大廈物業(yè)管理行政作業(yè)手冊

1、1 / 46時代大廈物業(yè)治理公司行政作業(yè)指導(dǎo)書時代大廈物業(yè)治理有限公司行政治理作業(yè)指導(dǎo)書文件、資料治理制度編號：Q/PH- WD002A 版 0 次修改2 / 461目的規(guī)定本公司文件資料的編寫、批準(zhǔn)、公布、更改、保存和作 廢等活動以及適用外來文件的操縱要求，確保公司各項工作正常 開展和保存必要的證據(jù)。2適用范圍適用于本公司內(nèi)部文件的編寫、收發(fā)、操縱及資料保管和外來文 件的治理。3職責(zé)3.1各職能部門負(fù)責(zé)工作文件的編寫、收集和存檔。3.2綜合治理部負(fù)責(zé)業(yè)主檔案的治理與操縱。3.3辦公室負(fù)責(zé)文件發(fā)放、存檔、資料保管以及文件的處理。3.4辦公室主任主管文件、資料治理工作的操縱。4相關(guān)文件文件操縱程

2、序Q/PHQP4.2.3質(zhì)量記錄操縱程序Q/PHQP4.2.45工作程序和治理方法5.1文件的產(chǎn)生5.1.1各相關(guān)部門依照工作需求編寫文件。5.1.2總經(jīng)理助理對文件進(jìn)行審核。3 / 465.1.3總經(jīng)理審批通過的文件由辦公室打印和發(fā)放，作為非受控文件 生效。5.1.4辦公室對生效的文件印制，必須使用印制文件登記表(QRWD010201)。5.2文件、資料的類不5.2.1受控文件a)內(nèi)業(yè)資料；b)圖紙資料；c)按照質(zhì)量體系的操縱要求進(jìn)行治理的文件；d)在質(zhì)量體系中引用的法律、法規(guī)和外來文件；e)與服務(wù)過程有關(guān)的合同協(xié)議；業(yè)主檔案(如：公共合約、用戶登記表等，屬于業(yè)主財產(chǎn)，由綜合治理部治理與操縱

3、，具體執(zhí)行顧客財產(chǎn)操縱程序Q/PHQP7.5.4)。治理與操縱具體執(zhí)行文件操縱程序(Q/PHQP4.2.3)。5.2.2非受控文件 與公司經(jīng)營和服務(wù)工作范圍相關(guān)的文件作為非受控文件治理，辦公室應(yīng)對其進(jìn)行分類和編碼， 以便于歸檔， 依照目前公司現(xiàn)有的 非受控文件，可分為：f)4 / 46a)內(nèi)行文、外行文: 15 / 46時代大廈物業(yè)治理有限公司行政治理作業(yè)指導(dǎo)書文件、資料治理制度編號：Q/PH- WD0 02A 版 0 次修改b）未被質(zhì)量體系引用的外來文件:2c）與服務(wù)過程無關(guān)的合同協(xié)議:3d）未被質(zhì)量體系引用的法律法規(guī):4e）行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)性文件:5f）照片、錄像帶:6g）電腦貯存：75.3文件、

4、資料目錄的索引號XXXXX_文件盒編號同號柜序列號文件柜編號文件類不編碼5.4文件、資料歸檔與治理541各職能部門對各種工作文件進(jìn)行編寫、收集、整理和存檔，并6 / 46匯總到辦公室統(tǒng)一治理5.4.2辦公室負(fù)責(zé)文件、資料的保密性防范，公司所有受控文件和非 受控文件的資料均屬保密性文件。5.4.3辦公室負(fù)責(zé)對文件、資料的治理和愛護(hù)，文件、資料應(yīng)分 門不類包裝和存放，關(guān)于需存檔的文件、資料要及時存檔，并建 立存檔備案資料目錄(QRWD01 0202)，注明文件類不、 索引號、份數(shù)等，如用必要還應(yīng)有內(nèi)容講明。并在檔案柜上貼好 存放文件的索引號范圍。確保調(diào)用、借閱文件、資料時易于識不 和檢索，便于對文

5、件資料的保管。5.5文件、資料的發(fā)放5.5.1文件應(yīng)按各職能部門工作性質(zhì)和范圍發(fā)放，由辦公室制定文件分發(fā)登記表(QRWD01 0203)，注明發(fā)放范圍、數(shù)量、 分發(fā)號等，并要求領(lǐng)用人在文件分發(fā)登記表上簽領(lǐng)，以便對發(fā) 放的文件進(jìn)行統(tǒng)計和檢查。5.5.2辦公室在文件發(fā)放的過程中不得誤發(fā)、遺失，發(fā)覺文件誤發(fā)時 應(yīng)立即追回，同時作好文件的補(bǔ)救工作。5.6文件資料的調(diào)用、借閱與歸還5.6.1借閱者應(yīng)在文件、資料借閱登記表(QRWD01 0204) 上詳細(xì)注明文件、資料的編號和圖號，并按時歸還和辦理歸還7 / 46手續(xù)562借閱的文件、資料未經(jīng)同意不得復(fù)印、摘抄、外借和傳播。563借閱的文件、資料歸還時，

6、辦公室應(yīng)對文件資料是否完好進(jìn)行檢查，若文件、資料受損的，借閱者應(yīng)闡述受損緣故，并 在文件、資料借閱登記表的備注欄上注明，因人為因素造成 的應(yīng)追究當(dāng)事人的責(zé)任。564機(jī)密性文件的調(diào)用與借閱規(guī)定時代大廈物業(yè)治理有限公司行政治理作業(yè)指導(dǎo)書第二章文件、資料治理制度編號：Q/PH- WD0 02A 版 0 次修改a)A級機(jī)密文件資料：公司年度打算、公司年終報告總結(jié)及公8 / 46司章程、董事會決議，公司財務(wù)報表、法律訴訟文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。b)B級機(jī)密文件資料：業(yè)主檔案，公司職員檔案、公司規(guī)章制 度、公司經(jīng)營專項審批文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)辦公室主任批 準(zhǔn)。c)C級機(jī)密文件資料：內(nèi)業(yè)資料和技術(shù)性圖紙資料、法律法規(guī) 類文件的調(diào)用與借閱需經(jīng)有關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并向辦公室聯(lián)系辦 理。d)行業(yè)主管借閱文件、資料的僅限于B級機(jī)密和C級機(jī)密文件、資料。e)業(yè)主(用戶)因工作需要借閱文件、資料的，僅限于技術(shù)圖紙和 已張貼在公共場所的文件。f)外來單位借閱、調(diào)用文件、資料的限于國家執(zhí)法部門，如公 安機(jī)關(guān)、檢察機(jī)關(guān)、法院等單位因工作和偵破案件需要的，能夠 給予協(xié)助與配合，但在此之前應(yīng)檢驗和登記來訪單位和人員的證 明文件