預算管理系統(tǒng)設計

1、預算 管理系統(tǒng)設計摘 要：預算管理系統(tǒng)作為企業(yè)財務會計管理信息系統(tǒng)的一部分,主要完成預算(計劃)的編制、成本的實施控制和預算完成情況分析。系統(tǒng)設計主要分為5個功能模塊:系統(tǒng)維護、預算編制、成本控制、預算分析和跨賬套管理,從系統(tǒng)實際應用出發(fā),在實現(xiàn)中采用了數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)倉庫、計算機網(wǎng)絡等多項技術(shù)。本文以甲公司為例,對如何成功進行預算管理進行了思考和設計。關(guān)鍵詞：預算管理；成本控制；數(shù)據(jù)倉庫；管理系統(tǒng)；甲公司The design of budget management systemAbstract: the budget management system as a part of enterpr

2、ise financial and accounting management information system, mainly to complete the budget (Planning) planning, implementation and control of cost and budget analysis. The system design is mainly divided into 5 function modules: system maintenance, budgeting, cost control, budget analysis and inter a

3、ccount management, starting from the actual application system, the database, data warehouse, the computer network technology in the realization. In this paper, the A group as an example, carries on the budget management on how to successfully carry on thinking and design.Keywords: budget management

4、; cost control; data warehouse; management system; A group引言在激烈的市場競爭中,企業(yè)想要贏得競爭力,長期地生存與發(fā)展,就必需具備科學有效的管理方法"隨著世界經(jīng)濟一體化和知識經(jīng)濟的到來,任何一個企業(yè)要想保持持續(xù)的競爭優(yōu)勢,單靠一種管理模式進行管理,已不能滿足企業(yè)日益變化的需要"現(xiàn)代企業(yè)的管理應該是系統(tǒng)化!戰(zhàn)略化!個體化的管理"而預算管理作為一種配置資源的手段和管理機制,在現(xiàn)代企業(yè)管理中發(fā)揮著落實企業(yè)戰(zhàn)略!培育各級人員工作能力!提供業(yè)績評估標準!促進協(xié)調(diào)溝通等諸多作用"目前國內(nèi)的財務軟件大多只是為財

5、務、會計人員提供了相應的業(yè)務功能,沒有為管理人員在制定目標、控制成本、節(jié)約開支、增加利潤方面提供較好的工具和方法。預算管理系統(tǒng)是在生產(chǎn)財務計劃管理(事先控制)和會計核算(事后反映)之間搭起一座橋梁,達到成本支出的過程控制。1 預算管理系統(tǒng)總體設計思路運用參數(shù)化的報表體系來完成對計劃預算的分析、編制,用戶把控制對象和控制模式設置好之后,就能形成簡潔直觀的報表界面。并且與各個單項核算系統(tǒng)采用統(tǒng)一接口,統(tǒng)一信息編碼字典、編碼規(guī)則、計算口徑、計量單位。能夠根據(jù)用戶定義來完成其關(guān)心數(shù)據(jù)的自動抽取、清理并匯總成參數(shù)化的數(shù)據(jù)整理程序,以用戶的興趣度為根據(jù),引導用戶來獲得龐大數(shù)據(jù)里蘊含的可以用來指導生產(chǎn)實踐的

6、知識。管理需求不確定性、多樣化是系統(tǒng)設計的主要技術(shù)難點,決定了控制模式、預算編制、分析方式的不確定性和多樣性。多種多樣的管理子系統(tǒng)和單項核算,使全面反映需求和實時控制的難度增加,大量、繁瑣的財務數(shù)據(jù)如何轉(zhuǎn)化為有用的知識,完成對數(shù)據(jù)庫中有用的數(shù)據(jù)知識的提煉。2 預算管理系統(tǒng)業(yè)務流程設計預算管理系統(tǒng)必須要形成一個閉環(huán)操作,先根據(jù)公司以往的經(jīng)營狀況和當前公司狀況來確定下個階段的主要經(jīng)營目標:根據(jù)已制定的利潤目標,編制責任計劃、公司預算;在系統(tǒng)業(yè)務進行的過程中,根據(jù)計劃來進行控制;在這一階段完成時,再對業(yè)績進行考核;接著繼續(xù)進入分析過去、決策未來的閉環(huán)操作(如圖1)。3 預算管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)預算管理系統(tǒng)總

7、共有五個模塊,見圖23.1預算管理系統(tǒng)的維護預算管理系統(tǒng)的維護即管理系統(tǒng)在正常運行的時候需要的用戶權(quán)限、系統(tǒng)參數(shù)的管理。用戶在系統(tǒng)業(yè)務中對涉及的財務要素、財務主體、流程等稱為基礎數(shù)據(jù)字典。系統(tǒng)涉及的主要字典有: 部門(責任中心)、科目(會計科)、項目(科目、部門管理者所關(guān)心財務業(yè)務以外的其他業(yè)務要素，例如車輛、車次、單位往來等等)。3.2預算編制預算編制的定義是完成模型定義、資料采集、預算形成三步, 按照管理要求對編制好的預算計劃進行分解,從而形成預算計劃的執(zhí)行版本。其中全面預算包括了成本預算、生產(chǎn)預算、資金支出預算、生產(chǎn)能力預算、預算財務報表等。在編制預算的過程中,根據(jù)用戶定義的報表體系來提

8、供自動計算的功能,從而能根據(jù)工作量、歷史等情況進行計算并生成不同版本的預算報表,為預算管理人員提供決策上的支持。3.3成本控制成本控制顧名思義即對預算、計劃的執(zhí)行進行全方位(全部科目)、全過程(各生產(chǎn)環(huán)節(jié))成本的控制,控制、指導、監(jiān)督各項生產(chǎn)經(jīng)營活動的進行,及時發(fā)現(xiàn)與計劃成本之間的差異并盡快提出改正舉措,保證實現(xiàn)原計劃目標的成本。通過提供單項核算子系統(tǒng)的統(tǒng)一交互式接口,當業(yè)務發(fā)生時,先訪問預算管理系統(tǒng),來判斷這項業(yè)務是否會發(fā)生,如果不可發(fā)生,提示用戶,否則就記錄業(yè)務發(fā)生的內(nèi)容。3.4預算分析對預算(計劃)分階段完成情況進行對比分析、標準分析、結(jié)構(gòu)分析。采用數(shù)據(jù)倉庫技術(shù),系統(tǒng)分析和評價企業(yè)過去及

9、現(xiàn)在的經(jīng)營成果、財務狀況及其變動,目的是了解過去、評價現(xiàn)在、預測未來,輔助管理者做出合理的決策。提供比較分析法、因素分析法等統(tǒng)計分析方法,根據(jù)需求產(chǎn)生各種對比圖形,從而使分析者能夠直觀地了解數(shù)據(jù)之間的內(nèi)在關(guān)系。用瀏覽器方式發(fā)布信息,可與其他系統(tǒng)交換數(shù)據(jù),并能滿足遠程管理的需求。3.5跨賬套管理為了適應不同的核算模式,系統(tǒng)采用多種通訊方式,實現(xiàn)賬套間的數(shù)據(jù)共享。完成計劃、支出、參數(shù)等的數(shù)據(jù)傳輸。4 甲公司預算管理的設計和實現(xiàn)4.1為預算管理營造良好氛圍取得公司領(lǐng)導的支持，特別是總經(jīng)理和財務總監(jiān)的支持是預算管理實現(xiàn)的重要前提，因為預算管理會對傳統(tǒng)觀念、權(quán)責分派體系、組織結(jié)構(gòu)、部門和個人利益產(chǎn)生根本

10、性的沖擊,并且需要公司投入很多資源;其次,預算管理的實現(xiàn)需要全體經(jīng)理和員工的積極參與,沒有員工的支持、理解和參與,預算管理想取得良好效果是不可能的。預算的編制過程、執(zhí)行過程和監(jiān)督過程,都要有一套嚴密的規(guī)程,對員工的職業(yè)素養(yǎng)、專業(yè)能力和團隊精神提出了很高的要求。4.2建立系統(tǒng)的預算管理組織機構(gòu)開展全面的預算管理,必須要建立、健全預算組織機構(gòu),并且必須明確各組織機構(gòu)在預算管理中的職責。(1)預算決策機構(gòu)。公司董事會要被確定為預算決策機構(gòu),在董事會下設立預算管理委員會,來作為實現(xiàn)預算決策的執(zhí)行機構(gòu)。在預算管理委員會中,獨立董事、具有預算管理經(jīng)驗的財務以及控制專家要各自占有一定比重以體現(xiàn)獨立性。(2)

11、預算管理機構(gòu)。預算管理機構(gòu)包括了常設管理機構(gòu)和組織領(lǐng)導機構(gòu)。組織領(lǐng)導機構(gòu)負責預算調(diào)控和管理的職能,由公司總經(jīng)理、總監(jiān)以及各部門經(jīng)理構(gòu)成。設財務部為預算的常設機構(gòu),協(xié)助預算組織領(lǐng)導機構(gòu)執(zhí)行預算管理的職能。(3)預算編制機構(gòu)。預算編制機構(gòu)主要由全面預算編制機構(gòu)和業(yè)務預算編制機構(gòu)兩部分組成。甲公司預算的責任主體是各個業(yè)務板塊,所以預算編制機構(gòu)就由各業(yè)務板塊下屬各部門構(gòu)成,負責其自身業(yè)務的內(nèi)容和預算的編制工作。財務部是全面的預算編制機構(gòu),負責預算協(xié)調(diào)、平衡、匯總和審查、匯報。(4)預算執(zhí)行機構(gòu)。公司預算經(jīng)董事會批準后,各預算責任機構(gòu)的子公司、下屬部門就成為了預算執(zhí)行機構(gòu)。(5)預算反饋機構(gòu)。財務部同時

12、也是預算反饋機構(gòu),要定期對執(zhí)行情況進行分析、反饋,為管理層決策提供所需的預算執(zhí)行信息。4.3提升預算編制質(zhì)量水平必須要保障以下幾方面的工作做好才能提升預算編制質(zhì)量水平:(1)確定預算編制的流程：上下結(jié)合、動態(tài)平衡；(2)以部門及崗位的工作規(guī)劃作為預算編制方法的依據(jù),采取零基預算編制的方法,部分項目采取固定預算法；(3)設置預算指標還要重點突出關(guān)鍵控制指標。在預算編制過程中,要針對業(yè)務管理中存在的薄弱環(huán)節(jié)以及從公司戰(zhàn)略發(fā)展的需要出發(fā),不同的業(yè)務要設置不同控制點。比如工程類業(yè)務要突出現(xiàn)金流控制、成本控制以及工程進度控制;市場類業(yè)務要將招商進度突出出來;商業(yè)業(yè)務要重點突出單位租金、出租率、資金收繳率

13、。再比如，費用要被劃分為變動費用和固定費用兩部分,變動費用是提出預算控制的重點。在指標的設置上,不僅要有絕對數(shù)指標,還要有相對數(shù)指標,必須從多方面、多角度反映公司的經(jīng)營情況。(4)預算編制精細化。過去預算編制的時候,僅僅簡單計算出總成本費用和業(yè)務總收入,但是對于其構(gòu)成并沒有做出進一步的細化計算。比如綜合業(yè)務類編制,并不清楚租賃收入、物業(yè)管理收入與其相應的成本費,也不清楚人均利潤是多少,毛利潤是多少,收入利潤率是多少等等,但全面預算管理就是要體現(xiàn)出這些數(shù)據(jù)。再比如,對于工程項目的預算編制, 要排出一個詳細的開發(fā)時間計劃，包括了項目的前期開發(fā)研究、報批報建、設計、施工、竣工備案再到銷售,只有這樣才

14、可以推動項目的開發(fā)進度。編制預算的時候,要注意到無任款項是否已經(jīng)支付,以及屬于甲公司的成本費用,都應該考慮進來。4.4監(jiān)督預算執(zhí)行情況把預算目標下達到各預算責任中心之后,需要引起重視的就是加強預算執(zhí)行期間的管理和反饋相應的信息了。(1)在預算執(zhí)行的過程中,各項收支的依據(jù)要以預算指標為準,各項資本性支出、成本費用等的預算執(zhí)行要嚴格審批手續(xù)。對于預算內(nèi)的資本支出,要實行責任人限額審批制度以提高工作效率,加快審批速度,對于限額以上的資金支出則實行總經(jīng)理和財務總監(jiān)雙簽的制度;預算外支出就必須交由預算管理委員會審議核查。(2)建立健全責任報告體系。每逢月末、中期及年末,將預算實際完成數(shù)與初期設定的預算目

15、標進行比對,及早發(fā)現(xiàn)并揭示實際脫離預算的差距并分析出原因,向各預算責任中心反饋預算執(zhí)行情況以及改進建議,并及時采取必要的舉措來加強薄弱環(huán)節(jié),使公司的經(jīng)營活動切合經(jīng)營目標的要求,順利完成預算目標,實現(xiàn)預算對經(jīng)營活動的中期控制。(3)協(xié)調(diào)預算的嚴肅性與靈活性。預算具有靈活性與嚴肅性。首先要保障預算的嚴肅性,預算指標一旦確定,就不能輕易再調(diào)整。預算要嚴格約束公司發(fā)生的每一項業(yè)務。然而當外部環(huán)境發(fā)生巨大變化或者公司戰(zhàn)略決策和業(yè)務經(jīng)營類型發(fā)生了重大調(diào)整的時候,就要體現(xiàn)出預算的靈活性，應由預算責任中心向公司提出申請,經(jīng)過公司領(lǐng)導審批,可以追加或追減預算。4.5健全預算績效考核體系要想保障預算執(zhí)行的預期效果

16、,就要對預算績效進行考核評價,而且要以考評結(jié)果為依據(jù)來實施獎罰措施,所以,預算考評工作相當重要。(1)年初要確定收入分配激勵方案,在方案中根據(jù)不同的考核重點和行業(yè)特點,在定性指標和定量指標中設置分配不相同的權(quán)重。一般來說定量指標就是經(jīng)濟指標,側(cè)重于結(jié)果評估，根據(jù)預算執(zhí)行情況進行獎罰;而定性指標一般來說就是非經(jīng)濟指標,側(cè)重于行為評估，獎勵工作中表現(xiàn)優(yōu)異的員工。根據(jù)公司戰(zhàn)略發(fā)展需要和管理中存在的薄弱環(huán)節(jié),在定量指標中設置敏感系數(shù)和不同權(quán)重。對于不同預算完成情況可以進行模擬測算,以提前了解方案最終可能的獎罰程度,以便保證考核方案科學、合理,避免由于估算不足而引起的風險,同時也有助于保障激勵方案的公正

17、性。為保證考評的嚴肅性，考核責任書必須經(jīng)由總經(jīng)理和各預算責任人簽字確認。(2)預算執(zhí)行過程中，在每季度末和預算年度過去之后,以每月預算執(zhí)行進度分析報表和已審計的年度預算執(zhí)行進度分析表作為依據(jù),依據(jù)考評責任書的規(guī)定來進行季度獎罰和年終獎罰的最終結(jié)算工作。公司要把預算執(zhí)行的 獎罰方案和公司的薪酬、績效系統(tǒng)聯(lián)系起來,設置專項獎勵措施,以期提升預算執(zhí)行的效果。5 結(jié)束語預算管理系統(tǒng)作為企業(yè)管理軟件,具有以下特點:(1)適應性。適應于不同的生產(chǎn)組織管理形式,能夠滿足鐵路局、分局和站段的不同管理模式。(2)穩(wěn)定性。獨立于系統(tǒng)以外的其他軟件,不因相關(guān)軟件的變動而變動。較好地解決了同鐵道部推廣的會計核算軟件的銜接問題。(3)實用性。符合生產(chǎn)管理實際,易使用和維護。(4)共享性。數(shù)據(jù)一次輸入,與各單項核算系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)共享。參考文獻1 黃健鵬. YD公司預算資源分配優(yōu)化研究D. 華南理工大學 2013 p12 陳雯. ABC企業(yè)全面預算管理信息化實施案例分析D. 財政部財政科學研究所 2013 p103 黃璐. 超越預算管理在A企業(yè)中的應用D. 江西財經(jīng)大學 2012 p214 馬欣. 基于J2EE的企業(yè)全面預算管理系統(tǒng)研究與實現(xiàn)D. 江西理工大學 2012 p1015 何文肇. 預算審批管理系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)