崗位職責(zé)與崗位說明書編寫培訓(xùn)課件

1、 Copyright IBM Corporation 200222內(nèi)容提要內(nèi)容提要一、崗位分析與崗位說明書的意義與作用一、崗位分析與崗位說明書的意義與作用 二、崗位分析流程和方法二、崗位分析流程和方法 三、崗位說明書編寫流程和方法三、崗位說明書編寫流程和方法 四、本項目崗位分析與崗位說明書編寫工作介紹四、本項目崗位分析與崗位說明書編寫工作介紹 Copyright IBM Corporation 200233崗位分析與崗位說明書的含義崗位分析與崗位說明書的含義崗位分析崗位分析：崗位信息的收集、分析及綜合，以便確認(rèn)崗位整體概況，對其作出正確、詳盡的描述。崗位說明書崗位說明書：整理崗位分析結(jié)果的工作

2、描述的書面文件，包括：工作基本信息、崗位設(shè)置目的、主要職責(zé)、工作環(huán)境等，以及任職資格要求（如技能、學(xué)歷、訓(xùn)練、經(jīng)驗、體能等） Copyright IBM Corporation 200244什么樣的戰(zhàn)略(如產(chǎn)品/服務(wù)的選擇、目標(biāo)消費者、市場定位等)引導(dǎo)我們走向愿景？VISIONVISION愿景愿景STRATEGYSTRATEGY戰(zhàn)略戰(zhàn)略我們公司存在的目的和長期目標(biāo)是什么？怎樣的組織結(jié)構(gòu)設(shè)計?怎樣的業(yè)務(wù)流程及管理流程能使我們實施戰(zhàn)略？CRITICALSUCCESS CRITICALSUCCESS FACTORSFACTORS 關(guān)鍵成功要素關(guān)鍵成功要素順利地實施戰(zhàn)略需要什么樣的核心能力、流程和體系

3、？崗位分析及崗位說明書能夠把組織實現(xiàn)戰(zhàn)略的 職責(zé)職責(zé)落實到具體組織成員落實到具體組織成員，確保組織正常運轉(zhuǎn)，支持組織目標(biāo)的實現(xiàn)。崗位分析與崗位說明書的意義：落實組織職責(zé)，支持實現(xiàn)組織目標(biāo)崗位分析與崗位說明書的意義：落實組織職責(zé)，支持實現(xiàn)組織目標(biāo) Copyright IBM Corporation 200255崗位分析與崗位說明書的意義：奠定人力資源管理體系的基礎(chǔ)崗位分析與崗位說明書的意義：奠定人力資源管理體系的基礎(chǔ)在人力資源管理系統(tǒng)中，崗位分析和崗位評估是最基礎(chǔ)的工作崗位分析和崗位評估是最基礎(chǔ)的工作，提供了建立其他各人力資源子系統(tǒng)的平臺。只有把這項工作做扎實，其他各項工作才有依據(jù)。崗位分析崗位

4、分析員工招聘員工培訓(xùn)薪酬福利績效管理職業(yè)生涯規(guī)劃長期激勵能力模型崗位繼任計劃崗位評估人員規(guī)劃 Copyright IBM Corporation 200266內(nèi)容提要內(nèi)容提要一、崗位分析與崗位說明書的意義與作用一、崗位分析與崗位說明書的意義與作用 二、崗位分析流程和方法二、崗位分析流程和方法 三、崗位說明書編寫流程和方法三、崗位說明書編寫流程和方法 四、本項目崗位分析與崗位說明書編寫工作介紹四、本項目崗位分析與崗位說明書編寫工作介紹 Copyright IBM Corporation 200277崗位崗位崗位分析三條基本原則崗位分析三條基本原則q針對“崗位”，而非針對”人“q著重那些那些應(yīng)該做

5、的工作,而非目前正在做的q分析崗位的職責(zé)，而非崗位的明細(xì) Copyright IBM Corporation 200288崗位分析流程崗位分析流程準(zhǔn)備準(zhǔn)備工作工作收集收集資料資料分析分析資料資料崗位分析流程比較簡單崗位分析流程比較簡單，但工作繁瑣但工作繁瑣，工作量也較大，工作時需要耐心和細(xì)心。，工作量也較大，工作時需要耐心和細(xì)心。1 1、建立崗位分析項目小組建立崗位分析項目小組2 2、了解企業(yè)戰(zhàn)略了解企業(yè)戰(zhàn)略、組織、流程、組織、流程3 3、選擇被分析部門及崗位選擇被分析部門及崗位: :4、選擇信息來源選擇信息來源: :崗位分析崗位分析 - 準(zhǔn)備工作準(zhǔn)備工作 Copyright IBM Corp

6、oration 200299準(zhǔn)備工作收集資料分析資料崗位分析崗位分析 - 收集資料收集資料 崗位基本信息：如崗位名稱、職銜等是什么？崗位基本信息：如崗位名稱、職銜等是什么？ 上下級匯報情況？上下級匯報情況？ 崗位存在的基本目的是什么？存在的意義是什么？崗位存在的基本目的是什么？存在的意義是什么？ 為達(dá)到這一目的，該崗位的主要職責(zé)？（什么，怎樣，為什么？）為達(dá)到這一目的，該崗位的主要職責(zé)？（什么，怎樣，為什么？） 什么是該崗位獨有的職責(zé)？（這個問題使分析者能夠從更宏觀的角度看待該崗位）什么是該崗位獨有的職責(zé)？（這個問題使分析者能夠從更宏觀的角度看待該崗位） 什么是該崗位最關(guān)鍵（必不可少）的職責(zé)和

7、負(fù)責(zé)的核心領(lǐng)域？（這個問題能幫分析者搞清楚公司對該崗位的核什么是該崗位最關(guān)鍵（必不可少）的職責(zé)和負(fù)責(zé)的核心領(lǐng)域？（這個問題能幫分析者搞清楚公司對該崗位的核心定位是什么）心定位是什么） 該崗位任職者需要負(fù)責(zé)并被考核的具體工作成果是什么？該崗位任職者需要負(fù)責(zé)并被考核的具體工作成果是什么？ 該崗位的工作如何與組織的其它工作協(xié)調(diào)？該崗位的工作如何與組織的其它工作協(xié)調(diào)？ 組織的內(nèi)部和外部需要有哪些接觸？（怎樣，為什么，何時）組織的內(nèi)部和外部需要有哪些接觸？（怎樣，為什么，何時） 怎樣把工作分配給該崗位員工，如何檢查和審批工作？怎樣把工作分配給該崗位員工，如何檢查和審批工作？ 有怎樣的決策權(quán)？有怎樣的決策

8、權(quán)？ 該崗位工作的其它特點：如出差，非社交時間，靈活性要求，特殊的工作環(huán)境？該崗位工作的其它特點：如出差，非社交時間，靈活性要求，特殊的工作環(huán)境？ 要獲得所期望的工作成果，該崗位任職人員需要有什么行為、技能、知識和經(jīng)驗？（這個問題幫分析者找出能要獲得所期望的工作成果，該崗位任職人員需要有什么行為、技能、知識和經(jīng)驗？（這個問題幫分析者找出能勝任該崗位的人員所必需的能力和個人素質(zhì)）勝任該崗位的人員所必需的能力和個人素質(zhì)）收集資料收集資料是崗位分析工作中最重要的一環(huán)。需要收集的資料包括崗位名稱、工作內(nèi)容及職責(zé)、工作環(huán)境、任職資格等。收集的資料應(yīng)該能夠回答下列問題： Copyright IBM Cor

9、poration 20021010準(zhǔn)備工作收集資料分析資料崗位分析崗位分析 - 分析資料分析資料分析資料分析資料: 對獲得的資料進(jìn)行匯總、整理、分類、總結(jié)，并進(jìn)行必要的判斷，從而得出對崗位的全面、準(zhǔn)確和有條理性的認(rèn)識。分析資料分析資料崗位名稱分析工作職責(zé)分析工作環(huán)境分析任職資格分析崗位名稱標(biāo)準(zhǔn)化，以便于了解工作性質(zhì)和內(nèi)容工作內(nèi)容、工作職責(zé)、工作關(guān)系物理環(huán)境、安全與健康環(huán)境、社會環(huán)境知識、技能、經(jīng)驗、體能 Copyright IBM Corporation 20021111內(nèi)容提要內(nèi)容提要一、崗位分析與崗位說明書的意義與作用一、崗位分析與崗位說明書的意義與作用 二、崗位分析流程和方法二、崗位分析

10、流程和方法 三、崗位說明書編寫流程和方法三、崗位說明書編寫流程和方法 四、本項目崗位分析與崗位說明書編寫工作介紹四、本項目崗位分析與崗位說明書編寫工作介紹 Copyright IBM Corporation 20021212崗位描述的書面結(jié)果是崗位說明書崗位描述的書面結(jié)果是崗位說明書確定崗位確定崗位說明書說明書的格式的格式 崗位描述是在崗位分析的基礎(chǔ)上，把整理好的崗位分析資料按規(guī)定的文件形式表達(dá)出來，形成崗位說明書的過程。 從崗位資料收集到分析，從崗位分析到編寫崗位說明書的過程是由繁雜到簡潔、從簡潔再到精確的過程。 崗位描述的流程如下：逐項進(jìn)行逐項進(jìn)行職責(zé)描述職責(zé)描述小組小組討論討論反饋和反饋

11、和確認(rèn)確認(rèn) Copyright IBM Corporation 20021313崗位描述崗位描述 - - 崗位說明書的格式崗位說明書的格式確定崗確定崗位說明位說明書的格書的格式式逐項進(jìn)逐項進(jìn)行行職責(zé)描職責(zé)描述述小組小組討論討論反饋和反饋和確認(rèn)確認(rèn)例：例： 根據(jù)公司人力資源發(fā)展戰(zhàn)略及需要，研究與制訂具有競爭力的人力資源策略，優(yōu)化人力資源的配置，合理使用人才，組織實施人力資源管理的日常工作，為公司各項工作的正常運轉(zhuǎn)提供人力資源方面的保障崗位說明書格式因不同崗位分析崗位說明書格式因不同崗位分析目的而不同目的而不同，可繁可簡，可繁可簡用于記錄對該崗位主要崗位職責(zé)的逐項描述用于記錄該崗位對內(nèi)和對外聯(lián)系的

12、主要機(jī)構(gòu)和部門，以及該崗位的直接上下級 Copyright IBM Corporation 20021414崗位描述崗位描述 - 崗位說明書的格式（續(xù)）崗位說明書的格式（續(xù)）確定崗確定崗位說明位說明書的格書的格式式逐項進(jìn)逐項進(jìn)行行職責(zé)描職責(zé)描述述小組小組討論討論反饋和反饋和確認(rèn)確認(rèn)用于該崗位所需的任職基本要求作出判斷，該任職基本需求未必與崗位現(xiàn)任職者的情況相同，而應(yīng)該著重考慮以下因素： 從事該工作所必備的最低要求 勝任該工作的新員工的資歷 從事該崗位所有員工的通用標(biāo)準(zhǔn)起草以及每次修訂都需要簽署責(zé)任人姓名和時間，最終需要由人力資源部負(fù)責(zé)人審核確認(rèn) Copyright IBM Corporatio

13、n 20021515崗位描述崗位描述 崗位設(shè)置目的崗位設(shè)置目的確定崗確定崗位說明位說明書的格書的格式式逐項進(jìn)逐項進(jìn)行行職責(zé)描職責(zé)描述述小組小組討論討論反饋和反饋和確認(rèn)確認(rèn)崗位設(shè)置目的：用簡練而準(zhǔn)確的語言來描述本崗位在單位及部門中存在的目的和作用崗位設(shè)置目的：用簡練而準(zhǔn)確的語言來描述本崗位在單位及部門中存在的目的和作用 該崗位實現(xiàn)了公司及部門的哪些目的和作用？ 如果該崗位不存在，則對公司或部門造成哪些影響？ 格式：工作依據(jù)+工作內(nèi)容+工作成果 工作依據(jù)：根據(jù) 工作內(nèi)容：動詞+工作對象 工作成果：描述崗位工作達(dá)到的目的注意：注意：崗位設(shè)置目的陳述不包括如何完成結(jié)果的過程 Copyright IBM

14、 Corporation 20021616崗位描述崗位描述 職責(zé)描述的注意事項職責(zé)描述的注意事項確定崗確定崗位說明位說明書的格書的格式式逐項進(jìn)逐項進(jìn)行行職責(zé)描職責(zé)描述述小組小組討論討論反饋和反饋和確認(rèn)確認(rèn)工作持有人所負(fù)有的工作持有人所負(fù)有的職責(zé)職責(zé)以及工作所要求的以及工作所要求的最終結(jié)果最終結(jié)果崗位崗位長期長期及及經(jīng)常性經(jīng)常性的工作的工作, ,而不是短期或臨時性工作而不是短期或臨時性工作按照崗位職責(zé)的按照崗位職責(zé)的重要性重要性順序填寫順序填寫, ,重要的職責(zé)填寫在前面重要的職責(zé)填寫在前面職責(zé)描述字?jǐn)?shù)要求：每條職責(zé)描述不超過職責(zé)描述字?jǐn)?shù)要求：每條職責(zé)描述不超過5050字字 Copyright I

15、BM Corporation 20021717崗位描述崗位描述 職責(zé)描述的注意事項職責(zé)描述的注意事項確定崗確定崗位說明位說明書的格書的格式式逐項進(jìn)逐項進(jìn)行行職責(zé)描職責(zé)描述述小組小組討論討論反饋和反饋和確認(rèn)確認(rèn)職責(zé)條目確定職責(zé)條目確定 除非是特別重要的職責(zé)，每項職責(zé)占用的時間一般大于所有職責(zé)的5%。未被逐條詳細(xì)描述的“其它”職責(zé)所占用的時間一般不超過該崗位完成所有職責(zé)工作時間的10%。 緊密相關(guān)的（如：用于完成一項任務(wù)的幾個步驟）或類似的職責(zé)可以歸為一條職責(zé)來描述，除此之外，盡量避免把幾個職責(zé)合并在一個小標(biāo)題下做概要描述。 Copyright IBM Corporation 20021818崗位

16、描述崗位描述 - 職責(zé)描述的注意事項職責(zé)描述的注意事項確定崗確定崗位說明位說明書的格書的格式式逐項進(jìn)逐項進(jìn)行行職責(zé)描職責(zé)描述述小組小組討論討論反饋和反饋和確認(rèn)確認(rèn)職責(zé)描述句式規(guī)范職責(zé)描述句式規(guī)范 一份好的崗位說明書包含了準(zhǔn)確描述“需要做什么”的以動詞開頭的語句，如：可用“起草”、“審核”、“執(zhí)行”、“指導(dǎo)”等具體動詞的，盡量避免用“負(fù)責(zé)”等籠統(tǒng)的詞。例如： 每季度起草起草報告向 傾聽傾聽客戶的買賣指令 比較比較部門實際費用與預(yù)算費用的差別 用動詞描述崗位的具體職責(zé)時，對每一項職責(zé)盡可能提供具體的例子來描述，避免只使用“管理”、“監(jiān)控”等字眼，而是描述出管理監(jiān)督的具體事項。 Copyright

17、IBM Corporation 20021919職責(zé)描述語句通常包含的內(nèi)容職責(zé)描述語句通常包含的內(nèi)容1）動詞；2）賓語；3）目的描述。如下表所示： 崗位描述崗位描述 職責(zé)描述的注意事項職責(zé)描述的注意事項動詞動詞 賓語賓語 目的描述目的描述 收集 財務(wù)數(shù)據(jù) 審核各部門提出的預(yù)算費用需求 執(zhí)行 財務(wù)預(yù)算模型分析 支持公司下年度財務(wù)規(guī)劃 統(tǒng)計 客戶數(shù)據(jù) 向公司管理層匯報老客戶流失率 清潔 機(jī)房設(shè)備 按照清潔手冊的排班要求，保證正常操作 駕駛 員工班車 在工作日接送員工上下班 檢測和修理 報損的機(jī)器設(shè)備 每天，或根據(jù)需要 確定崗確定崗位說明位說明書的格書的格式式逐項進(jìn)逐項進(jìn)行行職責(zé)描職責(zé)描述述小組小組

18、討論討論反饋和反饋和確認(rèn)確認(rèn) Copyright IBM Corporation 20022020崗位描述崗位描述 反饋和確認(rèn)反饋和確認(rèn) 崗位說明書的起草人在初步起草崗位說明書后，應(yīng)經(jīng)過崗位分析項目小組討論確定。在討論過程中如果有不明確的問題，還可以向相關(guān)人員進(jìn)一步了解情況。 小組討論的意義在于：小組各成員對同一崗位有不同視角，他們的意見可保證該崗位說明書內(nèi)容更加確切、完整，文字表達(dá)更加準(zhǔn)確。確定崗確定崗位說明位說明書的格書的格式式逐項進(jìn)逐項進(jìn)行行職責(zé)描職責(zé)描述述小組小組討論討論反饋和反饋和確認(rèn)確認(rèn) Copyright IBM Corporation 20022121崗位描述：編寫崗位說明書崗

19、位描述：編寫崗位說明書 經(jīng)崗位分析小組討論確定后的崗位說明書可返回崗位現(xiàn)任職人員或其直接上級，征求反饋意見并進(jìn)行必要的修改。 崗位說明書最終由人力資源部負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)，并進(jìn)行編號，成為正式的崗位說明書檔案。確定崗確定崗位說明位說明書的格書的格式式逐項進(jìn)逐項進(jìn)行行職責(zé)描職責(zé)描述述小組小組討論討論反饋和反饋和確認(rèn)確認(rèn) Copyright IBM Corporation 20022222崗位描述崗位描述 職責(zé)描述的注意事項職責(zé)描述的注意事項確定崗確定崗位說明位說明書的格書的格式式逐項進(jìn)逐項進(jìn)行行職責(zé)描職責(zé)描述述小組小組討論討論反饋和反饋和確認(rèn)確認(rèn)總的來說代表了崗位的總的來說代表了崗位的主要產(chǎn)出主要產(chǎn)

20、出描述了工作的描述了工作的成果成果而非過程而非過程每一說明描述了單獨的每一說明描述了單獨的 、不同的最終結(jié)果、不同的最終結(jié)果不是廣義的，含糊的說明不是廣義的，含糊的說明每一個說明都是每一個說明都是沒有時限沒有時限的，如果崗位沒有改變，職責(zé)不會改變的，如果崗位沒有改變，職責(zé)不會改變 Copyright IBM Corporation 20022323職責(zé)說明動詞舉例職責(zé)說明動詞舉例 決策或設(shè)定目標(biāo)決策或設(shè)定目標(biāo)批準(zhǔn)指導(dǎo)授權(quán)建立制訂規(guī)劃決定準(zhǔn)備預(yù)備發(fā)展 執(zhí)行管理執(zhí)行管理達(dá)成增進(jìn)評估建立贏得評定吸引限制確保維護(hù)評估衡量監(jiān)控取得認(rèn)同審核找出設(shè)定執(zhí)行指明改善標(biāo)準(zhǔn)化 專業(yè)與支援專業(yè)與支援分析辨明界定建議提

21、議促使建議預(yù)測協(xié)調(diào)解釋支援 特定性或基層工作特定性或基層工作檢查檢驗執(zhí)行履行對照提出分配處理收集匯集生產(chǎn)制造分發(fā)進(jìn)行提供獲得提交操作執(zhí)行供應(yīng) 一般性一般性管理聯(lián)系協(xié)助控制監(jiān)督協(xié)調(diào) Copyright IBM Corporation 20022424如何描述工作如何描述工作工作職責(zé)工作職責(zé)工作任務(wù)工作任務(wù)工作要素工作要素董事會秘書董事會秘書提供董事長所要求的速記提供董事長所要求的速記準(zhǔn)備和保存月董事會記錄準(zhǔn)備和保存月董事會記錄適用于適用于崗位說明書崗位說明書董事會速記董事會速記 整理速記記錄整理速記記錄 打印董事會會議記錄打印董事會會議記錄 復(fù)印會議記錄，分發(fā)給董事會成員復(fù)印會議記錄，分發(fā)給董事會成員 會議記錄保管歸檔會議記錄保管歸檔 在打字印機(jī)中插入打印紙在打字印機(jī)中插入打印紙 確定打字機(jī)的邊距確定打字機(jī)的邊距不適用于不適用于崗位說明書崗位說明書 Copyright IBM Corporation 20022525根據(jù)需求進(jìn)行崗位說明書的更新或重新起草根據(jù)需求進(jìn)行崗位說明書的更新或重新起草起草起草 / 更新更新重新進(jìn)行崗位分析和描述，起草或更新崗位說明書的時機(jī)：重新進(jìn)行崗位分析和描述，起草或更新崗位說明