做好范圍管理的方法

1、做好范圍管理的方法 范圍管理是為了確保項(xiàng)目包含了全部要做的工作而且只包含要求的工作，它主要涉及定義并掌握哪些是項(xiàng)目范疇內(nèi)的，哪些不是。范圍管理的基本內(nèi)容包括：項(xiàng)目啟動(dòng)、范圍計(jì)劃編制、范圍定義、范圍確認(rèn)、范圍變更掌握這五個(gè)要素。由于項(xiàng)目啟動(dòng)比較獨(dú)立，因此在本文中將不予爭(zhēng)論，以下所爭(zhēng)論的是在確定項(xiàng)目啟動(dòng)后的工作，這些工作包括：范圍計(jì)劃編制、范圍定義、范圍確認(rèn)和范圍變更這四個(gè)的部分。 1、編制范圍計(jì)劃 想要想管理好項(xiàng)目范圍，首先就要做好計(jì)劃，這不僅是對(duì)項(xiàng)目范圍管理的要求，也是對(duì)整個(gè)項(xiàng)目管理過程的要求，在項(xiàng)目管理的39個(gè)過程中，有21個(gè)與計(jì)劃有關(guān)（國外曾經(jīng)有人對(duì)項(xiàng)目失敗原因進(jìn)行調(diào)查，其中計(jì)劃被放到了首

2、位，可見它在項(xiàng)目管理中的重要性）。 在這里首先強(qiáng)調(diào)的就是周密地做好范圍計(jì)劃編制。范圍計(jì)劃編制是將產(chǎn)生項(xiàng)目產(chǎn)品所需進(jìn)行的項(xiàng)目工作（項(xiàng)目范圍）漸進(jìn)明細(xì)和歸檔的過程。做范圍計(jì)劃編制工作是需要參考許多信息，這些信息包括：產(chǎn)品描述、項(xiàng)目章程、約束條件、假定。首先要清晰最終產(chǎn)品的定義才能規(guī)劃要做的工作，這是一個(gè)漸進(jìn)清楚的過程；項(xiàng)目章程也是特別主要的依據(jù)，通常它對(duì)項(xiàng)目范圍已經(jīng)有了粗線條的商定，范圍計(jì)劃在此基礎(chǔ)上進(jìn)一步深入和細(xì)化；約束條件是制約項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)選擇的因素，如資金、完成日期等等；假定是被認(rèn)為是真實(shí)、現(xiàn)實(shí)獲確定的因素，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)需要經(jīng)常驗(yàn)證所用的假定。 范圍計(jì)劃中應(yīng)當(dāng)包含哪些內(nèi)容呢？不同的計(jì)劃詳盡程度自

3、然不一樣，一般來說要求包括：范圍說明、具體依據(jù)、范圍管理計(jì)劃，其中范圍說明和范圍管理計(jì)劃必需包含在內(nèi)。 范圍說明在項(xiàng)目參與人之間確認(rèn)或建立了一個(gè)項(xiàng)目范圍的共識(shí)，作為將來項(xiàng)目決策的文檔基準(zhǔn)。范圍說明中至少要說明項(xiàng)目論證、項(xiàng)目產(chǎn)品、項(xiàng)目可交付成果和項(xiàng)目目標(biāo)。 項(xiàng)目論證是商家的既定目標(biāo)，要為估算將來的得失供應(yīng)基礎(chǔ)；項(xiàng)目產(chǎn)品是產(chǎn)品說明的簡(jiǎn)要概況；項(xiàng)目可交付成果一般要列一個(gè)子產(chǎn)品級(jí)別概括表，如：為一個(gè)軟件開發(fā)項(xiàng)目設(shè)置的主要可交付成果可能包括程序代碼、工作手冊(cè)、人機(jī)交互學(xué)習(xí)程序等。 任何沒有明確要求的結(jié)果，都意味著它在項(xiàng)目可交付成果之外；項(xiàng)目目標(biāo)是要考慮到項(xiàng)目的成功性，至少要包括成本、進(jìn)度表和質(zhì)量要求。而

4、這部分在實(shí)際操作中的變化是最大的，也是最難規(guī)范的部分，項(xiàng)目經(jīng)理經(jīng)常要面對(duì)客戶提出的這樣或那樣的項(xiàng)目成果，如何防止項(xiàng)目成果的不受控地不斷增加是項(xiàng)目經(jīng)理要專心考慮的主要問題之一。 項(xiàng)目目標(biāo)應(yīng)當(dāng)有標(biāo)志，如：成本、單位等；肯定的或相對(duì)的價(jià)值，如：于公元2000年10月13日前完成本產(chǎn)品的開發(fā)等。清楚的項(xiàng)目目標(biāo)有助于項(xiàng)目的按要求完成，而不可量化的目標(biāo)，如：客戶的滿足程度的提高等，則要擔(dān)當(dāng)很高的風(fēng)險(xiǎn)。 范圍管理計(jì)劃是描述項(xiàng)目范圍如何進(jìn)行管理，項(xiàng)目范圍怎樣變化才能與項(xiàng)目要求相全都等問題的。它也應(yīng)當(dāng)包括一個(gè)對(duì)項(xiàng)目范圍預(yù)期的穩(wěn)定而進(jìn)行的評(píng)估，如：怎樣變化、變化頻率如何及變化了多少？范圍管理計(jì)劃也應(yīng)當(dāng)包括對(duì)變化范

5、圍怎樣確定，變化應(yīng)歸為哪一類（當(dāng)產(chǎn)品特征仍在被具體描述的時(shí)候，做到這點(diǎn)特殊困難，但肯定必要）等問題的清晰描述。 2、范圍分解 計(jì)劃明確了，然而該做哪些事情好像還是一把抓，因?yàn)橥瓿身?xiàng)目本身是一個(gè)復(fù)雜的過程，必需采取分解的手段把主要的可交付成果分成更簡(jiǎn)單管理的單元才能一目了然，最終得出項(xiàng)目的工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）。合適的范圍分解對(duì)項(xiàng)目成功非常關(guān)鍵，當(dāng)范圍分解不恰當(dāng)時(shí)，不必要地變更就不可避免地出現(xiàn)，很可能認(rèn)為地造成返工、延長工期、降低團(tuán)隊(duì)士氣等一系列不利的后果。 比較常用的方式是以目標(biāo)為依據(jù)，以結(jié)構(gòu)化思維的思索方法來構(gòu)建WBS，第一層是大的項(xiàng)目成果框架，每層下面再把工作分解，這種方式的優(yōu)點(diǎn)是結(jié)合進(jìn)度

6、劃分直觀，時(shí)間感強(qiáng)，評(píng)審中簡(jiǎn)單發(fā)覺遺漏或多出的部分，也更簡(jiǎn)單被大多數(shù)人理解。項(xiàng)目管理工具P3、MS Project就可以自動(dòng)為各個(gè)層次的任務(wù)編碼。 3、范圍確認(rèn) 范圍確認(rèn)是很重要的，許多人認(rèn)為這是一個(gè)走過場(chǎng)的形式，但實(shí)際上專心執(zhí)行這部分的工作是對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理最好的保護(hù)，在這部分工作中項(xiàng)目經(jīng)理睬向主要項(xiàng)目干系人陳述整個(gè)項(xiàng)目的目標(biāo)、需要的資源、完成的時(shí)間和項(xiàng)目的品質(zhì)這些事關(guān)項(xiàng)目成敗的內(nèi)容，并得到這些干系人的認(rèn)可，在清楚化這些問題后，日后在執(zhí)行的過程中可以避免許多項(xiàng)目范圍不確定性造成的爭(zhēng)吵。 4、范圍變更 一個(gè)項(xiàng)目的范圍計(jì)劃可能制訂的特別好，但是在這個(gè)瞬息萬變的信息時(shí)代，想不出現(xiàn)任何轉(zhuǎn)變幾乎是不可能的。因此對(duì)變更的管理是項(xiàng)目經(jīng)理必備的素養(yǎng)之一。變更并不可怕，可怕的是缺乏規(guī)范的變更管理過程。 范圍變更的原因是多方面的，如用戶要求增加產(chǎn)品功能、環(huán)保問題導(dǎo)致設(shè)計(jì)方案修改而增加工作內(nèi)容等等。項(xiàng)目經(jīng)理在管理過程中可通過范圍變更掌握系統(tǒng)來確保變更的是在受控的狀況下發(fā)生；通過使用監(jiān)督績效報(bào)告來了解當(dāng)前進(jìn)展?fàn)顩r，分析和預(yù)估可能出現(xiàn)的范圍變更；使用補(bǔ)充計(jì)劃編制來對(duì)現(xiàn)有的計(jì)劃進(jìn)行修正。 只有確保有一套嚴(yán)格、高效、實(shí)用的變更程序，在發(fā)生變更時(shí)遵循規(guī)范的變更程序來管理變