局機關公文處理規(guī)章制度精

1、局機關公文處理規(guī)章制度精    第一章 總 則 第一條 為使局機關的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學化，提高公文處理工作的效率和公文質(zhì)量，根據(jù)國家有關規(guī)定，結合廳機關實際，制定本制度。第二條 局機關的公文處理工作應堅持實事求是的原則，嚴格按國家和本制度的規(guī)定進行，做到準確、及時、安全、保密。第三條 局辦公室主管機局關并負責指導下級單位的公文處理工作，主要任務是:(一)依據(jù)國家有關規(guī)定，制定機局關公文處理工作的各項具體規(guī)章、制度，并負責組織實施;(二)負責機局關的收、發(fā)文辦理及公文的管理、立卷歸檔等工作;(三)起草、校核以和局局辦公室名義制發(fā)的公文;(四)

2、負責公文處理中的督促檢查工作;(五)負責公文處理中的安全保密工作;(六)對下級單位公文處理工作進行業(yè)務指導，組織業(yè)務交流和業(yè)務培訓;(七)負責與公文處理有關的其他工作。第四條 局辦公室負責公文處理工作的人員應具有較高的政治和業(yè)務素質(zhì)，工作積極，作風嚴謹，遵守紀律，恪盡職守，刻苦鉆研，樂于奉獻。要熟悉各種辦公自動化手段，努力提高工作效率和質(zhì)量。第五條 局機關公文處理工作應當貫徹“黨政分開”的原則，行政公文不得對黨的組織作指示，不處理黨內(nèi)各種事務。 第二章 公文種類 第六條 公文必須按國家規(guī)定的文種行文，公文的種類主要是:(一)命令(令)適用于依照有關法律規(guī)定發(fā)布規(guī)章;宣布施行重大強制性行政措施;

3、獎懲有關人員;撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定。(二)決定適用于對重要事項或者重大行動做出安排。(三)指示適用于對下級機關布置工作，闡明工作活動的原則。(四)公告、通告“公告”適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項?！巴ǜ妗边m用于在一定范圍內(nèi)公布應當遵守或者周知的事項。(五) 通知適用于批轉(zhuǎn)下級的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關秒相隸屬機關的公文;發(fā)布規(guī)章;傳達要求下級機關辦理和有關單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項;任免和聘用干部。(六)通報適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。(七)報告適用于向上級機關匯報工作，反映情況，提出意見或者建議，答復上級機關的詢問。(凡請上級機關指示或者批復的公文，不得用“報告

4、”)(八)請示適用于向上級機關請求指示、批準有關事項。(“請示”就是“請示”，不得用“請示報告”)(九)批復適用于答復下級機關的請示事項。(十)函適用于不相隸屬機關之間相互商洽工作，詢問和答復問題，向有關主管部門請求批復。(即使是向有關主管部門“請求”批復，也不得用“請示”)(十一)會議記要適用于記載、傳達會議情況和議定事項。 第三章 公文格式 第七條 公文一般由發(fā)文機關、秘密等級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件、印章、成文時間、附注、主題詞、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)時間等部份組成。(一)發(fā)文機關應當寫全稱或者規(guī)范化簡稱;聯(lián)合行文可以用主辦機關也可以用幾家機關的名稱，主

5、辦機關應當排列在前。(文號應編主辦機關的文號)(二)秘密公文應當分別標明“絕密”、“機密”、“秘密”。文件的秘密等級標注在首頁的右上角，密碼電報的秘密等級標注在首頁的密級欄內(nèi)?！敖^密”、“機密”公文應當標明份數(shù)序號。(三)緊急公文應當分別標明“特急”、“緊急”，標注在首頁右角上，有秘級時，收標注在其下方位置。緊急電報應當標首頁的等級欄內(nèi)，標明“特急”、“加級”、“平級”。(四)發(fā)文字號，包括機關代字、年份、序號，不般位于發(fā)文機關之下，橫格線之上正中位置。年份不能簡寫，置于中括號內(nèi)。聯(lián)合行文，只標明主辦機關發(fā)文字號。(五)上報公文，應當標明簽發(fā)人姓名，一般標注在發(fā)文字號右側。聯(lián)合上報的簽發(fā)人姓名

6、上下排列，排列順序與發(fā)文機關一致。(六)公文標題，應當準確簡明扼要地概括公文主要內(nèi)容，一般應當標明發(fā)文機關，并準確標明公文種類，標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號，批轉(zhuǎn)公文，標題應當避免使用重復用語。(七)主送機關，應當寫機關全稱或者規(guī)范化簡稱，位于標題之下、正文之上頂格位置。不便在正文之前列出主送機關的公文，如“決定”、“會議記要”等，主送機關可以列在正文之后。(八)公文如有附件，應當在正文以后、成文時間之前注明附件名稱，如有二個以上附件應當注明附件序號。附件應當在首頁左上角注明附件序號。附件一般應當與主件裝定在一起，如不能裝訂在一起，應當在附件首面左上角注明主件發(fā)文字號。(

7、九)公文會議紀要外，應當加蓋印章，印章端正蓋正成文時間中上方，上沿不壓正文，底邊在成文時間之下。聯(lián)合行文，聯(lián)合發(fā)文機關都應當加蓋印章，印章從左到右排列，排列順序與發(fā)文 機關一致。蓋印章的公文一般一再標明發(fā)文機關名稱。落款需署領導人姓名的，應當冠其職務。如正文末頁無空白處蓋章，可另加標明成文時間并加蓋印章同時在印章左上方標明“(此頁無正文)”。(十)成文時間以領導人簽發(fā)日期為準，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)領導人的簽發(fā)時期為準;電報以發(fā)出日期為準。(十一)文件應當標注主題詞。上報的文件，應當按照上級機關的要求標注主題詞，主題詞標注在文件末頁抄送機關之上。(十二)公文件的抄送機關標注在主題詞之下、印發(fā)機關和

8、印發(fā)時間之上。第八條 公文的文字從左至右橫寫、橫排。印制文件標題一般用2號宋體字，正文用3號仿宋體字，每頁19行，每行25個字。公文用紙一般為16開型(260×184)，涉外公文采用國際標準A4型(297×210)。左側裝釘。 第四章 行文規(guī)則 第九條上行文:向省人民政府、省人大、省政協(xié)、國家交通部報告、請示工作。根據(jù)工作需要向中央有關部委匯報、請示工作。平行文:向隸屬單位和地、州、市交通局布置工作，交辦任務，答復請示事項。本局各職能處室不得對外行文，廳辦公室可以對外、對下行文，在職權范圍內(nèi)向不相隸屬單位行文。第十條 各行業(yè)管理局和二級單位在職權范圍內(nèi)可對行文，一般不得越級

9、請示工作、不得越權對外行文。第十一條 本單位可以和同級黨委、軍隊機關、人民團體、行使行政職能的事業(yè)單位聯(lián)合行文。第十二條 “請示”應當一文一事;一般只寫一個主送機關，除領導交辦事項外，“請示”不得直接送領導個人。第十三條 報告中不得夾帶請示事項。 第五章 收文辦理 第十四條 收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序。第十五條 收文應當有專人負責登記。標明秘密等級的公文、上級機關的公文、報送本機關的公文以及代廳擬文稿、會簽文稿、重要的抄送公文，均應編號登記。第十六條 文件分發(fā)應當根據(jù)文件確定的發(fā)送單位、秘密等級、緊急程度、有無附件等情況，查對清

10、楚，編號登記、封發(fā)，機密件和絕密件的封口應當加蓋密封章或貼密封箋，交機要交通部門投送。第十七條 需要辦理的公文，文秘部門應當及時提出擬辦意見送領導人批示，或交有關部門辦理。緊急公文應當提出辦理時限。第十八條 承辦單位應當抓緊公文辦理，不得延誤、推諉。對不屬于本單位職權范圍或者說不宜本單位辦理的，應當迅速退回交辦單位的文秘部門并說明情況。第十九條 擬草公文應當做到:(一)符合國家的法律、法規(guī)和方針、政策及有關規(guī)定。如提出新的政策規(guī)定，要切實可行，并加以說明。(二)情況確實，觀點明確，條理清楚，文字精煉，書寫工整，標點符號準確，編幅力求簡短。(三)人名、地名、數(shù)字、引文準確。引用公文應當先引標題后

11、引發(fā)文字號。日期應當寫具體年月日。(四)轉(zhuǎn)發(fā)公文應當轉(zhuǎn)發(fā)文件的責任者和公文標題。(五)結構層次序數(shù)，第一層為“一”，第二層為“(一)”，第三層為“1”，第四層為“(1)”。公文結構層次不宜過多。(六)必須使用國家法定計量單位。(七)用詞用字準確、規(guī)范。文內(nèi)使用簡稱，一般應當先用全稱，并注明簡稱。(八)二級單位代廳擬稿，應當按公文格式打印或者用方格紙謄正，經(jīng)領導人簽署上報。(并附報文稿磁盤)第二十條 公文中的數(shù)字，除成文時間、部分結構層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)碼。第二十一條 公文本機關領導人簽發(fā)。重要的或者涉及面廣的，必須

12、由正職或主持的副 職簽發(fā);經(jīng)授權，有的公文可以由辦公室主任簽發(fā)。第二十二條 審批公文， 主批人應當明確簽署意見，并寫上姓名和審批時間。其他審批人圈閱，應當視為同意。圈閱要注明時間。第二十三條 草擬、修改和簽批公文，應當使用鋼筆、毛筆或?qū)Ｓ煤炞止P。不得在裝訂線外書寫。第二十四條 公文送領導人簽發(fā)之前，應當由辦公室進行審核。審核的重點是:是否需要行文，是否符合國家法律、法規(guī)和方針、政策及有關規(guī)定，是否和有關部門協(xié)商、會簽，文字表述、文字使用、公文格式等是否符合國家行政機關公文處理辦法和有關規(guī)定。第二十五條 上級行政機關的秘密公文，除絕密和注明不準翻印外，經(jīng)廳領導人或辦公室主任批準，可以翻印、復印，

13、翻印、復印件按機要文件進行管理，密碼電報不得翻印、復印。不得密電明復，明電密電混用。第二十六條 傳遞秘密公文，必須采取保密措施，確保安全。利用計算機、傳真機等傳輸秘密公文，必須采用加密裝置。絕密級公文不得利用計算機傳輸。第二十七條 凡主送我廳和雖未明確主送我廳但需我廳辦理的公文，廳收發(fā)室應將公文標題、密級、發(fā)文字號、發(fā)文機關、成文日期、主送機關、份數(shù)、收文日期一一登記妥善，保證定期移交檔案室歸檔。同時將公文全文掃描，錄入微機，發(fā)送至廳辦公室，處室辦理公文所列事項需要該公文時，收發(fā)室應提供復制件。如轉(zhuǎn)發(fā)公文，應將該公文送至辦文處室，并注明公文去向。第二十八條 廳辦公室應當根據(jù)來文內(nèi)容和輕重緩急，

14、及時提出擬辦意見送廳領導批示，或者發(fā)送有關處室、部門辦理。緊急公文應當提出辦理時限。除特殊情況外，廳領導不受理未經(jīng)辦公室登記、注批的公文。第二十九條 對需送幾位廳領導傳閱或傳批的公文，由廳辦公室按一定的順序送有關領導閱知或批示。辦理公文傳閱、傳批應隨時掌握公文去向并作記錄，避免漏傳、誤傳或延誤。除廳領導另有指示外，不應將公文在廳領導之間自行傳遞。第三十條 經(jīng)廳領導批示的公文，或辦公室注請各處室、部門閱處的公文，由收發(fā)室或辦公室秘書送達，各承辦處室、部門要簽收、登記。第三十一條 各承辦處室、部門應當抓緊公文的辦理，不得延誤、推諉。對不屬于本處室、部門職權范圍或者不適宜本單位辦理的，應當迅速退回廳

15、辦公室并說明理由。第三十二條 送廳領導批示或者有關處室、部門辦理的公文，廳辦公室要負責催辦、查辦，做到緊急公文跟蹤催辦、查辦，重要公文重點催辦、查辦，一般公文定期催辦、查辦。第三十三條 公文辦理后要注意保存，每半年清理一次，交檔案室歸檔。廳機關會議資料和外面開會帶回的資料，須在會議結束后一個月內(nèi)交檔案室歸檔。 第六章 發(fā)文處理 第三十四條 凡以本廳名義和廳辦公室名義制發(fā)的公文筆調(diào)，首頁均應用湖南省交通廳發(fā)文稿紙。文稿制作后，由主辦單位負責人簽字后經(jīng)有關處室會簽，再送辦公室核稿。未經(jīng)辦公室核稿的公文文稿不得直接送廳領導審批簽發(fā)。第三十五條 行文應確有必要，注重實效，控制數(shù)量，力求簡短。已開會作了

16、布置和可用電話或當面議定的事項，不行文;會議文件、會議紀要和廳領導在會上的報告、講話，一般不再行文;貫徹上級文件精神，不再制發(fā)具體措施的表態(tài)性或照抄照搬的公文。第三十六條 送核文稿應做到符合政策，觀點明確，條理清晰，內(nèi)容充實，結構嚴謹，表述準確，文風端正，同時要力求文字精煉，用語規(guī)范，格式正確，杜絕形式主義和繁瑣哲學。第三十七條 廳辦公室應確定專人負責文稿校核工作。文稿校核的基本任務是協(xié)助廳領導保證公文質(zhì)量。文稿校核的內(nèi)容是:(一)報批程序是否符合規(guī)定;(二)是否確需行文;(三)內(nèi)容是否符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規(guī)及上級機關的指示精神，是否完整、準確地體現(xiàn)行文意圖，并同現(xiàn)行有關公

17、文相銜接;(四)涉及有關部門業(yè)務的事項是否經(jīng)過協(xié)商并取得一致 意見，履行了會簽手續(xù);(五)所提措施和辦法是否切實可行;(六)人名、地名、時間、數(shù)字、引文、密級、印發(fā)傳達范圍、主題詞、抄送單位和文字表述是否準確、恰當，漢字、標點符號、計量單位、數(shù)字的用法及文種、公文格式是否符合有關規(guī)定。核稿人員應樹立高度的政治責任感和工作責任感，認真學習黨的路線、方針、政策，熟悉本廳業(yè)務，熟練掌握文秘常識，一絲不茍，嚴格把關，防止失誤和疏漏。第三十八條 對確無必要行文的公文文稿，應提出不予行文的建議并說明情況，報分管廳領導審定。經(jīng)領導批準不予行文的，應終止核稿。第三十九條 文稿如需作較大修改，應與起草單位協(xié)商或

18、請其修改。第四十條 文稿由辦公室核稿后，應送分管廳領導審閱并簽發(fā)，最后送機要室編寫文號。轉(zhuǎn)發(fā)文件和一般會議通知、事項通知由廳辦公室主任簽發(fā)，各處室、部門以處室、部門名義向本省本系統(tǒng)對口業(yè)務部門發(fā)函，一般由處室、部門負責人簽發(fā)，重要的經(jīng)主管廳領導同意后簽發(fā)。第四十一條 凡與外單位聯(lián)合行文的，應由其他單位簽發(fā)后，再到我廳會簽。會簽時，先由相關處室(部門)提出意見，再由辦公室核稿，然后送分管廳領導審定。文件內(nèi)容以我廳業(yè)務為主的，編我廳文號;業(yè)務以其他單位為主的，由其他單位編文號。第四十二條 文稿印發(fā)后，應將原稿和正稿一式五份送機要室，由機要室交檔案室存檔。第四十三條 凡本廳產(chǎn)生的公文，印制裝訂蓋章后

19、，由辦文處室(部門)到文印室取回并負責分裝主、抄送和其他送閱單位后交收發(fā)室(送)寄。廳機關及附近單位的公文一般直接送達(不通過郵局)。郵寄一般一天一次，急件隨時送寄。 文印事務 第四十四條 廳辦公室打字室、復印室負責廳機關文印事務，原則上不承印私人和外單位文件、材料。廳機關各處室、部門的業(yè)務性材料、簡報等，應由各處室、部門自行打印好后，交打字室印制。特殊情況下私人和外單位需在打字室、復印室印制文件、材料，須經(jīng)廳辦公室負責人同意。第四十五條 打字室、復印室一般不直接承接各處室、部門的送印任務，需印件應先送廳辦公室，由廳辦公室核定印制數(shù)量，統(tǒng)籌安排后，交打字室、復印室印制。催印或發(fā)現(xiàn)印制數(shù)量、質(zhì)量