新項(xiàng)目入伙管理工作程序

1、新項(xiàng)目入伙管理工作程序 新項(xiàng)目入伙管理工作程序 1總則 1.1有序組織業(yè)戶入伙，供應(yīng)便捷、高效的顧客服務(wù)，是地產(chǎn)銷售和后續(xù)物業(yè)服務(wù)的重要內(nèi)容，項(xiàng)目所在公司和物業(yè)分公司應(yīng)相互協(xié)作，嚴(yán)密策劃和組織新項(xiàng)目的業(yè)戶集中入伙工作。 1.2新項(xiàng)目集中入伙工作由項(xiàng)目所在公司主導(dǎo)，物業(yè)分公司協(xié)作。 1.3各物業(yè)分公司應(yīng)協(xié)作項(xiàng)目所在公司履行房屋保修義務(wù)，在保修期內(nèi)工程質(zhì)量問(wèn)題必需得到準(zhǔn)時(shí)、有效的處理，切實(shí)維護(hù)業(yè)戶合法權(quán)益和EE地產(chǎn)的品牌形象。 2相關(guān)職責(zé)界定 2.1項(xiàng)目所在公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)組織成立交樓入伙工作小組，制定交樓入伙工作方案，組織交樓預(yù)備工作，確定入伙時(shí)間。 2.2項(xiàng)目所在公司營(yíng)銷部、工程(配套)部、開(kāi)發(fā)

2、設(shè)計(jì)部、財(cái)務(wù)部參加入伙工作。 2.3物業(yè)分公司負(fù)責(zé)詳細(xì)編制物業(yè)入伙方案，按方案預(yù)備及組織實(shí)施入伙管理工作。 2.4管理公司物業(yè)管理部負(fù)責(zé)各項(xiàng)目入伙管理工作的指導(dǎo)和監(jiān)督。 2.5項(xiàng)目所在公司工程部負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)監(jiān)理公司和施工單位參加交樓驗(yàn)收工作。 3工作程序 3.1成立入伙工作小組 3.1.1組成人員：由項(xiàng)目所在公司總經(jīng)理、營(yíng)銷總監(jiān)、設(shè)計(jì)總監(jiān)、工程總監(jiān)、財(cái)務(wù)總監(jiān)和物業(yè)分公司總經(jīng)理組成，項(xiàng)目所在公司總經(jīng)理?yè)?dān)當(dāng)組長(zhǎng)，物業(yè)分公司總經(jīng)理?yè)?dān)當(dāng)副組長(zhǎng)。 3.1.2人員分工：接待組(負(fù)責(zé)客戶引導(dǎo)、業(yè)戶身份核驗(yàn)、資料接收及發(fā)放)、收費(fèi)組、驗(yàn)收組、發(fā)鑰匙組、詢問(wèn)及后勤保障組，入伙當(dāng)天現(xiàn)場(chǎng)總指揮為物業(yè)分公司總經(jīng)理。 3.

3、2入伙策劃 3.2.1在入伙前，物業(yè)分公司將入伙須知及其它需提示的內(nèi)容與項(xiàng)目所在公司的入伙通知書(shū)一起向業(yè)戶送發(fā)，向業(yè)戶明示入伙須知信息。 3.2.2物業(yè)分公司負(fù)責(zé)協(xié)作項(xiàng)目所在公司做好業(yè)戶集中入伙工作，擬訂項(xiàng)目集中入 伙方案。項(xiàng)目集中入伙方案經(jīng)物業(yè)分公司總經(jīng)理和項(xiàng)目所在公司營(yíng)銷(策劃)部審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后，報(bào)管理公司物業(yè)管理部、市場(chǎng)部備案。管理公司收到入伙方案的日期應(yīng)與預(yù)定的入伙日期至少提前30天。 3.2.3入伙過(guò)程中涉及的全部收費(fèi)項(xiàng)目，且在房產(chǎn)銷售合同中未明確商定的，收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)必需在入伙方案審批前報(bào)管理公司批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。 3.2.4新項(xiàng)目集中入伙方案中應(yīng)包含對(duì)可能的緊急的識(shí)別、評(píng)價(jià)，以及相應(yīng)

4、的處置預(yù)案。 3.2.5入伙方案的內(nèi)容應(yīng)包括但不限于： a)入伙的時(shí)間及實(shí)施地點(diǎn); b)入伙工作目標(biāo)及接待力量要求; c)入伙手續(xù)辦理的流程; d)接待現(xiàn)場(chǎng)布置要求; e)可能緊急狀況及處置預(yù)案要求; f)負(fù)責(zé)入伙工作的人員支配及職責(zé); g)入伙過(guò)程中使用的文件和表格; h)入伙預(yù)備工作的支配及要求;I)所需費(fèi)用預(yù)算。 3.3交樓入伙預(yù)備工作 3.3.1人員培訓(xùn) a)按人員分工，明確各組的任務(wù)及與其它組的連接要求; b)對(duì)工作流程、留意事項(xiàng)及入伙中業(yè)戶普遍關(guān)注的收費(fèi)、驗(yàn)收、房屋質(zhì)量保修、裝修等問(wèn)題進(jìn)行培訓(xùn)，必要時(shí)擬寫(xiě)入伙工作統(tǒng)一說(shuō)辭。 3.3.2入伙發(fā)放資料及記錄的預(yù)備 交樓入伙工作小組在業(yè)戶

5、入伙前15個(gè)工作日預(yù)備好用于入伙的必要的資料，并由物業(yè)分公司整理匯總備用。 1)入伙發(fā)放資料包括(不限于)： a)入伙通知書(shū); b)出庫(kù)單; c)入伙須知(可制成印刷品張貼); d)入伙流程圖(可制成印刷品張貼); e)業(yè)主臨時(shí)公約; f)住戶手冊(cè); g)房屋質(zhì)量保證書(shū);h)房屋使用說(shuō)明書(shū);i)裝修手冊(cè); j)物業(yè)管理費(fèi)批文; k)物業(yè)管理相關(guān)法律法規(guī)文本。 2)記錄包括(不限于)： a)業(yè)戶狀況登記表;b)入伙流程簽認(rèn)單;c)區(qū)域防火責(zé)任書(shū);d)入伙收樓確認(rèn)單。e)整改項(xiàng)目報(bào)告。 3.3.3入伙前與業(yè)主的溝通為了使入伙工作順當(dāng)開(kāi)展，在項(xiàng)目所在公司寄發(fā)入伙通知書(shū)時(shí)，物業(yè)分公司可將業(yè)主須知的相關(guān)

6、資料一同寄發(fā)。 3.3.4入伙現(xiàn)場(chǎng)環(huán)境布置要求 a)總體環(huán)境應(yīng)布置成喜慶、熱鬧的場(chǎng)面，襯托出EE品牌; b)入伙辦理的區(qū)域必需保持潔凈衛(wèi)生、井然有序，必要時(shí)采納燈籠、彩旗、彩帶、擺放花籃、盆栽花木等進(jìn)行裝飾; c)入伙現(xiàn)場(chǎng)辦理地址、辦理時(shí)間、入伙留意事項(xiàng)、入伙流程等標(biāo)識(shí)，相關(guān)場(chǎng)地、道路應(yīng)有明顯、溫馨的指路牌; d)工作人員按分工不同應(yīng)有明確的工作區(qū)域，避開(kāi)消失慌亂現(xiàn)象、服務(wù)人員著裝整齊，精神飽滿; e)在許可條件下，現(xiàn)場(chǎng)設(shè)置盡量考慮滿意人們輕松地等候或進(jìn)行辦理入伙的環(huán)境; f)辦公現(xiàn)場(chǎng)資料擺放整齊有序。 3.4入伙手續(xù)的辦理 3.4.1入伙手續(xù)辦理流程圖 入伙手續(xù)辦理流程圖 業(yè)主 攜帶資料，按

7、規(guī)定時(shí)間到達(dá)入伙現(xiàn)場(chǎng) 營(yíng)銷部 核對(duì)確認(rèn)業(yè)戶身份，向業(yè)戶發(fā)放出庫(kù)單 接待組 業(yè)戶狀況登記，補(bǔ)簽相關(guān)合同 收費(fèi)組 收取相關(guān)費(fèi)用，開(kāi)具發(fā)票 驗(yàn)收組 與業(yè)戶共同驗(yàn)收房屋，消失問(wèn)題記錄并跟蹤返修，水電開(kāi)通，水電表初始讀數(shù)抄錄 鑰匙發(fā)放 發(fā)放鑰匙，發(fā)放資料 資料歸檔 3.4.2項(xiàng)目所在公司營(yíng)銷(策劃)部負(fù)責(zé)核對(duì)業(yè)戶入伙通知書(shū)，查驗(yàn)以下業(yè)戶證 件： a)購(gòu)房合同原件; b)業(yè)戶身份證或護(hù)照原件; c)單位購(gòu)房的查驗(yàn)須出示單位營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本; d)托付他人辦理的須出示業(yè)戶托付書(shū)，并留存。 3.4.3確認(rèn)業(yè)戶身份無(wú)誤后，營(yíng)銷部向業(yè)戶簽發(fā)出庫(kù)單。 3.4.4接待組 a)核對(duì)、回收出庫(kù)單存根聯(lián); b)留存業(yè)戶證件復(fù)印

8、件，填寫(xiě)業(yè)戶狀況登記表，簽署區(qū)域防火責(zé)任書(shū); c)與未簽約業(yè)戶補(bǔ)簽前期物業(yè)管理協(xié)議和業(yè)戶臨時(shí)公約; d)經(jīng)辦人在入伙資料交收登記表上的業(yè)戶資料提交欄簽字確認(rèn); e)請(qǐng)業(yè)戶在入伙流程簽認(rèn)單文件欄上簽字確認(rèn)。 3.4.5收費(fèi)組依照法規(guī)、政府批文和公司要求，收取物業(yè)管理費(fèi)等有關(guān)費(fèi)用，并與業(yè)戶共同在入伙流程簽認(rèn)單收費(fèi)欄簽字確認(rèn)。 3.4.6驗(yàn)收組 a)在業(yè)戶交納完入伙費(fèi)用后，驗(yàn)收組通知水電工開(kāi)通該業(yè)戶物業(yè)的水電，攜同施工單位、監(jiān)理公司，與業(yè)戶對(duì)房屋進(jìn)行驗(yàn)收; b)將水電表初始讀數(shù)及驗(yàn)收狀況登記在入伙收樓確認(rèn)單中; c)房屋驗(yàn)收合格的，驗(yàn)收組與業(yè)戶在入伙收樓確認(rèn)單及入伙流程簽認(rèn)單中簽字確認(rèn); d)驗(yàn)收中

9、發(fā)覺(jué)問(wèn)題，按3.6進(jìn)行。驗(yàn)收完成后驗(yàn)收組與業(yè)戶在入伙收樓確認(rèn)單及入伙流程簽認(rèn)單中注明并簽字確認(rèn)。 3.4.7鑰匙發(fā)放組 a)房屋驗(yàn)收無(wú)問(wèn)題或業(yè)戶要求在搬入后再行修理的，鑰匙發(fā)放組將業(yè)戶房屋鑰匙全部交給業(yè)戶; b)房屋驗(yàn)收有問(wèn)題的，鑰匙發(fā)放按3.6進(jìn)行。組在將業(yè)戶房屋鑰匙交給業(yè)戶時(shí)，經(jīng)業(yè)戶同意留下一套鑰匙(在收樓問(wèn)題整改報(bào)告中記錄)，供修理使用; c)業(yè)戶領(lǐng)取鑰匙后，在鑰匙領(lǐng)取登記表及入伙流程簽認(rèn)單上簽字確認(rèn);鑰匙托管的，在表單備注欄注明; d)鑰匙發(fā)放組將住戶手冊(cè)、裝修手冊(cè)、房屋質(zhì)量保證書(shū)、房屋使用說(shuō)明書(shū)發(fā)給業(yè)戶保存，并請(qǐng)業(yè)戶在入伙資料交收登記表上的入伙資料收取欄簽字確認(rèn)，入伙手續(xù)辦理完畢。

10、3.5全部資料和業(yè)戶檔案由物業(yè)分公司負(fù)責(zé)收集、整理和保存。 3.6房屋交收問(wèn)題的整改 3.6.1驗(yàn)收發(fā)覺(jué)問(wèn)題時(shí)，業(yè)戶在整改項(xiàng)目報(bào)告中記錄交給驗(yàn)收人員，將鑰匙交給驗(yàn)收人員便于修理，并在入伙收樓確認(rèn)單的回執(zhí)欄中填寫(xiě)相關(guān)記錄并保留回執(zhí)欄; 3.6.2物業(yè)分公司依據(jù)整改項(xiàng)目報(bào)告內(nèi)容向綜合修理隊(duì)下達(dá)工程修理作業(yè)單，項(xiàng)目所在公司須督促盡快修理，以免影響業(yè)戶裝修; 3.6.3修理完成并通過(guò)物業(yè)分公司檢驗(yàn)后，物業(yè)分公司聯(lián)系業(yè)戶前來(lái)復(fù)驗(yàn)，向業(yè)戶交回所保留的鑰匙并請(qǐng)其在整改項(xiàng)目報(bào)告的乙條款中簽字確認(rèn)。 3.7集中入伙辦理過(guò)程中，項(xiàng)目所在公司、物業(yè)分公司必需確保：任何存在疑慮或不滿足見(jiàn)的業(yè)戶均能準(zhǔn)時(shí)地與公司高層管理

11、人員溝通，避開(kāi)現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)人員的拖延造成沖突激化或不滿心情的集中。 3.8集中入伙期間，物業(yè)分公司必需每對(duì)入伙辦理狀況進(jìn)行匯總統(tǒng)計(jì)，在當(dāng)天報(bào)告項(xiàng)目所在公司。 3.9物業(yè)集中入伙結(jié)束后一周內(nèi)，物業(yè)分公司總經(jīng)理應(yīng)組織本公司對(duì)入伙工作進(jìn)行總結(jié)，對(duì)入伙過(guò)程中反映出來(lái)的房屋質(zhì)量、銷售服務(wù)、物業(yè)服務(wù)等方面問(wèn)題進(jìn)行匯總統(tǒng)計(jì)，報(bào)送項(xiàng)目所在公司及管理公司物業(yè)管理部備案。 4零星入伙(入住) 在物業(yè)集中入伙之后，針對(duì)物業(yè)正常運(yùn)營(yíng)期間個(gè)別業(yè)戶(租戶)入伙手續(xù)辦理，除不必制訂預(yù)備工作方案和交付方案外，相關(guān)入伙手續(xù)仍必需按上述規(guī)定辦理。 5相關(guān)文件與記錄 5.1WDWY-WI-MM7501入伙通知書(shū)(范本) 5.2WDWY-WI-MM7502入伙須知(范本) 5.3WDWY-