科研項目的質量進度管理

1、科研項目的質量進度成本管理姜淑雄 （核動力運行研究所）摘要 描述了項目/課題的質量管理、進度與成本控制要求，并對融合科研項目管理和辦公自動化的信息系統(tǒng)作了簡要敘述。關鍵詞 項目管理 質量 進度 成本 信息自動化姜淑雄 （核動力運行研究所）摘要 描述了項目/課題的質量管理、進度與成本控制要求，并對融合科研項目管理和辦公自動化的信息系統(tǒng)作了簡要敘述。關鍵詞 項目管理 質量 進度 成本 信息自動化前言科研單位的設計/開發(fā)項目是指項目/課題負責人和一些技術人員因為某一個項目而組成的項目/課題組準時、優(yōu)質地完成設計/開發(fā)工作，在一定的預算控制范圍內實現(xiàn)項目質量目標。同時科研單位還由于承擔指令性、客戶化、

2、個性化的設計/開發(fā)，因而具有項目多、大小、周期長短不一、可復制性差等特點。項目管理則是對目標項目進行立項/開題評審、對需求進行確定、制定質量計劃并執(zhí)行、交付及提供服務的全過程，在組織、進度、風險、采購、設備、質量、安全、成本、人力資源等各個方面進行全方位的管理。項目管理的目標就是通過運用科學、系統(tǒng)的管理方法將完成項目所需的資源在合適的時候按適當?shù)牧窟M行合理分配，并力求這些資源得到最優(yōu)的利用。 科研單位事實上是多項目管理，比如對涉及機、電、液或大型軟件的項目的各個子項目進行組合項目管理，或是對相互獨立的、分散的項目群進行管理。它們都需要對組織的資源進行計劃、協(xié)調、指揮與控制。從管理角度上來說，無

3、論項目數(shù)量多少，其對質量、進度、成本的控制是一致的，是過程和產品的管理，資源的配置與平衡，其結果就是績效的體現(xiàn)。1 質量控制對于科研單位來說，質量管理的重點是項目/課題管理，要圍繞研發(fā)過程建立行之有效的符合實際的質量管理體系，因為質量管理體系是所有管理的核心，是創(chuàng)建一流科研院所和取得一流科研成果的基礎。質量管理貫穿于所有科研項目的整個活動全過程，質量管理通常通過建立基于過程管理的質量體系，借助內審、外審、專項審核及管理評審等對體系進行維護，通過日常監(jiān)督檢查對過程質量進行控制。1.1 一般科研項目/課題的設計/開發(fā)流程(見圖1)1）立項：計劃部門進行或組織相關部門進行前期立項評估，對項目/課題進

4、行可行性研究，如有必要，方案要進行論證評審；2）合同評審：對可行性方案、報告論證審核，通過后編寫相關合同，填寫合同評審單，進行合同評審，簽訂合同；3）合同簽訂后：計劃管理部門下達“項目/課題研制開發(fā)任務通知書（包括任務、人工、經費、設備、進度、獎懲等）”；4）項目/課題組：依據項目/課題研制開發(fā)任務通知書，編制項目質量計劃、質量策劃書（包括項目任務描述、遵循的標準與規(guī)范，組織機構設置及責任劃分、質量目標、測評方法和總進度要求，研究、設計/開發(fā)各個階段的任務劃分和人員安排以及各個階段的接口，各個階段的進度安排，各質量控制點的設置，設計/開發(fā)各階段評審、實驗大綱、驗收試驗要求、設計說明書、總結報告

5、等安排計劃）等相關質量記錄；5）技術規(guī)格論證/軟件需求評審；6）項目/課題負責人依據項目任務確定設備配置與選型、經費預算安排等；7）依據項目/課題研發(fā)質量策劃書，組織編寫項目的設計/開發(fā)輸入文件（含性能指標要求，技術參數(shù)要求，設計/開發(fā)所必需的其他要求，以及顧客提供的的設計信息等）。隨后組織編制各階段設計/開發(fā)方案，對零部件、總成的設計方案、工藝路線和實驗方案、實驗設備配備等進行控制，如有必要還應編制實驗大綱；8）設計/開發(fā)輸入按要求進行評審。同時項目/課題執(zhí)行過程中，如遇有合同進度修改、變更設計需求等，必要時，要對項目重新進行評審，并及時辦理相關的修改/變更手續(xù)；9）采購：對供應商應進行評價

6、，采購必須在合格的供應商中進行，采購價格（大宗）要進行審計。并嚴格按照檢驗、驗收、登賬、出入庫管理制度（規(guī)定、程序）要求進行；10）設計/開發(fā)輸出要進行評審。有實驗要求的要對實驗前準備狀態(tài)進行檢查，對實驗過程進行控制，項目完工要組織驗收，對實驗過程、實驗報告進行評審，填寫驗收報告等并保存各階段相關質量記錄；11）按照約定提供售后服務并對顧客進行滿意度調查。12）項目結束要進行經驗反饋，不斷將項目研發(fā)過程中的技術經驗、管理經驗以及教訓等進行總結，為下一次的項目研發(fā)控制提供改進意見，使科研工作得到持續(xù)改進，為科研單位科研項目質量不斷提高提供保證?？蒲许椖康墓芾聿块T，一方面需要對市場需求及時跟進，密

7、切與上級管理部門和其它相關業(yè)務聯(lián)系部門的溝通，加強科研項目的立項策劃和過程管理；另一方面，無論是對外的橫向合作，還是研究所承擔上級部門下達的縱向科研項目，都要在建立客戶滿意度的調查和收集制度的基礎上，及時進行數(shù)據統(tǒng)計、分析、評價，并以此為基礎來督促進一步改進科研設計與開發(fā)工作。 科研單位各職能部門、各研發(fā)實體在與質量管理相關的活動中須嚴格按照質量管理體系的標準要求，留存與質量活動有關的符合標準要求的相關記錄，這些紀錄也是證明一個單位的質量管理體系是否正常運轉及運轉效果如何的證據。技術規(guī)格論證/軟件需求評審立項項目管理部門可行性評審合同評審下達計劃任務書課題組編制質量計劃編制項目開發(fā)計劃編制需求

8、分析及說明書設計/開發(fā)輸入評審編制驗收大綱項目開發(fā)系統(tǒng)論證、測試交付、售后服務設計/開發(fā)輸出/驗收評審驗收評審研發(fā)部門經驗反饋與顧客溝通、滿意度調查圖1 科研項目質量控制流程圖1.2 項目設計/開發(fā)的原則 質量第一無論是一般性的民用項目還是核工業(yè)科研設計/開發(fā)項目，作為科研設計/開發(fā)單位，必須始終把質量放在第一的位置，要時刻清醒地認識到質量就是生命線，如果產品沒有了質量，那產品就失去了存在的價值，在科研設計/開發(fā)、服務項目過程中，產品質量是壓倒一切的。 顧客滿意科研單位在設計/開發(fā)、服務過程中要堅決貫徹 “顧客滿意”的原則。因為沒有客戶，就沒有項目，顧客是科研單位的衣食父母，只有不斷滿足顧客的

9、需求，幫助顧客解決發(fā)展與運行中的技術問題，與顧客形成良性的互動，科研單位才能通過源源不斷的項目得到持續(xù)健康的發(fā)展。1.2.3 以人為本 科研人員是科研設計/開發(fā)活動的執(zhí)行者，必須充分發(fā)揮他們的主人翁的作用，調動其積極性，不斷加強質量意識教育，培養(yǎng)好其熟練掌握、自覺運用質量管理程序、規(guī)范和標準的習慣，才能保證項目/課題的質量。要經常性的針對科研設計/開發(fā)技術人員進行政治思想和勞動紀律教育、健全崗位責任制和薪酬激勵機制，改善工作環(huán)境，激勵大家的工作熱情。各級領導，主要是部門負責人還應對廣大技術人員的職業(yè)生涯進行規(guī)劃，加強職業(yè)規(guī)范教育和專業(yè)技術培養(yǎng)，不斷提高技術人員的心理素質、職業(yè)意識、專業(yè)技術水平

10、，做到培養(yǎng)人才，留住人才，用好人才。1.2.4 建立科學公正的評價體系科研項目設計/開發(fā)工作完成后，要有一個客觀公正的評價體系對項目進行評價，而評價標準就是評定設計/開發(fā)項目質量的準則，它是由國家、行業(yè)或客戶的標準、要求決定或經過科學論證后由技術委員會專家組的意見來確定；評定的依據是科學公正的檢測數(shù)據，所以檢測必須是客觀的，數(shù)據必須保證真實。設計/開發(fā)項目的質量是否符合質量標準，都要經過嚴格、公正的檢測和驗收審核，以最終的結果說話，以顧客的滿意度說話。1.2.5 嚴格對檢測設備、儀器儀表的控制科研單位可能存在計量設備多品種、低數(shù)量、交叉使用等現(xiàn)象。這就要求科研院所更要嚴格遵循計量管理制度，根據

11、有實驗要求的各項目不同的工藝特點、測試方法、技術要求，合理選用調配實驗設備和儀表，安排工作嚴謹、懂計量、講原則的計量專業(yè)技術人員保養(yǎng)好設備和儀表及時對檢測儀器儀表進行計量檢定，從而保證實驗結果真實、可靠。2 進度控制2.1 項目進度控制的人員項目進度控制主要由項目/課題負責人和項目研發(fā)部門負責人負責，首先應該是項目/課題負責人，因為項目/課題負責人承擔著該項目的開發(fā)與管理任務，對項目組成員也很了解，掌握著項目的實時進展；其次項目研發(fā)部門負責人對本部門的所有項目都有直接的管轄權利與義務，包含項目組人員的調整、績效考核、安排培訓發(fā)展等。同時計劃管理部門可以通過項目中期檢查、年終檢查對項目的進度進行

12、控制，在項目/課題研發(fā)過程中，研發(fā)部門與計劃管理部門也應隨時對項目進展情況進行溝通。2.2 項目進度控制的兩個階段按項目形成過程可將項目進度的控制劃分為項目策劃、啟動和項目執(zhí)行、服務兩個階段。項目策劃、啟動階段控制的主要任務是：保持和上級業(yè)務主管部門經常性的溝通，掌握行業(yè)發(fā)展趨勢與要求；與潛在的客戶保持緊密聯(lián)系，了解客戶的相關需求；與客戶溝通有關項目信息，對需求進行分析，與客戶商定項目目標和進度要求。策劃、啟動階段控制重在立項安排。 項目執(zhí)行、服務階段控制的任務是：編制質量策劃書、擬定進度計劃并嚴格貫徹執(zhí)行，控制相關節(jié)點質量、提供優(yōu)質服務等。計劃還應明確提出人員需求、資源配置與資金預算，畢竟人

13、、財、物的合理安排，才能保證進度計劃順利執(zhí)行。項目執(zhí)行、服務階段控制是項目進度進行內部控制的重點。同時為了及時地發(fā)現(xiàn)和協(xié)調處理某些項目在執(zhí)行過程中出現(xiàn)的可能預先未想到的問題，項目/課題負責人、項目研發(fā)部門負責人和計劃管理部門有必要加強對項目的實時溝通工作。因為溝通越早，問題解決可能越快，進而保證項目進度計劃順利執(zhí)行，通過閉環(huán)控制，建立迅速響應情況變化的機制。2.3 項目進度控制的方式質量策劃書由項目/課題負責人依據“項目/課題研制開發(fā)任務通知書”的要求負責編制，其中的進度安排計劃是項目進度控制的依據。項目/課題研發(fā)部門負責人和職能管理部門應根據項目質量策劃書對項目各節(jié)點的實際進度情況進行監(jiān)控，

14、如果由于某某原因造成階段性任務延期，項目/課題負責人應提前提出報告，并在報告中分析產生進度延期的原因、確定采取的相關措施，及時報計劃管理部門和部門負責人核準，必要時，應報高層領導核準，在項目研發(fā)的后續(xù)過程中，盡可能縮小項目實際進度與項目計劃進度之間的偏差。 項目定期匯報項目/課題負責人應按照質量策劃書的要求，在預定的每個時間點，向部門負責人和相關管理部門提交一份書面的項目階段工作匯報與計劃，描述上一時間段項目執(zhí)行的情況，下一時間段的工作安排計劃和要求（包含已經解決的問題和遺留的問題、需要協(xié)調的事情及其他需要配合、幫助處理的問題等）。 項目需求變更項目執(zhí)行過程中，也可能會有需求變更，如果項目有需

15、求變更，無論大小，或多或少都會影響到各要素比如時間、成本、質量等，此時有必要填寫變更申請登記表，并讓客戶確認。項目/課題負責人在需求變更報告中要分析、評估需求變更對進度、成本的影響，及時報部門負責人和相關管理部門，如有必要應仔細考慮各階段的時間要求，提出應對方案，繼續(xù)完成項目預定目標或經修改后的目標。2.3.3 WBS在項目執(zhí)行中的運用考慮到項目研發(fā)都是有明確的目標和進度限制的，適時推進WBS（Work Breakdown Structure）工作分解結構對項目進度進行控制，不失為一種有效的方法。WBS工作分解結構就是項目組在項目實施過程中要完成的工作或要開展的活動的一種層次性的、樹狀的項目活

16、動描述。它要求將項目目標打碎，層次細化分解，明確指出項目的工作范圍，將最基本的工作包安排到個人，每個任務盡可能分解到不能再細分為止。在分解過程中項目小組成員之間要進行充分溝通，做到分解后的活動沒有遺漏、沒有理解誤差。工作分解結構完成后，就可以得到一個樹狀的層次結構圖，它可以清楚地表示這個項目是由哪些具體的活動組成的，知道在不同的階段誰應該干什么，完成到什么程度。WBS的劃分本身是沒有一定之規(guī)的，主要考慮的是否方便你做各類的細分工作，為項目服務。對于大型項目/較復雜的項目，為了彌補初次分解不足，可以進行二次WBS，直至完全滿足設計/開發(fā)的任務要求。3 成本控制3.1 成本控制的內容 科研單位的成

17、本控制是指根據各項目/課題預先制定的成本管理目標（預算標準），在研發(fā)/服務費用發(fā)生過程中，采取相應的預防和調節(jié)措施，保證項目成本控制在預定目標范圍內的過程。3.2 成本控制的要求 制定項目成本標準 傳統(tǒng)的科研單位、大專院校等對待科研項目的管理大多采用項目利潤按一定比例分成的簡單管理方法，對科研項目的成本缺少主動的監(jiān)督管理。事實上要控制項目成本，首先必須制定出控制成本的標準。項目成本標準的制定是一個繁瑣而必要的過程，所謂繁瑣是因為各項目都各具特點，而非標準化的產品，可輕易復制，必須針對每個項目特點來計算，項目成本標準計算工作量就顯得相當大。但沒有成本標準又是很難做好成本控制的，畢竟制定成本標準是

18、做好成本控制的必經之路。項目成本標準是在生產、服務過程中，人力、財力、物力等各種資源開支達到的數(shù)量指標，主要有工時、材料和費用標準。對科研單位而言，項目開支的主要是人員工時、車船交通、房屋設備等固定資產折舊、儀器儀表、中心機房及試驗臺架等固定資產投入、管理稅收等等。工時標準的制定主要依據單位收支、行業(yè)收入狀況、地區(qū)工資水平、居民消費品價格上漲指數(shù)（CPI）等指標。在科研單位，由于人才的特殊性，人力成本越來越大，人工工時標準所占比重不斷增加，如何給予人工工時標準一個預期值是實現(xiàn)項目成本控制的基礎，因為它預示著項目研發(fā)人員預期的收入水平。項目/課題需采購的儀器儀表、設備，需制作的樣機，一次性消耗品

19、等構成材料標準；交通、固定資產折舊、稅收、管理成本等構成費用標準。成本標準須準確制定，并不斷完善，與變化的市場形勢相適應，如不斷上升的人工，波動的原輔材料等。成本標準的及時、準確制定為單位進行成本預算、考核、分析、決策提供了依據。 建立成本控制體系 依據設置的組織機構的職能、年度目標和工作任務來建立相應的成本控制體系，如按職能部門劃分的費用管理體系和按研究室、項目課題組建立的二級責任考核體系。體系的正常運轉需要同時建立健全成本控制管理制度如成本標準管理制度、預算管理制度、費用審批制度等進行支撐。3.3 成本控制的范圍研發(fā)項目的過程大致可分為研究開發(fā)、調試服務和運行使用兩個階

20、段。研究開發(fā)、調試服務發(fā)生的費用是生產成本，由研發(fā)單位承擔。生產成本的控制，是企業(yè)成本控制的重點，但要注意到雖然項目成本主要與完成活動所需資源成本有關，有時項目成本也與決策有相當關系，如從節(jié)約成本出發(fā)而變更設計可能會影響產品的使用壽命，而運行使用時發(fā)生的費用是使用成本，由使用者承擔，成本管理部門也要進行評估，因為只有用戶認為是物超所值，才是好東西，才會有后續(xù)的項目。4 信息自動化目前大多數(shù)單位都已建立了辦公自動化系統(tǒng)，局域網為辦公室自動化帶來了極大的方便，也提高了單位的辦公效率。利用局域網建立科研項目管理信息系統(tǒng)來對科研項目進行管理也正逐步得到推行?？蒲许椖抗芾砣谌胄畔⒆詣踊到y(tǒng)的好處就是可以

21、使項目管理工作由階段性轉變?yōu)閯討B(tài)性，方便加強監(jiān)控力度。4.1 信息系統(tǒng)的功能信息系統(tǒng)通過網絡技術來進行科研信息管理，把設計與管理的各類信息糅合在一起，為科研院所的各職能部門、各研究室提供及時、準確的信息交流和信息共享的平臺，滿足科研單位對項目研發(fā)的進度控制、質量控制、成本控制、文檔管理和其他方面管理的要求，有利于實現(xiàn)即時管理，大幅提升企業(yè)管理力度和效率。信息系統(tǒng)主要有質量管理、進度管理、成本管理與協(xié)同辦公四大功能，使研發(fā)與管理實現(xiàn)了一體化。信息系統(tǒng)的研發(fā)項目管理按質量管理體系規(guī)定的研發(fā)流程進行設計，保證了研發(fā)過程管理符合ISO 9001：2000質量管理體系的要求，如采購申請單中選擇的不是合格供方名錄中的合格供方，該表單將不會填寫完成和上傳報批；項目檢測需填寫儀器儀表清單時，選擇的儀器儀表必須是通過計量且在有效期內，該表單（裝箱單）才能完成報批等，就是說只有符合質量管理體系要求的質量表單才能填寫完成并流轉，同時對于科研計劃中的合同管理、研發(fā)計劃，研發(fā)進度，公共信息中的公告、技術期刊、制度、標準規(guī)