科研檔案管理暫行辦法

1、科研檔案管理暫行辦法第一章 總則第一條 為進(jìn)一步提高科研檔案的歸檔質(zhì)量和管理水平，積極開(kāi)發(fā)利用，更好地為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，根據(jù)國(guó)家、省及檔案工作標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)、管理辦法，結(jié)合系統(tǒng)實(shí)際情況，制定本暫行辦法。第二條 科研檔案是在科研活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的文字材料、計(jì)算材料、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、圖紙、圖表、照片、聲像等各種形式和載體的科技文件材料。第三條 科研檔案是科研人員的勞動(dòng)成果和智慧結(jié)晶，是反映科學(xué)研究活動(dòng)的真實(shí)記錄，是重要的科研信息資源儲(chǔ)備形式。是發(fā)展現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和經(jīng)濟(jì)建設(shè)的必要條件和依據(jù)，是國(guó)家的寶貴財(cái)富，必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保科研檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用。任何個(gè)人或部

2、門不得擅自處理或自己保存?？蒲腥藛T調(diào)動(dòng)工作前。須將本人在科研工作中形成的材料進(jìn)行整理，交本單位或檔案室歸檔，同時(shí)還清所借的檔案。否則，人事部門不予辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。第四條 科研檔案工作是科研管理的重要組成部分，是科研活動(dòng)的重要環(huán)節(jié)。必須將其納入計(jì)劃管理、課題管理和成果管理之中，實(shí)行建檔工作和科研工作“四同步”管理，即：下達(dá)科研計(jì)劃任務(wù)與提出科研文件材料的歸檔要求同步；檢查科研計(jì)劃進(jìn)度與檢查科研文件材料形成情況同步；驗(yàn)收、鑒定科研成果與驗(yàn)收、鑒定科研檔案材料同步；科研成果上報(bào)登記和評(píng)審獎(jiǎng)勵(lì)以及科技人員晉級(jí)考核與檔案部門出具歸檔情況證明材料同步。第五條 要把科研檔案工作列入本單位發(fā)展規(guī)劃，在經(jīng)費(fèi)、庫(kù)房

3、、設(shè)備和人員配備等方面給予支持。檔案科協(xié)同各單位部門加強(qiáng)對(duì)科研檔案人員的政治思想、職業(yè)道德教育及業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高科研檔案員業(yè)務(wù)素質(zhì)。第二章 科研文件材料的形成、積累和歸檔第六條 每項(xiàng)科研活動(dòng)必須按照科研工作程序，形成相應(yīng)的科研文件，確保歸檔材料的原始性、完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。第七條 科研文件材料的形成、積累和歸檔，是完成科研任務(wù)的一個(gè)指標(biāo)，要納入各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和科研人員的崗位職責(zé)，納入工作成績(jī)和經(jīng)濟(jì)責(zé)任制的考核內(nèi)容作為晉升、受獎(jiǎng)和評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)的條件之一。第八條 實(shí)行由課題（項(xiàng)目）負(fù)責(zé)人主持立卷歸檔責(zé)任制和“預(yù)立卷”制度。由課題（項(xiàng)目）負(fù)責(zé)人提出本課題（項(xiàng)目）文件材料形成積累的計(jì)劃安排，并負(fù)責(zé)（或

4、指定專人即兼職項(xiàng)目檔案員）集中管理所形成的全套文件材料?？蒲腥藛T負(fù)責(zé)做好本人在科研活動(dòng)中的材料形成積累和歸檔工作。每項(xiàng)課題（項(xiàng)目）自立題之日起，必須建立科技文件材料“預(yù)立卷”，統(tǒng)一使用文件材料專用檔案盒，記錄紙采用國(guó)標(biāo)A4型。第九條 研究課題（項(xiàng)目）進(jìn)行鑒定、驗(yàn)收時(shí)，須經(jīng)本單位檔案部門根據(jù)歸檔要求，對(duì)應(yīng)歸檔的科研文件材料進(jìn)行全面檢查、驗(yàn)收，并簽署意見(jiàn)。凡是科研文件材料歸檔不齊全的課題（項(xiàng)目），不得進(jìn)行鑒定，不得申報(bào)成果，不辦理經(jīng)費(fèi)結(jié)算。第十條 科研成果上報(bào)登記和評(píng)審獎(jiǎng)勵(lì)，應(yīng)同時(shí)附有“科研成果檔案歸檔情況證明”，否則，不予受理。 第十三條 科研文件材料歸檔范圍按照文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表

5、第十四條 科研文件材料的立卷、歸檔要求：執(zhí)行科技檔案案卷構(gòu)成及常用表式標(biāo)準(zhǔn)，科技檔案準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性標(biāo)準(zhǔn)。一、歸檔時(shí)間與要素?？蒲姓n題（項(xiàng)目）要在檔案科發(fā)出歸檔通知的一個(gè)月之內(nèi)完成歸檔工作。歸檔材料必須是原件和正（協(xié)作單位可復(fù)制一套副本存檔）。對(duì)不符合要求的，一律重新抄寫與補(bǔ)救，以達(dá)到齊全、完整、真實(shí)。每份材料須標(biāo)明時(shí)間、地點(diǎn)和作者，依據(jù)性材料必須使用正式文本填寫，按規(guī)定簽署、蓋章、總結(jié)性材料須將正文與原稿一并歸檔，發(fā)表文章歸出版物原件并注明出處，譯文須標(biāo)明復(fù)制、譯者。審核者與日期。二、制成材料及常用表式標(biāo)準(zhǔn)化1、科研檔案產(chǎn)生的材料統(tǒng)一用A4紙打印。記錄本到檔案室統(tǒng)一登記領(lǐng)取，記錄可使用鉛筆，禁

6、用圓珠筆、純藍(lán)（純紅）等不耐久的顏色筆記錄、修改檔案材料。2、字跡工整，圖樣清晰、文字排列整齊美觀，頁(yè)面整潔，四周留有空格，左測(cè)要留出2.5公分的裝訂線，不得亂畫和污損，不得在正文上修改，如需修改要使用復(fù)制件。三、科研材料整理。必須遵循科研材料的自然形成規(guī)律，保持科技文件材料的成套性。以課題（項(xiàng)目）為單位，組合成一個(gè)或若干個(gè)案卷。卷內(nèi)文件按照形成的先后順序，結(jié)合內(nèi)容和重要程度進(jìn)行排列，要求結(jié)構(gòu)嚴(yán)密，系統(tǒng)條理，層次清楚，主次分明。四、科研材料移交。整理完畢后移交檔案室歸檔，造具移交清單一式兩份，交接雙方簽名，同時(shí)發(fā)送電子移交清單給檔案室。五、案卷裝訂。必須去掉金屬物，破損文件修裱完好，不同尺寸的

7、材料要折疊或裱貼成統(tǒng)一幅面，案卷厚度以1.5公分為宜，即100-150張左右。裝訂整齊劃一、結(jié)實(shí)美觀。六、歸檔完成。檔案室按照項(xiàng)目組整理情況將案卷組卷，由檔案室會(huì)同課題（項(xiàng)目）負(fù)責(zé)人或兼職項(xiàng)目檔案員進(jìn)行審查、簽字后方正式歸檔。七、協(xié)作課題（項(xiàng)目）、由主持單位保存全套科研檔案，參加單位除保存自己承擔(dān)任務(wù)的檔案正本外，應(yīng)復(fù)制副本交主持單位保存。如涉及參加單位或有關(guān)科技人員的合法權(quán)益，應(yīng)在協(xié)議書(shū)或委托書(shū)中明確檔案的歸屬，參加單位應(yīng)將承擔(dān)項(xiàng)目的檔案目錄送主持單位，主持單位向參加單位提供全套檔案目錄。八、全省性、大范圍、重大的聯(lián)合攻關(guān)或調(diào)查項(xiàng)目的檔案材料，在任務(wù)完成鑒定驗(yàn)收后，由各承擔(dān)單位分別整理歸檔，

8、并復(fù)制副本送主持單位一式兩份。第三章 鑒定結(jié)束后科研檔案的管理和檢查第十四條 檔案室對(duì)接收的科研檔案要嚴(yán)格按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類編目、上架，使其科學(xué)合理，系統(tǒng)規(guī)范、便于利用。第十五條 做好科研檔案鑒定工作。建立由分管領(lǐng)導(dǎo)，科研人員和檔案人員組成的鑒定小組，按照本科研檔案保管期限表，確定本單位科研檔案的保管期限，依據(jù)科研保密條例及（所）劃密文件分密級(jí)，對(duì)超過(guò)保管期限和密級(jí)的檔案定期調(diào)整，提出處理意見(jiàn)，報(bào)批準(zhǔn)后實(shí)施。要銷毀的檔案應(yīng)填列清單。經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并指定監(jiān)銷人，由檔案室實(shí)施。第十六條 對(duì)已歸檔的科研檔案如有新的材料要及時(shí)補(bǔ)充，須履行批準(zhǔn)手續(xù)，由檔案人員簽字或加蓋印記，未經(jīng)同意不得任意改動(dòng)。第

9、十七條 庫(kù)房管理。庫(kù)房?jī)?nèi)要保持適當(dāng)?shù)臏?、溫度和良好的衛(wèi)生環(huán)境，采取有效的防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物和防污染等措施。對(duì)于密級(jí)性的科技檔案，必須妥善保管。定期檢查檔案保管情況，對(duì)破損、變質(zhì)檔案、會(huì)同有關(guān)科研人員進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。第十八條 借閱科研檔案。立卷單位可直接辦理借閱手續(xù)，超出本范圍的，須經(jīng)課題組和單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。涉及機(jī)密、絕密或影響他人勞動(dòng)成果及有爭(zhēng)議的，須由單位主要負(fù)責(zé)人提出意見(jiàn)，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)或辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方可借閱。借閱者必須負(fù)責(zé)保密，妥善保管，不得拆散，抽取、涂改、損壞和遺失，不得擅自復(fù)印，否則要追究責(zé)任，借閱期限以730天為限、需要延期的，必須辦理續(xù)借手續(xù)。外單位查閱檔案需憑單位介紹信，經(jīng)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方可借閱，但不得借出。第四章 獎(jiǎng)勵(lì)與處罰第十九條