告知函的格式及寫法書面告知函格式.doc

1、告知函的格式及寫法:書面告知函格式告知函的寫法.告知函和答復(fù)函十分接近.它們的主要區(qū)別在于答復(fù)函是答復(fù)對方所詢問問題,而告知函則是告知對方有關(guān)情況. 告知函的正文通常包括兩項內(nèi)容.一是告知原由.說明制發(fā)本函的原因.二是告知事項.簡明扼要地敘述告知對方有關(guān)事項的具體內(nèi)容及應(yīng)注意的問題.函的結(jié)構(gòu)和寫法（一）標(biāo)題函的標(biāo)題一般由發(fā)文機關(guān)、事由和文種構(gòu)成，有時也可以只由事由和文種構(gòu)成。（二）正文1開頭。寫行文的緣由、背景和依據(jù)。一般來說，去函的開頭或說明根據(jù)上級的有關(guān)指示精神，或簡要敘述本地區(qū)、本單位的實際需要、疑惑和困難。復(fù)函的開頭引用對方來文的標(biāo)題及發(fā)文字號，有的復(fù)函還簡述來函的主題，這與批復(fù)的寫法

2、基本相同。繼而，有的復(fù)函以“現(xiàn)將有關(guān)問題復(fù)函如下”一類文種承啟語引出主體事項，即答復(fù)意見。例一：告知函敬啟者：我方三月十日致貴方函諒悉，故在函曾中強調(diào)我方第816號單交貨之重要，務(wù)心將貨物于四月三十日前運達。貨物雖已運出，但尚未接到貴寄來的任何資料，除取消本訂單外，別無選擇。因為我方顧客堅持交貨日期，這樣做實出無奈，至感遺憾。發(fā)函者例二：告知函敬啟者：貴方訂購貨物的出口許可證已獲批準(zhǔn)。貨物即于八至十天內(nèi)制伯完成，特此奉告。我方建議，以見到由中華人民共各國中國銀行開出不可撤消信用證時付款。我方一接到貴方確認(rèn)書后，信用證就已開出，而貨物即行啟運并將文件寄出，作為向銀行結(jié)帳任據(jù)。敬上 發(fā)函者聯(lián)系函范

3、例例一：聯(lián)系函敬啟者：信用證修改事項說明如下：根據(jù)我方收到的信用證，其付款規(guī)定為見票120天付款。但是我方所需要的，是見票即付信用證。此項規(guī)定已獲貴方同意并在貴方訂單上明確記載。因此，請貴方按單內(nèi)說明修改。貨物將于本月二十交運，敬請貴方依照我方要求立即修改。敬上發(fā)函者例二：聯(lián)系函敬啟者：貴方提醒我方于九月十六日付款逾期一函敬悉。本公司本打算付清，但由于本地季節(jié)性貿(mào)易不景氣，造成我方顧客付款極度緩慢。此種原因，致使本公司暫時不便清償貨款總額。今天通過中國銀行，本公司以電報發(fā)出，貴方可在一兩天內(nèi)收到。本公司希望貴方能了解我方困境并給我方以協(xié)助。發(fā)函者請求函范例例一：請求函敬啟者：謝謝貴方索取本鉻鎳

4、鋼司新型手袋目錄一函。貴方所需目錄分別寄上，交盼貴方對所列條件會感興趣。訂購數(shù)量多少與價格，在表上均有分別說明，同時此表亦可作訂購單使用在通常情況下8898頁上顯示有多種新型號，是今年手袋展示會上一種時沿，敬請貴方注意。因為本公司接獲大量訂單，務(wù)必全力履行，故建議貴方對本公司之產(chǎn)品指示，盡速惠函告知。發(fā)函者例二：請求函敬啟者：今天本公司已將一瓶新上市的樣品美酒郵贈閣下，以示對閣下之敬意。并盼閣下在府上嘗試一番。如果你嘗試，就會同意我方認(rèn)為為此為每一位家庭主婦選購餐食的必需品。這種酒是甜酒和酒精的最佳混合，喝上幾杯，就會發(fā)出一種醇厚而馥郁的味道，對食欲特別有效。這種上等酒是悉尼運來，保括運費在內(nèi)

5、每打美金20。以一般信用證，給予的貿(mào)易折扣為20%茲隨本函附上特制卡式訂單表，請貴方將其填妥后投入信箱，以便我方處理。發(fā)函者 2主體。寫需要商洽、詢問、答復(fù)、聯(lián)系、請求批準(zhǔn)或答復(fù)審批及告知的事項。函，或去函和復(fù)函的事項一般都較單一，可與行文緣由合為一段。如果事項比較復(fù)雜，則分條列項書寫。結(jié)語。不同類型的函結(jié)語有別。如果行文只是告知對方事項而不必對方回復(fù)，則結(jié)語常用“特此函告”、“特此函達”。若是要求對方復(fù)函的，則用“盼復(fù)”、“望函復(fù)”、“請即復(fù)函”等語。請批函多以“請批準(zhǔn)”、“請大力協(xié)助為盼”、“望能同意”、“望準(zhǔn)予××是荷”等習(xí)慣用語收束。復(fù)函的結(jié)語常用“特此復(fù)函”、“特此回復(fù)”、“此復(fù)”等慣用語。也有的函不寫結(jié)語。五、注意問題1注意批請函與請示的區(qū)別，向有隸屬關(guān)系的上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)事項用請示，而向沒有隸屬關(guān)系的業(yè)務(wù)主管機關(guān)請求批準(zhǔn)有關(guān)事項，則用請批函。主管機關(guān)答復(fù)請求審批事項，用審批函。2開門見山，直奔主題。無論去函還是復(fù)函，都不要轉(zhuǎn)彎抹角，切忌空話、套話和發(fā)空泛的議論。3一文一函，簡潔明了。4語言要規(guī)范得體，并體現(xiàn)函的用語特色。發(fā)函要使用平和、禮貌、誠懇的語言，對主管機