采購(gòu)管理之采購(gòu)組織

1、采購(gòu)組織采購(gòu)組織l 定義：采購(gòu)組織是指為了完成企業(yè)的采購(gòu)任務(wù)，保證生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的順利進(jìn)行，由采購(gòu)人員按照一定的規(guī)則組建的業(yè)務(wù)職能團(tuán)隊(duì)。l l 目標(biāo)：建立高效的組織機(jī)構(gòu)，控制企業(yè)采購(gòu)成本，以盡可能低的價(jià)格獲得企業(yè)需要的產(chǎn)品。采購(gòu)組織 概述概述例如例如：總經(jīng)理總經(jīng)理行政行政副總經(jīng)理副總經(jīng)理業(yè)務(wù)業(yè)務(wù)副總經(jīng)理副總經(jīng)理生產(chǎn)生產(chǎn)副總經(jīng)理副總經(jīng)理倉(cāng)儲(chǔ)倉(cāng)儲(chǔ)生管管制生管管制采購(gòu)采購(gòu)制造制造品管品管隸隸 屬屬 于于 生生 產(chǎn)產(chǎn) 部部采購(gòu)組織在企業(yè)組織結(jié)構(gòu)中的地位采購(gòu)組織在企業(yè)組織結(jié)構(gòu)中的地位總經(jīng)理總經(jīng)理行政行政副總經(jīng)理副總經(jīng)理業(yè)務(wù)業(yè)務(wù)副總經(jīng)理副總經(jīng)理生產(chǎn)生產(chǎn)副總經(jīng)理副總經(jīng)理人人事事采采購(gòu)購(gòu)財(cái)財(cái)務(wù)務(wù)計(jì)計(jì)算算機(jī)機(jī)中中

2、心心生生產(chǎn)產(chǎn)管管制制倉(cāng)倉(cāng)儲(chǔ)儲(chǔ)制制造造品品管管隸隸 屬屬 于于 行行 政政 部部其他部門其他部門副總經(jīng)理副總經(jīng)理總經(jīng)理總經(jīng)理資材部資材部副總經(jīng)理副總經(jīng)理生產(chǎn)部生產(chǎn)部副總經(jīng)理副總經(jīng)理采采購(gòu)購(gòu)跟跟催催文文書(shū)書(shū)處處理理儲(chǔ)運(yùn)儲(chǔ)運(yùn)生生產(chǎn)產(chǎn)計(jì)計(jì)劃劃生產(chǎn)管制生產(chǎn)管制生生產(chǎn)產(chǎn)日日?qǐng)?bào)報(bào)物物料料管管制制倉(cāng)倉(cāng)儲(chǔ)儲(chǔ)運(yùn)運(yùn)輸輸收收發(fā)發(fā)料料儲(chǔ)運(yùn)儲(chǔ)運(yùn)隸隸 屬屬 于于 資資 材材 部部總經(jīng)理總經(jīng)理人事人事副總經(jīng)理副總經(jīng)理業(yè)務(wù)業(yè)務(wù)副總經(jīng)理副總經(jīng)理財(cái)務(wù)財(cái)務(wù)副總經(jīng)理副總經(jīng)理生產(chǎn)生產(chǎn)副總經(jīng)理副總經(jīng)理采購(gòu)采購(gòu)副總經(jīng)理副總經(jīng)理生生產(chǎn)產(chǎn)管管制制倉(cāng)倉(cāng)儲(chǔ)儲(chǔ)制制造造品品管管隸隸 屬屬 于于 高高 級(jí)級(jí) 管管 理理 層層 采購(gòu)組織的類型采購(gòu)組織的類型

3、一一. .分權(quán)式采購(gòu)組織分權(quán)式采購(gòu)組織l各預(yù)算單位自行開(kāi)展采購(gòu)活動(dòng)的一種采購(gòu)各預(yù)算單位自行開(kāi)展采購(gòu)活動(dòng)的一種采購(gòu)實(shí)施形式。實(shí)施形式。 優(yōu)點(diǎn)優(yōu)點(diǎn)缺點(diǎn)缺點(diǎn)自主性、靈活性、多樣性自主性、靈活性、多樣性 可在本地采購(gòu)，受當(dāng)?shù)貧g迎可在本地采購(gòu)，受當(dāng)?shù)貧g迎有利于部門間競(jìng)爭(zhēng)有利于部門間競(jìng)爭(zhēng) 造成供應(yīng)商分散和混亂造成供應(yīng)商分散和混亂 技術(shù)人員短缺，成本上升技術(shù)人員短缺，成本上升 重復(fù)采購(gòu)，分支間缺乏溝通重復(fù)采購(gòu)，分支間缺乏溝通缺乏財(cái)務(wù)控制缺乏財(cái)務(wù)控制過(guò)量的地方采購(gòu)過(guò)量的地方采購(gòu)分權(quán)式采購(gòu)組織的特點(diǎn)分權(quán)式采購(gòu)組織的特點(diǎn)適用：擁有多樣化經(jīng)營(yíng)單位結(jié)構(gòu)的跨行業(yè)公司適用：擁有多樣化經(jīng)營(yíng)單位結(jié)構(gòu)的跨行業(yè)公司二二. .集權(quán)

4、型采購(gòu)組織集權(quán)型采購(gòu)組織l由一個(gè)部門統(tǒng)一組織本系統(tǒng)的采購(gòu)活動(dòng)的采由一個(gè)部門統(tǒng)一組織本系統(tǒng)的采購(gòu)活動(dòng)的采購(gòu)實(shí)施模式。購(gòu)實(shí)施模式。 l優(yōu)缺點(diǎn)比較：優(yōu)缺點(diǎn)比較：優(yōu)點(diǎn)優(yōu)點(diǎn)缺點(diǎn)缺點(diǎn)規(guī)模效應(yīng)規(guī)模效應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)化，節(jié)省人員和工作量，有利于標(biāo)準(zhǔn)化，節(jié)省人員和工作量，有利于采購(gòu)戰(zhàn)略的實(shí)施采購(gòu)戰(zhàn)略的實(shí)施有利于財(cái)務(wù)管理有利于財(cái)務(wù)管理利于更好的全面庫(kù)存管理和材料利用利于更好的全面庫(kù)存管理和材料利用避免因?yàn)楣?yīng)短缺而引起集團(tuán)部門間避免因?yàn)楣?yīng)短缺而引起集團(tuán)部門間的競(jìng)爭(zhēng)。的競(jìng)爭(zhēng)。上下級(jí)之間的抱怨上下級(jí)之間的抱怨對(duì)系統(tǒng)的反抗對(duì)系統(tǒng)的反抗過(guò)高的管理費(fèi)用過(guò)高的管理費(fèi)用對(duì)市場(chǎng)的反應(yīng)較慢對(duì)市場(chǎng)的反應(yīng)較慢 適用：適用于下屬的經(jīng)營(yíng)單位購(gòu)買產(chǎn)

5、品的相同或類似的公司適用：適用于下屬的經(jīng)營(yíng)單位購(gòu)買產(chǎn)品的相同或類似的公司采購(gòu)生產(chǎn)營(yíng)銷采購(gòu)生產(chǎn)營(yíng)銷采購(gòu)生產(chǎn)營(yíng)銷這種結(jié)構(gòu)形式結(jié)合了兩種采購(gòu)組織的有點(diǎn)，能夠做到分散和這種結(jié)構(gòu)形式結(jié)合了兩種采購(gòu)組織的有點(diǎn)，能夠做到分散和集中的有效結(jié)合。集中的有效結(jié)合。集中和分散需考慮的標(biāo)準(zhǔn)：集中和分散需考慮的標(biāo)準(zhǔn)：l 采購(gòu)需求的通用性采購(gòu)需求的通用性l 地理位置地理位置l 供應(yīng)市場(chǎng)結(jié)構(gòu)供應(yīng)市場(chǎng)結(jié)構(gòu)l 所需的專門技術(shù)所需的專門技術(shù)l 價(jià)格波動(dòng)價(jià)格波動(dòng)l 客戶需求客戶需求采購(gòu)部門結(jié)構(gòu)圖采購(gòu)部門結(jié)構(gòu)圖采購(gòu)調(diào)研部門流程管理部門采購(gòu)部一采購(gòu)部二采購(gòu)部三采購(gòu)經(jīng)理采購(gòu)主管庫(kù)存主管庫(kù)存計(jì)劃庫(kù)房主管2. 采購(gòu)組織內(nèi)部的設(shè)計(jì)采購(gòu)組織內(nèi)部

6、的設(shè)計(jì)采購(gòu)組織內(nèi)部的設(shè)計(jì)各個(gè)企業(yè)有所不同，如：采購(gòu)組織內(nèi)部的設(shè)計(jì)各個(gè)企業(yè)有所不同，如：采購(gòu)部采購(gòu)部經(jīng)理經(jīng)理采購(gòu)課采購(gòu)課課長(zhǎng)課長(zhǎng)稽催課稽催課課長(zhǎng)課長(zhǎng)管理課管理課課長(zhǎng)課長(zhǎng)研究課研究課課長(zhǎng)課長(zhǎng)原料組原料組組長(zhǎng)組長(zhǎng)燃料組燃料組組長(zhǎng)組長(zhǎng)設(shè)備組設(shè)備組組長(zhǎng)組長(zhǎng)辦公用品辦公用品組長(zhǎng)組長(zhǎng)維修組維修組組長(zhǎng)組長(zhǎng)鉛鉛采購(gòu)員采購(gòu)員鉛鉛采購(gòu)員采購(gòu)員化學(xué)品化學(xué)品采購(gòu)員采購(gòu)員電器電器采購(gòu)員采購(gòu)員機(jī)械機(jī)械采購(gòu)員采購(gòu)員某金屬制造公司組織表某金屬制造公司組織表主要會(huì)按以下的角度來(lái)設(shè)計(jì)采購(gòu)部門：一.按采購(gòu)地區(qū)設(shè)計(jì)采購(gòu)總部國(guó)際采購(gòu)國(guó)內(nèi)采購(gòu)東北地區(qū)華東地區(qū)華南地區(qū)歐洲地區(qū) 美洲地區(qū) 亞洲地區(qū)二.按物品類別設(shè)計(jì) 采購(gòu)總部采購(gòu)一部 采購(gòu)二部

7、 采購(gòu)三部辦公用品電子零件采購(gòu)部采購(gòu)三課采購(gòu)二課采購(gòu)一課電子零件(包括集成電路、開(kāi)關(guān)、電阻、連接器、變壓器、電熱調(diào)節(jié)器、制動(dòng)器、機(jī)黽器等）機(jī)械制品(包含塑料膠品、機(jī)器設(shè)備、模具等）工程發(fā)包事務(wù)用品維護(hù)機(jī)械維護(hù)水電某電子公司采購(gòu)部組織表某電子公司采購(gòu)部組織表三.按采購(gòu)功能設(shè)計(jì)采購(gòu)總部開(kāi)發(fā)來(lái)源議價(jià)招 標(biāo) 比價(jià)議 標(biāo) 決標(biāo)簽 約 稽 催履 約 供應(yīng)處供應(yīng)處內(nèi)內(nèi)購(gòu)購(gòu)課課外外購(gòu)購(gòu)課課接接轄轄課課資資訊訊課課結(jié)報(bào)組議價(jià)組訪價(jià)組綜合組履約組訂約組報(bào)關(guān)組驗(yàn)收組提貨組資訊組稽催組物料管理組某國(guó)防科技單位采購(gòu)組織表某國(guó)防科技單位采購(gòu)組織表四四.混合式編組混合式編組實(shí)際上采購(gòu)組織設(shè)計(jì)時(shí)通常同時(shí)考慮多種因素。實(shí)際上采

8、購(gòu)組織設(shè)計(jì)時(shí)通常同時(shí)考慮多種因素。采購(gòu)處內(nèi)購(gòu)課原料課外購(gòu)課主要原料助劑染料某人造纖維制造公司采購(gòu)組織表某人造纖維制造公司采購(gòu)組織表3.3.采購(gòu)組織的職責(zé)采購(gòu)組織的職責(zé) l對(duì)外而言：對(duì)外而言：選擇選擇/ /管理供應(yīng)商，和供應(yīng)商保持良好的關(guān)系；管理供應(yīng)商，和供應(yīng)商保持良好的關(guān)系； l對(duì)內(nèi)而言：對(duì)內(nèi)而言：控制采購(gòu)流程；保證采購(gòu)質(zhì)量和交貨周期，能夠控制采購(gòu)流程；保證采購(gòu)質(zhì)量和交貨周期，能夠滿足公司生產(chǎn)和市場(chǎng)的需要。滿足公司生產(chǎn)和市場(chǎng)的需要。 供應(yīng)商選擇與評(píng)價(jià) 協(xié)調(diào)各分采購(gòu)部門的采購(gòu)工作 與企業(yè)其他部門溝通，制定采購(gòu)計(jì)劃，且將重要的采購(gòu)計(jì)劃報(bào)上級(jí)批準(zhǔn) 制定采購(gòu)制度和設(shè)計(jì)合理的采購(gòu)流程 控制采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn) 完成

9、采購(gòu)人員的培訓(xùn)和組織的調(diào)整 共同商品的訂貨和結(jié)算處理執(zhí)行采購(gòu)總部制定的采購(gòu)計(jì)劃，組織具體的采購(gòu)活動(dòng)；對(duì)于本部分特有物品的采購(gòu)，尋找合適的供應(yīng)商，并且和供應(yīng)商進(jìn)行談判；核對(duì)請(qǐng)購(gòu)單所購(gòu)物料的技術(shù)規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)；市場(chǎng)信息的收集，價(jià)格變化的調(diào)查分析。采購(gòu)相關(guān)人員的職責(zé)一. 采購(gòu)經(jīng)理（1）擬訂采購(gòu)部門工作方針與目標(biāo)；（2）負(fù)責(zé)主要原料或物料之采購(gòu)；（3）編制年度采購(gòu)計(jì)劃與預(yù)算；（4）簽核訂購(gòu)單與合約；（5）采購(gòu)制度之建立與改善；（6）撰寫(xiě)部門周報(bào)或月報(bào)；（7）主持采購(gòu)人員教育訓(xùn)練；（8）建立與供應(yīng)商的良好關(guān)系；（9）督導(dǎo)采購(gòu)部門全盤業(yè)務(wù)及人員考核；（10）主持或參與采購(gòu)相關(guān)業(yè)務(wù)的會(huì)議，并做好部門間的協(xié)調(diào)

10、工作。二. 采購(gòu)科長(zhǎng)（1）分派采購(gòu)人員及助理的日常工作；（2）負(fù)責(zé)次要原料或物料之采購(gòu)；（3）協(xié)助采購(gòu)人員與供應(yīng)商談判價(jià)格、付款方式、交貨日期等；（4）采購(gòu)進(jìn)度之追蹤；（5）審核一般物料采購(gòu)案；（6）市場(chǎng)調(diào)查；（7）供應(yīng)商之考核。三. 采購(gòu)員（1）經(jīng)辦一般性物料采購(gòu)；（2）查訪廠商；（3）與供應(yīng)商談判價(jià)格、付款方式、交貨日期等；（4）確認(rèn)交貨日期等；（5）一般索賠案件之處理；（6）處理退貨；（7）收集價(jià)格情報(bào)及替代品資料。l 一位從事家電配件銷售的朋友頗有感觸地說(shuō)，現(xiàn)在的采購(gòu)人員花樣翻新，供應(yīng)商無(wú)所適從。據(jù)他介紹，P公司的采購(gòu)員A是一位“高手”，為此，此采購(gòu)員常常受到公司的表彰。A的“高招”是

11、：一方面采取多家同時(shí)供應(yīng)的方式，挑起供應(yīng)商之間對(duì)回扣的攀比；另一方面又大肆壓低供應(yīng)商的配件價(jià)格，以獲取公司的高額獎(jiǎng)金和表彰。供應(yīng)商由于回扣不斷增高而價(jià)格又不斷降低的壓力，無(wú)法對(duì)配件生產(chǎn)進(jìn)行“精耕細(xì)作”，導(dǎo)致配件質(zhì)量的不斷下降，而企業(yè)由于只憑表象來(lái)評(píng)采購(gòu)人員，在一定程度上助長(zhǎng)了采購(gòu)人員的暗箱操作，損害了企業(yè)的利益。l 思考：企業(yè)的采購(gòu)人員應(yīng)該具備什么樣的素質(zhì)？ 企業(yè)如何評(píng)估采購(gòu)人員，又如何杜絕采購(gòu)過(guò)程中的“回扣”問(wèn)題？能力方面價(jià)值分析能力預(yù)測(cè)能力表達(dá)能力專業(yè)知識(shí)品質(zhì)方面臨財(cái)不茍得敬業(yè)精神虛心與耐心采購(gòu)人員應(yīng)具備的能力和品質(zhì)思考題：思考題：在特定條件下如何選擇恰當(dāng)?shù)慕Y(jié)構(gòu)在特定條件下如何選擇恰當(dāng)?shù)慕Y(jié)

12、構(gòu) l 單一產(chǎn)品單一產(chǎn)品/多廠址生產(chǎn)多廠址生產(chǎn)l 多種產(chǎn)品多種產(chǎn)品/多廠址生產(chǎn)，產(chǎn)品之間相互關(guān)聯(lián)多廠址生產(chǎn)，產(chǎn)品之間相互關(guān)聯(lián)l 多種產(chǎn)品多種產(chǎn)品/多廠址生產(chǎn)，產(chǎn)品之間沒(méi)有聯(lián)系多廠址生產(chǎn)，產(chǎn)品之間沒(méi)有聯(lián)系遇到以上情況時(shí)，該如何選擇采購(gòu)組織？遇到以上情況時(shí)，該如何選擇采購(gòu)組織？四、采購(gòu)授權(quán)四、采購(gòu)授權(quán)為了圓滿執(zhí)行工作并達(dá)成目標(biāo)，一個(gè)企業(yè)或機(jī)構(gòu)會(huì)為了圓滿執(zhí)行工作并達(dá)成目標(biāo)，一個(gè)企業(yè)或機(jī)構(gòu)會(huì)授與采購(gòu)部門下列四種決策權(quán)。授與采購(gòu)部門下列四種決策權(quán)。l 供應(yīng)商之選擇；供應(yīng)商之選擇；l 交易價(jià)格及條件之決定；交易價(jià)格及條件之決定；l 采購(gòu)規(guī)范之確認(rèn)；采購(gòu)規(guī)范之確認(rèn)；l 與潛在供應(yīng)商之接觸聯(lián)系。與潛在供應(yīng)商之

13、接觸聯(lián)系。某衛(wèi)浴器材公司采購(gòu)職務(wù)權(quán)限表授權(quán)金額大小，通常取決于：授權(quán)金額大小，通常取決于：l 企業(yè)規(guī)模愈大，授權(quán)金額愈高；企業(yè)規(guī)模愈大，授權(quán)金額愈高；l 對(duì)采購(gòu)主管信任程度愈高，授權(quán)金額愈高；對(duì)采購(gòu)主管信任程度愈高，授權(quán)金額愈高；l 經(jīng)營(yíng)者心態(tài)愈開(kāi)放，授權(quán)金額愈高；經(jīng)營(yíng)者心態(tài)愈開(kāi)放，授權(quán)金額愈高；l 企業(yè)內(nèi)部控制制度愈完備，授權(quán)金額愈高。企業(yè)內(nèi)部控制制度愈完備，授權(quán)金額愈高。思考習(xí)題思考習(xí)題 l 采購(gòu)組織常見(jiàn)的類型有哪些？并分別說(shuō)出他們的采購(gòu)組織常見(jiàn)的類型有哪些？并分別說(shuō)出他們的特點(diǎn)。是否有一種采購(gòu)組織適合所有的企業(yè)？特點(diǎn)。是否有一種采購(gòu)組織適合所有的企業(yè)？l 假如讓你設(shè)計(jì)一個(gè)企業(yè)的采購(gòu)組織，你會(huì)從哪幾假如讓你設(shè)計(jì)一個(gè)企業(yè)的采購(gòu)組織，你會(huì)從哪幾個(gè)方面考慮。個(gè)方面考慮。l 企業(yè)的采購(gòu)組織具有那些職責(zé)？企業(yè)的采購(gòu)組織具有那些職責(zé)？ l 假如你是一個(gè)企業(yè)的采購(gòu)人員，你覺(jué)得你應(yīng)該具假如你是一個(gè)企業(yè)的采購(gòu)人員