整理一、實(shí)物檔案的整理1

14、、收集：學(xué)校在學(xué)校管理、教育教學(xué)工作活動(dòng)中形成、獲得的各種證書(shū)、錦旗、牌匾、印章、字畫(huà)等榮譽(yù)性、紀(jì)念性的實(shí)物材料均屬歸檔范圍，均應(yīng)收集歸檔。具體見(jiàn)歸檔范圍和保管期限表。2、分類(lèi)：按照歸檔范圍和保管期限表所列分類(lèi)對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行類(lèi)目劃分；3、排列：將同一類(lèi)目的實(shí)物按形成年度（指公歷年度）分開(kāi)來(lái)，使同一類(lèi)目同一年度的實(shí)物排列在一起（指實(shí)物檔案的編號(hào)，而非指實(shí)物本身）；4、編號(hào)：按照“類(lèi)目號(hào)年度件號(hào)”的編號(hào)方法對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行編號(hào)，例如：學(xué)校2008年所獲得的第一面錦旗，其檔號(hào)表示為：SW02-2008-001；5、標(biāo)識(shí)：給每件實(shí)物檔案制作一個(gè)標(biāo)簽（見(jiàn)附錄六），標(biāo)簽內(nèi)容包括該實(shí)物檔案的檔號(hào)、名稱(chēng)、來(lái)源、

15、時(shí)間等相關(guān)信息，并將標(biāo)簽貼在相應(yīng)實(shí)物檔案的表面（部分上墻實(shí)物可免），注意應(yīng)貼在實(shí)物背面或側(cè)面等不顯眼處，以免影響美觀；6、編制目錄：按照分類(lèi)和編號(hào)的順序在實(shí)物檔案目錄（見(jiàn)附錄五）上依次進(jìn)行登記，結(jié)合使用檔案管理軟件，在著錄之后將其打印出來(lái)裝訂成冊(cè)。實(shí)物檔案目錄各項(xiàng)目及填寫(xiě)要求：類(lèi) 別：實(shí)物檔案所屬的類(lèi)目名稱(chēng)；檔 號(hào)：實(shí)物檔案的完整檔案編號(hào)；實(shí)物名稱(chēng)：實(shí)物檔案的具體內(nèi)容；來(lái) 源：將該實(shí)物檔案贈(zèng)與或授予學(xué)校的單位或個(gè)人；日 期：學(xué)校獲得該實(shí)物檔案的具體時(shí)間，如實(shí)物本身有時(shí)間則照實(shí)抄錄；存放點(diǎn)：存放該實(shí)物檔案的具體地點(diǎn)；備 注：其他需要特別說(shuō)明的事項(xiàng)，如無(wú)則空。7、存放：實(shí)物檔案既可以集中存放于檔案

16、室或榮譽(yù)室，也可以分散存放于領(lǐng)導(dǎo)辦公室或其他各部門(mén)，無(wú)論哪種情況，關(guān)鍵是要集中登記并在實(shí)物檔案目錄“存放點(diǎn)”一欄交代清楚；如果集中存放，建議按類(lèi)目分開(kāi)擺放，將較重要的和新獲得的擺在比較顯眼的位置，較次要的及時(shí)間比較久的則擺在較偏的位置或直接將其收藏起來(lái)。錦旗在收藏時(shí)，可將其木棍抽出后卷成卷軸，然后用報(bào)紙包好，最后將其說(shuō)明標(biāo)簽貼在報(bào)紙上面。意義不大、價(jià)值較小且不易保管的實(shí)物，經(jīng)鑒定、拍照后可以銷(xiāo)毀。8、實(shí)物的拍照：所有實(shí)物均應(yīng)拍數(shù)碼照片，并將相關(guān)信息說(shuō)明清楚。因?qū)W校每年所獲實(shí)物（特別是榮譽(yù)類(lèi)）較多，故不要求將實(shí)物照片洗曬出來(lái)保存，可將其數(shù)碼照片集中后刻錄光盤(pán)保存，保存數(shù)碼照片的光盤(pán)歸入“LX04

17、其它”類(lèi)目。二、照片檔案的整理1、收集：學(xué)校在黨團(tuán)行政事務(wù)，開(kāi)展教育教學(xué)、文藝體育等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的照片（含紙質(zhì)照片和數(shù)碼照片）均屬歸檔范圍。具體范圍詳見(jiàn)歸檔范圍和保管期限表。每一次工作或活動(dòng)所形成的照片應(yīng)收集齊全、完整，并選取有代表性的數(shù)張，沖曬成4R或4D規(guī)格，入冊(cè)歸檔保存。2、分類(lèi)、分年度：首先按照歸檔范圍和保管期限表所列分類(lèi)對(duì)照片檔案進(jìn)行類(lèi)目劃分，然后將屬于同一類(lèi)目的照片，按形成年度（指公歷年度）不同分開(kāi)來(lái)；3、分組：一件事情或一個(gè)活動(dòng)形成的應(yīng)歸檔照片即為一“組”，一組也可以稱(chēng)為一個(gè)案卷；一組照片可以是一張，也可以是好幾張；4、編號(hào)：按照“類(lèi)目號(hào)年度組號(hào)（案卷號(hào)）張?zhí)枴钡木幪?hào)

18、方法對(duì)照片進(jìn)行編號(hào)，每個(gè)年度的組號(hào)均從“1”開(kāi)始編，每組的張?zhí)栆捕紡摹?”開(kāi)始編；例如：學(xué)校2008年開(kāi)展的第1個(gè)文體活動(dòng)（ZP03類(lèi)）所形成的照片（即2008年的第1組），其第1張照片的檔號(hào)表示為：ZP03-2008-001-001；5、裝冊(cè)：將整理好的照片檔案按照類(lèi)目和編號(hào)的順序依次裝入照片檔案冊(cè)；每組照片前留一空位，用白紙?zhí)顚?xiě)該組照片的簡(jiǎn)要說(shuō)明，稱(chēng)為“組說(shuō)明”（見(jiàn)附錄七），其主要項(xiàng)目及填寫(xiě)要求如下：檔 號(hào)：該組照片的檔號(hào)，如：ZP03-2008-001；保管期限：照片檔案全部暫定為長(zhǎng)期；起止日期：該組照片拍攝時(shí)間；拍攝者：該組照片的拍攝人；照片張數(shù)：該組照片歸檔張數(shù)；案卷題名：該組照片所

19、反映的會(huì)議或活動(dòng)名稱(chēng)，載體編號(hào)：空。每張照片下面均有一張說(shuō)明，稱(chēng)為“張說(shuō)明”（見(jiàn)附錄八），其主要項(xiàng)目及填寫(xiě)要求如下：檔 號(hào)：該張照片的檔號(hào)，如：ZP03-2008-001-001；拍攝者：該張照片的拍攝人；拍攝日期：該張照片的拍攝時(shí)間；底片號(hào)：該張照片對(duì)應(yīng)底片在底片冊(cè)中的編號(hào)，如無(wú)底片或直接將底片放置于照片下的小格內(nèi)，則此處為空；參見(jiàn)號(hào)：與本張照片有關(guān)聯(lián)的其它類(lèi)別檔案或資料的編號(hào)，一般可空；文字說(shuō)明：本張照片所反映的具體內(nèi)容（如具體活動(dòng)內(nèi)容、人物姓名、身份、位置、場(chǎng)景等）。載體編號(hào)：空；“組說(shuō)明”和“張說(shuō)明”均可用檔案管理軟件打印；另外，照片檔案冊(cè)的背脊應(yīng)制作標(biāo)簽加以說(shuō)明（見(jiàn)附錄十一）。6、編

20、制目錄：按組制作目錄，即填寫(xiě)照片檔案案卷目錄（見(jiàn)附錄九），各項(xiàng)目及填寫(xiě)要求如下：檔 號(hào)：填寫(xiě)歸檔照片的組號(hào)，如：ZP03-2008-001；案卷題名：填寫(xiě)該組照片所反映的活動(dòng)名稱(chēng)；攝錄者：填寫(xiě)該組照片的拍攝者；攝錄時(shí)間：填寫(xiě)該組照片的拍攝時(shí)間；備 注：填寫(xiě)該組歸檔照片的張數(shù)。7、數(shù)碼照片的整理：存儲(chǔ)于電腦中的數(shù)碼照片在整理時(shí)，可以一個(gè)活動(dòng)一個(gè)文件夾，并于文件夾內(nèi)另建說(shuō)明文檔對(duì)活動(dòng)的簡(jiǎn)要情況和重要的單張照片進(jìn)行說(shuō)明，每隔一段時(shí)間后將其刻錄光盤(pán)脫機(jī)保存。三、錄音錄像檔案的整理1、收集：學(xué)校在黨團(tuán)行政事務(wù)，開(kāi)展教育教學(xué)、文藝體育等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的影音文件均屬歸檔范圍，包括錄音帶、錄像帶及D

21、VD、VCD、DV、CD等，具體范圍詳見(jiàn)歸檔范圍和保管期限表。上級(jí)部門(mén)下發(fā)的與學(xué)校無(wú)關(guān)的電教片、宣傳資料片等無(wú)需歸檔，作資料保存即可。2、分類(lèi)、分年度：錄音帶、錄像帶等材料按照歸檔范圍和保管期限表所列分類(lèi)進(jìn)行類(lèi)目劃分；同一類(lèi)目的再按形成年度（指公歷年度）不同分開(kāi)來(lái)。光盤(pán)在形成和分類(lèi)時(shí)的注意事項(xiàng)：（1）盡量將影像文件、聲音文件、數(shù)碼照片、數(shù)據(jù)備份文件等分開(kāi)刻錄在不同的光盤(pán)上；（2）如光盤(pán)內(nèi)存儲(chǔ)的只有聲音文件，則將其歸入“LY錄音”類(lèi)，再根據(jù)聲音文件的具體內(nèi)容確定具體類(lèi)目號(hào)；（3）除第（2）種情況外，其他光盤(pán)均歸入“LX錄像”類(lèi)，然后根據(jù)光盤(pán)的主要內(nèi)容確定其具體類(lèi)目號(hào)。如主要是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察本學(xué)校的

22、錄像，則歸入“LX01行政事務(wù)”類(lèi)目，如主要是教學(xué)研討和交流等內(nèi)容的錄像，則歸入“LX02教育教學(xué)”類(lèi)目，如主要是開(kāi)展文體活動(dòng)的錄像，則歸入“LX03文體活動(dòng)”類(lèi)目；（4）數(shù)碼照片和其他數(shù)據(jù)備份光盤(pán)均歸入“LX04其它”類(lèi)目；（5）光盤(pán)內(nèi)容跨越幾個(gè)年度的，歸入最后一個(gè)年度，在寫(xiě)案卷題名時(shí)必須寫(xiě)清楚起止年度。3、編號(hào)：按照“類(lèi)目號(hào)年度案卷號(hào)”的編號(hào)方法進(jìn)行編號(hào)，一個(gè)保管單位只編一個(gè)檔號(hào)。一張光盤(pán)即使存儲(chǔ)了多個(gè)活動(dòng)內(nèi)容，也只有一個(gè)檔號(hào)。4、標(biāo)識(shí)：如歸檔的錄音錄像材料的包裝盒上已有案卷題名、時(shí)間等項(xiàng)目，則直接將檔號(hào)寫(xiě)在包裝上，然后入箱柜保存；如包裝上無(wú)相關(guān)信息或相關(guān)信息不完整，則需制作標(biāo)簽（見(jiàn)附錄十

23、二）貼在包裝上，然后再歸檔保存；如歸檔的錄音錄像材料無(wú)包裝盒，例如部分光盤(pán)，可按檔號(hào)順序裝入專(zhuān)用的“光盤(pán)檔案冊(cè)”，并寫(xiě)好相應(yīng)的標(biāo)簽說(shuō)明，然后入箱柜保存。5、編制目錄：為簡(jiǎn)化操作，錄音錄像檔案只需填寫(xiě)聲像檔案案卷目錄（見(jiàn)附錄十），各項(xiàng)目及填寫(xiě)要求如下：檔 號(hào)：填寫(xiě)該份聲像檔案的完整檔案編號(hào)，如：LX01-2008-001；案卷題名：填寫(xiě)該份聲像檔案的主要內(nèi)容，一般格式為：“單位時(shí)間主要內(nèi)容”，如內(nèi)容較多，則需綜合概括，要求概括全面、準(zhǔn)確、簡(jiǎn)練，不要一一羅列；攝錄者：該份聲像檔案的拍攝者；攝錄時(shí)間：該份聲像檔案的拍攝時(shí)間；備 注：其他需要特別說(shuō)明的事項(xiàng)。6、保存：錄音錄像檔案可直接裝入鐵皮檔案箱柜

24、保存，如有條件的可裝入專(zhuān)門(mén)的防潮防磁柜保存。附錄一：歸 檔 文 件 目 錄全宗號(hào)：121.10 類(lèi)目號(hào)：XX01 年度：2007件號(hào)文號(hào)責(zé)任者題名日期頁(yè)數(shù)期限備注001中檔函200782號(hào)市檔案局關(guān)于中山市XX鎮(zhèn)XX小學(xué)檔案工作目標(biāo)管理等級(jí)認(rèn)定的復(fù)函2007.12.201永久002XX鎮(zhèn)教科文衛(wèi)辦關(guān)于申請(qǐng)對(duì)XX鎮(zhèn)XX小學(xué)檔案工作目標(biāo)管理升省一級(jí)進(jìn)行考評(píng)的函2007.12.151永久003XX小學(xué)XX鎮(zhèn)XX小學(xué)關(guān)于檔案工作目標(biāo)管理申報(bào)省一級(jí)的自評(píng)報(bào)告2007.12.153永久004XX小學(xué)會(huì)議通知檔案工作目標(biāo)管理晉升省一級(jí)評(píng)審會(huì)2007.12.15110年此文可不歸檔僅為舉例005中教200771號(hào)市教育局/市檔案局關(guān)于印發(fā)中山市中小學(xué)校檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范等十個(gè)文件的通知2007.05.155210年附錄二：檔案盒背脊樣式：XX鎮(zhèn)XX小學(xué)一級(jí)類(lèi)目名稱(chēng)學(xué)校管理全宗號(hào)121.10類(lèi)目號(hào)XX01年度2007起止件號(hào)15 附錄三：檔案目錄夾封面標(biāo)簽：全宗名稱(chēng)XX鎮(zhèn)XX小學(xué)全宗號(hào)121.10類(lèi) 別學(xué)校管理類(lèi)目號(hào)XX起止年度1995-2007 附錄四：檔案目錄夾背脊標(biāo)簽：全宗號(hào)121.10類(lèi)