秘書職業(yè)資質(zhì)課件

1、秘書理論與實務 THEORY AND PRACTICE OF SECRETARY模塊二 秘書職業(yè)資質(zhì)秘書的職業(yè)性格集中了人類所有最美好的內(nèi)容。 廖金澤我們這個時代最偉大的發(fā)現(xiàn)是人類可以通過改變心態(tài)來改變生活。 威廉詹姆斯把美的形象與美的德行結(jié)合起來吧，只有這樣，美才會放射出真正的光輝。 培根擁有秘書的資質(zhì)與素養(yǎng)，并不一定非要做秘書工作；但一個擁有秘書資質(zhì)與素養(yǎng)的人，無論他做什么工作，都不會差到哪里去。 無名氏職場職場名言名言素質(zhì)培養(yǎng)目標教學模式教學形式1.理解和領悟秘書職業(yè)所應該具備的素質(zhì)品質(zhì)，養(yǎng)成認識自我、不斷提升自我的習慣；2.理解秘書工作繁雜、瑣碎并且經(jīng)常受挫的現(xiàn)實，自覺培養(yǎng)情商，提高心

2、理素質(zhì)，鍛煉意志力；3.能夠自覺參加小組項目研討與操作，具有團隊合作精神。行動導向，項目實施。1.典型案例分析;2.職業(yè)情境模擬;3.第二課堂實際操作等。1.學生分組實施項目:全班劃分為若干小組，要求小組成員集體備課，團隊合作進行典型案例分析、職業(yè)情境模擬、第二課堂實際操作等。2.現(xiàn)代化辦公設備運用:運用多媒體設備，制作PPT配合案例分析或情境模擬;制作案例分析報告等文本(均在計算機上完成)，打印并裝訂成冊。準確認知秘書職業(yè)是做好秘書工作、履行秘書職責的基礎。本模塊緊密結(jié)合現(xiàn)代企業(yè)對秘書人員所應具備的資質(zhì)要求，通過“行動導向，項目實施” 的教學模式，指導學生準確認知秘書職業(yè)道德素質(zhì)，真切感知秘

3、書職業(yè)性格，職業(yè)能力要求，學會塑造秘書職業(yè)形象。知識能力目標1.準確認知并領悟秘書職業(yè)道德的豐富內(nèi)涵，理解秘書職業(yè)道德養(yǎng)成的途徑；2.準確認知秘書職業(yè)性格特征，理解秘書職業(yè)應該具備的能力結(jié)構(gòu)；3.準確認知秘書職業(yè)形象的豐富內(nèi)涵，學會塑造秘書職業(yè)形象。模塊導讀目錄 / CONTENTS道德認知性格認知能力認知形象塑造綜合實訓秘書職業(yè)道德認知01知識平臺03案例導入02學習目標01技能訓練04 目標1、準確認知秘書職業(yè)道德的重要作用，領悟職業(yè)道德是秘書職場成功的保證；2、準確認知秘書職業(yè)道德的主要內(nèi)容，對照自己，了解存在的差異；3、領悟秘書的職業(yè)道德可以自我修煉，理解秘書職業(yè)道德養(yǎng)成的主要途徑；案

4、例一 一樣的事情 不一樣的態(tài)度 某公司業(yè)務調(diào)整需要裁減部分人手，公布當日，小青和小麗在裁減名單上，兩人將在一個月后離開公司。 小青和小麗都很難過，有些不知所措。小麗雖然難過，但想到自己還要在公司待一個月，就應該珍惜最后的工作機會，便很認真地完成這一個月的工作。小青卻不這么想，她覺得自己不應該被解雇，既然自己要走了，這一個月小青都是在混日子。 一個月很快過去，到了最后一天，總管把小麗和小青叫到大家面前，宣布了一個出人意料的決定：“經(jīng)過一個月的觀察，我發(fā)現(xiàn)小麗同志是我們公司不可缺少的好員工，她的敬業(yè)精神讓我佩服。經(jīng)過討論，公司決定繼續(xù)留用小麗同志，并調(diào)升一級工資。” 小青呆呆地站在那里不知所措，或

5、許她正在懊惱自己這一個月來所做的事吧！案例討論案例中，小麗和小青在面臨同樣的下崗考驗時采取了不同的態(tài)度，所導致的不同結(jié)果對我們有何啟示？從中領悟秘書應該具備怎樣的職業(yè)道德素質(zhì)。案例二 小王的失望小王畢業(yè)于某大學的現(xiàn)代文秘專業(yè)，通過人才市場招聘進入一家公司做秘書。他的專業(yè)基礎扎實，文字能力較強，能熟練操作計算機，有做好本職工作的愿望?？墒牵谧罱娜沼浿袑懙?“我參加工作都兩個月了，可不管我怎么努力，就是融不到新環(huán)境中去。單位的人都那么世俗和麻木，不像我在學校與同學之間那樣坦誠和天真。我每天都被人指使來指使去，工作又那么無聊，一點也不刺激，不是寫材料，就是做文案，簡直枯燥乏味透了。現(xiàn)在我真的對

6、未來失去了信心，也不知道還能不能在這個單位繼續(xù)堅持下去了。”案例討論 案例中的小王，作為剛剛走上秘書崗位的職場新人，他為什么會對未來失去信心？他缺乏的是什么？他應該怎么做？一、秘書職業(yè)道德的重要作用24 職業(yè)道德是職業(yè)成功的保證。要想成就事業(yè)，離不開職業(yè)道德的支持。缺乏職業(yè)道德修養(yǎng)是做不好工作的，同樣，沒有良好的職業(yè)道德，秘書也不可能取得事業(yè)的成功。.更何況，秘書是領導溝通上下、協(xié)調(diào)部門、聯(lián)系內(nèi)外、傳遞信息的中樞，是協(xié)助領導實施管理的助手。秘書的職業(yè)道德素質(zhì)會直接影響領導乃至企業(yè)的形象。 職場上有一句俗話:“要想學會做事，先得學會做人?！倍殘錾蠌娬{(diào)的“做人”主要是指職業(yè)道德。在人生的旅程中，

7、大多數(shù)時間風平浪靜。在沒有風浪考驗的情況下，人與人之間往往看不出差別;而一旦風浪來臨，立刻就能顯現(xiàn)態(tài)度的不同、道德的高下。 良好的職業(yè)道德是用人單位對人才的基本要求。秘書由于其特殊的工作性質(zhì)，對職業(yè)道德方面的要求更為嚴格。職業(yè)道德是一個人事業(yè)取得成功的重要條件，每一位職場成功人士往往都具有優(yōu)秀的職業(yè)道德素質(zhì)。二、秘書職業(yè)道德的主要內(nèi)容01020304埋頭工作，甘居幕后遵紀守法，嚴守機密謙虛謹慎，辦事公道忠于職守，服務領導三、秘書職業(yè)道德養(yǎng)成的主要途徑1、努力學習，提升自我培養(yǎng)職業(yè)道德離不開學習，秘書人員需要努力學習文、史、哲等理論知識，助實報紙雜志，了解社會動態(tài)，把握時代脈搏，并且學思結(jié)合，培

8、養(yǎng)正確的人生觀、價值觀，達到一個較高的道德修養(yǎng)境界。2、學會“慎獨”，修煉自我“慎獨”是指即使沒有外在監(jiān)督，也能自覺地嚴于律己，謹慎地對待自己的所思所行。3、刻苦磨煉，知行合一無數(shù)事實已證明，實踐才是實現(xiàn)道德修養(yǎng)的根本途徑。道德修養(yǎng)不僅需要理論學習與知識積累，還需要在實際工作中磨練自己。相關鏈接 秘書工作的“三德” 30%70%其一，言德。其二，書德。其三，行德。能直陳已見，實話實說，而且言之有物，言之有據(jù)，言之有理，言而有信，不言之無物，不言過其實，不阿諛奉承。能秉筆直書，實事求是，有喜報喜，有憂報憂。不做表面文章，不搞文字游戲，不矯揉造作，不粉飾太平。能令行禁止，有行必果，辦事扎實，待人誠

9、實，為人樸實，謙虛恭謹，禮讓客氣，自尊、自愛、自重、甘當配角，甘做綠葉，勇于奉獻，淡泊名利。技能訓練高瞻遠矚制勝未來任務一上網(wǎng)搜索更多關于秘書職業(yè)道德的資料，深人學習，深刻體驗;結(jié)合本項目介紹的知識點和閱讀材料，結(jié)合各個案例的具體內(nèi)容，研討和分析秘書職業(yè)道德的豐富內(nèi)涵。以小組為團隊，每組制作一份本項目案例的分析報告;派1名代表登臺演講，時間不超過8分鐘。任務二根據(jù)秘書職業(yè)道德的知識，以小組為團隊，情境模擬本項目的幾個案例?？梢哉磳Ρ妊堇[，并要求拓展案例內(nèi)容，合理想象和延伸情境，撰寫情境劇腳本，分組登臺演繹。任務三運用所學知識，個人進行自我認識，對照秘書職業(yè)道德素質(zhì)要求，反思自己存在哪些差距以

10、及如何培養(yǎng)自己的道德素質(zhì)。建議每位同學制訂一份完善道德素質(zhì)的行動計劃并努力實施，提升自己以適應今后的職業(yè)發(fā)展。秘書職業(yè)性格認知02一、學習目標132.準確認知秘書職業(yè)性格特征，了解秘書職業(yè)性格的主要障礙3.領悟秘書職業(yè)性格培養(yǎng)的主要方法，樹立修正完善自我性格的信心1.準確認知性格內(nèi)涵，理解性格是可以培養(yǎng)的二、案例導入140102A助理助理搞定搞定難以相處的王經(jīng)理難以相處的王經(jīng)理小張的苦惱小張的苦惱案例討論1案例1中A助理是如何搞定難以相處的王經(jīng)理而“化險為夷”的，體現(xiàn)出A怎樣的性格特征？本案例對我們有什么啟示？2案例2中小張為何陷入深深的苦惱之中？如何才能擺脫困境？三、知識點導入15（一）性格

11、的內(nèi)涵 不是什么人都能做秘書的。具備良好的職業(yè)道德、廣博的知識和過硬的技能，還不能成為理想的高級秘書。好秘書還要具備秘書職業(yè)所特有的良好性格。性格的內(nèi)涵十分豐富，它是指個人對現(xiàn)實的態(tài)度和行為方式中表現(xiàn)出的穩(wěn)定的心理特征，包括對待現(xiàn)實的態(tài)度方面、意志方面、情緒方面及理智方面的個性特征，是個性的核心部分，最能表現(xiàn)個性差異。每個人均有自己原本的性格，它與職業(yè)性格可能存在差異。不同的職業(yè)對從業(yè)人員的性格有著不同的要求。在職場中，秘書工作由于其獨特性對秘書人員的性格職業(yè)化要求更高。所謂秘書人員的性格職業(yè)化，是指秘書工作者要根據(jù)職業(yè)的需要來調(diào)整自己的性格，使自己的性格符合職業(yè)要求。稱職的秘書必須充分認知秘

12、書職業(yè)對性格的要求，了解并善于調(diào)節(jié)自己的個性心理，努力培養(yǎng)磨練自己的性格，使之符合秘書職業(yè)性格特征。15溫和穩(wěn)重縝密（二）秘書職業(yè)性格主要特征秘書在日常工作中能夠遇事沉穩(wěn)，處變不驚，考慮周詳，辦事穩(wěn)妥，待人穩(wěn)重。秘書工作無小事，往往細節(jié)決定成敗，工作中的一些細節(jié)處理不好可能會對事情的結(jié)果產(chǎn)生重大影響。性格縝密就是辦事細致入微、無懈可擊，這是秘書的職業(yè)本能。思維縝密，洞察秋毫，能夠感知到比別人更多的細節(jié)，別人沒有想到的問題秘書要想到，別人沒有考慮到的地方秘書要考慮到。這是最能體現(xiàn)一個人的性格優(yōu)勢，通常被人們認定為“性格好”。性格溫和就是待人謙和，說話和氣，善解人意，善于自制，處事有度。秘書是領導

13、的助手，待人處事必須講究分寸感，善于控制自己的情感，約束自己的言論，節(jié)制自己的行為。尤其是秘書崗位往往處于一個單位工作網(wǎng)絡的中心，上下左右的工作和人際關系需要秘書去協(xié)調(diào)處理。在協(xié)調(diào)各種錯綜復雜的關系中，秘書性格溫和有利于化解矛盾、平衡利益關系，與人交往就會自然順暢。15內(nèi)斂堅韌靈敏秘書工作辛苦、繁忙、瑣碎，要求秘書人員必須性格堅韌，不怕受挫，具有忍耐力。秘書工作繁重而瑣碎，辦文、辦事、辦會過程中要求思維敏捷，對事物敏感，遇事反應迅速，頭腦靈敏，善于分析，思路清晰，動作敏捷，這樣可以提高工作效率。作為領導的助手，秘書工作的職責只是輔助而不決策，這就決定了秘書的性格要內(nèi)斂，為人處事要嚴謹，謹言慎行

14、，懂得把握分寸，擺正自己的位置，不越位，不越權(quán)。17自傲不能正確認識自我，過高估計自己，眼高手低，傲慢自負，容易給自己樹敵，很難開展工作。（三）秘書職業(yè)性格的主要障礙自卑自卑同自傲一樣同屬消極性格。遇到一點挫折便喪失信心，意志消沉，做事畏首畏尾或自暴自棄。急躁脾氣急躁，急于求成，遇事易發(fā)怒，這是年輕秘書常見的職業(yè)性格障礙，導致工作無恒心，做事欠考慮，往往因操之過急而導致失敗。張揚不甘心做配角，處處顯擺自己，做人做事高調(diào)張揚，令人討厭，導致人際關系緊張，造成工作障礙。守舊秘書工作中的很多事都有規(guī)范的程序、步驟，但秘書不能因此而形成守舊性格，太過墨守成規(guī)，無法協(xié)助領導開創(chuàng)工作新局面。1603020

15、1（四）秘書職業(yè)性格培養(yǎng)的主要方法認識自我，了解自己的性格修正自我，完善自己的性格不斷學習，提高自己的境界 可以通過自我審視或換位思考來了解自己，認真剖析自己現(xiàn)有的心理品質(zhì)，把自己的性格與成為優(yōu)秀秘書必須具備的性格進行對照，了解自己的不足，找出差距，不斷調(diào)整，加以完善。 根據(jù)自己的原有性格與秘書職業(yè)性格之間的差距，制訂出切實可行、有針對性的性格訓練方法，在日常工作和生活中持之以恒地進行自我訓練。 秘書人員不僅要博學多才，還要能活學活用。無知滋困惑，有識養(yǎng)精氣，通過不斷學習來充實自己，增長才干，開發(fā)潛能，開闊胸懷。四、相關鏈接18秘書性格氣質(zhì)的培養(yǎng)秘書性格氣質(zhì)的培養(yǎng)1秘書性格氣質(zhì)的培養(yǎng) 必須培養(yǎng)

16、積極的人生態(tài)度。 要善于解剖自己，正視自己的性格缺陷。 要給自己樹立一種榜樣，自覺地加以模仿。2秘書人員的心理調(diào)適 博覽群書，開闊胸襟。 培養(yǎng)廣泛興趣，豐富業(yè)余生活。 善于反省，自我調(diào)適。 傾訴、宣泄、調(diào)節(jié)情緒。18 優(yōu)秀秘書必須培養(yǎng)的優(yōu)秀秘書必須培養(yǎng)的“職業(yè)習慣職業(yè)習慣” 1、養(yǎng)成每天早晨第一個到辦公室的習慣2、養(yǎng)成不說“不知道”和“與我無關”的習慣3、養(yǎng)成失誤后馬上道歉的習慣4、養(yǎng)成體諒上司、同事的習慣5、養(yǎng)成請示之前做好腹案的習慣6、養(yǎng)成做事留有余地的習慣7、養(yǎng)成喜怒哀樂不形于色的習慣8、養(yǎng)成全面了解公司業(yè)務的習慣9、養(yǎng)成自已積累資料的習慣10、養(yǎng)成記住他人的相貌和名字的習慣五、技能訓練

17、24任務一上網(wǎng)搜索更多關于秘書職業(yè)性格的資料，拓展學習，深刻體驗；結(jié)合本項目介紹的知識點、閱讀材料以及各個案例的具體內(nèi)容，深入研討秘書職業(yè)性格的豐富內(nèi)涵，思考如何克服性格障礙以符合秘書職業(yè)要求。以小組為團隊，每組制作一份學習感悟，派1名代表登臺演講，時間不超過8分鐘。任務二根據(jù)秘書職業(yè)性格的知識，以小組為團隊，情境模擬本項目的幾個案例?？梢酝卣拱咐齼?nèi)容并進行正反對比演繹，要求合理想象，撰寫情境劇腳本，分組登臺演繹。任務三運用所學知識，個人進行自我認知，剖析自己性格與秘書職業(yè)性格是否存在差距以及如何調(diào)整自己的性格。建議每位同學制訂一份自我性格調(diào)整、修正計劃并努力實施，以期達到完善性格、適應今后職

18、業(yè)發(fā)展的目標。秘書職業(yè)能力認知032、案例導入1、學習目標3、知識點導入4、技能訓練目 錄C O N T E N T S學習目標05準確認知秘書必須具備多元化職業(yè)能力，領悟秘書職業(yè)能力的重要作用；準確認知秘書職業(yè)能力的多元結(jié)構(gòu)，理解其具體內(nèi)容；領悟秘書職業(yè)能力培養(yǎng)方法，自覺鍛煉多元化的職業(yè)能力。案例分析39案例一 ：被日常事務纏身的小陽辦公室新上任的秘書小陽日常事務繁忙，尤其是在值班時，常常是一件事尚未處理完畢，又遇到了另一件急需處理的事。有時需要同時處理五六件事情，以至于忙得焦頭爛額，丟三落四。一天，辦公室電話鈴響，小陽趕緊去接，對方需要找主要領導接電話。她剛要轉(zhuǎn)身去找領導，另一個電話響了，

19、是通知分管領導參加會議的。此時小陽心里惦記著讓主要領導接電話的事，沒有對會議通知做記錄，只在腦子里記下這件事。剛通知完主要領導接電話，又碰到一名來訪者，她趕緊將他請到值班室。正在談話中，單位領導推門進來，讓她馬上去與外單位商談借用會議室事宜。她安排好來訪者后，就去與外單位商量借用會議室之事。等從外單位回來，她已把通知分管領導參加會議的事忘記了。分管領導會議開始時，會議組織單位打電話來催促，她才想起這件事。（資料來源：楊鋒：秘書工作案例與分析，19頁，暨南大學出版社2010年版。）討論：案例1中，新任秘書小陽為什么會被日常事務纏身忙得焦頭爛額，丟三落四？小陽應該具備什么能力才能解困脫套？本案例對

20、我們有什么啟示？案例分析39案例二 ：值班秘書深夜22點，縣政府值班室突然電話鈴響起，值班秘書小林迅速拿起電話“您好，縣府值班室?！贝騺黼娫挼氖强h中心醫(yī)院王副院長，他聲音急促地說：“不好了，出大事了，緊急求援縣政府！”林秘書心里一驚，但馬上鎮(zhèn)定下來：“不要緊張，到底出了什么事？請您把情況說清楚?！贝丝?，王副院長也意識到自己太過緊張沒有把話說明白，馬上補充道：“剛才我院急診室收治了兩位中毒患者，初步估計是毒鼠強中毒，患者現(xiàn)已神志不清，正在全力搶救，據(jù)說，這二人是在旺旺大酒樓吃夜宵中毒的，請你們趕快處理?！薄霸谕缶茦浅砸瓜挠卸嗌偃?？”林秘書邊記邊問?！安磺宄！蓖醺痹洪L回答。林秘書感到情況嚴

21、重又緊迫，必須立刻處理。于是果斷地告訴王副院長：“我馬上向領導匯報，請你們務必做好搶救工作，同時立即組織其他的搶救人員，隨時準備接收新的中毒者?！本o接著，林秘書撥通了分管衛(wèi)生工作的賈副縣長電話，向他報告了這一情況。賈副縣長說他馬上前往縣中心醫(yī)院，并指示林秘書立即通知縣公安局迅速派人到旺旺大酒樓保護現(xiàn)場，并調(diào)查取證，盡快掌握其他吃夜宵人員的現(xiàn)況，同時通知縣衛(wèi)生防疫站馬上派人，兵分兩路，一路去縣中心醫(yī)院協(xié)助調(diào)查取證，一路趕赴旺旺大酒樓取樣分析。林秘書剛按照賈副縣長的指示打完電話，電話鈴又一陣急響，這次是縣中心醫(yī)院的鐘院長親自來電，他接到王副院長的報告后，已經(jīng)趕到醫(yī)院親自指揮搶救。鐘院長在電話中說，

22、目前又增加了兩名患者。但他們的搶救設備有限，如再有新的患者，恐怕難以應急。由于縣衛(wèi)生局主要領導正在外地考察，情況緊急，所以鐘院長請縣里出面，統(tǒng)一調(diào)度全縣的醫(yī)療資源，以搶救可能出現(xiàn)的更多中毒患者。案例分析39這時，林秘書感到問題更加嚴重了，于是他立即撥通了縣長的電話。縣長接到林秘書的報告后，馬上進行危機處理的工作分工，分管領導負責到旺旺大酒樓指揮公安部門和衛(wèi)生防疫部門查清情況，賈副縣長負責指揮各醫(yī)院做好搶救病人的準備，并及時調(diào)度和協(xié)調(diào)。林秘書的報告，為縣領導贏得了處理危機的寶貴時間。不到半小時，中毒患者便上升到名，但由于各醫(yī)院已經(jīng)接到通知，做好了準備，搶救工作得以及時有序地進行，8名中毒人員通過

23、醫(yī)護人員的奮力搶救，都脫離了危險。根據(jù)縣領導要求，林秘書連夜用電話和傳真向上級領導報告了情況。幾小時候后，縣衛(wèi)生防疫站經(jīng)過毒物分析，確定此次事件的中毒藥源為毒鼠強。公安部門通過緊張的現(xiàn)場取證和調(diào)查，終于查明本次中毒事件系蓄意投毒報復所致，犯罪嫌疑人于第二天上午被抓獲。為了消除群眾的恐慌，制止一度流行的謠傳，縣政府在案件告破后，決定立即舉行新聞發(fā)布會，由賈副縣長向全縣以及新聞媒體通報本次事件的起因、后果和縣政府處理此次危機的過程。由于林秘書參與了這次危機處理的全過程，賈副縣長把新聞發(fā)布稿的擬寫任務交給了他。林秘書雖一夜未合眼，但接到任務后，不顧疲勞，迅速擬稿，只用20分鐘就擬好了新聞發(fā)布稿，交給

24、賈副縣長。由于林秘書在這一危機事件的處理中臨危不亂，信息傳遞及時準確，采取措施果斷得當，事后受到了縣領導的表揚和贊賞。討論：案例2中林秘書在值夜班時突遇群眾中毒事件，處理危情過程表現(xiàn)出怎樣的職業(yè)能力？知識點導入01秘秘書職業(yè)能力的重要作用書職業(yè)能力的重要作用02 秘秘書職業(yè)能力的多元結(jié)構(gòu)書職業(yè)能力的多元結(jié)構(gòu)03 秘秘書職業(yè)能力的培養(yǎng)鍛煉書職業(yè)能力的培養(yǎng)鍛煉知識點導入39一、秘書職業(yè)能力的重要作用能力通常是指完成某項活動或達成某項目標的主觀條件，即指個人勝任某項工作、成功地完成某項工作的本領。秘書的辦文、辦會、辦事工作內(nèi)容繁多又復雜，這就要求秘書博學多才，具有多元化的職業(yè)能力。秘書職業(yè)能力即指秘

25、書在職業(yè)活動中解決實際問題的本領。職業(yè)能力是秘書履行職責的基本條件，具備合理的能力結(jié)構(gòu)是衡量秘書人才的重要尺度，更是秘書實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的重要保障。案例1中新任秘書小陽所碰到的日常事務繁忙是秘書職業(yè)的共性，每位秘書都會遇到。不過，一樣的情況，結(jié)果并不一樣：有些秘書頭腦清醒，有理性的思維和分析判斷能力，不被繁忙瑣碎事務所累，工作安排得井井有條，做事準確無誤效率高；有些秘書如小陽，則會陷入繁忙事務當中不能自拔，處理事務忙亂而無章法，暈頭轉(zhuǎn)向難免頻頻出錯。這看起來是事務安排的問題，實際上反映了秘書職業(yè)能力的強弱。知識點導入39與案例1中丟三落四的小陽秘書不同，案例2值班秘書中的林秘書具有高超的職業(yè)能力

26、。值夜班時突遇群眾中毒事件，林秘書在處理危情過程中，沉著冷靜、有條不紊，不僅表現(xiàn)出高度的工作責任心，而且表現(xiàn)出多方面的能力素質(zhì)。一是臨危不亂，遇事不慌，在復雜的情況下，能快速抓住問題的關鍵，具有良好的分析判斷能力，具有處理突發(fā)事件的應急能力；二是信息傳遞及時準確，口頭表達能力超強；三是采取措施果斷得當，具有快速高效的辦事能力；四是思維敏捷，快速趕寫新聞發(fā)布稿，具有立等可取的應用寫作能力諸如此類，都是優(yōu)秀秘書必須具備的職業(yè)能力。正是由于林秘書嫻熟的職業(yè)能力贏得了時間上的主動，為各級領導及時處理危情奠定了基礎。由此可見，作為稱職的秘書，必須具備較強的職業(yè)能力。知識點導入二、秘書職業(yè)能力的多元結(jié)構(gòu)二

27、、秘書職業(yè)能力的多元結(jié)構(gòu)秘書活動具有廣泛性和綜合性，秘書工作既“博”又“雜”，這就要求秘書具有多元化的職業(yè)能力。一般而言，秘書的能力結(jié)構(gòu)包括基本能力、專業(yè)能力、操作技能三部分。1秘書職業(yè)基本能力秘書職業(yè)基本能力秘書職業(yè)基本能力是從事秘書工作的基本條件，是秘書專業(yè)能力的基礎。包括敏銳的觀察能力、良好的記憶能力、理性的思維能力和準確的判斷能力、學習能力等。記憶能力能夠準確而精細地記住客觀事物所反映的內(nèi)容和經(jīng)驗，并能持久記住重要信息，以確保信息的保真度和傳遞的有效性。02觀察能力具備廣博的知識積累，針對客觀對象有目的、有重點的觀察，能夠發(fā)現(xiàn)事物的特征或者變化，透過事物表面觀察事物本質(zhì)。01學習能力確

28、立終身學習理念，敏銳把握并確認新環(huán)境所需要的知識與技能，選擇最合適的學習方法獲取新知識新技能以適應新的環(huán)境和需求。04思維判斷能力具有獨立思考和分析判斷能力，在復雜困難的情況下，能快速抓住問題的關鍵，準確地把握事物的本質(zhì)，提出解決問題的辦法。03知識點導入39小案例：緊急情況，靈活處置小案例：緊急情況，靈活處置某企業(yè)舉辦培訓班，邀請一位教授來講課。教授住宅離培訓地點較遠，交通不太方便。講課時間是上午9點。秘書安排了一輛小車，當天上午7：30出發(fā)接人。8：55，參加培訓的人員全部到齊，然而，講課教授還沒到。秘書急了，忙打電話詢問去接教授的人。得知此時正是上班高峰，路上堵車嚴重，可能要15分鐘后才

29、能到達。推遲上課時間，讓大家在教室里空等顯然不妥。秘書靈機一動，請辦公室主任登臺介紹安排大家晚些時間參觀的事。此事原本是課后介紹的，現(xiàn)在提前到課前講，避免了空場。在辦公室主任講完參觀的具體安排之后，講課的教授已趕到課堂。此次突發(fā)事件就這樣解決了，一切都顯得嚴絲合縫，十分自然。2.秘秘書職業(yè)專業(yè)能力書職業(yè)專業(yè)能力專業(yè)能力是指秘書勝任工作所應具備的主要能力，是秘書完成工作的重要保證。課堂互動在現(xiàn)實社會中，在職場上，計劃好的工作因故不能正常進行是經(jīng)常會碰到的。本案例中講課教授因為路上堵車嚴重不能按時到場，以致出現(xiàn)空場的危機，面對這樣的突發(fā)事件，秘書雖然著急，但是沒有慌亂，而是靈機一動請辦公室主任上臺

30、救場，充分體現(xiàn)了隨機應變的應急能力。類似的突發(fā)事件看起來雖小，其實并不容易應付。突發(fā)事件難以應付恰恰在于其突然性，它是在毫無準備的情況下發(fā)生的，即使周密安排，也難免發(fā)生意外。在突發(fā)事件面前，我們應該沉著冷靜，保持鎮(zhèn)定，積極想辦法補救。此案例中，秘書隨機應變，及時調(diào)整了活動順序，避免空場，表現(xiàn)出的機智和果斷是值得點贊的。當然，本案例中講課教授因為路上堵車嚴重不能按時到場也提醒我們，在秘書工作中必須事先做好周密的計劃。比如，應該估計到上班時間堵車的可能性，因此要留足接人的時間，提早出發(fā)。詳細的工作計劃可以方便我們預測將會出現(xiàn)的問題，把“意料之外”的不可控因素轉(zhuǎn)化成“意料之中”的可控因素，制定出各種

31、相應對策，并在必要的時候?qū)ぷ饔媱澾M行調(diào)整，變被動為主動，化不利為有利，從而有效地減少各種變化所帶來的沖擊。從中，我們看到，秘書的專業(yè)能力十分重要。假若你是秘書，如何安排本案例中的培訓事宜？秘書專業(yè)能力是秘書的看家本領，是秘書能力結(jié)構(gòu)的核心部分2701口頭表達能力講究說話技巧，口齒清楚，用詞準確，條理清晰，主題突出，應對敏捷，語氣得體，把握分寸，適應職業(yè)活動的需要02應用文寫作能力具有較強的書面語言表達能力，熟練掌握各類應用文體的寫作要領與技巧，熟練寫作常用的公文、事務文書、財經(jīng)應用文等03辦事能力具備較強的執(zhí)行能力，明確職責范圍，掌握辦事程序，區(qū)分輕重緩急，掌握辦事方法與技巧，提高辦事效率，

32、快速高效地處理事務04應變能力頭腦靈活，思維敏捷，反映迅速，面對變化的環(huán)境能夠沉著應對，遇事不慌，處事冷靜，具有處理突發(fā)事件的能力05檔案管理能力規(guī)范執(zhí)行收文、發(fā)文程序，及時收集、歸檔各類檔案，范圍適當，管理科學，開發(fā)利用效率高，為領導工作提供檔案服務0607信息處理能力通過多種方法獲取信息，并進行鑒別、分析、篩選、提煉、整合，及時、全面、真實、準確地為領導決策和處理問題提供依據(jù)溝通協(xié)調(diào)能力掌握溝通技巧，能夠有效地上傳下達、協(xié)調(diào)關系、迎送接待、約見拜訪等，善于處理人際關系，能夠與人有效溝通知識點導入17030201速記速錄技能打字速度快，速記能力強，具有快速準確記錄信息的技能。辦公設備操作技能

33、熟練掌握常用的現(xiàn)代化辦公設備，具有打印機、復印機、掃描儀、投影儀、數(shù)碼相機等設備的操作、應用技能。計算機與網(wǎng)絡技術掌握計算機與網(wǎng)絡的基本知識，具有計算機信息管理與網(wǎng)絡操作技能，常用辦公軟件應用技能。秘書職業(yè)操作技能 現(xiàn)代科技的發(fā)展和辦公自動化的普及有利于提高秘書辦文、辦會、辦事的效率，這就要求秘書人員必須熟練掌握運用現(xiàn)代化先進設備的技能，提高辦公效益和管理水平。操作技能主要包括速記速錄技能、辦公設備操作技能、計算機與網(wǎng)絡技術操作技能等。知識點導入39三、秘書職業(yè)能力的培養(yǎng)鍛煉秘書活動內(nèi)容繁雜，變化多端，對能力的要求頗高。正如上文所述，秘書的職業(yè)能力不是單一的，而是一個多層次、多因素的綜合體，秘

34、書職業(yè)能力的多元結(jié)構(gòu)是各種知識、智力與實踐活動的綜合結(jié)晶，秘書職業(yè)能力的培養(yǎng)并非一朝一夕的功夫，需要一個過程，培養(yǎng)鍛煉的方法主要包括以下幾點。一是要多學習多練習。學習是一個永恒的主題。知識與能力相輔相成，掌握知識是發(fā)展能力的基礎。秘書屬于“通才”，要具備廣博的知識面，構(gòu)建并優(yōu)化、提升知識結(jié)構(gòu)。要學好文史哲、經(jīng)濟、法律、管理、心理等文化知識，用這些知識來武裝自己的頭腦，能提高自己的哲學思維、分析判斷和解決問題的能力。還要學習了解相關政策法規(guī)。為領導參謀建議及起草公文是秘書的重要職責，這就要求秘書必須勤看報紙、電視，勤于了解國際、國內(nèi)形勢，掌握黨和國家的相關方針和政策。應用寫作特別強調(diào)準確和迅速，

35、這就要求秘書平時要多練習寫作，注意搜集相關資料，努力達到文思敏捷，行文迅速。二是多實踐多借鑒。知識的掌握和積累必須化為實踐和行動，否則只能是紙上談兵。能力的培養(yǎng)需要實踐，秘書的能力與職業(yè)活動密切相關，依據(jù)秘書職業(yè)活動的要求，不斷實踐，不斷總結(jié)，在工作實踐中磨練提升，就能發(fā)展相應的能力。為避免走彎路，要注意總結(jié)工作中好的經(jīng)驗，多向有經(jīng)驗的人學習，觀察留意有經(jīng)驗的同事和上司是如何處理問題的，多看、多學、多問，借鑒好的經(jīng)驗，并運用到工作實踐中去，不斷增加自身的閱歷，不斷提高自己的職業(yè)能力。概而言之，秘書需要經(jīng)過不斷的學習借鑒、不斷的實踐磨練，才能把自己培養(yǎng)成為開口能說、提筆能寫、動手能干的優(yōu)秀秘書才

36、人，成為領導的得力助手。知識點導入高高效的工作能效的工作能力力能將瑣碎繁忙的工作變得井然有序，能適應各種環(huán)境的變化和工作節(jié)奏的突變。做到臨危受命、忙而不亂。善善于人際溝于人際溝通通秘書最重要的職能是上傳下達。當老板和員工之間的溝通有了障礙，甚至影響到了團隊關系和公司的動作，秘書應該用溝能的藝術，化解上下級之間的尷尬和猜疑。有有外交家的平衡外交家的平衡術術躋身于公司各種勢力格局中，善于靈巧應對，能把握各種利害關系，找到一個最佳平衡點。能能擔當重要擔當重要責任責任高級秘書負責各領導層的溝通和聯(lián)絡，甚至草擬文件、替上級制訂計劃。大膽謹慎地扮演好一個管理者的角色。此外，作為領導最親近的人，非常容易暴露

37、缺點和犯錯。因此，謹言慎行、張馳有度，深入了解領導的喜好是有用的護身符。高級秘書應具備的素質(zhì)能力高級秘書應具備的素質(zhì)能力熟悉地方政府官員、公司客戶、上級的親朋好友等與上級相關的“人脈圈”，并與他們建立良好的公共關系。這時公關技巧的運用是必不可少的。此外，服務于不同的行業(yè)，對高級秘書的要求也會有所差異，如律師事務所需要懂得相關法律知識的秘書，而商務公司中又需要有良好的商務談判能力和協(xié)調(diào)能力，最好還能具備企業(yè)管理知識、財務知識等。作為一個重實踐的工作，需要長期經(jīng)驗的累積，因此一般年齡在30-40歲左右的女性是最合適的。知識點導入閱讀材料：怎樣做一個合格的秘書技能訓練任務1上網(wǎng)搜索更多關于秘書職業(yè)能

38、力的資料，拓展學習，深入體驗；結(jié)合本項目介紹的知識點和閱讀材料，深入分析本項目各個案例的具體內(nèi)容，研討秘書職業(yè)能力的豐富內(nèi)涵，深入思考如何培養(yǎng)自身的職業(yè)能力。以小組為團隊，每組制作一份學習感悟，派1名代表登臺演講，時間不超過8分鐘。任務2根據(jù)秘書職業(yè)技能的相關知識，以小組為團隊，情境模擬項目的幾個案例，可以拓展案例內(nèi)容并進行正反對比演繹，要求合理想象，撰寫情景劇腳本，分組登臺演繹。任務3運用所學知識，個人進行自我對照，分析自己的能力現(xiàn)狀，與秘書職業(yè)能力要求存在哪些差距以及如何培養(yǎng)和鍛煉自己的職業(yè)能力。建議每位同學制訂一份自身能力培養(yǎng)和鍛煉計劃并努力實施，以適應今后職業(yè)發(fā)展的需要。秘書職業(yè)形象塑

39、造0408知識點導入03案例導入02學習目標0104 技能訓練04學習目標030201準確認知秘書職業(yè)形象的豐富內(nèi)涵，領悟秘書職業(yè)形象塑造的重要作用；領悟秘書職業(yè)形象塑造需要“內(nèi)修”，努力提升氣質(zhì)品位；領悟秘書職業(yè)形象“外塑”的要點，學習端莊得體的服飾儀態(tài)。案例導入01 發(fā)遠機械制造公司最近來了一個秘書叫李蘭，她在工作方面沒有什么問題，也非常勤快，可在形象上，就是給人不太得體的感覺。有那么一天，李蘭氣喘吁吁地從外面辦事回到公司；滿頭大汗。她忘了擦汗，就像個假小子一樣開始給客戶打電話。同事見她頭發(fā)沾在眼角邊，便說：“小李，看你出了那么多汗，去補個妝吧?！薄皼]什么的。”小李有些不在意，繼續(xù)埋頭干活

40、。過了不久，李蘭又以一副新面孔展現(xiàn)給公司的同事，她臉上的粉擦得那么厚，整個一戲臺上的媒婆，差點嚇了同事一跳?？赡苁切愿竦木壒?，李蘭對自己的外在形象是不怎么太在意，或者即使在意也處理不當，這也許是她的一大缺陷。李蘭的打扮李蘭的打扮討論：1李蘭有哪些不太得體的地方? 2秘書良好的職業(yè)形象主要表現(xiàn)在哪些方面?案例導入案例一02案例二案例三小李的改變小李的改變 小李大學畢業(yè)后應聘到一家公司辦公室擔任行政秘書。她工作努力，十分勤快，就是著裝上十分隨意，有點不修邊幅，喜歡穿休閑服裝。因此，公司的同事總把她當作小孩子來看，常常拿她開玩笑，喊她“小丫頭”，小李為此有點煩惱。一天，小李向辦公室里一位資深秘書請教

41、怎么辦。對方見小李態(tài)度十分誠懇，便實話實說道：“問題的關鍵是你上班時的穿著不太合適你的秘書職業(yè)。瞧你喜歡穿休閑風格的衣服，還帶著卡通貓咪的手表，看上去就像逛街的學生，實在不太像行政秘書哦?！甭犢Y深秘書這么一席話，小李恍然大悟，原來自己只知道穿著休閑衣服舒服，完全忘記自己的職業(yè)形象了，怪不得大家老把自己當剛來的小孩呢。于是，小李下決心重新塑造自己的形象，她咨詢了形象設計顧問，針對自己的特點，著裝上進行改變，上班開始穿得體的職業(yè)套裝，腳穿皮質(zhì)的高跟鞋。漸漸地，公司的同事都夸小李成熟了穩(wěn)重了，也因此，小李從上司那里得到了很多重要的任務。思考：職場新人小李著裝職場新人小李著裝改變說明什么，具有什么改變

42、說明什么，具有什么樣的作用？樣的作用？三、知識點導入職業(yè)形象 秘書應該具有職業(yè)的穿著、優(yōu)雅的舉止和端莊的態(tài)度。秘書作為一種規(guī)范而嚴遞的職業(yè)，職業(yè)形象的塑造至關重要。本項目案例1充分說明。作為名秘書，需要讓自己擁有良好的職業(yè)形象。職業(yè)形象是從業(yè)者在他人眼中的基本“職業(yè)印象”，絕不僅僅關乎外貌的關觀得休與否，還會直接影響別人對你專業(yè)能力的評價“通過對你形象的直觀感受，來判斷你的能力、智慧、修養(yǎng)與內(nèi)涵。因此，作為秘書，塑造職業(yè)形象十分重要，良好的職業(yè)形象不僅能夠提升個人的品牌價值，而且能提高自己的職業(yè)自信心。 進一步說，秘書良好的職業(yè)形象可以顯示企業(yè)的實力，在外觀上可以給人種管理科學、 制度嚴格、訓

43、練有素的印象。從而，在無形中塑造企業(yè)的良好形象。知識點導入13 秘書良好的職業(yè)形象是由內(nèi)而外的，內(nèi)在氣質(zhì)品味的提升是根本，是支撐。內(nèi)修主要指的是通過不斷的素質(zhì)修煉，豐富內(nèi)在涵養(yǎng)，提升氣質(zhì)品味，讓優(yōu)雅成為習慣。 方法： 1、學習知識、讓看書成為習慣 2、認識自己、讓自省成為習慣 3、修煉內(nèi)心、讓優(yōu)雅成為習慣 氣質(zhì)品味提升職業(yè)形象的內(nèi)修知識點導入13職業(yè)形象的內(nèi)涵形象就是印象。秘書職業(yè)形象的外塑主要指的是衣著打扮和儀態(tài)舉止得體優(yōu)雅、端莊大方。1、衣著打扮得體。工作性質(zhì)決定穿著。秘書著裝的總體要求是正規(guī)，和諧。在日常工作中的著裝應該是大方得體的職業(yè)裝。對著裝的選擇要與自己的年齡、膚色，地位，體型等相

44、和諧，注意表現(xiàn)優(yōu)雅的氣質(zhì)。2、儀態(tài)舉止優(yōu)雅秘書的儀態(tài)應該優(yōu)雅成熟，落落大方。女性職業(yè)秘書的走姿要求是，抬頭挺胸，步幅適當，雙臂自然擺動，體現(xiàn)出自然挺拔的美感。簡而言之，職業(yè)女秘書要努力做到儀態(tài)和舉止優(yōu)雅端莊，形象和氣質(zhì)給人以美感。服飾儀態(tài)得體職業(yè)形象五大“殺手”131、雖然臉紅讓你看起來甜傻、可愛，但它也傳達了你不成熟和不堅定的心態(tài)。3、嗯、呵等裝飾詞只能說明你猶豫不決，緊張而缺乏智慧。4、不成功的著裝所傳達給老板的惟一信息是：重要的任務不能放心交給你去做。5、當你表現(xiàn)出怯場，就是在告訴老板，你缺乏最基本的職業(yè)技巧。2、在工作時哭泣不但使你顯得脆弱、缺乏自制力，而且讓人懷疑你會破壞公司形象。技

45、能訓練39訓練任務：任務一：上網(wǎng)搜索更多關于秘書職業(yè)形象的資料任務一：上網(wǎng)搜索更多關于秘書職業(yè)形象的資料，擴展學，擴展學習，深刻體會，結(jié)合各種案例的具體內(nèi)容，以小組為團隊，習，深刻體會，結(jié)合各種案例的具體內(nèi)容，以小組為團隊，每組制作一份每組制作一份我心目中的典范形象我心目中的典范形象演講稿，各派一名演講稿，各派一名代表登臺演講，時間不超過八分鐘。代表登臺演講，時間不超過八分鐘。任務二：以小組為團隊任務二：以小組為團隊，模擬本項目的幾個案例?？梢酝?，模擬本項目的幾個案例。可以通過擴展案例內(nèi)容進行正反對比演繹，生動形象展示出在職過擴展案例內(nèi)容進行正反對比演繹，生動形象展示出在職場中如何塑造職業(yè)形象

46、。要求想象合理，撰寫情景劇腳本，場中如何塑造職業(yè)形象。要求想象合理，撰寫情景劇腳本，分組登臺演繹。分組登臺演繹。秘書職業(yè)資質(zhì)綜合實訓05學習目標案例導入知識點導入技能訓練學習目標u通過綜合實訓，將理論應用于實踐，深刻領悟并掌握秘書職業(yè)應該具備的資質(zhì)；u通過案例分析和情境模擬演示，深刻領悟秘書職業(yè)應該具備的職業(yè)道德、職業(yè)性格、職業(yè)能力和職業(yè)形象；u通過撰寫并演講秘書職業(yè)資質(zhì)感悟，進一步明確自己的奮斗目標。案例分析39案例1：“史上最牛女秘書”事件4月的一天晚上，美資企業(yè)EMC大中華區(qū)總裁L回辦公室取東西。到門口才發(fā)現(xiàn)自己沒帶鑰匙，而此時他的秘書R已經(jīng)下班。L有點惱火，立即撥打秘書R的手機，對方未

47、接。數(shù)小時后，L還是難抑怒火，于是在凌晨1時13分通過內(nèi)部電子郵件系統(tǒng)給秘書R發(fā)了一封措辭嚴厲且語氣生硬的“譴責信”。這封郵件用的是英文，譯成中文主要內(nèi)容如下：R，這個禮拜二我剛告訴你，想東西、做事情不要想當然，今天晚上你就把我鎖在門外，我要的東西都還在辦公室里。問題就在于你以為我隨身帶了鑰匙。從現(xiàn)在起，無論是午餐時段還是晚上下班后，你要跟你服務的每一名經(jīng)理都確認無事后才能離開辦公室，明白了嗎?總裁L在給秘書R發(fā)送這封郵件的時候，還同時抄送給了公司其他4位高管。2天后，秘書R用中文給總裁回信，語氣之強硬，措詞之嚴厲，絲毫不輸來信。在這封“發(fā)飆信”中，她聲明了6點意見：首先，我做這件事是完全正確

48、的，我鎖門是從安全角度上考慮的，北京這里不是沒有丟過東西，如果一旦丟了東西，我無法承擔這個責任。其次，你有鑰匙，你自己忘了帶，還要說別人不對。造成這件事的主要原因都是你自己，不要把自己的錯誤轉(zhuǎn)移到別人的身上。第三，你無權(quán)干涉和控制我的私人時間，我一天就8小時工作時間，請你記住中午和晚上下班的時間都是我的私人時間。第四，從到EMC的第一天到現(xiàn)在為止，我工作盡職盡責，也加過很多次的班，我也沒有任何怨言，但是如果你們要求我加班是為了工作以外的事情，我無法做到。第五，雖然咱們是上下級的關系，也請你注重一下你說話的語氣，這是做人最基本的禮貌問題。第六，我要在這強調(diào)一下，我并沒有猜想或者假定什么，因為我沒

49、有這個時間也沒有這個必要。案例分析39案例1：“史上最牛女秘書”事件本來，這封咄咄逼人的回信已經(jīng)夠令人吃驚了，而秘書R選擇了更加火爆的做法，她把這封“發(fā)飆信”連同總裁的“譴責信”抄送給了EMC 中國區(qū)的所有員工，包括北京、成都、上海、廣州等地。幾天之內(nèi)，這封火爆郵件就被R的同事在全國外企中廣泛轉(zhuǎn)發(fā)。從北京、上海到廣州全國所有知名外企都在瘋狂轉(zhuǎn)發(fā)?！芭貢鳳K老板”的火爆事件在網(wǎng)上炒得沸沸揚揚，迅速成為各大外企員工議論的熱點。也因此，R被一些網(wǎng)友稱為“史上最牛女秘書”。 事件本身很簡單，職場人士難免會遇到。但是，由于雙方所采取的應對態(tài)度與處理方式導致事件超出其本身所涵蓋的意義而變得復雜起來。很快

50、，女秘書R被迫離職，并且自我感覺再次求職會受到影響，“這事兒鬧得太厲害，我已經(jīng)找不到工作了”。她沒有料到郵件會被同事轉(zhuǎn)發(fā)出去，也沒有料到局面會如此糟糕。EMC公司的形象也因此蒙受損失，不久，總裁L也被調(diào)離EMC中國區(qū)。（資料來源：徐靜：秘書實訓（第三版），52-53頁，高等教育出版社2014年版）案例分析39案例2：如何做好總經(jīng)理秘書林女士是一家大型集團公司的總經(jīng)理秘書兼辦公室主任，是一位具有良好口碑的高級秘書，公司上下都對她稱贊不已。在一次秘書協(xié)會組織的總經(jīng)理秘書培訓會上，林秘書受邀介紹工作經(jīng)驗。在談及如何做好總經(jīng)理秘書工作時，林秘書介紹說：作為總經(jīng)理秘書/助理，我們應該盡心盡力輔助老總，為

51、領導服務。要做好老總的助手，我們大概要在以下幾個方面狠下工夫。第一，力求思維敏捷、頭腦靈活，善于及時準確領會領導意圖，同時忠于職業(yè)操守。秘書/助理要感覺敏銳，對周圍發(fā)生的事，能夠見微知著，一葉知秋，善于在復雜的環(huán)境中把握住事物的本質(zhì)特征。這樣才能爭取主動，提高效率。要做到這一點，必須下功夫做有心人。要經(jīng)?？磿鴮W習，思考問題。要多接觸各方面的情況，及時了解基層員工在想什么，部門領導在想什么，老總在想什么，做到胸中有數(shù)，超前思維。但是，思維敏捷必須注意不要聰明過頭，否則便會聰明反被聰明誤。準確領會老總意圖，決不能見風使舵，投老總之所好，看眼色行事。我們要忠誠老實，如實反映情況和處理問題，不撒謊、不

52、摻假，不能為討好老總而隨便夸大或縮小。第二，不折不扣按老總指示辦事，同時富有主見。秘書/助理與老總的上下關系，決定了處于被領導地位的秘書/助理必須聽從老總指揮，忠實地按老總指示行事，把自己的工作嚴格限定在老總指定的工作范圍之內(nèi)，不得自行其是。老總的指示具有嚴肅性和權(quán)威性，我們必須不折不扣地忠實執(zhí)行，要圍繞他的活動，積極開展工作，下大力氣幫助老總抓出成效來。我們要學會從被動中求主動，要善于觀察掌握老總的性格、作風等個性特征，便主動配合，形成工作上的默契一致。但是，嚴格按老總指示行事，不等于盲目服從、曲意逢迎。一旦遇到老總作出不妥的決定或者明顯失誤時，我們還必須出以公心，予以提醒或建議，切不可為博

53、得老總的歡心而迎合屈順，甚至火上加油。案例分析39案例2：如何做好總經(jīng)理秘書第三，勤勤懇懇、吃苦耐勞，能忍受怨言、經(jīng)得起委屈和挫折。我們的工作是非常辛苦的，可能沒有節(jié)假日，可能不分上下班，自己能夠自由支配的時間很少，腦神經(jīng)長處于緊張的備戰(zhàn)狀態(tài)。我們擔負的任務很重，常年累月辛勤工作，兢兢業(yè)業(yè)，勤勤懇懇，不為名，不為利，從事寂寞事業(yè)，甘當無名英雄，只問耕耘，不問收獲，這是相當難能可貴的。但是，作為秘書，僅僅做到這一點還不夠，還要有忍受怨言，經(jīng)得起各種誤解、委屈和挫折，胸懷要寬，度量要大，甜酸苦辣都要能裝。因為秘書工作，功勞往往不明顯，問題卻表現(xiàn)得非常突出，而且影響很大，有時還會吃力不討好。我們要有

54、強烈的事業(yè)心，要腿勤、手勤、嘴勤、腦勤，尤其要做到腦勤。別人沒有想到的問題我們要想到，別人沒有考慮到的地方我們要考慮到。要運用自己的智慧提高工作效率，運用自己的智慧調(diào)動各方面積極性，把工作做好。 既可參與決策、組織協(xié)調(diào)等重要工作，也能細致扎實地干好每一件具體瑣事。從某種意義上講，總經(jīng)理辦公室是“不管部”，上自領導決策，下到衣食住行，找不到主的難辦事要管，踢皮球的棘手事也要管因此，秘書/助理必須文武兼?zhèn)?、粗細結(jié)合，大事要干得了，小事也要能干。要干好參與決策這樣的大事，必須努力提高理論、政策水平，增強獨立思考能力、識別是非能力、綜合分析能力。在組織協(xié)調(diào)方面，我們不光要搞好戰(zhàn)略協(xié)調(diào)、計劃協(xié)調(diào)、政策協(xié)

55、調(diào)和事務協(xié)調(diào)，還要搞好上下左右以及領導班子成員之間人際關系的協(xié)調(diào)，這是做好工作的重要基礎。因此，我們要通過自己的工作消除領導之間可能出現(xiàn)的誤解，打通部門之間的隔閡，搞好上下之間的銜接。在瑣碎的具體小事方面，要以高度負責的態(tài)度做好謄寫校對、打印裝訂，甚至添茶倒水、打掃衛(wèi)生等工作。這些小事一絲不茍地做好了，可以從一個側(cè)面反映我們兢兢業(yè)業(yè)的嚴謹作風，給人以好印象。案例分析39案例2：如何做好總經(jīng)理秘書第四，兢兢業(yè)業(yè)做好服務工作，不給領導幫倒忙。我們要從各方面做好對老總的服務工作，比如要圍繞有關工作的關鍵環(huán)節(jié)和中心任務，高效率地處理電文，適時安排有關活動，主動收集、分析、綜合情況，研究帶有普遍性、傾向

56、性的問題，為老總決策和進行管理提供優(yōu)質(zhì)服務。要善于行使老總賦予的職權(quán)去完成老總交辦的任務，如實施檢查督促、搞好綜合協(xié)調(diào)等，保證其指示的貫徹執(zhí)行。還要把文書收發(fā)、登記、打電話、接待來訪、上令下達等事務性工作有條不紊地處理好。但是，對老總服務也要掌握分寸，孔子講“過猶不及”，服務不周到要影響老總工作，做過了頭則會影響老總的形象。我們可以參照以下原則：一是要按規(guī)定辦事。二是要多作請示匯報。遇到規(guī)定不明確或自己吃不準的事，應及時向老總匯報，請作定奪，切勿自作主張。不經(jīng)老總授權(quán)，不可私用老總名義辦事或回答問題。三是要嚴格要求自己。我們不是權(quán)利部門，但接近權(quán)利渠道，如不嚴格要求自己就會損害老總的形象在總經(jīng)理秘書培訓會的互動環(huán)節(jié)，聽眾問林秘書如何成為人見人愛的女秘書，林秘書的回答是應該努力做到以下幾個方面。1要有平常心。女秘書的職位很特殊，雖然不屬于公司的高級管理層，但因為工作直接對經(jīng)理負責，所以常常給人“一人之下”的錯覺。正因如此，女秘書才要保持一顆平常心：我只是公司的一名普通職員，我服務于我的工作。其他的我什么也不是。否則，小心被別人背后罵狗仗人勢。2強化工作能力。要愛崗敬業(yè)，工作腳踏實地，在工作中不斷提升自己的素質(zhì)，對自己負責的事情拿得起放得下。要淡化自己的性別和身份，