市政園林局機(jī)關(guān)檔案管理制度.docx

1、市政園林局機(jī)關(guān)檔案管理制度市政園林局機(jī)關(guān)檔案管理制度為加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案的科學(xué)管理，保證檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，提高機(jī)關(guān)工作效率和工作質(zhì)量，特制訂以下管理制度。一、檔案安全保密制度1、檔案人員必須遵守保密守則，要嚴(yán)守秘密，嚴(yán)防泄密、失密，否則要追究責(zé)任，嚴(yán)肅處理。2、檔案人員要嚴(yán)格執(zhí)行檔案的查借閱制度，借出的檔案要及時歸檔、核實(shí)。3、檔案人員要增強(qiáng)保密觀念，經(jīng)常檢查設(shè)施安全保密情況;離開檔案室時，必須鎖好文件資料柜，關(guān)好門窗。4、銷毀檔案要登記造冊，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后方能進(jìn)行，銷毀時要有監(jiān)銷人，并履行簽字手續(xù)。5、檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，以防火災(zāi)。二、檔案保管制度1、檔案室屬機(jī)要重地，外人不得隨便進(jìn)

2、入。2、保持室內(nèi)衛(wèi)生整潔，檔案分類排放、排列整齊。3、切實(shí)做好防盜、防火、防潮、防塵、防高溫、防強(qiáng)光等工作，室內(nèi)禁止存放易燃易爆等危險(xiǎn)物品。4、檔案人員要熟悉庫藏情況，對庫藏檔案和資料的保管情況定期進(jìn)行檢查核對，做到帳物相符。5、未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不準(zhǔn)將檔案帶出庫房，更不準(zhǔn)私自摘抄、外傳。三、檔案利用制度1、檔案管理人員應(yīng)熟悉所藏檔案的情況，完善檔案檢索工具，及時準(zhǔn)確地提供檔案利用服務(wù)。2、本機(jī)關(guān)工作人員因工作需要可查閱本部門形成的檔案，凡需查閱非本部門的檔案需經(jīng)過有關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可查閱，查(借)閱局會議記錄，必須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)后方可查閱。3、查閱檔案須填寫檔案借閱登記表，未履行登記手續(xù)，

3、檔案室可拒絕查閱。4、檔案室檔案原則上在閱檔室內(nèi)使用，如因特殊情況需要借出時，須經(jīng)檔案管理員同意后方可借出，借出時間一般不得超過一周。到期仍需繼續(xù)利用者，須辦理續(xù)借手續(xù)。5、外單位查閱本機(jī)關(guān)檔案，必須持有單位介紹信，并經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱，每張介紹信只能查閱一次檔案，閱檔后介紹信留檔案室備查。6、查閱檔案時，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽換、批點(diǎn)、污損、拆卷或增刪檔案內(nèi)容，不得吸煙。7、歸還檔案時，檔案管理員要認(rèn)真檢查清點(diǎn)檔案的完好狀況，及時記載檔案的利用情況。四、立卷歸檔制度1、凡是本機(jī)關(guān)從事各項(xiàng)工作活動，所形成的具有查考利用價(jià)值的各種內(nèi)容、形式和載體的文書材料，均屬立卷歸檔范圍。任何部門和個人

4、都無權(quán)扣壓和銷毀必須歸檔的文件材料。2、各部門應(yīng)按照局檔案分類類目、歸檔范圍、保管期限表，對本部門形成的應(yīng)歸檔的文件進(jìn)行整理立卷，交由檔案室集中統(tǒng)一管理。3、歸檔時間。文書檔案一般在每年年底全部收集完整，次年三月底前完成全部整理、立卷歸檔工作。會計(jì)檔案一般在會計(jì)年度終了一年后移交給檔案室。工程技術(shù)檔案一般在工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后，由負(fù)責(zé)工程建設(shè)的部門收集、整理后移交檔案室，集中管理。聲像檔案隨時歸檔。4、立卷歸檔的要求。歸檔的文件材料保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價(jià)值，分類整理立卷，案卷標(biāo)題簡明扼要，目錄頁號編制準(zhǔn)確，便于保管和利用。凡局機(jī)關(guān)形成的各類文件材料，歸檔應(yīng)為原件，且要求做到完整、準(zhǔn)確

5、、系統(tǒng)，并由有關(guān)部門負(fù)責(zé)人審查核定。5、各業(yè)務(wù)部門向檔案室移交的文檔要有清單，歸檔時，必須履行交接手續(xù)，填寫交接雙方及監(jiān)交負(fù)責(zé)人應(yīng)分別在清單上簽字，以備查考。篇2：局機(jī)關(guān)檔案管理制度局機(jī)關(guān)檔案管理制度一、辦公室負(fù)責(zé)管理綜合類和人事檔案，各科室業(yè)務(wù)類檔案由本科室保管。二、檔案管理人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案法、保密法等法律法規(guī)，嚴(yán)格遵守檔案保密紀(jì)律，及時做好檔案的收集整理鑒定和統(tǒng)計(jì)工作。三、機(jī)關(guān)各科室應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)，將具有保存價(jià)值的文件資料移送檔案室歸檔。四、歸檔的文書檔案資料，應(yīng)符合下列要求：1、歸檔的文件資料不論采用手稿、印刷件、復(fù)印件、圖片、軟盤、錄音帶、錄像帶等都必須齊全完整。2、歸檔的書面文件

6、資料手寫文稿，不得用圓珠筆、復(fù)寫筆、彩色筆書寫，不得采用紅墨水書寫，出現(xiàn)上述情況，歸檔管理人員應(yīng)及時要求有關(guān)科室人員進(jìn)行重抄或復(fù)制。3、歸檔資料分為外來文件和本單位形成的文件，要建立移交檔案文件目錄和有關(guān)專用目錄。五、各科室移送檔案要嚴(yán)格履行，移交，接收等手續(xù)。六、查閱檔案文件必須履行審批手續(xù)，不論是上級下發(fā)的文件，還是本單位的文件及其復(fù)制文件，須報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)書面批準(zhǔn)后方可查閱。需借閱并帶出檔案室的，須報(bào)請主管領(lǐng)導(dǎo)和主要領(lǐng)導(dǎo)審批同意，履行借閱手續(xù)，方可帶出。七、檔案的銷毀，須先編制銷毀清冊，經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽字后派專人監(jiān)銷方能銷毀。八、檔案管理員要加強(qiáng)檔案室管理，做到防火、防塵、防強(qiáng)光、防高溫、防

7、潮、防蟲蛀、防有害氣體、防盜。九、檔案管理員要確保安全保密。做到不丟失、不積壓、不泄密、不失密。對擅自抄錄、復(fù)制、偽造、涂改、撕(換)頁、外傳或外送、公布檔案的，或者人為原因造成損毀、丟失的，要根據(jù)檔案法及有關(guān)規(guī)定，對當(dāng)事人和直接領(lǐng)導(dǎo)人予以嚴(yán)肅處理。篇3：信息公司檔案管理制度信息公司檔案管理制度第一節(jié)人事檔案管理第一條人事檔案管理員工人事檔案是關(guān)于個人經(jīng)歷的情況材料，應(yīng)使用規(guī)范的“員工應(yīng)聘申請表”記錄，具體內(nèi)容應(yīng)該清晰和說明。人事檔案的內(nèi)容，主要有以下幾個部分：1、文件材料：入職或轉(zhuǎn)正通知單書、員工人事調(diào)動情況記錄、聘用合同書、員工身份證、專業(yè)文憑、進(jìn)修證書及其他有關(guān)個人情況(如流動人口證計(jì)生

8、證、暫住證等)文件的復(fù)印件。(要本人簽名)2、培訓(xùn)記錄：包括入職培訓(xùn)、在崗培訓(xùn)、晉升轉(zhuǎn)崗培訓(xùn)等，詳細(xì)記錄員工接受各種培訓(xùn)課程的名稱、內(nèi)容、時間、出勤記錄、參加有關(guān)考核的評卷，培訓(xùn)師對該員工的評語及該員工的心得體會或總結(jié)等。員工自行參加公司以外的各類進(jìn)修課程的情況記錄，包括：專業(yè)學(xué)科、技能種類、結(jié)業(yè)證書復(fù)印件等有關(guān)資料。3、考評記錄：主要是“員工績效評價(jià)表”。公司實(shí)行制度化的評估工作，對員工工作表現(xiàn)進(jìn)行時段的考評(季度、半年和年度的評價(jià))。4、出勤記錄：員工每月的考勤統(tǒng)計(jì)按月度匯總歸檔，以專設(shè)的表格形式存入員工工作檔案。5、獎懲記錄：員工在日常工作中表現(xiàn)突出或違反紀(jì)律而受到各種獎勵或處罰的記錄是

9、對其工作能力、可信賴程度、工作責(zé)任心及工作態(tài)度的一種檢驗(yàn)尺度，也是考察員工表現(xiàn)，使用與提拔的重要依據(jù)。6、職位變更：員工在年度工作中，由于工作表現(xiàn)及服務(wù)年限等因素，級別與工資福利待遇等的變化，這種變動也體現(xiàn)了員工工作能力和表現(xiàn)，貢獻(xiàn)大小。因此，員工工作檔案對員工職位異動記錄也是查考員工工作表現(xiàn)的客觀依據(jù)。第二條人事檔案保密規(guī)定公司對錄用員工的人事檔案材料應(yīng)作為人事權(quán)限制度指引分行政管理及按職能職責(zé)分工原則，由行政人事部負(fù)責(zé)存檔、查閱和報(bào)送。第三條員工個人情況變更規(guī)定員工進(jìn)入公司后，由員工填寫的“員工應(yīng)聘申請表”內(nèi)容若有變化，如籍貫、地址、婚姻、直系親屬關(guān)系等的變化，行政人事部應(yīng)作有效的跟進(jìn)和記

10、錄入冊。第四條員工人事檔案的使用員工人事檔案作為公司管理的決策部門提供各種人事方面的基本資料和數(shù)據(jù)，為人力資源開發(fā)和管理提供全面的支持。行政人事部專職人員應(yīng)認(rèn)真做好相應(yīng)檔案的時段記錄和校對、入冊、入檔及各部門分冊管理，為公司規(guī)范化管理樹立標(biāo)桿作用。第五條員工若有異動(晉升、降職、轉(zhuǎn)崗、調(diào)動、離職等)需按行政人事權(quán)限審批程序辦理并完成相應(yīng)工作事項(xiàng)后，由行政人事部專員跟進(jìn)，作內(nèi)部通告并歸檔。工作性質(zhì)對外的員工,部門負(fù)責(zé)人須對外發(fā)出公告函進(jìn)行對外公告,并起草交由行政人事部確認(rèn)后，再由本部門對外進(jìn)行公告。第六條員工的入職、轉(zhuǎn)正、獎懲、人事異動等都以行政人事部簽發(fā)的行政人事命令單為準(zhǔn)，張貼公布，并歸檔。

11、第二節(jié)資訊檔案管理第七條歸檔范圍：凡是反映公司工作活動、具有參考利用價(jià)值的文件材料均屬歸檔范圍如：公司的統(tǒng)計(jì)資料、經(jīng)營情況、客戶資料、人事檔案、財(cái)務(wù)資料、會議記錄、決議、工作總結(jié)、公司宣傳資料、委任書、各類合同、通告、通知、來往信函、對外文書等紙介/電子介文件資料，圖表、聲像等第八條檔案管理員公司設(shè)立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料;公司股東會、董事會、監(jiān)事會形成的文件材料;公司有效證照、證件、印章、勞動合同、已簽訂的業(yè)務(wù)合同，以上由財(cái)務(wù)部專人管理。人事檔案、收發(fā)文檔案、會議記錄、工作總結(jié)等行政類檔案由行政人事部負(fù)責(zé)歸檔，各部門工作檔案由各部門專人整理歸檔。重要的信

12、息資料需備份到行政人事部檔案管理員處。第九條檔案管理要求1、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)及每份材料的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。2、檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的材料應(yīng)依序排列在一起：批復(fù)在前，請示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后。3、卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號;不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應(yīng)在圖表上或聲像材料的背面編號。4、保證原始資料及單據(jù)的齊全完整及保密。5、各部門應(yīng)在每月底以前將上月辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向行政人事部或財(cái)務(wù)部提交備份。6、各類檔案資料必須以規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化;沒有題名應(yīng)擬寫題名，有的雖有題名無實(shí)質(zhì)內(nèi)容的也應(yīng)重新擬寫：沒有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi)。7、聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對象、時間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者，電子文檔應(yīng)科學(xué)分類并標(biāo)注時間及內(nèi)容。第十條檔案的借閱與索?。簷n案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機(jī)密二級。檔案的密級由檔案提交