合同管理系統(tǒng)功能說明

1、.合同管理系統(tǒng)功能說明1 合同審批有合同要簽訂時，可以起草新合同發(fā)起審批，提交給相關部門相關領導進行審批，以便檢查合同相關信息以及合同條款等是否正確，審批通過之后審批結(jié)束。1.1 合同起草合同信息錄入，主要包括合同基本信息、合同正文、合同雙方履約義務、合同收支計劃以及合同風險這幾個部分。1.1.1. 合同基本信息包括合同的收付方向（收款、付款、收付款）、合同類型、執(zhí)行人信息（執(zhí)行部門、執(zhí)行人、聯(lián)系電話）、是否關聯(lián)主合同、核算幣種以及金額（收款方向金額、付款方向金額）、合同、合同期限（開始時間、結(jié)束時間）、合同監(jiān)控人員、其他相關信息（所屬項目、客戶信息、供應商信息）。1.1.2. 合同正文提供w

2、ord錄入，可以編輯合同正文信息。1.1.3. 履約義務包括我方履約義務和他方履約義務兩個部分。每個履約義務都有對應的履約時間， 可以錄入多個履約義務?？梢栽O置履約責任人并指定提醒方式(短信、RTX)，在合同監(jiān)控中，依據(jù)履約時間和履約義務的執(zhí)行狀態(tài)（未完成、完成、逾期、逾期完成）發(fā)送提醒信息。1.1.4. 收支計劃包括收款計劃和付款計劃兩個部分。收款計劃的總金額和付款計劃的總金額要分別和合同核算金額一致。收款計劃包括計劃收款時間、計劃收款金額、實際收款時間、實際收款金額這幾個方面?？梢凿浫攵鄠€收款計劃，在合同起草時編輯計劃收款信息，實際收款信息在做收款管理時再進行錄入。在收款管理中，依據(jù)這個計

3、劃收款時間和實際收款信息判斷該收支計劃的執(zhí)行狀態(tài)（完成、逾期完成）。付款計劃包括計劃付款時間、計劃付款金額、實際付款時間、實際付款金額這幾個方面。可以錄入多個付款計劃。在合同起草時編輯計劃付款信息，實際付款信息在做付款管理時再進行錄入。在付款管理中，依據(jù)這個計劃付款時間和實際付款信息判斷該收支計劃的執(zhí)行狀態(tài)（完成、逾期完成）?？梢栽O置收支責任人并指定提醒方式(短信、RTX)，在合同監(jiān)控中，根據(jù)收支計劃的執(zhí)行狀態(tài)發(fā)送提醒信息。1.1.5. 風險管理包括風險類型、風險名稱、應對措施、風險等級、風險狀態(tài)這幾個方面。合同風險可以錄入多個。在合同監(jiān)控中，可以對合同風險進行管理，調(diào)整風險狀態(tài)（未發(fā)生、已識

4、別、已跟蹤、已關閉）。1.2 合同審批合同起草完成之后，進入審批流程。合同審批項包括：合同基本信息、合同正文、履約義務、收支計劃、風險管理、流程跟蹤表單。2 合同履行階段2.1 合同監(jiān)控合同審批流程結(jié)束之后，進入合同履行的監(jiān)控階段。在合同監(jiān)控中可以查看合同基本信息以及審批流程、維護合同履約義務執(zhí)行狀態(tài)、調(diào)整收支計劃，調(diào)整合同風險狀態(tài)（未發(fā)生、已識別、已跟蹤、已關閉）。2.1.1 合同概覽查看合同起草時錄入的合同基本信息。2.1.2 合同審批查看合同審批流程信息。2.1.3 履約義務對履約義務進行管理。顯示合同起草時填寫的履約義務信息，可修改履約義務執(zhí)行狀態(tài)（未完成、完成、逾期、逾期完成）。2.

5、1.4 收支情況對收支計劃進行管理。顯示合同起草時填寫的收款計劃和付款計劃信息。收款計劃的實際收款信息在收款管理中進行維護，在合同監(jiān)控中可查看。付款計劃的實際付款信息在付款管理中進行維護，在合同監(jiān)控中可查看。2.1.5 合同風險對合同風險進行管理。在合同監(jiān)控中，可以修改風險狀態(tài)（未發(fā)生、已識別、已跟蹤、已關閉）。2.1.6 監(jiān)控提醒在合同起草時，指定履約義務與收支計劃的被提醒人以及提醒方式，在合同審批結(jié)束之后，依據(jù)規(guī)則，將提醒信息寫入至提醒表中。在合同監(jiān)控階段，根據(jù)提醒表中的記錄，實現(xiàn)消息提醒功能。提供郵件提醒，可擴展。其他提醒方式與具體實現(xiàn)，可由用戶根據(jù)實際需求進行擴展。提醒規(guī)則如下。2.1

6、.6.1 一次性提醒在履約義務和收支計劃到期的前一周，按照合同起草時指定的提醒方式，向相關責任人發(fā)送到期提醒，提醒責任人關注。只提醒一次。2.1.6.2 周期性提醒在履約義務和收支計劃到期之后，按照合同起草時指定的提醒方式，向相關責任人發(fā)送逾期提醒，提醒責任人盡快處理，每天都進行發(fā)送。當履約義務和收支計劃的狀態(tài)已經(jīng)變更為完成（完成、逾期完成）之后，消息提醒不再發(fā)送。2.2 收款管理對已經(jīng)審批完成的合同，依據(jù)收支計劃中的收款計劃，對收款流程和收款情況進行管理維護。收款信息包括：執(zhí)行人信息（執(zhí)行部門、執(zhí)行人）、相關合同信息、收款金額、核算幣種、收款時間、收款方式（現(xiàn)金、支票、電匯、其他）、發(fā)票信息

7、這幾個方面。一個收款流程，可以對應多個合同的多條收款計劃，收款計劃的金額總和必須和收款金額一致。合同每條收款計劃不能被重復使用。在收款流程結(jié)束之后，根據(jù)收款信息，更新合同收款計劃的實際收款時間、實際收款金額以及狀態(tài)，實際收款金額應與計劃收款金額一致。2.3 付款管理對已經(jīng)審批完成的合同，依據(jù)收支計劃中的付款計劃，對付款流程和付款情況進行管理維護。付款信息包括：執(zhí)行人信息（執(zhí)行部門、執(zhí)行人）、相關合同信息、付款金額、核算幣種、付款時間、付款方式（電匯、銀行委托、現(xiàn)金、虛擬、其它）、供應商信息、發(fā)票信息這幾個方面。經(jīng)過審批和財務確認之后，進行實際的付款操作，付款完成之后結(jié)束付款流程，并根據(jù)付款信息

8、，更新合同付款計劃的實際付款時間、付款金額以及狀態(tài)。2.4 交貨管理對交貨確認流程和實際交貨情況進行管理。對已經(jīng)進入履行階段的合同，有實際產(chǎn)物要進行交付時，可以發(fā)起交貨確認申請。填寫交貨內(nèi)容、相關合同信息、我方信息、他方信息等發(fā)起交貨流程進行審批，審批通過之后，由實際交貨人編輯交換清單（交付物、規(guī)格、數(shù)量等信息）結(jié)束交貨流程。2.5 開票管理對開票申請流程和實際開票信息進行管理。對已經(jīng)進入履行階段的合同可以發(fā)起開票申請。需要對合同做開票時，填寫開票內(nèi)容、相關合同信息、開票金額、交稅金額等信息發(fā)起開票申請進行審批，審批通過之后，由實際開票人編輯開票清單（開票時間、發(fā)票號、發(fā)票金額）結(jié)束開票流程。

9、3 統(tǒng)計查詢查看、檢索合同信息以及合同已經(jīng)履行的收支、開票信息。3.1 合同明細列出合同的概要信息，可根據(jù)合同信息進行搜索。3.2 合同統(tǒng)計以合同為依據(jù)，列出合同的已收款金額、已付款金額、已開票金額?？筛鶕?jù)合同信息進行搜索。3.3 合同收支明細以合同為依據(jù)，列出合同的收支明細信息，包括計劃收款時間、實際收款時間、執(zhí)行狀態(tài)、收款金額這幾個方面?？筛鶕?jù)合同信息進行搜索。4 合同模板管理提供合同模板的上傳、下載功能，實現(xiàn)對合同模板的管理維護。4.1 合同模塊管理對合同模板進行管理，可以添加新模板，編輯、刪除已有模板。4.2 合同模板查看可以查看所有的合同模板，用戶可以下載所需的模板。5 信息管理5.

10、1 供應商信息管理5.1.1 新增供應商信息編輯供應商編號、供應商名稱、供應商地址、聯(lián)系人信息、傳真、郵編、供應商類型，可以新增一個供應商。在合同起草時，可以從供應商列表中進行選擇。5.1.2 供應商信息維護對已有的供應商進行維護，可以更新地址、聯(lián)系人等信息，可以設置供應商的狀態(tài)（是否啟用）?？梢詣h除。5.2 客戶信息管理5.2.1 新增客戶信息編輯客戶編號、客戶名稱、客戶地址、聯(lián)系人信息、傳真、郵編、客戶類型，可以新增一個客戶。在合同起草時，可以從客戶列表中進行選擇。5.2.2 客戶信息維護對已有的客戶進行維護，可以更新地址、聯(lián)系人等信息，可以設置客戶的狀態(tài)（是否啟用）?？梢詣h除。5.3 項目信息管理5.3.1 新增項目信息編輯項目編號、項目名稱、項目執(zhí)行部門、項目負責人，可以新增一個項目。在合同起草時，可以從項目列表中進行選擇。5.3.2 項目信息維護對已有的項目進行維護，可以更新項目的狀態(tài)（是否啟用）?？梢詣h除。6 與其他系統(tǒng)的接口6.1 ERP系統(tǒng)供應商、客戶等合同管理中所需的信息不在本系統(tǒng)中進