淺談會計電算化發(fā)展中的弊端和對策

1、淺談會計電算化在發(fā)展中的弊端及對策摘要：在信息化和工業(yè)化融合的新世紀中國，經(jīng)濟的持續(xù)高速增長和全球經(jīng)濟一體化趨勢的日益加深，我國的會計電算化工作已經(jīng)取得了長足進步，各類財務軟件得到了廣泛應用。本文通過對我國會計電算化存在問題的分析，提出了發(fā)展會計電算化的要對策，就會計電算化現(xiàn)狀和亟待解決的問題進行探討。關鍵字：含義 存在的問題 對策第一章 前言會計電算化是以電子計算機為主的電子技術和信息技術應用到會計業(yè)務中的簡稱。它以電子計算機為工具，運用會計所特有的方法，對企業(yè)的經(jīng)營活動情況進行反映和監(jiān)督，所以，會計電算化既是提供以財務信息為主的信息系統(tǒng)，同時又是參與管理的一種管理活動。我國會計以前一直是使

2、用傳統(tǒng)手工記賬的記賬方式，不僅耗時，而且耗力。其會計記賬、登記賬簿、填制各種報表，以及年終的填制會計決算報表的核算都是相當復雜和繁瑣的。我國在上世紀70年代末80年代初，開始引入會計電算化。財政部從1988年開始，規(guī)劃我國會計電算化的中長期目標、組織商品化會計核算軟件評審、建立會計電算化管理的規(guī)章制度、開展會計電算化知識培訓、指導基層單位的會計電算化工作等，從而推動了我國會計電算化事業(yè)健康發(fā)展。第二章 會計電算化的優(yōu)勢經(jīng)過近20年的實踐，會計電算化的發(fā)展從專用會計軟件的開發(fā)研究到商品化會計軟件的應用，從單一的核算型會計軟件到以財務為中心的管理型會計軟件，對推動廣大企事業(yè)單位向管理現(xiàn)代化轉變起到

3、很大的促進作用。（一）提高了會計工作的效率及會計信息的質量會計電算化系統(tǒng)以計算機作為信息處理工具，它利用計算機強大的數(shù)據(jù)處理能力，完成了大部分數(shù)據(jù)的計算、分類、存儲等工作，從而提高了會計數(shù)據(jù)處理的速度和準確度。數(shù)據(jù)處理的自動化、程序化和規(guī)范化，提高了會計信息的及時性、可靠性和相關性，提高了會計工作的效率。這是會計電算化系統(tǒng)最顯而易見的優(yōu)點。在過去的手工會計系統(tǒng)中財務人員的主要工作是記賬、算賬、對賬、報賬等，會計人員要在這些方面耗費大量的精力，一筆經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生后，其數(shù)據(jù)要在憑證及日記賬、明細賬、總賬上登來登去。這種重復而繁瑣的登記工作造成會計周期長、速度慢、效率低。同時，這些業(yè)務數(shù)據(jù)還要在各種報

4、表中進行各種計算，這些計算雖然只是簡單的加減運算，但是計算量大，計算速度慢，重復勞動多，工作量之繁重，事務工作之單調乏味，相信做過手工會計的人都深有體會。由于會計核算工作中要把數(shù)據(jù)多次重復地抄寫與計算，因而很難保證不會出現(xiàn)錯抄、漏抄和算錯的情況，一旦出現(xiàn)差錯往往很難發(fā)現(xiàn)，查找起來也相當困難，相信做過會計工作的人都曾經(jīng)有過為找出幾分錢的錯誤而通宵達旦的工作經(jīng)歷。而會計電算化由電腦執(zhí)行程序自動處理會計數(shù)據(jù)，就可以不考慮計算的復雜性，只要求結果準確就行了。采用會計電算化系統(tǒng)，提高了財務人員的工作效率，同時提高了會計信息的質量，使廣大會計人員從繁重的會計核算和數(shù)據(jù)轉抄中解放出來，其勞動強度大大降低。（

5、二）促使財務人員轉變工作職能   由于采用會計電算化系統(tǒng)使財務人員的工作效率有了大幅度的提高，使財務人員有充分時間利用及時準確的會計信息參與企業(yè)管理與經(jīng)營決策，有利于會計職能由“核算型”向“管理型”、“決策型”轉變。而這種角色的轉換則要求會計人員及時“充電”，以更新知識結構。比如會計電算化系統(tǒng)下的財務人員除要求具備財務專業(yè)知識及專業(yè)技能外，還應掌握一定的計算機、網(wǎng)絡等方面的專業(yè)知識，具備上機處理基本業(yè)務核算工作的能力，掌握計算機的一般性故障排除方法和糾錯方法。這就要求財務人員要不斷學習和掌握日新月異的計算機知識和應用技術，才能滿足會計電算化系統(tǒng)進一步發(fā)展的需要。另

6、外參與管理也要求財務人員更新自己的知識層面，補充業(yè)務及管理方面的知識，這樣才能適應工作的要求，提高財務人員的綜合素質，最終形成復合型人才。（三）改變了會計信息處理和使用的方式和方法會計電算化從原始憑單中獲取會計的原始數(shù)據(jù)，然后對原始數(shù)據(jù)進行標準化處理，需要經(jīng)過選擇、登錄和校驗等步驟，避免同一數(shù)據(jù)的重復輸入，要求做到數(shù)據(jù)一次輸入，多方使用。會計電算化系統(tǒng)是系統(tǒng)出各類報表，查詢功能強，及時迅速反映財務狀況； 而手工會計手工出各類報表，并要手工記各類賬戶，工作量大，易出錯，查詢慢，資料保存不方便。會計電算化的數(shù)據(jù)處理過程由程序管理，無需人工干預。數(shù)據(jù)用文件的形式保存，記賬憑證、賬簿、會計報表以及其他

7、會計資料均以文件形式組織存放在計算機內。文件的組織也不一定按憑證、日記賬、明細賬、總賬等分別設置，甚至有的會計電算化只設置一個憑證文件，根本不存在機內賬簿文件。查賬時只是把篩選出的數(shù)據(jù)顯示在屏幕上。 （四）系統(tǒng)與環(huán)境相適應 會計電算化處在企業(yè)及社會經(jīng)濟環(huán)境中，會計數(shù)據(jù)處理既要適應內部的需要，又要與外部環(huán)境相協(xié)調，比之手工會計系統(tǒng)，它更具適應外部環(huán)境變化的應變能力。（五）滿足了企業(yè)管理的需要現(xiàn)在的企業(yè)越來越重視管理，向管理要效益已經(jīng)成了企業(yè)提出的口號。財務管理作為各項管理的基礎，需要為企業(yè)其他管理職能提供服務?，F(xiàn)如今，在會計電算化系統(tǒng)下，工作量問題基本不存在，這就為企業(yè)提供了良好的條件。會計電算

8、化的內部控制，隨著數(shù)據(jù)處理方式和數(shù)據(jù)處理流程的變化而與手工會計系統(tǒng)的控制不同，不僅控制的內容更廣泛，而且要求更嚴格。人工會計系統(tǒng)一般從三套賬冊的相互核對，通過賬證相符、賬賬相符、賬實相符的內部控制方式保證數(shù)據(jù)的正確；而會計電算化系統(tǒng)則有人員管理、口令控制、權限設置、權限分配等一系列內部控制手段以及內部管理制度來實現(xiàn)。例如，費用科目按部門設置明細，可以考核各部門的費用開支情況；銷售類科目按地區(qū)設置明細，可以了解企業(yè)的市場情況；應收賬款按供銷人員設置二級科目，可以加強應收賬款的管理，盡量避免壞賬，呆賬的發(fā)生。不可否認，現(xiàn)在越來越多企業(yè)已經(jīng)采用了會計電算化系統(tǒng)，但“成也蕭何，敗也蕭何”，同樣是由會計

9、電算化系統(tǒng)的特點引起的，在使用的過程中同時也發(fā)現(xiàn)了會計電算化系統(tǒng)的弊端第三章 我國會計電算化的現(xiàn)狀計算機在會計領域中的應用是一種必然趨勢，實現(xiàn)會計電算化所能帶來的益處有目共睹：提高會計人員的工作效率；提供的會計信息準確及時、全面深入、高效精確、方便有效；規(guī)范會計人員工作；帶來一系列工作效率的提高，為企業(yè)創(chuàng)造效益。但同時也存在著諸多問題，阻礙了我國會計電算化向更深層次發(fā)展。（一） 總體水平低會計電算化技術的使用在總體上還處于低層次水平。我國現(xiàn)階段的會計電算化僅僅實現(xiàn)了財務會計的電算化，而沒有實現(xiàn)管理會計的電算化，更不是完整意義上的會計電算化。很多企業(yè)使用的軟件主要是一些軟件公司早期開發(fā)的會計信息

10、系統(tǒng)，也有一些是自行開發(fā)的核算軟件，采用“管理型”和“決策型”財務軟件的企業(yè)較少，采用ERP的企業(yè)就更少。這些都使得會計信息系統(tǒng)的啟用并不能對企業(yè)管理帶來實質性改善。此外，大量的財務分析工作仍需要手工操作，很多單位由于缺乏高水平的財務管理人員，致使財務數(shù)字仍然是不會說話的“死”數(shù)，不能為領導提供決策依據(jù)。雖然有少數(shù)軟件開發(fā)商已涉及到ERP，但其技術還不夠成熟，距離企業(yè)的實際需要還有較大的距離。這樣，會計信息系統(tǒng)的啟用并不能對企業(yè)管理帶來實質性改善。（二） 會計信息系統(tǒng)內部控制不夠完善會計電算化的實施和運用必須借助計算機和網(wǎng)絡，但機械故障、零配件損壞、操作人員失誤、突然斷電等原因都有可能導致硬件

11、系統(tǒng)失靈；在網(wǎng)絡環(huán)境中，網(wǎng)絡的開放性、動態(tài)性和虛擬性導致系統(tǒng)的一致性和可控性降低，一旦遭遇系統(tǒng)阻塞、病毒侵入或黑客襲擊，系統(tǒng)將會混亂甚至癱瘓，這就使得企業(yè)財務信息的安全性和保密性不能得到很好的保護。各軟件公司開發(fā)的財會軟件各自使用不同的操作平臺和支持軟件，數(shù)據(jù)結構不同，編程風格各異，并且對技術進行保密，相互沒有交流和溝通，沒有統(tǒng)一的協(xié)議，自然也沒有統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口，很難在不同系統(tǒng)上實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。而且，在某種程度上，財會軟件只實現(xiàn)了會計功能，并沒有實現(xiàn)預想的管理及預測功能，以至于會計電算化的出現(xiàn)，僅是減少了會計的工作量，并沒有產生真正的經(jīng)濟效益和管理效益。 第四章 會計電算化的弊端會計電算化是企業(yè)

12、管理信息系統(tǒng)的一個重要組成部分，管理信息系統(tǒng)是財務、業(yè)務和人事等信息系統(tǒng)的有機結合。一個企業(yè)會計電算化系統(tǒng)的實施過程，同時也是企業(yè)管理理念、管理模式、業(yè)務流程等方面改造的過程。雖然我國的會計電算化工作形勢看好，但由于企業(yè)自身原因與外部環(huán)境的影響和財會工作自身的特點，現(xiàn)階段我國會計電算化工作實施過程中仍然存在著諸多問題。（一） 管理職能尚未得到充分發(fā)揮會計電算化發(fā)展初期側重核算職能，隨著發(fā)展的深入，逐步過渡到“管理型”和“決策型”職能階段，當今與企業(yè)整體管理決策支持系統(tǒng)相統(tǒng)一的ERP階段是會計電算化發(fā)展的一個主流趨勢。但現(xiàn)階段，我國的企業(yè)中采用“管理型”和“決策型”財務軟件的較少，采用ERP的企

13、業(yè)就更少。我國現(xiàn)在企業(yè)電算化的發(fā)展階段距離會計電算化的最終功能實現(xiàn)還有一段不小的距離，完善的會計電算化不僅肩負著記賬、算賬、登帳等基本工作，而且還應能夠提高企業(yè)財務管理的效率，幫助經(jīng)營者借助更加準確的財務指標做出正確決策，提高經(jīng)濟效益。我國僅僅是初步實現(xiàn)了會計電算化，總體來說尚處于會計電算化發(fā)展的初級階段。賬務處理系統(tǒng)以輸入記賬憑證開始，經(jīng)過計算機處理，完成記賬、算賬、報賬等工作，但只局限在財務會計范疇，與企業(yè)管理信息系統(tǒng)結合不密切，較少發(fā)揮“管理會計”的職能。這種情況下，大量的財務分析工作仍需要手工操作，費時費力。（二） 復合人才的缺乏，電算化會計人員整體素質有待提高由于會計電算化涉及到會計

14、和計算機兩種專業(yè)知識，在崗的會計人員雖經(jīng)過計算機等級培訓，但與實際要求水平還有較大的差距。一方面由于計算機培訓教材老化。計算機技術發(fā)展很快，幾年時間，計算速度提高了幾十倍，軟件操作系統(tǒng)也有質的變化。而現(xiàn)在的教材多為幾年前的，所介紹的知識陳舊，實用性不強，經(jīng)過這樣的培訓并通過考試的人員實際操作能力可想而知；另一方面，會計人員知識不全面，缺乏對會計人員的再培訓和定期考核。電算化會計系統(tǒng)是人機結合的系統(tǒng)，它既需要熟悉計算機操作的財會人員，又需要精通計算機硬件維修、信息系統(tǒng)管理和基本財務知識的系統(tǒng)管理員。但我國這種復合型人才還相當匱乏，培養(yǎng)這一類的人才還需要一定的時間（三） 會計電算化系統(tǒng)運轉、維護成

15、本較高有的人也許認為會計電算化系統(tǒng)建立后，就不用操心了，平時只要錄入憑證即可。其實不然，為了維護電算化系統(tǒng)正常運轉，在日常工作中，會不斷產生維護成本。會計電算化系統(tǒng)的維護成本主要包括：1、硬件維護成本高，設備的正常維護升級、打印耗材的使用、存儲介質的使用以及為保證會計電算化系統(tǒng)正常運轉的配套設施的維護等。2、軟件維護成本，殺毒軟件、防火墻的升級更新和財務軟件的升級換代以及程序員日常的維護成本。3、會計電算化系統(tǒng)為了加強會計控制而設置各項控制制度造成了管理上的成本增大，各項牽制制度的實行增強了會計監(jiān)督的力度，也耗費了大量的管理資源。（四）政策、法規(guī)尚待完善。 我國財政部在1994年相繼頒布關于大

16、力發(fā)展我國會計電算化事業(yè)的意見、會計電算化管理辦法、會計核算軟件基本功能規(guī)范、會計電算化工作規(guī)范等文件，但由于規(guī)章的級別和執(zhí)法力度不夠，致使相當部分的會計人員根本就不知道法規(guī)的具體內容，發(fā)生的違法違規(guī)行為也缺乏相應的監(jiān)督監(jiān)管條例和專門的監(jiān)管部門。隨著會計電算化的高速發(fā)展，會計電算化犯罪也逐漸顯現(xiàn)，如何防范和規(guī)治這種高科技、新技術新型犯罪成為我國普及電算化進程中不應忽視的一個問題。國家有關部門應引起重視，制定專門針對會計電算化操作的法律法規(guī)，對會計電算化工作有規(guī)范，有監(jiān)督，有懲處，使之早日納入法制軌道（五）會計軟件存在局限性首先，多數(shù)會計電算化軟件偏核算輕管理。會計電算化將財會人員從繁重的算賬、

17、報賬工作中解脫出來，并且可以把主要的精力放在加強財務管理方面。但我國大部分單位只重視報賬，忽視管理，使用會計軟件的總賬、工資、固定資產、報表等核算內容較多，至使會計軟件開發(fā)商提供的具備管理型功能的成本核算、預算、分析等模塊內容設計過于簡單，功能還不夠全面，限制了會計電算化管理功能的應用。目前市場上的會計軟件其通用性普遍較差。大部分會計電算化軟件系統(tǒng)初始化工作量較大，企業(yè)難以針對自己的需要選擇完全適合的功能，企業(yè)選用不同的軟件，而系統(tǒng)和系統(tǒng)之間很難實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的共享，從而不能做到無縫對接，無法進行數(shù)據(jù)交換、信息共享和控制管理，更不能與企業(yè)內其它管理子系統(tǒng)集成融為一體，很難形成整個企業(yè)管理信息系統(tǒng)

18、。而且數(shù)據(jù)的安全性和保密性沒有保障。對于企業(yè)來說，財務數(shù)據(jù)是企業(yè)的秘密，關系著企業(yè)的生存與發(fā)展。但目前市面上有安全保密性的會計電算化軟件很少，多數(shù)軟件對其系統(tǒng)存在的各類數(shù)據(jù)文件未采取相應的保護措施。而有些軟件所謂的加密，只是對軟件本身的加密，目的是為了防止盜版，不能真正做到會計數(shù)據(jù)的安全保密，系統(tǒng)一旦出現(xiàn)問題，很難保證不會泄漏。這都使會計數(shù)據(jù)的真實性和可靠性無法得到保證。第四章 會計電算化的對策（一）提高人們對會計電算化的認識信息技術的發(fā)展不僅是技術上的革命，更是思想上的革命。會計電算化改變了會計數(shù)據(jù)的存儲方式、處理方法與程序，對于整個會計管理制度的改革有巨大影響，更為重要的是會計電算化首先必

19、須是一種觀念上的改變。只有加大宣傳力度，轉變思想觀念，使人們對電算化在管理中的作用及重要性有一個正確的認識，才能為推廣普及會計電算化提供有利的條件，為今后大范圍內實行網(wǎng)絡化管理，進一步推動電算化事業(yè)打下基礎。這里指的不僅是企業(yè)財務管理人員，也包括了企業(yè)負責人。企業(yè)負責人也是內部會計控制中的一個重要主體，而且是核心作用，不能也不可以獨立于內部會計控制之外，還應運用其職權，將會計控制的領導落到實處。因此，企業(yè)領導人在實施會計電算化的過程中必須積極做好宣傳工作，讓工作人員從思想上正確認識會計電算化的意義及目標，要提高員工對會計電算化的重視程度，更新觀念，重新認識會計電算化，是企業(yè)人員在觀念上深刻認識

20、并自覺接受學習會計電算化。這樣才有可能有效地實施會計電算化并取得良好的成績。 （二）培養(yǎng)會計電算化綜合性人才知識經(jīng)濟對于企業(yè)的財務信息的加工與輸出具有很高的要求，尤其是未來會計軟件要實現(xiàn)更高層次的網(wǎng)絡化信息處理。這一發(fā)展趨勢，勢必要求會計電算化工作的人員在會計和計算機兩個領域都非常有專長，成為這兩個領域里的行家里手，加大對“復合型”會計電算化人才的培養(yǎng)力度。對電算化管理人員的培訓工作要經(jīng)常性地進行，并結合經(jīng)驗交流，使培訓收到實效。若只有普及型的速成人才培訓，難以提高會計電算化的水平。在吸納高校會計電算化畢業(yè)新生的同時，還應選拔具有一定計算機知識的會計業(yè)務骨干到高校進修計算機專業(yè)，這樣新老結合，

21、高、中、低結合的會計電算化人才隊伍就會形成，必將推動會計電算化工作的進一步提高。對現(xiàn)有財會人員的在職培訓。我國大多數(shù)財會人員過去一直從事手工會計核算，財會知識比較全面，技術比較嫻熟。會計電算化普及后，應重點培訓他們計算機操作的技能，培訓的模式可以先從計算機基礎知識入手，然后逐漸向計算機網(wǎng)絡知識過渡。對院校專業(yè)結構的調整。目前我國財經(jīng)高等院校和大部分綜合類高等院校、成人高校和新興的職業(yè)技術學院都開設有計算機專業(yè)和財會專業(yè)。但從橫向上看，這兩個專業(yè)在課程的設置上還存在著“單打一”的現(xiàn)象，尤其是計算機網(wǎng)絡知識和財會知識的結合程度比較膚淺（三）建立健全內部控制制度企業(yè)在建立了會計電算化系統(tǒng)后，企業(yè)會計

22、核算和會計管理的環(huán)境發(fā)生了很大的變化，建立一整套適合電算化會計系統(tǒng)的內部控制制度就顯得尤為重要。如建立嚴格的管理規(guī)章、崗位職責、崗位手冊、操作流程、權限劃分和各項控制制度。做到不相容職責分離，系統(tǒng)設計、軟件開發(fā)等技術人員與實際業(yè)務操作人員相互獨立；計算機系統(tǒng)的日常維護和管理人員獨立于會計、交易等部門，禁止同一人同時掌管操作系統(tǒng)口令和數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)口令等。建立健全上機操作登記制度，會計檔案管理制度，定期檢查制度等各項控制制度。尤其要重視檔案管理工作：一是及時歸檔，會計電算化系統(tǒng)購買、使用的全套文檔資料及軟件程序，都應作為會計檔案進行歸檔。二是安全保管，選擇優(yōu)質的存儲介質進行會計檔案數(shù)據(jù)備份，備用盤與儲存盤分別由會計人員和會計檔案管理人員異地保管。企業(yè)會計電算化變革任重而道遠，政府、行業(yè)、企業(yè)、社會各組織以及會計人員都應加強合作和互動，共同推進我國會計電算化健康快速的發(fā)展，力爭早日踏上企業(yè)信息化的大道。（四）進一步完善配套法規(guī)電算化會計信息系統(tǒng)是一個有機系統(tǒng)，僅有一套好的軟件是不夠的，必須要有一套與之密切結合的管理制度才能保證會計信息安全可靠，充分發(fā)揮電算化信息系統(tǒng)的作用。 隨著會計電算化的普及與財務軟件功能的不斷增加，國家應針對會計電算化工作出現(xiàn)的新問題，