辦公設(shè)備管理制度規(guī)定辦法

1、深圳XXXX有限公司辦公設(shè)備管理制度一、目的 為規(guī)范辦公設(shè)備的管理，保證XX公司辦公設(shè)備正常運(yùn)轉(zhuǎn)，提高辦公設(shè)備的使用效率，特制定本制度。二、定義 本制度所指辦公設(shè)備主要包括：電腦、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀、投影儀、電話機(jī)、辦公桌椅、會議桌椅、更衣柜、更鞋柜、電子白板、過膠機(jī)等。三、適用范圍本制度適用于XX公司所有辦公設(shè)備的管理。四、責(zé)任1.行政部負(fù)責(zé)XX公司辦公設(shè)備的日常管理與維護(hù)；2.行政管理員負(fù)責(zé)XX公司辦公設(shè)備的采購申請、入庫驗(yàn)收、發(fā)放、調(diào)配、建帳、盤點(diǎn)等日常管理工作；3.網(wǎng)絡(luò)工程師負(fù)責(zé)XX公司電腦、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、電話機(jī)、投影儀、掃描儀的日常維護(hù)工作，其它辦公設(shè)備的日常維護(hù)管理工

2、作由行政管理員負(fù)責(zé)。4.計劃采購部負(fù)責(zé)辦公設(shè)備的采購。五、內(nèi)容（一） 辦公設(shè)備的申請1 各部門需要增加辦公設(shè)備時,需填寫增加辦公設(shè)備申請表（見附一），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后交行政部；2 行政部需根據(jù)申請情況進(jìn)行認(rèn)真核實(shí)。2.1若情況屬實(shí)，行政部首先根據(jù)XX公司現(xiàn)有辦公設(shè)備的資源情況進(jìn)行內(nèi)部調(diào)配；無法調(diào)配時，則提出采購申請經(jīng)分管副總審核后報總經(jīng)理審批；2.2行政部經(jīng)審核后確認(rèn)不需要增加的,則退回部門采購申請。（二） 辦公設(shè)備的采購XX公司所需辦公設(shè)備由計劃采購部采購。（三） 辦公設(shè)備的的入庫、領(lǐng)用、保管、建帳及維修管理1. 各部門申請的辦公設(shè)備購回后，交行政部和計劃采購部，由行政管理員和采購員共同驗(yàn)

3、收、入庫；2. 申請部門到行政部辦理辦公設(shè)備領(lǐng)用手續(xù)；3. 行政部以部門為單位建立辦公設(shè)備領(lǐng)用臺帳，并交辦公設(shè)備使用部門負(fù)責(zé)人簽名確認(rèn)；4. 各部門負(fù)責(zé)本部門員工所用辦公設(shè)備的建帳及日常監(jiān)督管理工作；5. 各部門所用辦公設(shè)備的保管由使用人或部門指定人負(fù)責(zé)；6. 當(dāng)辦公設(shè)備使用人或保管人離職或調(diào)動工作時，所使用或保管的辦公設(shè)備需移交給本部門負(fù)責(zé)人或部門指定的人員接管；7. 當(dāng)部門負(fù)責(zé)人工作崗位變動時，需與本部門新任負(fù)責(zé)人辦理本部門辦公設(shè)備移交手續(xù)，行政管理員負(fù)責(zé)監(jiān)督辦公設(shè)備的移交工作；8. 各部門因人員變動等原因產(chǎn)生辦公設(shè)備閑置時，應(yīng)主動將閑置的辦公設(shè)備退回行政部，同時，行政部有權(quán)收回各部門閑置

4、的辦公設(shè)備，以作調(diào)配；9. 辦公設(shè)備的維修由行政部負(fù)責(zé)，其中，電腦、電話、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、投影儀、掃描儀的維修由網(wǎng)絡(luò)工程師負(fù)責(zé)，其它辦公設(shè)備的維修由行政管理員負(fù)責(zé)；10. 辦公設(shè)備因人為原因損壞或丟失的，由責(zé)任人或保管人負(fù)責(zé)維修或賠償；11. 行政管理員每隔半年對XX公司辦公設(shè)備盤點(diǎn)一次。（四） 辦公設(shè)備的報廢1、 辦公設(shè)備達(dá)到使用期限已不能使用或因自然損壞不能修復(fù)時，由行政部提交報廢申請，經(jīng)相關(guān)部門確認(rèn)和分管副總經(jīng)理審核后，報總經(jīng)理審批。2、 被批準(zhǔn)報廢的辦公設(shè)備由行政部尋找回收公司出售，所得收入上交財務(wù)部。（五） 辦公設(shè)備的使用管理1辦公電腦使用管理1.1.嚴(yán)禁使用XX公司電腦做與本職工作

5、無關(guān)的事情;1.2.嚴(yán)禁使用XX公司電腦下載、安裝與本職工作無關(guān)的軟件；1.3.任何人未經(jīng)他人同意，不得使用他人電腦；1.4.除XX公司網(wǎng)絡(luò)工程師外，任何人不得拆卸電腦設(shè)備；1.5.電腦使用人或保管人負(fù)責(zé)保持電腦清潔；1.6.下班后應(yīng)關(guān)閉電腦主機(jī)、顯示器電源。2打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀使用管理2.1. XX公司打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀由行政部接待員或其他指定的人員負(fù)責(zé)管理；2.2.各部門人員打印、復(fù)印資料時需詳細(xì)填寫復(fù)印的時間、標(biāo)題、份數(shù)并簽名；各部門人員不能打印、復(fù)印與工作無關(guān)的資料。各部門人員掃描資料時需填寫使用掃描儀申請表（附件5），經(jīng)行政部相關(guān)人員批準(zhǔn)后，由接待員負(fù)責(zé)資料掃描。2.3負(fù)責(zé)打

6、印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀的管理人員下班前要認(rèn)真檢查打印機(jī)、復(fù)印機(jī)的電源是否關(guān)閉；2.4.負(fù)責(zé)打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀的管理人員需定期清潔，保持打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀外觀干凈整潔；2.5 打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀發(fā)生故障時,由網(wǎng)絡(luò)工程師先行維修，若無法自行維修，由行政部行政管理員與維修單位及時聯(lián)系, 在打印機(jī)、復(fù)印機(jī)或掃描儀維修期間, 要做好臨時打印、復(fù)印或掃描的保障措施，確保辦公室正常打印和復(fù)印需求。2.6 行政部行政管理員負(fù)責(zé)打印機(jī)及復(fù)印機(jī)相關(guān)耗材(碳粉、墨盒、硒鼓、復(fù)印紙、打印紙等)的申請、儲存和管理工作。3傳真機(jī)使用管理3.1. 傳真機(jī)的日常管理由行政部接待員負(fù)責(zé)；3.2. 行政部建立傳真登記、

7、簽收制度。接收傳真由收件人在傳真簽收表（見附2）上簽名；發(fā)送傳真時，發(fā)件人需在傳真文件登記表（見附3）上登記；3.3. 接待員應(yīng)及時將收到的傳真文件轉(zhuǎn)交給接收人或部門，屬于商業(yè)秘密的傳真文件，接待員必須送交接收人，若接收人不在，必須妥善保管；3.4. 接待員須對所收、發(fā)傳真文件的內(nèi)容保密；3.5任何人不得翻閱與本人無關(guān)的傳真文件；3.6. 任何人未經(jīng)廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不得使用傳真機(jī)傳送個人資料；3.7. 嚴(yán)禁將傳真機(jī)作電話機(jī)使用，以保證及時接收傳真資料；3.8. 每天下班后，接待員必須將傳真機(jī)設(shè)置為自動接收狀態(tài)，并檢查傳真紙是否夠用。3.9傳真機(jī)發(fā)生故障時,由行政部行政管理員與維修單位及時聯(lián)系, 在

8、傳真機(jī)維修期間, 要做好臨時傳真保障措施，確保辦公室正常傳真需求。4. 投影儀、照相機(jī)、筆記本電腦的使用管理4.1. 投影儀、照相機(jī)的日常管理由行政部接待員負(fù)責(zé)；筆記本電腦由網(wǎng)絡(luò)工程師負(fù)責(zé)。4.2. 各部門人員借用投影儀時，需到接待員處辦理登記借用手續(xù)，投影儀使用完畢后要及時歸還。 4.3. 各部門人員借用相機(jī)需在廠區(qū)內(nèi)（不進(jìn)車間）拍攝時，需填寫使用相機(jī)申請表，并經(jīng)行政管理員批準(zhǔn)后由申請人自行拍攝；若使用人員需進(jìn)入車間拍攝，需由行政管理員先行確認(rèn)后報分管副總或總經(jīng)理助理審批，批準(zhǔn)后由品保部人員安排人員拍攝；拍攝完畢后，由網(wǎng)絡(luò)工程師負(fù)責(zé)上傳圖片。4.4. 各部門人員需借用筆記本電腦時，需先到網(wǎng)絡(luò)

9、工程師處辦理借用手續(xù)，筆記本電腦使用完畢后申請人要及時歸還；4.5申請人在使用投影儀、照相機(jī)或筆記本電腦時應(yīng)小心使用，如因使用人員原因造成設(shè)備的損壞,由使用人員負(fù)責(zé)賠償； 5. 電話機(jī)使用管理5.1. 電話機(jī)由行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)管理，各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對本部門電話機(jī)的使用情況的監(jiān)督與控制；5.2. 各部門使用的電話鈴聲盡量調(diào)低，接聽、撥打電話時要輕拿輕放、文明禮貌、注意音量、語言簡練。5.3. 因工作需要撥打長途電話時,必須在到行政部填寫長途電話使用登記表（見附4）后,方可撥打長途電話，禁止因私使用XX公司長途電話；5.4. 任何人不允許撥打與工作無關(guān)的聲訊電話，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)嚴(yán)肅處理。6辦公桌椅和會議室

10、桌椅子使用管理 6.1.行政部應(yīng)做好各部門辦公桌椅及會議室桌椅的建帳工作，并由各部門負(fù)責(zé)人核實(shí)后簽名確認(rèn)，以備查驗(yàn)； 6.2.行政部應(yīng)每半年至少對辦公公桌椅和會議室桌椅子盤點(diǎn)一次。 6.3辦公桌椅由各部門使用人員負(fù)責(zé)管理，行政部負(fù)責(zé)監(jiān)督；如因使用人員人為原因造成辦公桌椅損壞或損壞，由使用人員負(fù)責(zé)賠償或維修；如因自然原因或不可抗拒原因造成損壞，由行政部行政管理員負(fù)責(zé)安排相關(guān)人員維修。7其它辦公設(shè)備使用管理 7.1. XX公司所有的辦公設(shè)備都要指定專人保管； 7.2.辦公設(shè)備的使用人員要確保設(shè)備的安全使用；如因使用人員原因造成辦公設(shè)備的損壞,由使用人員負(fù)責(zé)賠償。 7.3辦公設(shè)備的保管人若發(fā)現(xiàn)設(shè)備出

11、現(xiàn)故障或損壞,應(yīng)及時通知相關(guān)管理人員進(jìn)行維修。附1: 增加辦公設(shè)備申請表附2： 傳真簽收登記表附3： 傳真登記表附4： 長途電話使用登記表 附5： 使用掃描儀申請表 附6： 使用相機(jī)申請表文件編號頁 數(shù)共 5 頁版號生效日期擬訂人審核人批準(zhǔn)人更改內(nèi)容010203附1：增加辦公設(shè)備申請表部門： 時間： 年 月 日名稱單位規(guī)格數(shù)量申請原因備注申請人： 部門負(fù)責(zé)人： 行政部審核意見：附2：傳真簽收登記表日期來件單位來件標(biāo)題來件頁數(shù)收件人&收件部門收件人簽名簽收時間備注附3:傳真登記表日期部門姓名對方傳真號碼傳真頁數(shù)事由備注附4:長途電話使用登記表日期部門姓名撥打號碼事由通話時間備注附5：XX公司使用掃描儀申請表 申請日期： 年 月 日申請人申請人部門申請原因掃描資料內(nèi)容申請掃描時間部門負(fù)責(zé)人意見