告知函的格式及寫(xiě)法書(shū)面告知函格式.doc

1、告知函的格式及寫(xiě)法:書(shū)面告知函格式告知函的寫(xiě)法.告知函和答復(fù)函十分接近.它們的主要區(qū)別在于答復(fù)函是答復(fù)對(duì)方所詢(xún)問(wèn)問(wèn)題,而告知函則是告知對(duì)方有關(guān)情況. 告知函的正文通常包括兩項(xiàng)內(nèi)容.一是告知原由.說(shuō)明制發(fā)本函的原因.二是告知事項(xiàng).簡(jiǎn)明扼要地?cái)⑹龈嬷獙?duì)方有關(guān)事項(xiàng)的具體內(nèi)容及應(yīng)注意的問(wèn)題.函的結(jié)構(gòu)和寫(xiě)法（一）標(biāo)題函的標(biāo)題一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種構(gòu)成，有時(shí)也可以只由事由和文種構(gòu)成。（二）正文1開(kāi)頭。寫(xiě)行文的緣由、背景和依據(jù)。一般來(lái)說(shuō)，去函的開(kāi)頭或說(shuō)明根據(jù)上級(jí)的有關(guān)指示精神，或簡(jiǎn)要敘述本地區(qū)、本單位的實(shí)際需要、疑惑和困難。復(fù)函的開(kāi)頭引用對(duì)方來(lái)文的標(biāo)題及發(fā)文字號(hào)，有的復(fù)函還簡(jiǎn)述來(lái)函的主題，這與批復(fù)的寫(xiě)法

2、基本相同。繼而，有的復(fù)函以“現(xiàn)將有關(guān)問(wèn)題復(fù)函如下”一類(lèi)文種承啟語(yǔ)引出主體事項(xiàng)，即答復(fù)意見(jiàn)。例一：告知函敬啟者：我方三月十日致貴方函諒悉，故在函曾中強(qiáng)調(diào)我方第816號(hào)單交貨之重要，務(wù)心將貨物于四月三十日前運(yùn)達(dá)。貨物雖已運(yùn)出，但尚未接到貴寄來(lái)的任何資料，除取消本訂單外，別無(wú)選擇。因?yàn)槲曳筋櫩蛨?jiān)持交貨日期，這樣做實(shí)出無(wú)奈，至感遺憾。發(fā)函者例二：告知函敬啟者：貴方訂購(gòu)貨物的出口許可證已獲批準(zhǔn)。貨物即于八至十天內(nèi)制伯完成，特此奉告。我方建議，以見(jiàn)到由中華人民共各國(guó)中國(guó)銀行開(kāi)出不可撤消信用證時(shí)付款。我方一接到貴方確認(rèn)書(shū)后，信用證就已開(kāi)出，而貨物即行啟運(yùn)并將文件寄出，作為向銀行結(jié)帳任據(jù)。敬上 發(fā)函者聯(lián)系函范

3、例例一：聯(lián)系函敬啟者：信用證修改事項(xiàng)說(shuō)明如下：根據(jù)我方收到的信用證，其付款規(guī)定為見(jiàn)票120天付款。但是我方所需要的，是見(jiàn)票即付信用證。此項(xiàng)規(guī)定已獲貴方同意并在貴方訂單上明確記載。因此，請(qǐng)貴方按單內(nèi)說(shuō)明修改。貨物將于本月二十交運(yùn)，敬請(qǐng)貴方依照我方要求立即修改。敬上發(fā)函者例二：聯(lián)系函敬啟者：貴方提醒我方于九月十六日付款逾期一函敬悉。本公司本打算付清，但由于本地季節(jié)性貿(mào)易不景氣，造成我方顧客付款極度緩慢。此種原因，致使本公司暫時(shí)不便清償貨款總額。今天通過(guò)中國(guó)銀行，本公司以電報(bào)發(fā)出，貴方可在一兩天內(nèi)收到。本公司希望貴方能了解我方困境并給我方以協(xié)助。發(fā)函者請(qǐng)求函范例例一：請(qǐng)求函敬啟者：謝謝貴方索取本鉻鎳

4、鋼司新型手袋目錄一函。貴方所需目錄分別寄上，交盼貴方對(duì)所列條件會(huì)感興趣。訂購(gòu)數(shù)量多少與價(jià)格，在表上均有分別說(shuō)明，同時(shí)此表亦可作訂購(gòu)單使用在通常情況下8898頁(yè)上顯示有多種新型號(hào)，是今年手袋展示會(huì)上一種時(shí)沿，敬請(qǐng)貴方注意。因?yàn)楸竟窘荧@大量訂單，務(wù)必全力履行，故建議貴方對(duì)本公司之產(chǎn)品指示，盡速惠函告知。發(fā)函者例二：請(qǐng)求函敬啟者：今天本公司已將一瓶新上市的樣品美酒郵贈(zèng)閣下，以示對(duì)閣下之敬意。并盼閣下在府上嘗試一番。如果你嘗試，就會(huì)同意我方認(rèn)為為此為每一位家庭主婦選購(gòu)餐食的必需品。這種酒是甜酒和酒精的最佳混合，喝上幾杯，就會(huì)發(fā)出一種醇厚而馥郁的味道，對(duì)食欲特別有效。這種上等酒是悉尼運(yùn)來(lái)，保括運(yùn)費(fèi)在內(nèi)

5、每打美金20。以一般信用證，給予的貿(mào)易折扣為20%茲隨本函附上特制卡式訂單表，請(qǐng)貴方將其填妥后投入信箱，以便我方處理。發(fā)函者 2主體。寫(xiě)需要商洽、詢(xún)問(wèn)、答復(fù)、聯(lián)系、請(qǐng)求批準(zhǔn)或答復(fù)審批及告知的事項(xiàng)。函，或去函和復(fù)函的事項(xiàng)一般都較單一，可與行文緣由合為一段。如果事項(xiàng)比較復(fù)雜，則分條列項(xiàng)書(shū)寫(xiě)。結(jié)語(yǔ)。不同類(lèi)型的函結(jié)語(yǔ)有別。如果行文只是告知對(duì)方事項(xiàng)而不必對(duì)方回復(fù)，則結(jié)語(yǔ)常用“特此函告”、“特此函達(dá)”。若是要求對(duì)方復(fù)函的，則用“盼復(fù)”、“望函復(fù)”、“請(qǐng)即復(fù)函”等語(yǔ)。請(qǐng)批函多以“請(qǐng)批準(zhǔn)”、“請(qǐng)大力協(xié)助為盼”、“望能同意”、“望準(zhǔn)予××是荷”等習(xí)慣用語(yǔ)收束。復(fù)函的結(jié)語(yǔ)常用“特此復(fù)函”、“特此回復(fù)”、“此復(fù)”等慣用語(yǔ)。也有的函不寫(xiě)結(jié)語(yǔ)。五、注意問(wèn)題1注意批請(qǐng)函與請(qǐng)示的區(qū)別，向有隸屬關(guān)系的上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)事項(xiàng)用請(qǐng)示，而向沒(méi)有隸屬關(guān)系的業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)請(qǐng)求批準(zhǔn)有關(guān)事項(xiàng)，則用請(qǐng)批函。主管機(jī)關(guān)答復(fù)請(qǐng)求審批事項(xiàng)，用審批函。2開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，直奔主題。無(wú)論去函還是復(fù)函，都不要轉(zhuǎn)彎抹角，切忌空話(huà)、套話(huà)和發(fā)空泛的議論。3一文一函，簡(jiǎn)潔明了。4語(yǔ)言要規(guī)范得體，并體現(xiàn)函的用語(yǔ)特色。發(fā)函要使用平和、禮貌、誠(chéng)懇的語(yǔ)言，對(duì)主管機(jī)