秘書事務(wù)管理時(shí)間管理

1、秘書事務(wù)管理時(shí)間管理秘書-事務(wù)管理-時(shí)間管理學(xué)習(xí)重點(diǎn)學(xué)習(xí)重點(diǎn)如何夸越時(shí)間陷阱如何夸越時(shí)間陷阱運(yùn)用時(shí)間表進(jìn)行管理運(yùn)用時(shí)間表進(jìn)行管理編制并管理本人和上司的工作日志編制并管理本人和上司的工作日志1. 要事第一要事第一 ABCD法則法則 辦事的優(yōu)先次序辦事的優(yōu)先次序 2. 以終為始以終為始 是必須要做的嗎？是必須要做的嗎？ 不完成會(huì)怎樣？不完成會(huì)怎樣？ 是自己想要的嗎？是自己想要的嗎？ 和目標(biāo)直接相關(guān)嗎？和目標(biāo)直接相關(guān)嗎？ 回報(bào)及收益高嗎？回報(bào)及收益高嗎？ 3. 學(xué)會(huì)說(shuō)學(xué)會(huì)說(shuō)“NO！”3. 學(xué)會(huì)說(shuō)學(xué)會(huì)說(shuō)“NO！”（續(xù)）（續(xù)）4.如何對(duì)付不速之客如何對(duì)付不速之客 4.如何對(duì)付不速之客（續(xù)）如何對(duì)付不速之

2、客（續(xù)）5如何減少冗長(zhǎng)會(huì)議如何減少冗長(zhǎng)會(huì)議 會(huì)議前會(huì)議前 會(huì)議中會(huì)議中 會(huì)議后會(huì)議后 6辦公桌上的辦公桌上的“5 S”運(yùn)動(dòng)運(yùn)動(dòng) 整理廢紙簍的作用整理廢紙簍的作用 文件存檔系統(tǒng)文件存檔系統(tǒng) “各就各位各就各位”的擺置的擺置 集中精力做一件事集中精力做一件事 不要總是重復(fù)處理同一文件不要總是重復(fù)處理同一文件 不要為了表面的整潔而塞入一處不要為了表面的整潔而塞入一處 下班前的清理下班前的清理 整理整理 整頓整頓 清掃清掃 清潔清潔 修養(yǎng)修養(yǎng) 四、時(shí)間管理矩陣圖四、時(shí)間管理矩陣圖 不緊急不緊急緊急緊急重要重要不重要不重要ABCD五、時(shí)間管理的工具五、時(shí)間管理的工具 時(shí)間表有哪些種類呢？時(shí)間表有哪些種類

3、呢？（電子表格（電子表格 ）工作條理性訓(xùn)練工作條理性訓(xùn)練 編制時(shí)間表的注意事項(xiàng)編制時(shí)間表的注意事項(xiàng) 1 1、盡可能歸為一頁(yè)，并標(biāo)出時(shí)間段、盡可能歸為一頁(yè)，并標(biāo)出時(shí)間段 2 2、表內(nèi)包括日期、時(shí)間、活動(dòng)內(nèi)容、地點(diǎn)、表內(nèi)包括日期、時(shí)間、活動(dòng)內(nèi)容、地點(diǎn)、備注等備注等 3 3、當(dāng)計(jì)劃變動(dòng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)變更計(jì)劃表、當(dāng)計(jì)劃變動(dòng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)變更計(jì)劃表 4 4、認(rèn)真細(xì)致、主動(dòng)溝通、留有余地、認(rèn)真細(xì)致、主動(dòng)溝通、留有余地 5 5、領(lǐng)導(dǎo)一份、本人留存一份、領(lǐng)導(dǎo)一份、本人留存一份 202X年年6月月5 日（下周三）公司總部副總裁王明一行五日（下周三）公司總部副總裁王明一行五人將來(lái)我公司視察。視察內(nèi)容包括：聽本公司領(lǐng)導(dǎo)敘職

4、人將來(lái)我公司視察。視察內(nèi)容包括：聽本公司領(lǐng)導(dǎo)敘職（上午（上午9：00-11：00在公司主樓第二會(huì)議室）中午在公司主樓第二會(huì)議室）中午11：30-12：30在公司賓館餐廳海王星廳就餐，我公司陪同人在公司賓館餐廳海王星廳就餐，我公司陪同人員有我公司經(jīng)理、副總經(jīng)理（共二人）、辦公室主任、員有我公司經(jīng)理、副總經(jīng)理（共二人）、辦公室主任、公關(guān)部部長(zhǎng)，經(jīng)理秘書紀(jì)穎，共公關(guān)部部長(zhǎng)，經(jīng)理秘書紀(jì)穎，共6人；出席本公司科技人人；出席本公司科技人員獲國(guó)家科技獎(jiǎng)表彰大會(huì)（員獲國(guó)家科技獎(jiǎng)表彰大會(huì)（15：2016：20在本公司禮在本公司禮堂舉行，下午堂舉行，下午13：3015：00）；檢查實(shí)驗(yàn)大樓的建設(shè)）；檢查實(shí)驗(yàn)大樓的

5、建設(shè)情況（情況（15：2016：20在工地現(xiàn)場(chǎng)）；晚餐在在工地現(xiàn)場(chǎng)）；晚餐在17：0019：00舉行（地點(diǎn)同中午）。請(qǐng)列出工作日志。舉行（地點(diǎn)同中午）。請(qǐng)列出工作日志。管理日志管理日志星期三星期三工作日志的管理（秘書個(gè)人）工作日志的管理（秘書個(gè)人） 1、提前了解上司工作和活動(dòng)的信息，并填、提前了解上司工作和活動(dòng)的信息，并填入日志，第二天一早再次確認(rèn)入日志，第二天一早再次確認(rèn) 2、填寫的信息要清楚、方便閱讀，保持日、填寫的信息要清楚、方便閱讀，保持日志整潔，可用彩筆做記號(hào)志整潔，可用彩筆做記號(hào) 3、信息完整，標(biāo)明活動(dòng)的時(shí)間、地點(diǎn)、姓、信息完整，標(biāo)明活動(dòng)的時(shí)間、地點(diǎn)、姓名、聯(lián)絡(luò)等。名、聯(lián)絡(luò)等。 4

6、、及時(shí)更新，并告知上司變化。、及時(shí)更新，并告知上司變化。 5、提醒上司執(zhí)行計(jì)劃。、提醒上司執(zhí)行計(jì)劃。實(shí)戰(zhàn)演練實(shí)戰(zhàn)演練 完成完成P148的工作實(shí)務(wù)題的工作實(shí)務(wù)題3時(shí)間時(shí)間工工 作作 內(nèi)內(nèi) 容容9 9：0000部門會(huì)議，部門會(huì)議，4 4樓樓412412室，帶相關(guān)文件資料室，帶相關(guān)文件資料1010：00001111：0000確認(rèn)所訂的上司與客戶的午餐確認(rèn)所訂的上司與客戶的午餐1212：0000午餐前，將午餐前，將3 3位應(yīng)聘人的資料分關(guān)有關(guān)人員位應(yīng)聘人的資料分關(guān)有關(guān)人員1313：0000確認(rèn)面試地點(diǎn)在確認(rèn)面試地點(diǎn)在315315房，擺桌椅，準(zhǔn)備相關(guān)資料房，擺桌椅，準(zhǔn)備相關(guān)資料1414：00-1500-

7、15：0000面試人員，每人用時(shí)面試人員，每人用時(shí)3030分鐘分鐘1616：0000面試小組討論面試小組討論1717：0000檢查準(zhǔn)備上司第二天參加會(huì)議的資料檢查準(zhǔn)備上司第二天參加會(huì)議的資料工作日志工作日志 202X202X年年4 4月月1515日日 星期三星期三工作日志工作日志 202X202X年年4 4月月1515日日 星期三星期三秘書實(shí)務(wù)題秘書實(shí)務(wù)題第二季度會(huì)議時(shí)間表第二季度會(huì)議時(shí)間表（202X.79） 月份月份周次周次七七八八九九一一上海會(huì)議上海會(huì)議周一上午周一上午: :面試面試3 3位營(yíng)銷員位營(yíng)銷員( (小小會(huì)議室會(huì)議室) )休假休假二二上海會(huì)議上海會(huì)議香港會(huì)議香港會(huì)議休假休假三三周

8、二：銷售會(huì)議周二：銷售會(huì)議, ,傳傳達(dá)上海會(huì)精神達(dá)上海會(huì)精神( (大會(huì)大會(huì)議室議室四四周五周五( (上午上午) )部門部門會(huì)議會(huì)議周三周三: :辦公會(huì)議辦公會(huì)議( (大會(huì)議室大會(huì)議室) )周五周五上午上午: :部門會(huì)議部門會(huì)議周五上午周五上午: :部門會(huì)議部門會(huì)議實(shí)務(wù)題 請(qǐng)同學(xué)們幫鐘苗起草一份周時(shí)請(qǐng)同學(xué)們幫鐘苗起草一份周時(shí)間表。表內(nèi)內(nèi)容可虛擬間表。表內(nèi)內(nèi)容可虛擬鐘苗現(xiàn)在把周安排表列出來(lái)了，看，就這么簡(jiǎn)單鐘苗現(xiàn)在把周安排表列出來(lái)了，看，就這么簡(jiǎn)單 周工作計(jì)劃表周工作計(jì)劃表 年年 月月 日日時(shí)時(shí) 周次周次間間星期一星期一星期二星期二星期三星期三星期四星期四星期五星期五0909：0000經(jīng)營(yíng)會(huì)議經(jīng)營(yíng)

9、會(huì)議面試面試1010：0000拜訪客戶拜訪客戶1111：00001212：00001313：00001414：00001515：00001616：0000制表人：鐘苗制表人：鐘苗實(shí)訓(xùn)題實(shí)訓(xùn)題 幫鐘苗編寫一份幫鐘苗編寫一份“五一五一”七天值班表。七天值班表。 要求：要求：1 1，值班人員中要有負(fù)責(zé)人和具體，值班人員中要有負(fù)責(zé)人和具體值班人；人員姓名自擬；值班人；人員姓名自擬； 2 2，值班地點(diǎn)標(biāo)明清楚。，值班地點(diǎn)標(biāo)明清楚。 3 3，值班時(shí)間必須是全天的，要清，值班時(shí)間必須是全天的，要清楚明白，一目了然。楚明白，一目了然。 4 4，簡(jiǎn)單寫明值班內(nèi)容，結(jié)合該公，簡(jiǎn)單寫明值班內(nèi)容，結(jié)合該公司性質(zhì)自擬。司性質(zhì)自擬。 3 3，值班工作與值班表，值班工作與值班表 （1 1）值班工作內(nèi)容：）值班工作內(nèi)容： 、接待、值班日、接待、值班日記記錄，要盡量詳細(xì)；信息傳遞，既將重要記記錄，要盡量詳細(xì)；信息傳遞，既將重要或需緊急處理的信息向有關(guān)人員通報(bào)。或需緊急處理的信息向有關(guān)人員通報(bào)。 （2 2）值班工作制度：崗位責(zé)任制度、交接）值班工作制度：崗位責(zé)任制度、交接班制度、信息處理制度、保密制度。班制度、信息處理制度、保