上海市檔案人員資格培訓系列課程之三

1、上海市檔案人員資格培訓系列課程之三3/27/2022上海市檔案人員資格培訓系列課程之三2 文件組卷，也稱文件立卷，是指將辦理完文件組卷，也稱文件立卷，是指將辦理完畢的、具有查考價值的文件，按其形成規(guī)律、畢的、具有查考價值的文件，按其形成規(guī)律、特點、價值和有機聯(lián)系，經(jīng)整理、組合成案卷特點、價值和有機聯(lián)系，經(jīng)整理、組合成案卷的工作。的工作。立卷的方法與步驟立卷的方法與步驟工作程序工作程序3/27/2022上海市檔案人員資格培訓系列課程之三3年度類型自然年度，專門年度，教自然年度，專門年度，教學年度、會計年度等學年度、會計年度等 請示與批復，放在復文年；請示與批復，放在復文年；規(guī)劃放在針對的第一年；

2、規(guī)劃放在針對的第一年；總結(jié)、報表放在針對的最后一年；總結(jié)、報表放在針對的最后一年；會議文件，放在開幕年；會議文件，放在開幕年；跨年度處理指根據(jù)文件形成指根據(jù)文件形成( (或處或處理）年度將其區(qū)分開來理）年度將其區(qū)分開來最基本的分類最基本的分類1、歸檔文件分類、歸檔文件分類按年度分類按年度分類3/27/2022上海市檔案人員資格培訓系列課程之三4一般做法按機關(guān)內(nèi)部組織機構(gòu)將歸檔文件分類按機關(guān)內(nèi)部組織機構(gòu)將歸檔文件分類組織機構(gòu)按黨、政、工、團順序排列組織機構(gòu)按黨、政、工、團順序排列綜合性機構(gòu)在前，專業(yè)職能部門列后綜合性機構(gòu)在前，專業(yè)職能部門列后 業(yè)務(wù)部門起草機關(guān)名義發(fā)文，歸綜合部門業(yè)務(wù)部門起草機關(guān)

3、名義發(fā)文，歸綜合部門聯(lián)合辦理文件，歸主辦部門聯(lián)合辦理文件，歸主辦部門機關(guān)名義召開綜合性會議文件，歸綜合部門機關(guān)名義召開綜合性會議文件，歸綜合部門參加上級會議文件，全局性歸辦公部門，業(yè)務(wù)參加上級會議文件，全局性歸辦公部門，業(yè)務(wù)性歸業(yè)務(wù)部門性歸業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導人兼任職務(wù)文件，分別歸有關(guān)部門或機關(guān)領(lǐng)導人兼任職務(wù)文件，分別歸有關(guān)部門或機關(guān)跨部門處理指將文件按其形成、處理指將文件按其形成、處理或承辦部門將其區(qū)分開來或承辦部門將其區(qū)分開來適合大、中機關(guān)適合大、中機關(guān)按組織機構(gòu)分類按組織機構(gòu)分類3/27/2022上海市檔案人員資格培訓系列課程之三5注意問題不適合采用機構(gòu)分類法時采用不適合采用機構(gòu)分類法時采用類名

4、要明確，不可交叉或包含類名要明確，不可交叉或包含排列上先綜合后具體，先主后次排列上先綜合后具體，先主后次 突出單位主要工作問題突出單位主要工作問題內(nèi)容性質(zhì)相同的文件相對集中內(nèi)容性質(zhì)相同的文件相對集中優(yōu) 點指按單位文件內(nèi)容所反映指按單位文件內(nèi)容所反映的各類問題將其區(qū)分開來的各類問題將其區(qū)分開來適合小機關(guān)適合小機關(guān)按問題分類按問題分類3/27/2022上海市檔案人員資格培訓系列課程之三6指按歸檔文件不同的保存價值，指按歸檔文件不同的保存價值，將其歸入不同的保管期限將其歸入不同的保管期限歸檔文件按保管期限分類往往與歸檔文件按保管期限分類往往與文件的歸檔鑒定結(jié)合起來進行文件的歸檔鑒定結(jié)合起來進行按保管

5、期限分類按保管期限分類3/27/2022上海市檔案人員資格培訓系列課程之三7 六個六個特征特征立卷立卷法法一事一事一卷一卷立卷立卷法法四分四分四注四注意立意立卷法卷法適當適當分級分級立卷立卷法法文件文件類型類型立卷立卷法法我國最基本我國最基本的組卷方法的組卷方法2、文件的組合、文件的組合 文件的組合即文件組卷，亦稱文件立卷，是文件的組合即文件組卷，亦稱文件立卷，是指在上述分類基礎(chǔ)上將同類文件中的單份文件按其指在上述分類基礎(chǔ)上將同類文件中的單份文件按其共同特征和主要聯(lián)系組合成案卷的工作。共同特征和主要聯(lián)系組合成案卷的工作。3/27/2022上海市檔案人員資格培訓系列課程之三8即將同一作者制發(fā)即將

6、同一作者制發(fā)的文件組合成一個的文件組合成一個案卷。案卷。優(yōu)點：便于了解文件來源；優(yōu)點：便于了解文件來源； 適用：本單位制發(fā)的命令、指示、適用：本單位制發(fā)的命令、指示、決議、決定等重要文件；內(nèi)部的決議、決定等重要文件；內(nèi)部的會議記錄、規(guī)章制度等。有時將會議記錄、規(guī)章制度等。有時將上級機關(guān)、平級機關(guān)、下級機關(guān)上級機關(guān)、平級機關(guān)、下級機關(guān)的文件分別立卷。的文件分別立卷。 “六特征六特征”組卷法組卷法作者特征作者特征3/27/2022上海市檔案人員資格培訓系列課程之三9即將內(nèi)容為反映同一事件、即將內(nèi)容為反映同一事件、問題、人物、工作活動、案問題、人物、工作活動、案件等文件組合成一個案卷件等文件組合成一

7、個案卷。優(yōu)點：保持了文件之間的有機聯(lián)優(yōu)點：保持了文件之間的有機聯(lián)系；便于歷史檢索。系；便于歷史檢索。 注意：注意：1 1、使用頻率雖最高，但、使用頻率雖最高，但并不是任何文件都能使用（如綜并不是任何文件都能使用（如綜合性文件）；合性文件）；2 2、應(yīng)準確劃分、應(yīng)準確劃分“問題問題”。 使用最頻繁使用最頻繁的立卷特征的立卷特征 問題特征問題特征3/27/2022上海市檔案人員資格培訓系列課程之三10即將相同名稱即將相同名稱的文件組合成的文件組合成一個案卷。一個案卷。優(yōu)點：由于不同名稱的文件反優(yōu)點：由于不同名稱的文件反映了文件在形成者的地位、用映了文件在形成者的地位、用途、性質(zhì)、價值等方面的不同，

8、途、性質(zhì)、價值等方面的不同，因此按名稱特征立卷，能反映因此按名稱特征立卷，能反映案卷重要程度和價值。案卷重要程度和價值。 適用：會議記錄、計劃、報告、適用：會議記錄、計劃、報告、總結(jié)、情況簡報等綜合性文件；總結(jié)、情況簡報等綜合性文件；命令、指示、決定、決議等領(lǐng)命令、指示、決定、決議等領(lǐng)導指導性文件；合同、協(xié)議書、導指導性文件；合同、協(xié)議書、統(tǒng)計表等專業(yè)性很強的文件。統(tǒng)計表等專業(yè)性很強的文件。 名稱即文種名稱即文種名稱特征名稱特征3/27/2022上海市檔案人員資格培訓系列課程之三11即將針對同一年度即將針對同一年度或同一時期（相同或同一時期（相同時間段）的文件組時間段）的文件組合成一個案卷。合

9、成一個案卷。優(yōu)點：保持文件在時間優(yōu)點：保持文件在時間上的聯(lián)系；反映特定時上的聯(lián)系；反映特定時間范圍內(nèi)的工作情況與間范圍內(nèi)的工作情況與特點。特點。 注意：跨年度的文件形注意：跨年度的文件形成年度與文件內(nèi)容所針成年度與文件內(nèi)容所針對的年度不同的文件。對的年度不同的文件。 指文件針對時間指文件針對時間時間特征時間特征3/27/2022上海市檔案人員資格培訓系列課程之三12即將本單位與某一單位之間即將本單位與某一單位之間就一定問題進行工作聯(lián)系而就一定問題進行工作聯(lián)系而形成的問復性函件組合成一形成的問復性函件組合成一個案卷。個案卷。構(gòu)成條件：作者：本單位與構(gòu)成條件：作者：本單位與某一單位；內(nèi)容：同一問題

10、；某一單位；內(nèi)容：同一問題；文件：問復性函件。文件：問復性函件。 注意：注意：1 1、不能將本機關(guān)與、不能將本機關(guān)與某一機關(guān)互發(fā)的其它文件按某一機關(guān)互發(fā)的其它文件按此特征組卷；此特征組卷；2 2、不能將本、不能將本機關(guān)與上下級機關(guān)的請示與機關(guān)與上下級機關(guān)的請示與批復按此方法組卷。批復按此方法組卷。 通訊者特征通訊者特征3/27/2022上海市檔案人員資格培訓系列課程之三13將內(nèi)容反映同將內(nèi)容反映同一地區(qū)的某些一地區(qū)的某些文件組合成一文件組合成一個案卷。個案卷。優(yōu)點：便于反映地區(qū)工作情優(yōu)點：便于反映地區(qū)工作情況。況。 適用：多用于上級機關(guān)針對適用：多用于上級機關(guān)針對下屬機關(guān)的來文、調(diào)查統(tǒng)計下屬機

11、關(guān)的來文、調(diào)查統(tǒng)計資料。資料。 可以是行政區(qū)域、可以是行政區(qū)域、也可以是地理區(qū)域也可以是地理區(qū)域注意：不能和作者特征混淆。注意：不能和作者特征混淆。 地區(qū)特征地區(qū)特征3/27/2022上海市檔案人員資格培訓系列課程之三14“一事一卷一事一卷”立卷法（略）立卷法（略） “四分四注意四分四注意”立卷法（略）立卷法（略） “適當分級適當分級”立卷法（略）立卷法（略） “文件類型文件類型”立卷法（略）立卷法（略） 其它組卷方法其它組卷方法3/27/2022上海市檔案人員資格培訓系列課程之三15調(diào)整調(diào)整定卷定卷卷內(nèi)卷內(nèi)文件文件排列排列擬寫擬寫案卷案卷題名題名卷內(nèi)卷內(nèi)文件文件編號編號3、案卷的規(guī)范化整理與

12、編目、案卷的規(guī)范化整理與編目填寫填寫文件文件目錄目錄填卷填卷內(nèi)備內(nèi)備考表考表填寫填寫案卷案卷封面封面裝訂裝訂案卷案卷編制編制案卷案卷目錄目錄3/27/2022上海市檔案人員資格培訓系列課程之三161 1、歸檔文件是否齊全完整；、歸檔文件是否齊全完整；2 2、檢查案卷質(zhì)量，是否正確運用立卷、檢查案卷質(zhì)量，是否正確運用立卷特征，保持文件之間的聯(lián)系；特征，保持文件之間的聯(lián)系；指立卷部門（人員）在檔案部門（人員）的指指立卷部門（人員）在檔案部門（人員）的指導與幫助下，將平時已歸的文件，作全面的檢導與幫助下，將平時已歸的文件，作全面的檢查、調(diào)整與必要的修補，最后正式組卷的工作。查、調(diào)整與必要的修補，最后

13、正式組卷的工作。3 3、檢查卷內(nèi)文件數(shù)量，適當分卷或并、檢查卷內(nèi)文件數(shù)量，適當分卷或并卷。卷。調(diào)調(diào)整整定定卷卷3/27/2022上海市檔案人員資格培訓系列課程之三17按重要程度排列：重要排前，次按重要程度排列：重要排前，次要排后；上級單位來文排前，下要排后；上級單位來文排前，下級單位來文排后；綜合性排前，級單位來文排后；綜合性排前，專題性排后；方針、政策性排前，專題性排后；方針、政策性排前，業(yè)務(wù)、事務(wù)性排后。業(yè)務(wù)、事務(wù)性排后。指對卷內(nèi)文件進行系列化排列，指對卷內(nèi)文件進行系列化排列，固定每份文件的位置，使其排列固定每份文件的位置，使其排列有序，方便檢索有序，方便檢索。密不可分的文件材料應(yīng)依序排列

14、：密不可分的文件材料應(yīng)依序排列：批復在前，請示在后；正件在前，批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；附件在后；印件在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后。轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后。卷卷內(nèi)內(nèi)文文件件排排列列3/27/2022上海市檔案人員資格培訓系列課程之三18題名結(jié)構(gòu)：責任者（通訊者）（時間）題名結(jié)構(gòu)：責任者（通訊者）（時間）（地區(qū)）問題名稱。（地區(qū)）問題名稱。題名擬寫要求：責任者必須用全稱或通用題名擬寫要求：責任者必須用全稱或通用簡稱；問題要概括準確、文字簡練；名稱簡稱；問題要概括準確、文字簡練；名稱按文種的重要程度順序標注二三個，兼顧按文種的重要程度順序標注二三個，

15、兼顧不同性質(zhì)的文種。不同性質(zhì)的文種。專門術(shù)語用法：案卷，限于某個案卷、事專門術(shù)語用法：案卷，限于某個案卷、事件或?qū)δ橙说哪撤矫鎲栴}的調(diào)查處理形成件或?qū)δ橙说哪撤矫鎲栴}的調(diào)查處理形成的所有文件材料；來往文書，限于機關(guān)之的所有文件材料；來往文書，限于機關(guān)之間一般工作問題的來文與復文；時間，題間一般工作問題的來文與復文；時間，題名中的時間是文件內(nèi)容針對時間。名中的時間是文件內(nèi)容針對時間。擬擬寫寫案案卷卷題題名名3/27/2022上海市檔案人員資格培訓系列課程之三19裝訂的案卷編頁號：位置在每頁裝訂的案卷編頁號：位置在每頁有文字文件正面的右上角、背面有文字文件正面的右上角、背面的左上角。的左上角。 不

16、裝訂的案卷編件不裝訂的案卷編件號：先在每一份文件首頁上方加號：先在每一份文件首頁上方加蓋檔號章，并逐件編件號蓋檔號章，并逐件編件號。圖表和聲像材料：在裝具上或材圖表和聲像材料：在裝具上或材料背面逐件編號。料背面逐件編號。全宗號目錄號案卷號件號卷內(nèi)卷內(nèi)文件文件編號編號3/27/2022上海市檔案人員資格培訓系列課程之三20卷內(nèi)文件目錄揭示了卷內(nèi)文件的卷內(nèi)文件目錄揭示了卷內(nèi)文件的來源、內(nèi)容、形成時間和成分等，來源、內(nèi)容、形成時間和成分等，便于對歸檔文件的查閱和統(tǒng)計。便于對歸檔文件的查閱和統(tǒng)計。卷內(nèi)文件目錄位置：案卷首頁。卷內(nèi)文件目錄位置：案卷首頁。順序號順序號文號文號責任者責任者題名題名日期日期頁

17、號頁號備注備注1、滬檔20043號上海市關(guān)于2004.1.1110、滬檔200420號上海市關(guān)于2004.12.3120/125卷內(nèi)文件目錄卷內(nèi)文件目錄一個文號占一個文號占一個順序號一個順序號無發(fā)文號可無發(fā)文號可注收文號注收文號聯(lián)合發(fā)文一聯(lián)合發(fā)文一般同時標出般同時標出作者部分作者部分可以省略可以省略最后一份文件填寫最后一份文件填寫起始與終止頁號起始與終止頁號一式數(shù)份，其余一式數(shù)份，其余編制全引目錄編制全引目錄填寫文件目錄填寫文件目錄3/27/2022上海市檔案人員資格培訓系列課程之三21卷內(nèi)備考表是注明卷內(nèi)文件狀況和立卷卷內(nèi)備考表是注明卷內(nèi)文件狀況和立卷的時間、人員情況以備查考的記錄。的時間、

18、人員情況以備查考的記錄。卷內(nèi)備考表位置：卷尾。卷內(nèi)備考表位置：卷尾。 頁面大?。号c卷內(nèi)文件一致。頁面大小：與卷內(nèi)文件一致。卷內(nèi)備考表卷內(nèi)備考表本卷情況說明： 立卷人： 檢查人： 立卷時間：填需要加以說明與解釋的情況，填需要加以說明與解釋的情況，如文件是否完整，有無破損，如文件是否完整，有無破損，是否有重要價值或特別意義等。是否有重要價值或特別意義等。填卷內(nèi)備考表填卷內(nèi)備考表3/27/2022上海市檔案人員資格培訓系列課程之三22檔號，機關(guān)檔案室統(tǒng)一編制，由全宗號、目錄號、案卷號組成。全宗號由檔案館賦予；目錄號是案卷目錄的編號；案卷號是案卷順序編號。全宗名稱，即立檔單位全宗名稱，即立檔單位名稱，全稱或簡稱名稱，全稱或簡稱類目名稱，全宗內(nèi)第一級類目名稱，全宗內(nèi)第一級類目名稱，機構(gòu)或問題類目名稱，機構(gòu)或問題案卷題名案卷