物業(yè)程序文件-參觀交流接待工作程序

1、物業(yè)程序文件:參觀交流接待工作程序物業(yè)程序文件：參觀溝通接待工作程序1、目的規(guī)范公司參觀溝通接待工作，體現(xiàn)規(guī)范化的管理與良好的企業(yè)形象。2、范圍適用于公司本部、各管理處/部門參觀溝通接待工作。3、定義無4、職責(zé)4.1辦公室：指定、協(xié)調(diào)相關(guān)人員負(fù)責(zé)各類參觀、溝通活動(dòng)；4.2各部門：負(fù)責(zé)本部門溝通接待工作的詳細(xì)落實(shí)；5、方法及過程掌握5.1接待級(jí)別5.1.1辦公室主任負(fù)責(zé)依據(jù)參觀、溝通或外來人員實(shí)習(xí)的詳細(xì)狀況確定接待級(jí)別。接待級(jí)別分為一級(jí)、二級(jí)、三級(jí)，各部門可依據(jù)參觀接待所確定的接待級(jí)別支配詳細(xì)接待工作。5.1.2一級(jí)接待5.1.2.1公司本部一級(jí)接待，接待來賓包括：集團(tuán)溝通人員、集團(tuán)審計(jì)人員、政

2、府部門人員。5.1.2.1.1 辦公室負(fù)責(zé)提前知會(huì)公司職能部門全體人員做好預(yù)備。5.1.2.1.2辦公室負(fù)責(zé)提前預(yù)備迎賓接待牌、禮品等相關(guān)物品資料。5.1.2.1.3辦公室負(fù)責(zé)公司現(xiàn)場(chǎng)環(huán)境的檢查和整理。5.1.2.1.4辦公室主任協(xié)同總經(jīng)理（助理）及相關(guān)人員在正門進(jìn)行迎接和指引。5.1.2.2 業(yè)務(wù)部門一級(jí)接待，接待來賓包括：兄弟公司管理層溝通人員。5.1.2.2.1 辦公室提前通知各崗位負(fù)責(zé)人做好現(xiàn)場(chǎng)環(huán)境清潔，秩序維持（包括車輛停放），并依據(jù)狀況確定設(shè)立臨時(shí)崗位做好平安防范措施。5.1.2.2.2辦公室提前預(yù)備迎賓接待牌、茶食、禮品等相關(guān)物品資料。5.1.2.2.3接待現(xiàn)場(chǎng)最高負(fù)責(zé)人及相關(guān)人

3、員在正門進(jìn)行迎接和指引。5.1.2.2.4部門各崗位負(fù)責(zé)人在接待現(xiàn)場(chǎng)予以待命，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)處理各項(xiàng)臨時(shí)事務(wù)。5.1.2.2.5接待完畢后，由現(xiàn)場(chǎng)最高負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員歡送離開。5.1.3二級(jí)接待，接待來賓包括：兄弟公司業(yè)務(wù)部門溝通人員。二級(jí)接待，由部門、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人介紹管理服務(wù)區(qū)域的基本狀況，回答來賓提問，應(yīng)來賓需求支配座談溝通。接待時(shí)須著公司工作服，做到熱忱、大方，宣揚(yáng)公司管理方法和理念等。5.1.4三級(jí)接待，接待來賓包括：同行業(yè)、非同行業(yè)參觀、溝通人員；三級(jí)接待,由業(yè)務(wù)部門接待負(fù)責(zé)人一直賓介紹所轄小區(qū)（或大廈）的基本狀況，回答來賓提問。接待時(shí)須著公司工作服，做到熱忱、大方，宣揚(yáng)公司管理方法和理念等

4、。5.2接待流程5.2.1各部門、項(xiàng)目如接到其它機(jī)構(gòu)、人員的參觀、工作溝通要求時(shí)，應(yīng)統(tǒng)一轉(zhuǎn)至公司辦公室詳細(xì)聯(lián)系。5.2.2各類參觀，溝通需求須至少提前三個(gè)工作日與辦公室主任聯(lián)系，辦公室在接到接待需求后，在三個(gè)工作日內(nèi)依據(jù)實(shí)際狀況確定是否予以接待并反饋需求部門、項(xiàng)目。5.2.3各業(yè)務(wù)部門、項(xiàng)目接待責(zé)任人在收到接待信息后，須通知部門經(jīng)理，作好相應(yīng)的接待預(yù)備。5.2.4外來參觀接待流程5.2.4.1參觀支配部門包括本部各個(gè)部門以及公司下屬各個(gè)項(xiàng)目管理處。公司本部支配的參觀一般應(yīng)予以支配，其他同行業(yè)房地產(chǎn)公司和物業(yè)公司提出參觀要求時(shí)，應(yīng)依據(jù)其對(duì)公司是否有影響和將來是否有聯(lián)系等狀況酌情考慮是否接待。5.

5、2.4.2辦公室接到來電、來函、上門要求參觀時(shí)，應(yīng)了解參觀小區(qū)名稱、人數(shù)、參觀時(shí)間、路線、聯(lián)系人及聯(lián)系方式等，依據(jù)來訪人員的職位、重要性確定參觀級(jí)別，確定是否予以支配參觀。5.2.4.3辦公室應(yīng)將參觀人員狀況在參觀接待登記表中予以登記，并準(zhǔn)時(shí)以郵件或電話方式與參觀小區(qū)接待負(fù)責(zé)人聯(lián)系，通知各參觀小區(qū)作好參觀接待預(yù)備。5.2.4.4管理處應(yīng)制定參觀路線和參觀介紹詞，并報(bào)辦公室備案。管理處應(yīng)對(duì)參觀接待負(fù)責(zé)人或臨時(shí)負(fù)責(zé)人進(jìn)行培訓(xùn)，熟識(shí)小區(qū)的基本狀況和物業(yè)管理基本學(xué)問。5.2.4.5參觀接待管理處接待負(fù)責(zé)人在接到辦公室參觀通知時(shí)，應(yīng)填寫參觀接待登記表。如遇其他公司臨時(shí)要求參觀時(shí)，應(yīng)準(zhǔn)時(shí)與辦公室行政組人員

6、聯(lián)系，辦公室與支配部門予以核實(shí)后，再進(jìn)行支配。5.2.5工作溝通接待流程5.2.5.1工作溝通支配部門包括公司本部各部門和下屬各管理處。公司本部支配的溝通一般應(yīng)予以支配，其他同行業(yè)房地產(chǎn)公司和物業(yè)公司提出工作溝通要求時(shí)，原則上擔(dān)心排，但可依據(jù)其對(duì)公司是否有影響和將來是否有聯(lián)系等狀況酌情考慮是否接待。5.2.5.2辦公室人員接到來電、來函、上門要求進(jìn)行工作溝通時(shí)，應(yīng)了解工作溝通內(nèi)容、溝通部門名稱、人數(shù)、時(shí)間、聯(lián)系人及聯(lián)系方式等，確定是否予以支配溝通。5.2.5.3填寫工作溝通支配表，發(fā)郵件至接待管理處，通知其作好接待預(yù)備，同時(shí)抄送要求工作溝通部門或下屬項(xiàng)目管理處。5.2.5.4管理處接待負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)工作溝通內(nèi)容，確定各崗位引導(dǎo)人。正式溝通開頭前，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)先向溝通人員介紹小區(qū)總體管理狀況，接待負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)督和掌握溝通過程，各崗位引導(dǎo)人對(duì)溝通人員進(jìn)行詳細(xì)內(nèi)容的培訓(xùn)與溝通。5.3公司接待人員在接待工作中應(yīng)留意依據(jù)公司相關(guān)規(guī)定，做好保密工作。5.4各部門接待人員負(fù)責(zé)保留工作溝通、參觀接待人員相關(guān)信息