常用公文寫作公文寫作專題輔導(dǎo).doc

1、常用公文寫作公文寫作專題輔導(dǎo)一、什么是公文1、公文的含義：所謂公文，是公務(wù)文書的簡稱，廣義的公文是指黨政機關(guān)、企事業(yè)單位及社會團體在公務(wù)活動中所用的文字材料。廣義的公文專指法定公文。是指國家行政機關(guān)公文處理辦法列出的十三類公文。這是行政機關(guān)在行政管理活動中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進行公務(wù)活動的重要工具。2、公文的特點主要有：（1）法定性；（2）政策性；（3）實用性；（4）實效性；（5）規(guī)范性。3、公文的基本功用。（1）頒布法規(guī)，傳達指示；（2）反映情況，請示工作； （3）聯(lián)系工作，商洽公務(wù)；（4）宣傳教育； （5）依據(jù)憑證。二、公文的種類 根據(jù)國務(wù)院辦公廳1993年1

2、1月發(fā)布的國家行政機關(guān)公文處理辦法規(guī)定，我國現(xiàn)行的國家行政機關(guān)公文分12類13種：命令（令）；議案；決定；指示；公告、通告；通知；通報；報告；請示； 10 批復(fù)； 11 函； 12 會議紀要。1996年5月中央中央辦公廳印發(fā)中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例規(guī)定，我國現(xiàn)行的各級黨的機關(guān)公文有14種：決議；決定；指示；意見；通知；通報；公報；報告；請示； 10 批復(fù)； 11 條例； 12 規(guī)定； 13 函； 14 會議紀要。這里面不同的是什么呢：96年的取消了命令，議案換成了決議。93年把公告和通告規(guī)為一類。在96年的時候呢又進行了細分，劃分為通報和公報兩個文種。并新增了條例和規(guī)定。這樣的話共14個文種

3、。到xx年國務(wù)院又頒布了國家行政機關(guān)公文處理辦法，對公文的種類又重新進行了劃分，現(xiàn)在我們所用的公文處理規(guī)定，就是國務(wù)院xx年頒布的。自xx年1月1日起施行。下面我逐一介紹。（一）命令（令）適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關(guān)單位及人員。大家經(jīng)常聽到的根據(jù)中華人民共和國第36主席令。（二）決定：適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級機關(guān)不適當?shù)臎Q定事項。關(guān)于對*黨內(nèi)記大過處分的決定 （三）公告：適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。（四）通告：適用于公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當遵守或者周知的事項。（五）通知：適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)

4、的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。（六）通報：適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。（七）議案：適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項。（八）報告：適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機關(guān)的詢問。（九）請示：適用于向上級機關(guān)請求指示、批準。比如：關(guān)于申請人才大廈維修經(jīng)費的請示。（十）批復(fù)：適用于答復(fù)下級機關(guān)的請示事項。（十一）意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法。（十二）函：適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準和答復(fù)審批事項。（十三）會

5、議紀要：適用于記載、傳達會議情況和議定事項。2、公文的分類。（1）依照行文關(guān)系和行文方向的不同，可將公文分為上行文、下行文、平行文三種。（2）按照緊急程度可將公文分為緊急公文和普通公文兩大類。緊急公文又分為“特急”和“急件”兩種。（3）按照有無保密要求和、及秘密等級可將公文分為無保密要求的普通文件和有保密要求的保密文件兩大類。保密文件又分為絕密文件、機密文件和秘密文件三類。（4）按照具體職能的不同，可將公文分為法規(guī)性公文（如命令、令）、指揮性公文（公告、通告）、報請性公文（請示、報告）、執(zhí)照性公文（批復(fù)、意見）、聯(lián)系性公文（最典型的就是函）、實錄性公文六大類（會議紀要）。三、公文格式 公文具有

6、規(guī)定的格式，公文要按規(guī)定的格式寫作。這樣可以保證公文的完整性、準確性和程序性，并且便于公文的處理，提高辦文的工作效率。公文的格式要素一般包括：（一）發(fā)文機關(guān)（版頭）發(fā)文機關(guān)即公文的作者，發(fā)文機關(guān)應(yīng)寫機關(guān)全稱或規(guī)范化的簡稱。同級政府、政府各部門、上級政府部門與下級政府可以聯(lián)合行文，各級政府及其部門與同級黨委、軍隊、人民團體和行使行政職能的事業(yè)單位、公司也可聯(lián)合行文。幾個機關(guān)聯(lián)合行文，應(yīng)將主辦機關(guān)排列在前。版頭是發(fā)文機關(guān)的標記。目前我國使用的公文版頭有以下三種：1、由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”兩字組成，以大字套紅居中，印在文件首頁上端，俗稱“大版頭”。例如，“酒泉市人民政府文件”、“酒泉市

7、人事局文件”。2、由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加圓括號標注文種名稱，俗稱“小版頭”。例如，“酒泉市人民政府（通知）”、“酒泉市教育委員會（函）”。3、印有發(fā)文機關(guān)全稱的公函紙，作為版頭。如：酒泉市人才交流開發(fā)服務(wù)中心便函； 幾個機關(guān)聯(lián)合行文的，可用公文主辦機關(guān)一家版頭，也可用所有聯(lián)合行文機關(guān)的版頭。比如：前一段時間咱們酒泉市人事局、酒泉市勞動和社會保障局、酒泉市發(fā)展與改革委員會聯(lián)合給省人事上報酒泉市人力資源市場和社會保障服務(wù)中心建設(shè)實施方案，就是以三家單位的名稱作為版頭，當時以我們?nèi)耸戮忠患业陌骖^上報，結(jié)果勞動局不給蓋章，最后又改了一下。其實完全可為以主辦機關(guān)一家的版頭，但是人家要求用全版頭，我

8、們也就用上了。（二）公文份號：公文份號是同一公文印制若干份時每份的順序編號，位于版頭左上角，用阿拉伯數(shù)字標識，用以掌握每份公文的流向。絕密、機密公文應(yīng)標明份號。（三）秘密等級：公文的秘密等級分為“絕密”、“機密”、“秘密”三種，由發(fā)文機關(guān)依據(jù)中華人民共和國保守國家秘密法及其實施細則、中央和國家各部、委、辦、局制訂的國家秘密及其密級具體范圍的規(guī)定等確定，標注在版頭左上角“公文份號”之下。其具體標識為“”，“”前標密級，后標保密期限。沒有標上保密期限的，絕密、機密、秘密分別可按30年、20年、10年認定。（四）緊急程度 緊急程度是指對公文送達和辦理速度的要求。緊急公文分為“特急”、“急”兩種，標注

9、在版頭左上角“秘密等級”下。電報分別標注“特急”、“加急”。（五）發(fā)文字號：發(fā)文字號是指發(fā)文機關(guān)編制的公文代號，簡稱文號。發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、發(fā)文年度、發(fā)文順序號三部分組成。其中發(fā)文年度用六角括號括入。如國務(wù)院1998年制發(fā)的第12號文件，發(fā)文字號為“國發(fā)199812號”。發(fā)文字號位于版頭與紅線之間的正中處，用公函紙制發(fā)的，位于標題右上側(cè)。幾個機關(guān)聯(lián)合發(fā)文，一般只標明主辦機關(guān)發(fā)文字號。（六）簽發(fā)人 簽發(fā)人與簽署不同。簽署是某些需要以本機關(guān)行政首長名義發(fā)布的公文，由其簽名或加蓋簽名章后才能發(fā)出。簽發(fā)人則有兩種情況：一是指機關(guān)負責(zé)人在審定文稿后簽上姓名表示同意印發(fā)；二是報送上級機關(guān)的請示、報告

10、，必須注明簽發(fā)人。這里指的是后一種情況，簽發(fā)人的姓名署于版頭紅線之上發(fā)文字號的右側(cè)：“簽發(fā)人：×××”。為使公文顯得對稱，發(fā)文字號應(yīng)相應(yīng)向左移位。重要的或涉及面廣的，必須由正職或主持日常工作的副職領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)。（七）標題 公文標題位于版頭下面居中的位置，通常在版頭與標題之間，用一紅線作區(qū)別標志。如一份公文沒有版頭，標題置于公函紙首端機關(guān)名稱下的紅線稍下居中位置。公文標題由發(fā)文機關(guān)名稱、公文主題（事由）、文種三部分組成。例如，酒泉市關(guān)于發(fā)布節(jié)能減排標準的通知，這里“酒泉市”是發(fā)文機關(guān)；“關(guān)于發(fā)布節(jié)能減排標準”是事由；“通知”是文種。事由一般都用介詞“關(guān)于”和表達主要內(nèi)

11、容的詞組組成介詞結(jié)構(gòu)。擬寫公文標題時，應(yīng)特別注意以下幾點：1、批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)公文的標題，一般由批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)機關(guān)名稱、被批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的公文標題、文種三部分組成。如酒泉市政府批轉(zhuǎn)酒泉市人事局關(guān)于加強畢業(yè)生就業(yè)安置工作報告的通知。批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)公文的標題，應(yīng)杜絕出現(xiàn)介詞和文種的重疊，如“關(guān)于”的“關(guān)于”，“通知”的“通知”。同時應(yīng)注意，除批轉(zhuǎn)法規(guī)性文件加書名號外，均不對原標題加書名號。2、事由應(yīng)簡明確切地概括公文的主要內(nèi)容。例如，酒泉市人民政府對歷年來制定的規(guī)范性文件進行清理，應(yīng)予廢止的共有幾十件，發(fā)文時如將這些廢止的規(guī)范性文件的標題全部列為事由，顯然不可能，即使僅寫一個，后加“等”字，也嫌過長，但概括為“廢止

12、部分規(guī)范性文件”，就顯得既明確又簡潔。3、在擬寫標題時，一定要準確選定和標明文種，不能自造文種。4、標題排列要對稱、美觀，除字數(shù)較少的一行字標題外，兩行以上的可排成寶塔形，也可排成長短一致的雙平行形或三平行形。在轉(zhuǎn)行時，不要把人名、地名、機關(guān)名稱等專用名詞拆開。5、公文標題中除書名號的使用有明確規(guī)定外，一般不加標點符號。標題過長或中間需停頓的，可用空格或換行的方式表述。例如：國務(wù)院關(guān)于依靠科技振興農(nóng)業(yè) 加強農(nóng)業(yè)科技成果推廣工作的決定 （八）主送機關(guān) 主送機關(guān)是發(fā)文機關(guān)要求對公文予以辦理或答復(fù)的對方機關(guān)。除了直接面向社會發(fā)布的公文之外，公文一般均應(yīng)在正文之前標題左下方頂格書寫主送機關(guān)的名稱。確定

13、主送機關(guān)應(yīng)注意：1、政府各部門應(yīng)根據(jù)本級政府授權(quán)和職權(quán)規(guī)定，方可對下一級人民政府直接行文。2、請示的公文，應(yīng)堅持主送一個機關(guān)的原則，不能多頭主送；除特殊情況外，不得越級請示。受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機關(guān)向上請示，應(yīng)根據(jù)內(nèi)容寫明主送機關(guān)和抄送機關(guān)，由主送機關(guān)負責(zé)答復(fù)。除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項外，請示不得直接送領(lǐng)導(dǎo)者個人。3、批復(fù)下級請示，只能主送原請示機關(guān)（單位），對相關(guān)機關(guān)（單位），用抄送。4、普發(fā)公文，主送機關(guān)應(yīng)寫規(guī)范化統(tǒng)稱，如酒泉市人民政府普發(fā)文件，主送機關(guān)寫為“各市、縣、區(qū)人民政府，政府各部門、直屬事業(yè)單位”。（九）正文 正文是公文的主體，是反映公文具體內(nèi)容的部分。正文緊接主送機關(guān)之后，提行空兩格書寫。

14、在公文格式里我就不做重點講解了。（十）附件 附件是根據(jù)正文的需要附加的公文或材料，用以對正文作補充說明或提供參考資料。附件附于正文之后。（十一）印章 印章是機關(guān)權(quán)力的象征。公文加印，是制文機關(guān)確認公文效力的憑證。印章蓋于公文右下端落款處，上不壓正文，下要騎年蓋月。印章要清楚、端正。聯(lián)合上報的非法規(guī)類公文，由主報機關(guān)加蓋印章，但在首頁要注明會簽機關(guān)的簽發(fā)人姓名，比如：酒泉市人事局、酒泉市勞動和社會保障局一起上報酒泉市人力資源市場和社會保障服務(wù)中心建設(shè)情況的報告，勞動局可以不蓋章，但在首頁要注明會簽機關(guān)的簽發(fā)人姓名。聯(lián)合下發(fā)的公文，都應(yīng)加蓋印章。以行政首長名義行文的公文，前具職務(wù)，后蓋簽名章，大家

15、經(jīng)?？吹降姆ㄔ洪T前的布告，叛*什么刑，法院院長*，簽名章一蓋。（十二）成文時間 一般就是公文的簽發(fā)日期，標注于正文右下方，比正文低三到五行即可，或者在蓋章過程中壓不到正文。聯(lián)合行文的成文時間，以最后簽發(fā)機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)時間為準，特別是聯(lián)合行的，一定要注意成文時間。會議討論通過的公文，應(yīng)以會議通過的日期為準，并寫上會議名稱及屆次，以圓括號括入，標注于公文標題之下。（十三）附注ht附注用以說明在公文其它區(qū)域不便說明的各種事項。如需要加以解釋的名詞術(shù)語，或用于表示公文的閱讀范圍、使用方法等內(nèi)容，標注于落款下另起一行空兩格位置。其中閱讀范圍是對閱讀對象的規(guī)定，還應(yīng)用六角括號括入，如發(fā)至省軍級、發(fā)至縣團

16、級等。（十四）主題詞ht主題詞是由對這一公文內(nèi)容所述及的主題用規(guī)范的詞加文種組成，以便日后按公文的主題和文種進行檢索。制訂公文主題詞表，是為準確選用表中的詞目提供方便，防止隨意性。上報的公文，應(yīng)標注上級機關(guān)公文主題詞表中所規(guī)定的主題詞。一件公文的主題詞至少用兩個，一般不超過七個。例如，國務(wù)院關(guān)于深入開展企業(yè)扭虧增盈工作的通知這一公文，主題詞就有“企業(yè)”、“經(jīng)營”、“效益”、“通知”四個。從這里也可歸納出，主題詞必須正確無誤地反映出公文的內(nèi)容特征和歸屬類別，要有層次性，并且不要與標題混同。關(guān)于主題詞，1997年國務(wù)院專門發(fā)布了關(guān)于印發(fā)國務(wù)院公文主題詞表的通知，國辦秘函1997350號，各省、自治

17、區(qū)、直轄市人民政府辦公廳，國務(wù)院各部委、各直屬機構(gòu)辦公廳（室）：現(xiàn)將1997年12月修訂的國務(wù)院公文主題詞表印發(fā)給你們。自1998年2月1日起，凡國務(wù)院、國務(wù)院辦公廳印發(fā)的文件和各地區(qū)、各部門報送國務(wù)院、國務(wù)院辦公廳的文件，均按此詞表標引主題詞。1994年4月修訂的國務(wù)院公文主題詞表同時廢止。詞表共由15類1049個主題詞組成，分為主表和附表兩大部分，主表有13類751個主題詞，附表有2類298個主題詞。詞表分為三個層次。第一 層是對主題詞區(qū)域的分類如“綜合經(jīng)濟”、“財政、金融”類等。第二層是類別詞，即對主題詞的具體分類，如“工交、能源、郵電”類中的“工業(yè)”、“交通”、 “能源”和“郵電”等。

18、第三層是類屬詞。如“體制”、“職能”、“編制”等。第二層和第三層統(tǒng)稱為主題詞，用于文件的標引。（十五）抄送機關(guān) 抄送機關(guān)是指雖然不主辦，但應(yīng)該了解這件公文內(nèi)容的有關(guān)機關(guān)。抄送機關(guān)名稱應(yīng)寫在“主題詞”后公文尾部的兩條等長平行細實線內(nèi)。（十六）印發(fā)機關(guān)和時間 印發(fā)機關(guān)，為發(fā)文機關(guān)的辦公部門；印發(fā)時間，一般為印刷時間，放在抄送機關(guān)細實線下。在這里需要強調(diào)的是什么呢？就是公文的成文時間和印刷時間不一定一致。以上的公文格式要素在一份公文中要根據(jù)規(guī)定，合理安排，以示公文的嚴肅性。隨著辦公自動化的逐步實現(xiàn)，格式要素和編排更為嚴格規(guī)范，同時還將新增一些格式構(gòu)成要素。四、行文規(guī)則 行文應(yīng)當確有必要，注重效用。行

19、文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級請示和報告。政府各部門依據(jù)部門職權(quán)可以相互行文和向下一級政府的相關(guān)業(yè)務(wù)部門行文；除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。部門內(nèi)設(shè)機構(gòu)除辦公廳（室）外不得對外正式行文。同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯(lián)合行文；政府部門與相應(yīng)的黨組織和軍隊機關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，應(yīng)當由部門自行行文或聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應(yīng)當明確主辦部門。須經(jīng)政府審批的事項，經(jīng)政府同意也可以由部門行文，文中應(yīng)當注明經(jīng)政府同意。屬于主管部門職權(quán)范圍內(nèi)

20、的具體問題，應(yīng)當直接報送主管部門處理。部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機關(guān)應(yīng)當責(zé)令糾正或撤銷。向下級機關(guān)或者本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)當同時抄送直接上級機關(guān)。比如：酒泉市人事局關(guān)于印發(fā)20XX年人事編制工作要點的通知，在下發(fā)市直各部門、各縣市區(qū)人事局的同時，就抄送兩辦、省人事廳?！罢埵尽睉?yīng)當一文一事；一般只寫一個主送機關(guān)，需要同時送其他機關(guān)的，應(yīng)當用抄送形式，但不得抄送其下級機關(guān)。比如說：申請人才大廈建設(shè)經(jīng)費的請示，如果需要可抄送市政府辦，但不能抄送縣市人事局。除上級機關(guān)負責(zé)人直接交辦的事項外，不得以機關(guān)名義向上級機關(guān)負責(zé)人報請“請示”、“意見”和“報告”。受雙重領(lǐng)

21、導(dǎo)的機關(guān)向上級機關(guān)行文，應(yīng)當寫明主送機關(guān)和抄送機關(guān)。上級機關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機關(guān)行文，必要時應(yīng)當抄送其另一級機關(guān)。草擬公文正文必須符合以下要求：（一）符合國家的法律、法規(guī)、規(guī)章，符合黨和國家的方針、政策及有關(guān)規(guī)定。如提出新的政策規(guī)定，就要切實可行，并需另紙加以說明。（二）情況確實，觀點明確，條理清楚，層次分明，文字精練，書寫工整，標點準確，篇幅力求簡短。（三）人名、地名、數(shù)字、引文準確。時間應(yīng)寫具體的年月日，如“1994年”不能寫成“94年”。這種錯誤在公文寫作中是常出現(xiàn)的。很多人也不注意。（四）公文中的數(shù)字，在堅持同一公文中保持數(shù)字使用前后一致的前提下，除成文時間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞

22、組（一心一意）、慣用語（一是）、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，都要使用阿拉伯數(shù)字。（五）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，依次為“一”、“（一）”、“1”、“（1）”。（六）公文中應(yīng)使用國家法定計量單位。（七）引用公文，應(yīng)先引標題，后引發(fā)文字號，并加圓括號。（八）用詞準確、規(guī)范。使用簡稱時，一般應(yīng)先用全稱，并注明簡稱。（甘肅省政府辦公廳關(guān)于人力資源市場和社會保障服務(wù)中心建設(shè)規(guī)劃的通知）甘政辦20XX*號，以下簡稱規(guī)劃。（九）請示的公文應(yīng)一文一事，報告中不得夾帶請示事項。公文正文的寫法主要有兩條： 第一、通過敘述、說理表明目的。公文的行文分上行文、平行文、下行文三種。不管是哪一種，公文的正

23、文一般是分敘事、說理、目的（或結(jié)論）三個方面來寫的。敘事是擺事實，說理是講道理，目的（或結(jié)論）是指要求對方做的事，或是對某一事項所作的結(jié)論。應(yīng)該通過敘述，說理表明目的。具體來說：（一）向上級機關(guān)寫請示性的公文，一般先敘述情況，再提自己的看法，最后提出要求，請上級機關(guān)審批。（二）寫陳述性的公文，一般是先陳述情況，再寫做法，最后請領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)或請上級對下一步做法給予指示。（三）向平級機關(guān)寫商洽性的公文，常常是先提出因為什么事情，再根據(jù)什么規(guī)定，最后寫請求所要協(xié)助解決的問題。（四）向下級機關(guān)發(fā)布指示性的公文，通常是先寫根據(jù)什么情況，再提應(yīng)該怎樣解決，最后提出具體辦法，要求下級貫徹執(zhí)行。（五）寫復(fù)文（對下

24、級請示的公文的批復(fù)），一般先根據(jù)來文所要求解決的事項，再寫明審核的意見，最后要求下級按批復(fù)執(zhí)行。通過敘事、說理來表明目的，就是要深入調(diào)查，真正掌握情況，進行分析、研究，使理由充足、觀點正確，提出的目的既考慮到實際的需要，也考慮到可能性。因此，材料必須真實可靠，論據(jù)確鑿，說理符合政策、方針，又有的放矢，實事求是。這樣，公文的目的就既明確又具體。第二、文字表達簡明、確切、條理清楚。簡明，是指簡潔、明確。公文除綜合性報告外，采取的是一文一事制。寫作時，應(yīng)反復(fù)地、認真地壓縮文字，去掉可有可無的空話。較長的公文也應(yīng)“開門見山”。同時，公文比一般文章對明確的要求更為嚴格。它的用語以語體文為原則，力求通俗，

25、能說明問題。不準使用自造的簡體字。它的語言必須符合語法，還要正確地使用標點符號。確切，是指準確、貼切。公文必須符合準確性的原則，運用概念、判斷、推理要合乎邏輯。表達上既重視內(nèi)容的正確性，也不忽視形式的準確性。從內(nèi)容到形式，從篇章結(jié)構(gòu)到用詞造句，都要與主題高度均衡、統(tǒng)一。條理清楚，是指公文的布局和其它文章同樣重要。一切較長的公文，均應(yīng)開門見山，首先提出要點，即于開端處，先用極簡要文句，說明全文的目的或結(jié)論（新聞學(xué)上稱為“導(dǎo)語”，亦即中國古人所謂“立片言以居要，乃一篇之警策”）， 片言：極少的言辭。居要：處于關(guān)鍵、緊要的地方。警策：原義是使馬驚動而疾奔的鞭子，此處比喻精練扼要、含意深刻能使讀者聞之

26、驚警的妙句。這兩句大意是：在關(guān)鍵、緊要處插一句或幾句精辟的話，就會成為一篇文章的警句。喚起閱者注意，使閱者腦子里先得一個總概念，不得不繼續(xù)看下去。然后，再作必要的解釋。一份公文有幾層意思或幾項要求時，必須注意條理，分清層次，以數(shù)目字標明段落和項目。這樣就可以使公文的正文做到綱舉目張，條理分明。五、擬寫公文的步驟 我們掌握了公文的格式和行文規(guī)則，關(guān)鍵一步是什么呢？那就是擬寫公文，怎么寫好公文呢，我覺得應(yīng)注意把握以下幾個步驟：（一）明確發(fā)文主旨 任何一份公文都是根據(jù)工作中的實際需要來擬寫的。因此，在動筆之前，首先要弄清楚 發(fā)文的主旨，即發(fā)文的主題與目的。1、文件的中心內(nèi)容是什么？比如相關(guān)工作的改善

27、，主要提出目前情況怎樣？存在哪些問題，解決方式、需協(xié)助事項；再如請求事項，擬請上級機關(guān)答復(fù)或解決問題等。2、根據(jù)文件內(nèi)容，準備采用什么文種？比如，匯報工作情況，是寫專題報告還是寫情況簡報；針對下級來文所反映的問題，是寫一個指示或復(fù)函，還是一個帶規(guī)定性質(zhì)的通知等。3、明確文件發(fā)送范圍和閱讀對象。比如，向上級匯報工作，還是向有關(guān)單位推廣、介紹經(jīng)驗；是給領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門人員閱讀，還是向全體人員進行傳達。4、明確發(fā)文的具體要求。例如，是要求對方了解，還是要求對方答復(fù)，是供收文機關(guān)貫徹執(zhí)行，還是參照執(zhí)行、研究參考、征求意見等。總之，發(fā)文必須明確采取什么方式，主要闡述哪些問題，具體要達到什么目的，只有對這些

28、問題做到心中有數(shù)，才能夠落筆起草。（二）收集有關(guān)資料，進行調(diào)查研究 發(fā)文的目的和主題明確之后，就可以圍繞這個主題搜集材料和進行一定的調(diào)查研究。當然，這也要根據(jù)具體的情況，并不是擬寫每一份公文都要進行這一步工作。例如，擬寫一份簡短的通知、公告，一般來說不需要專門做搜集材料和調(diào)查研究工作，在明確發(fā)文主旨之后，稍加考慮就可以提筆寫作了。但對于問題較為復(fù)雜，還要進行具體的分析和歸納；如擬訂篇幅較長的文件，擬訂工作計劃、進行工作總結(jié)、起草規(guī)章、條例、擬寫工作指示等，往往都需要搜集有關(guān)材料和進行進一步調(diào)查研究工作。怎樣為擬寫公文搜集材料和進行調(diào)查研究呢？一是收集和閱讀有關(guān)的文字材料；二是到實際當中搜集活材

29、料。例如，要草擬本部門的年度工作計劃，首先需要查閱去年的工作計劃及工作總結(jié)，以及參考有關(guān)先進企業(yè)的同類工作計劃等，還要研究本部門今年所面臨的形勢，今年的中心任務(wù)上級要求等?？傊?，收集材料及調(diào)查研究，是一個醞釀的過程，是為了掌握全面的、大量的素材了解問題的各個方面，然后經(jīng)過分析思考產(chǎn)生一個認識的飛躍。（三）擬出提綱，安排結(jié)構(gòu) 在收集材料的基礎(chǔ)上，草擬出一個寫作提綱。提綱是所要擬寫的文件的內(nèi)容要點，把它的主要框架勾畫出來，以便正式動筆之前，對全篇做到通盤安排、胸有成竹，使寫作進展順利，盡量避免半途返工。提綱的詳略，可以根據(jù)文件的具體情況和個人的習(xí)慣、寫作的熟練程度而定。篇幅不長的文件，可以大致安排

30、一下文件的結(jié)構(gòu)，先寫什么問題，依次再寫什么問題，主要分幾層意思等。篇幅較長、比較重要的文件，往往需要擬出比較詳細的提綱，包括文件共分幾個部分，每一個部分又分作幾個問題，各個大小問題的題目和要點及使用什么具體材料說明等。提綱的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。當然，需要集體討論或送給領(lǐng)導(dǎo)審閱的提綱除外。擬寫提綱是一個很重要的構(gòu)思過程，文件的基本觀點，可以召集相關(guān)人員進行集體討論研究和修改，使提綱日益完善。由兩人以上分工合寫的文件，更需要共同研究寫作提綱，以免發(fā)生前后重復(fù)、脫節(jié)或相互矛盾的現(xiàn)象。（四）落筆起草、擬寫正文 結(jié)構(gòu)安排好后，要按照要求所列順序，開宗明義、緊扣主題、擬寫正文。寫作中注意

31、兩點：1、要觀點鮮明，用材得當。也就是說要用觀點來統(tǒng)帥材料，使材料來為觀點服務(wù)。運用材料要能說明問題，做到材料與觀點統(tǒng)一。在寫作當中，要注意明確觀點，用語不能含糊不清，模棱兩可、詞不達意，似是而非。如果觀點不明，令人不知所云。有些文件，只講觀點沒有實際材料，就會使人感到抽象空洞、缺乏依據(jù)，不易信服。而只羅列材料沒有鮮明的觀點，則會使人弄不清要說明什么問題，不了解發(fā)文的意圖，特別是情況匯報、工作匯報介紹。2、要語句簡練，交代清楚。擬寫文件既要盡量節(jié)省用字、縮短篇幅、簡潔通順，又要注意交代的問題清楚明了。（五）反復(fù)檢查，認真修改 初稿寫出后，要認真進行修改。寫文章，需要下功夫。自古以來，好文章都要

32、經(jīng)過反復(fù)修改的，寫文件也同樣，尤其是重要的文件，往往要經(jīng)過幾稿才能通過。在這個過程里需要注意把握的，一是關(guān)于主題的修改?？粗黝}是否明確，主題論述是否集中，主題挖掘是否深刻。二是關(guān)于觀點的修改。修改公文要考慮到觀點是否正確，表達有無問題。三是關(guān)于材料的修改。材料是文件的基礎(chǔ)，有了正確的觀點，還要通過適當?shù)牟牧媳憩F(xiàn)出來。四是關(guān)于結(jié)構(gòu)的修改。修改文件的結(jié)構(gòu)，包括文件總體結(jié)構(gòu)的修正，使全文更加嚴謹。五是關(guān)于語言的精練。主要是修改不通順的語句，不規(guī)范的字及標點符號。修改工作要做到認真仔細，必須有足夠的耐心和精益求精的精神。下面介紹幾種常用公文的寫作 （一）請示 請示是下級向上級請求決斷、指示或批準事項所

33、使用的呈批性公文。請示有這么幾個特點：一是針對性。只有本單位權(quán)限范圍內(nèi)無法決定的重大事項，如重要決定、重要決策、人事安排等問題，以及在工作中遇到的新問題、新情況或克服不了的困難，才可用“請示”行文。請示上級給予指示、決斷或答復(fù)、批準。因而“請示”具有很強的針對性。二是呈批性。請示是有針對性的上行文，上級領(lǐng)導(dǎo)對于呈報的請示事項，無論同意與否，都必須給予明確的“批復(fù)”回文。三是單一性。請示應(yīng)一文一事，一般只寫一個受文機關(guān)，即使需要同時呈送其他領(lǐng)導(dǎo)，也只能用抄送形式。四是時效性。請示是針對本單位當前工作中出現(xiàn)的情況和問題，求得上級單位指示、批準的公文，如能及時發(fā)出，就會使問題得以及時解決。請示的分類

34、 根據(jù)內(nèi)容、性質(zhì)的不同，請示分為以下三種：一是請求指示性請示。二是請求批準性請示。三是請求批轉(zhuǎn)性請示。請示的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法 請示由首部、正文和尾部三部分組成，其各部分的格式、內(nèi)容和寫法如下：1、首部。主要包括標題和主送機關(guān)兩個項目內(nèi)容。（1）標題。請示的標題一般有兩種書寫方式：一種是有發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種構(gòu)成。如*組關(guān)于*的請示；另一種是由事和文種構(gòu)成，如關(guān)于*的請示。2、正文，其結(jié)構(gòu)一般由開頭、主體、結(jié)語構(gòu)成。（1）開頭。主要交代請示的理由。（2）主題。主要說明請示事項，它是向上級機關(guān)提出的具體請求，這部分內(nèi)容要單一，只宜請求一件事。（3）結(jié)語。另起一段，其習(xí)慣用語有“當否，請批示”、

35、“妥否、請批復(fù)”、“以上請示，請予審批”、“以上請示，呈請核準”或“以上請示如無不妥，請批轉(zhuǎn)各部門予以執(zhí)行”。3、尾部，其主要結(jié)構(gòu)為落款與成文時間兩部分。請示應(yīng)注意的問題：一是一文一事的原則。三是材料真實，不要為得到領(lǐng)導(dǎo)批準而虛構(gòu)情況。三是理由充分，請示事項明確。四是語氣平實、懇切，以引起上級的重視。（二）批復(fù)1、批復(fù)適用于答復(fù)下級機關(guān)的請示事項。下級機關(guān)遇有本單位無權(quán)、無力、無法解決的事項需要向上級機關(guān)請示時，上級機關(guān)就使用“批復(fù)”這一文種答復(fù)請示事項。批復(fù)的內(nèi)容主要是對請示事項明確表態(tài)，或同意，或不同意，或部分同意，有時還對請示事項作出修正、補充。2、批復(fù)同復(fù)函是有區(qū)別的。第一，行文方向有

36、所不同；第二，重要程度有所不同。3、批復(fù)的結(jié)構(gòu)通常包括標題、主送機關(guān)、正文、落款幾個部分。（1）標題。批復(fù)的標題有多種構(gòu)成形式：一種是由發(fā)文機關(guān)名稱、批復(fù)事項、行文對象和文種構(gòu)成；比如：民政部關(guān)于甘肅省撤銷敦煌縣設(shè)立敦煌市的批復(fù)。一種是由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種構(gòu)成；比如：國務(wù)院關(guān)于決定加入專利合作條約的批復(fù)。第三種是由事由和文種構(gòu)成；比如：關(guān)于酒泉市人力資源市場建設(shè)方案的批復(fù)。第四種是由發(fā)文機關(guān)名稱加原件標題和文種構(gòu)成。（2）主送機關(guān)。批復(fù)的主送機關(guān)是指與批復(fù)相對應(yīng)的請示發(fā)文機關(guān)。授權(quán)性的批復(fù)，主送機關(guān)應(yīng)當是被授權(quán)發(fā)布施行行政法規(guī)和規(guī)章的下級機關(guān)。（3）正文。正文是批復(fù)的主體，其內(nèi)容比較具體

37、單一，層次構(gòu)成相對固定。其中除授權(quán)性批復(fù)與一般批復(fù)的寫法有所不同外，其他批復(fù)的結(jié)構(gòu)一般由開頭、主體和結(jié)語三部分組成。開頭。通過引敘來文以說明批復(fù)緣由。首先點明批復(fù)的下級機關(guān)并寫明來文日期、標題和文號，以交代批復(fù)的根據(jù)。主體。主要說明批復(fù)事項。應(yīng)當根據(jù)國家的方針，政策、法令、法規(guī)和實際情況，針對“請示”的內(nèi)容給予明確肯定（或否定）的答復(fù)或具體的指示，一般不進行議論。也有的批復(fù)，在批復(fù)事項后面概括提出希望和要求，進一步強調(diào)批復(fù)的主旨。（3）結(jié)語。一般用“此復(fù)”“特此批復(fù)”等習(xí)慣用語。（4）落款。一般包括署名和成文時間兩個項目內(nèi)容。署名寫上批復(fù)機關(guān)單位名稱，并加蓋公章；成文時間寫明年、月、日。4、批

38、復(fù)的注意事項 第一，要態(tài)度鮮明；第二，要全面周詳；第三，要迅速及時。（三）報告 報告是下級向上級匯報工作、反映情況、提出意見或建議、答復(fù)詢問的陳述性上行公文。“報告”是陳述性文體。寫作時要以真實材料為主要內(nèi)容，以概括敘述為主要的表達方式，“報告”是行政公文中的上行文種，撰寫“報告”的目的就是為了讓上級掌握本單位的情況，了解本單位的工作狀況及要求，使上級領(lǐng)導(dǎo)能及時給予支持，為上級機關(guān)處理問題，布置工作或作出某一決策提供依據(jù)?！跋虑樯线_”是制發(fā)報告的目的。所以報告的內(nèi)容要求以擺事實為主，要客觀的反映具體情況，不要過多的采用議論和說明，表達方式以概括為主，語氣要委婉、謙和、不宜用指令性語言。報告的特

39、點：一是報告的目的為了向上級匯報工作、情況、建議、答復(fù)等，它不直接請求上級機關(guān)正面回答報告中的問題，所以不帶請示事項，這是它與請示的重要區(qū)別之一。二是報告中一般不提建議或意見。如果確實需要在某一領(lǐng)域或某些部門貫徹報告中提出的建議或意見，可建議上級機關(guān)批轉(zhuǎn)到有關(guān)部門貫徹執(zhí)行，報告一經(jīng)批準，便作為批轉(zhuǎn)文件的附件下發(fā)，其權(quán)威性依賴或附屬于批轉(zhuǎn)機關(guān)。三是報告在內(nèi)容上不像“請示”那樣有“一文一事”的要求，它可在一件公文中綜合報告幾件事情，層次結(jié)構(gòu)比較復(fù)雜。四是報告廣泛使用于下級向上級反饋信息，是溝通上下級機關(guān)縱向聯(lián)系的一種重要形式。向上級及時匯報工作、反映問題、提出建議，也是下級機關(guān)必須履行的一項工作制

40、度。報告的種類 報告從種類與內(nèi)容上分主要有：匯報性報告、答復(fù)性報告、呈報性報告、例行工作報告。寫法：報告的結(jié)構(gòu)一般由標題、受文機關(guān)、正文、落款、成文時間組成，下面介紹幾種報告的寫法1、匯報性報告 匯報性報告主要是下級向上級匯報工作、反映情況的報告，一般分為兩類：（1）綜合報告。這種報告是本單位工作到一定的階段，就工作的全面情況向上級寫的匯報性報告。其內(nèi)容大體包括工作進展情況，成績或問題，經(jīng)驗或教訓(xùn)以及對今后工作的意見或建議。這種報告的特點全面、概括、精練。（2）專題報告。這種報告是針對某項工作中的某個問題，向上級所寫的匯報性報告。2、答復(fù)性報告 這種報告是針對上級或管理層所提出的問題或某些要求

41、而寫出的報告。這種報告要求問什么答什么，不涉及詢問以外的問題或情況。3、呈報性報告 呈報性報告主要用于下級向上級報送文件、物件隨文呈報的一種報告。一般是一兩句話說明報送文件或物件的根據(jù)或目的以及與文件、物件相關(guān)的事宜。4、例行工作報告 例行工作報告是下級向上級，因工作需要定期向上級所寫的報告。如，財務(wù)報告、費用 支出報告等。（四）通知的寫作 通知是公文中使用頻率最高的一個文種，通常屬于下行文。它適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文；發(fā)布規(guī)章；傳達要求下級機關(guān)辦理和有關(guān)單位需要周知或共同執(zhí)行的事項；任免和聘用干部。（一）通知的類別 根據(jù)功用，通知可分以下類別：1、發(fā)文通知

42、批轉(zhuǎn)性通知對下級機關(guān)來文如呈轉(zhuǎn)性報告、意見等上級機關(guān)用通知批轉(zhuǎn)下級各有關(guān)部門執(zhí)行。例：××市人民政府批轉(zhuǎn)市住房工作領(lǐng)導(dǎo)小組關(guān)于解決特困戶住房問題意見的通知、國務(wù)院批轉(zhuǎn)國家土地管理局關(guān)于部分地方政府越權(quán)批地情況報告的通知。轉(zhuǎn)發(fā)性通知對上級機關(guān)、不相隸屬機關(guān)的來文，本機關(guān)用通知轉(zhuǎn)發(fā)下級各有關(guān)單位執(zhí)行。例：××省人民政府辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)國務(wù)院辦公廳關(guān)于在接待中不擺煙酒等問題的通知；建設(shè)部轉(zhuǎn)發(fā)國家物價局財政部關(guān)于發(fā)布中央管理的建設(shè)系統(tǒng)行政事業(yè)性收費項目及標準的通知。發(fā)布性通知發(fā)布本機關(guān)制定的各類規(guī)章及其它材料，使之產(chǎn)生直接的行政效力。例：國務(wù)院辦公廳關(guān)于發(fā)布國家行政機

43、關(guān)公文處理辦法的通知。2、知照通知 用于向有關(guān)單位、部門傳達、曉喻、告知有關(guān)事項或情況。如任免或聘用干部、設(shè)立或調(diào)整機構(gòu)、啟用或更換印章、遷移辦公地點等等。例：關(guān)于×××等四同志職務(wù)任免的通知；酒泉市機構(gòu)編制委員會關(guān)于成立酒泉市城市建設(shè)執(zhí)法監(jiān)察局的通知；酒泉市政府辦公室關(guān)于更改作息時間的通知。3、事項通知 布置性通知就某些具體事項上級機關(guān)對下級機關(guān)下達任務(wù)、布置工作、提出要求。例：酒泉市政府關(guān)于在全市范圍內(nèi)開展節(jié)能減排達標工作的通知。規(guī)定性通知上級機關(guān)對要求下級機關(guān)執(zhí)行的具體事項作出明確規(guī)定，以便遵照執(zhí)行。例：酒泉市人事局關(guān)于提高享受政府特殊津貼人員工資待遇的通知

44、。會議通知告知某機關(guān)或部門將召開某一會議，同時提出與會的相關(guān)要求，故這類通知兼有告知和布置作用。例：關(guān)于召開人事局長編辦主任座談會的通知。（二）通知的寫法 1、標題 通常情況下，三大類通知的標題都由發(fā)文機關(guān)、事由及文種三部分組成。視具體場合和內(nèi)容，發(fā)文機關(guān)可以省略，文種亦可變“通知”為“預(yù)備通知”、“正式通知”、“緊急通知”等。在發(fā)文通知里要準確使用“批轉(zhuǎn)”、“轉(zhuǎn)發(fā)”和“印發(fā)”，批轉(zhuǎn)一般是上級機關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)下級機關(guān)的文件，轉(zhuǎn)發(fā)一般多用于下級機關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)的文件，印發(fā)是般是普發(fā)文件或者在本級機關(guān)內(nèi)部發(fā)行的文件。2、主送機關(guān) 視通知內(nèi)容，有些應(yīng)具體寫明受文單位名稱，有些屬普發(fā)性的則應(yīng)寫上規(guī)范化的統(tǒng)稱。雖不屬普發(fā)公文，但主送機關(guān)較多的，也可用相應(yīng)的規(guī)范化統(tǒng)稱。3、正文 一般起草時要先交待發(fā)文的原因、意圖或目的，然后寫清通知的具體事情、辦理要求、注意事項及時限等。正文的表述除篇幅