第四章會展后勤方案策劃

1、第四章會展后勤方案策劃浙江世界貿(mào)易中心形象標志引發(fā)爭議爭議一：形象含義的爭議爭議一：形象含義的爭議爭議二：標志近似的爭議爭議二：標志近似的爭議浙江世界貿(mào)易中心標志浙江世界貿(mào)易中心標志溫州某KTV（夜總會）標志商標注冊在先商標受理公告W的變體字象征五大洲酒杯造型象征話筒第一節(jié)第一節(jié) 指定展位承建商指定展位承建商一、展會對展位承建商的基本要求一、展會對展位承建商的基本要求 1、技術是否全面、技術是否全面 室內(nèi)設計與裝潢技術、消防防火技術、工程室內(nèi)設計與裝潢技術、消防防火技術、工程結(jié)構(gòu)知識、繪圖繪畫和模型方面的知識、照明知識、結(jié)構(gòu)知識、繪圖繪畫和模型方面的知識、照明知識、文圖和圖表知識、展架展具以及

2、施工材料和施工方文圖和圖表知識、展架展具以及施工材料和施工方面的知識、供排水方面的知識、電子和機械方面的面的知識、供排水方面的知識、電子和機械方面的知識。知識。2、經(jīng)驗是否豐富、經(jīng)驗是否豐富 經(jīng)驗豐富的承建商能更好地處理以下這些問經(jīng)驗豐富的承建商能更好地處理以下這些問題：題： 展位設計的目的性、展位設計的藝術性、展位展位設計的目的性、展位設計的藝術性、展位設計的功能性、展位設計的主題性。設計的功能性、展位設計的主題性。3、價格是否合理、價格是否合理4、是否熟悉展覽場地及其設施、是否熟悉展覽場地及其設施5、是否能提供展位維護保養(yǎng)服務、是否能提供展位維護保養(yǎng)服務二、指定展位承建商的方法二、指定展位

3、承建商的方法 對選擇承建商數(shù)量有較大影響的展位種類主要有兩對選擇承建商數(shù)量有較大影響的展位種類主要有兩類：類：一是空地展位和標準展位，二是室內(nèi)展位和室外展位。一是空地展位和標準展位，二是室內(nèi)展位和室外展位。 可以通過招標、專家推薦等方式來具體選定展可以通過招標、專家推薦等方式來具體選定展會的承建商。會的承建商。 招標有三種具體操作方式：招標有三種具體操作方式：公開招標、選擇招標、兩公開招標、選擇招標、兩階段招標。階段招標。 投標單位根據(jù)辦展機構(gòu)的要求，需要提供以投標單位根據(jù)辦展機構(gòu)的要求，需要提供以下基本資料：下基本資料：公司概況、標準展位搭建的價格和基本配置、公司概況、標準展位搭建的價格和基

4、本配置、空地展位的搭建要求、可提供的租賃展具及價格、可提供租賃空地展位的搭建要求、可提供的租賃展具及價格、可提供租賃的電器及價格等。的電器及價格等。三、展區(qū)清潔和保安計劃三、展區(qū)清潔和保安計劃 布展時的垃圾清理、展會開幕后展區(qū)的清潔。布展時的垃圾清理、展會開幕后展區(qū)的清潔。 展會安全保衛(wèi)計劃的主要內(nèi)容包括：消防安全、展會安全保衛(wèi)計劃的主要內(nèi)容包括：消防安全、人員安全、展品安全以及公共安全等。人員安全、展品安全以及公共安全等。 一般由展館方按照主辦方要求開展工作，特一般由展館方按照主辦方要求開展工作，特殊情況由辦展方與專業(yè)機構(gòu)（如保安公司、保潔殊情況由辦展方與專業(yè)機構(gòu)（如保安公司、保潔公司）合作

5、，雇傭臨時人員為展會提供必要支持。公司）合作，雇傭臨時人員為展會提供必要支持。委托專業(yè)運輸代理公司負責展會物質(zhì)運輸，包括海外運輸代理和國內(nèi)運輸代理。第二節(jié)第二節(jié) 指定展會運輸代理指定展會運輸代理一、展會運輸代理的服務準則一、展會運輸代理的服務準則 來程運輸和回程運輸來程運輸和回程運輸 1、展會運輸代理的工作準則、展會運輸代理的工作準則 展會現(xiàn)場運輸代理的工作很大程度上依賴于對三個展會現(xiàn)場運輸代理的工作很大程度上依賴于對三個方面的有效管理：聯(lián)絡、海關手續(xù)、搬運操作。方面的有效管理：聯(lián)絡、海關手續(xù)、搬運操作。 國際展覽運輸協(xié)會對展會運輸代理在聯(lián)絡方面提出國際展覽運輸協(xié)會對展會運輸代理在聯(lián)絡方面提出

6、了四方面的要求：第一，展會運輸代理必須配備懂英了四方面的要求：第一，展會運輸代理必須配備懂英語、法語、德語或者其客戶大部分人員所熟悉的語言語、法語、德語或者其客戶大部分人員所熟悉的語言的工作人員；的工作人員；第二，展會運輸代理必須在展會現(xiàn)場設立辦公第二，展會運輸代理必須在展會現(xiàn)場設立辦公設施，如果展會不具備條件，就要在離展會合設施，如果展會不具備條件，就要在離展會合理的距離內(nèi)設立，但還要在會場設立支持設備，理的距離內(nèi)設立，但還要在會場設立支持設備，以便展出者在會場內(nèi)就能聯(lián)絡到運輸代理；第以便展出者在會場內(nèi)就能聯(lián)絡到運輸代理；第三，為了方便客戶的聯(lián)絡，展會運輸代理要配三，為了方便客戶的聯(lián)絡，展會

7、運輸代理要配備國際備國際 、電傳和、電傳和 ；第四，展會運輸代理必須；第四，展會運輸代理必須提供詳細、有效的郵政提供詳細、有效的郵政 以方便客戶聯(lián)絡和有以方便客戶聯(lián)絡和有機有關運輸單據(jù)。機有關運輸單據(jù)。 國際展覽運輸協(xié)會對展會運輸代理辦理國際展覽運輸協(xié)會對展會運輸代理辦理海關手續(xù)的要求主要有兩點：海關手續(xù)的要求主要有兩點： 第一，展會運輸代理與辦展機構(gòu)共同為第一，展會運輸代理與辦展機構(gòu)共同為展會設立臨時免稅進口手續(xù)。展會設立臨時免稅進口手續(xù)。 第二，展會運輸代理要與海關有關人員第二，展會運輸代理要與海關有關人員商妥現(xiàn)場工作的期限和時間，要有足夠的時商妥現(xiàn)場工作的期限和時間，要有足夠的時間辦理海

8、關手續(xù)。間辦理海關手續(xù)。 對展覽物品的搬運操作有以下幾方面要求：對展覽物品的搬運操作有以下幾方面要求： 第一，要熟悉展覽現(xiàn)場，并在展位施工和撤展期第一，要熟悉展覽現(xiàn)場，并在展位施工和撤展期間能隨時使用合適的搬運設備和有經(jīng)驗的搬運工；間能隨時使用合適的搬運設備和有經(jīng)驗的搬運工； 第二，要在展覽現(xiàn)場安排倉儲地，如果沒有條件，第二，要在展覽現(xiàn)場安排倉儲地，如果沒有條件，要安排在盡可能近的地方；要安排在盡可能近的地方； 第三，空箱應存放在離展會盡可能近的地方，并對第三，空箱應存放在離展會盡可能近的地方，并對空箱回運時間做具體規(guī)定；空箱回運時間做具體規(guī)定； 第四，卸車和裝車必須按事先商定的時間進行；第四

9、，卸車和裝車必須按事先商定的時間進行； 第五，必須協(xié)調(diào)好所有參展商的搬運要求，并第五，必須協(xié)調(diào)好所有參展商的搬運要求，并提前將相應的安排通知辦展機構(gòu)和參展商。提前將相應的安排通知辦展機構(gòu)和參展商。2、報關代理的工作準則、報關代理的工作準則 國際展覽運輸協(xié)會對協(xié)會的報關代理的海關報關國際展覽運輸協(xié)會對協(xié)會的報關代理的海關報關工作的要求主要體現(xiàn)在六個方面：聯(lián)絡、展前客戶聯(lián)工作的要求主要體現(xiàn)在六個方面：聯(lián)絡、展前客戶聯(lián)系、單證辦理及通知、最佳運輸、現(xiàn)場支持、展后處系、單證辦理及通知、最佳運輸、現(xiàn)場支持、展后處理。理。二、國內(nèi)運輸代理二、國內(nèi)運輸代理 1、來程運輸、來程運輸 展品集中與裝車、長途運輸、

10、接運和交接、掏箱展品集中與裝車、長途運輸、接運和交接、掏箱和開箱和開箱 2、回程運輸、回程運輸 辦展機構(gòu)在指定展會的國內(nèi)運輸代理時，要考辦展機構(gòu)在指定展會的國內(nèi)運輸代理時，要考慮以下幾個因素：慮以下幾個因素： 有關時間安排（交箱日期、辦理手續(xù)日期、有關時間安排（交箱日期、辦理手續(xù)日期、發(fā)運日期、抵達目的地日期、到達展館日期以及發(fā)運日期、抵達目的地日期、到達展館日期以及回運日期等）。回運日期等）。 包裝要求（包裝標志要注明展會名稱、展位包裝要求（包裝標志要注明展會名稱、展位號、收貨人名稱和地址等）。號、收貨人名稱和地址等）。 運輸線路和運輸方式運輸線路和運輸方式 費用問題費用問題 保險保險 現(xiàn)場

11、服務現(xiàn)場服務三、海外運輸代理三、海外運輸代理 1、運輸方式、運輸方式 2、有關文件、有關文件 展覽文件（展品及相關物品清單、展品安排指展覽文件（展品及相關物品清單、展品安排指示書、需送海關審查的特殊物品樣本和清單、發(fā)票示書、需送海關審查的特殊物品樣本和清單、發(fā)票等）。等）。 運輸單證（報關函、報關單、清冊、進口許運輸單證（報關函、報關單、清冊、進口許可證、發(fā)票等）。可證、發(fā)票等）。 保險單證（展品和道具險、第三者責任險、保險單證（展品和道具險、第三者責任險、展出人員險等）展出人員險等）3、海關報關、海關報關 在實際操作中，對于來程運輸時的貨物進口報關在實際操作中，對于來程運輸時的貨物進口報關一

12、般有四種辦理形式：一般有四種辦理形式： ATA形式：是一種準許貨物免稅暫時進口的形式：是一種準許貨物免稅暫時進口的報關制度。報關制度。 保稅形式：展會必須是保稅性質(zhì)的展會，保稅形式：展會必須是保稅性質(zhì)的展會，物品不能帶出保稅現(xiàn)場。物品不能帶出保稅現(xiàn)場。 再出口形式：提供相當于展品等物資進口關稅再出口形式：提供相當于展品等物資進口關稅相同金額的保證金，再辦理報關手續(xù)使貨物通關展出。相同金額的保證金，再辦理報關手續(xù)使貨物通關展出。 進口形式：將展品等貨物當成一般貨物辦進口形式：將展品等貨物當成一般貨物辦理進口手續(xù)。理進口手續(xù)。第三節(jié)第三節(jié) 指定展會旅游代理指定展會旅游代理一、會展旅游與舉辦展會的關

13、系一、會展旅游與舉辦展會的關系 1、商務考察、商務考察 商務考察的主要目的地有兩種：一是商品專業(yè)商務考察的主要目的地有兩種：一是商品專業(yè)市場或大型的商場；二是商品的主要生產(chǎn)地或某些市場或大型的商場；二是商品的主要生產(chǎn)地或某些企業(yè)的所在地。企業(yè)的所在地。 2、觀光休閑、觀光休閑二、展會旅游代理二、展會旅游代理 旅游代理除了要安排好旅游線路外，還要旅游代理除了要安排好旅游線路外，還要提供海關簽證、交通指引、住宿選擇、餐飲安排提供海關簽證、交通指引、住宿選擇、餐飲安排甚至語言翻譯等多種服務。甚至語言翻譯等多種服務。三、展會接待酒店三、展會接待酒店 選擇離展覽場地較近，檔次不能太低的賓館酒選擇離展覽場

14、地較近，檔次不能太低的賓館酒店。店。第四節(jié)第四節(jié) 編制參展商手冊編制參展商手冊一、參展商手冊包含的主要內(nèi)容一、參展商手冊包含的主要內(nèi)容 1、前言、前言 對參展商參加本展會表示歡迎，說明本手冊編制的原對參展商參加本展會表示歡迎，說明本手冊編制的原則和目的，提醒參展商在籌展、布展、展覽和撤展等各環(huán)則和目的，提醒參展商在籌展、布展、展覽和撤展等各環(huán)節(jié)要自覺遵守本手冊的相關規(guī)定。節(jié)要自覺遵守本手冊的相關規(guī)定。 2、展覽場地基本情況、展覽場地基本情況 包括展館及展區(qū)平面圖、至展館的交通圖、展覽場地的基本包括展館及展區(qū)平面圖、至展館的交通圖、展覽場地的基本技術數(shù)據(jù)等。技術數(shù)據(jù)等。3、展會基本信息、展會基本

15、信息 包括展會的名稱、舉辦地點、展覽時間、辦展機構(gòu)、展包括展會的名稱、舉辦地點、展覽時間、辦展機構(gòu)、展會指定承建商、指定運輸代理、指定旅游代理、指定接待酒會指定承建商、指定運輸代理、指定旅游代理、指定接待酒店等。店等。4、展會規(guī)則、展會規(guī)則 包括展會有關證件使用和管理的規(guī)定、展會現(xiàn)場保安包括展會有關證件使用和管理的規(guī)定、展會現(xiàn)場保安和保險的規(guī)定、展位清潔的規(guī)定、物品儲藏的規(guī)定、現(xiàn)場和保險的規(guī)定、展位清潔的規(guī)定、物品儲藏的規(guī)定、現(xiàn)場使用水電的注意事項、現(xiàn)場展品銷售的規(guī)定、消防規(guī)定、使用水電的注意事項、現(xiàn)場展品銷售的規(guī)定、消防規(guī)定、知識產(chǎn)權(quán)保護規(guī)定、現(xiàn)場展品演示的注意事項等。知識產(chǎn)權(quán)保護規(guī)定、現(xiàn)場

16、展品演示的注意事項等。5、展位搭裝指南、展位搭裝指南 包括標準展位說明和空地展位搭裝說明等。包括標準展位說明和空地展位搭裝說明等。6、展品運輸指南、展品運輸指南 包括海外運輸指南和國內(nèi)運輸指南等。包括海外運輸指南和國內(nèi)運輸指南等。7、會展旅游信息、會展旅游信息 對解決參展商及觀眾等參加展會期間的交通、對解決參展商及觀眾等參加展會期間的交通、吃、住、行等需要和展會前后的旅游需要作出一些吃、住、行等需要和展會前后的旅游需要作出一些說明。要詳細列出各指定接待酒店的檔次、協(xié)議優(yōu)說明。要詳細列出各指定接待酒店的檔次、協(xié)議優(yōu)惠價格、地址、聯(lián)系惠價格、地址、聯(lián)系 和和 以及聯(lián)系人、與展館的距以及聯(lián)系人、與展

17、館的距離等，要列出海外觀眾和參展商入境的簽證辦法、離等，要列出海外觀眾和參展商入境的簽證辦法、會展期間及前后可供選擇的商務考察和觀光休閑旅會展期間及前后可供選擇的商務考察和觀光休閑旅游的線路和安排等。游的線路和安排等。8、相關表格、相關表格 主要包括展覽表格和展位搭裝表格兩種。主要包括展覽表格和展位搭裝表格兩種。 展覽表格主要有貴賓買家服務表、聘請臨時服展覽表格主要有貴賓買家服務表、聘請臨時服務人員申請表、額外工作證和邀請卡申請表、研討務人員申請表、額外工作證和邀請卡申請表、研討會和技術交流會申請表、刊登會刊廣告申請表、刊會和技術交流會申請表、刊登會刊廣告申請表、刊登會刊資料表、現(xiàn)場廣告申請表

18、、酒店住宿確認表登會刊資料表、現(xiàn)場廣告申請表、酒店住宿確認表等；等； 展位搭裝表格主要有展位楣板公司名稱表、租展位搭裝表格主要有展位楣板公司名稱表、租用展位設施申請表、租用展具申請表、租用電器申用展位設施申請表、租用展具申請表、租用電器申請表、空地展位搭裝申請表、照明用電申請表、機請表、空地展位搭裝申請表、照明用電申請表、機械動力水電申請表、械動力水電申請表、 申請表等。申請表等。二、參展商手冊的作用二、參展商手冊的作用 1、參展商手冊對參展商的指引作用。、參展商手冊對參展商的指引作用。 2、參展商手冊對展會現(xiàn)場管理的作用。、參展商手冊對展會現(xiàn)場管理的作用。 3、參展商手冊對觀眾的作用。、參展商手冊對觀眾的作用。三、編制參展商手冊的基本原則三、編制參展商手冊的基本原則 實用、簡潔明了、詳細全面、美觀、專業(yè)、實用、簡潔明了、詳細全面、美觀、專業(yè)、國際化。國際化。第五節(jié)第五節(jié) 建立展會專門網(wǎng)站建立展會專門網(wǎng)站一、展會專門網(wǎng)站的作用一、展會專門網(wǎng)站的作用 1、為展會營銷和客戶服務拓展了市場范圍。、為展會營銷和客戶服務拓展