信息化會(huì)計(jì)檔案管理的新思路

1、 信息化會(huì)計(jì)檔案管理的新思路摘 要 目前對(duì)于會(huì)計(jì)信息化檔案管理的研究還只是停留在單純的資料保管操作層面，對(duì)于會(huì)計(jì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的理論探討幾近空白。本文在探討我國(guó)會(huì)計(jì)檔案信息化管理現(xiàn)狀基礎(chǔ)上，提出基于管理標(biāo)準(zhǔn)化思想的會(huì)計(jì)檔案管理新思路，對(duì)我國(guó)規(guī)范信息化會(huì)計(jì)檔案管理提出一些有益的意見和建議。關(guān)鍵詞 會(huì)計(jì)檔案；信息化；管理；標(biāo)準(zhǔn)化1 前 言隨著會(huì)計(jì)信息化的飛速發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域的不斷拓寬，會(huì)計(jì)領(lǐng)域正醞釀著一場(chǎng)全新的變革。然而，會(huì)計(jì)檔案管理的落后的現(xiàn)狀已嚴(yán)重束縛了會(huì)計(jì)信息化的進(jìn)一步發(fā)展，因而，對(duì)于該領(lǐng)域的研究和改進(jìn)將會(huì)有效推動(dòng)我國(guó)會(huì)計(jì)信息化向更深層次發(fā)展，最大程度地提高會(huì)計(jì)工作水平和會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量

2、，更好地為提高各級(jí)企事業(yè)單位現(xiàn)代化管理水平和經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)。通過對(duì)我國(guó)企業(yè)信息化會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀的考察，可以看到，信息化會(huì)計(jì)檔案保管存在缺乏必要的規(guī)范指導(dǎo)，檔案的可重復(fù)利用性、完整性、共享性不強(qiáng)等諸多問題。本文將針對(duì)上述問題展開，著重探討我國(guó)會(huì)計(jì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)現(xiàn)方式，對(duì)我國(guó)規(guī)范信息化會(huì)計(jì)檔案管理提出一些有益的意見和建議。2 研究述評(píng)2.1 文獻(xiàn)述評(píng)目前國(guó)內(nèi)對(duì)于信息化會(huì)計(jì)檔案管理的研究多停留在存儲(chǔ)介質(zhì)維護(hù)、人員培訓(xùn)、制度規(guī)范和安全防范等直觀操作層面，仍然是手工會(huì)計(jì)檔案保管內(nèi)容在電算化階段的延伸。在文獻(xiàn)檢索中，關(guān)于會(huì)計(jì)檔案管理中涉及信息化方面的研究主要有：李玲玲（）認(rèn)為會(huì)計(jì)電算化下會(huì)計(jì)檔案管理新

3、特點(diǎn)包括：信息載體，操作流程與維護(hù)，信息范圍以及對(duì)人員素質(zhì)要求的改變等方面，進(jìn)一步提出應(yīng)當(dāng)從完善硬件設(shè)施建設(shè)、各項(xiàng)制度，提高會(huì)計(jì)部門人員素質(zhì)，優(yōu)化人員配置結(jié)構(gòu)等方面解決電算化下企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的疏漏。蔣長(zhǎng)明（）結(jié)合實(shí)施后會(huì)計(jì)賬務(wù)處理的變化，提出了集中式保管、分散式保管、集中與分散保管相結(jié)合3種保管方式，認(rèn)為不論如何選擇，都要以會(huì)計(jì)檔案安全、完整為最終目標(biāo)。白玉（）認(rèn)為當(dāng)前電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度仍不完善，缺乏必要的計(jì)算機(jī)維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)安全人才，因此應(yīng)當(dāng)致力于從完善硬件設(shè)施建設(shè)，完善電算化會(huì)計(jì)檔案管理各項(xiàng)制度以及提高會(huì)計(jì)人員的素質(zhì)等方面解決問題。盧朝英（）結(jié)合目前在會(huì)計(jì)電算化檔案的管理中存在的問題，認(rèn)

4、為應(yīng)當(dāng)從強(qiáng)化認(rèn)識(shí)，建立健全完善的會(huì)計(jì)電算化檔案管理制度；引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)設(shè)備；提高人員素質(zhì)，完善配置結(jié)構(gòu)等方面加以解決。可見，目前該領(lǐng)域的研究還只是停留在單純的資料保管操作層面，對(duì)于會(huì)計(jì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的理論探討幾近空白，只是在形式上對(duì)會(huì)計(jì)信息保管由紙質(zhì)轉(zhuǎn)向電子介質(zhì)及軟件操作方面的延伸。但是應(yīng)當(dāng)看到，隨著會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)由核算型到管理型進(jìn)而發(fā)展到?jīng)Q策型，單純的信息保管方式的電子化已無法滿足企業(yè)決策需求，我們應(yīng)當(dāng)將會(huì)計(jì)檔案的管理工作上升到能夠?yàn)槠髽I(yè)管理決策提供及時(shí)、方便、準(zhǔn)確、完整的信息支持的地位。面對(duì)我國(guó)目前信息化會(huì)計(jì)檔案管理有關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的缺失，本文將從會(huì)計(jì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化方面進(jìn)行探討。2.2 信息技術(shù)、

5、會(huì)計(jì)核算軟件數(shù)據(jù)接口的出臺(tái)年，審計(jì)署聯(lián)合財(cái)政部等單位編制的信息技術(shù)、會(huì)計(jì)核算軟件數(shù)據(jù)接口（以下簡(jiǎn)稱“國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)”），已經(jīng)批準(zhǔn)實(shí)施。此前，會(huì)計(jì)軟件的開發(fā)未從整個(gè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的角度來設(shè)計(jì)，而僅從單個(gè)功能實(shí)現(xiàn)的角度，這樣開發(fā)出的會(huì)計(jì)軟件不能構(gòu)成一個(gè)有機(jī)的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)。國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的制定和實(shí)施，為會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)增添了實(shí)質(zhì)內(nèi)容，它的主要思想是：對(duì)于所有正在使用的會(huì)計(jì)軟件規(guī)定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)輸入、輸出格式，輸入、輸出的信息包括必不可少的會(huì)計(jì)信息，也可以是會(huì)計(jì)軟件包含的所有信息。規(guī)定了會(huì)計(jì)核算軟件的數(shù)據(jù)接口要求；提出了數(shù)據(jù)元素和輔助核算的概念，為標(biāo)準(zhǔn)使用者理解會(huì)計(jì)核算的數(shù)據(jù)概念奠定了基礎(chǔ)；規(guī)范了文本格式和格式的數(shù)據(jù)

6、接口，為會(huì)計(jì)核算軟件與其他信息系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交換創(chuàng)造了條件。標(biāo)準(zhǔn)將有利于企業(yè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)甚至管理信息系統(tǒng)的建設(shè)，有利于集團(tuán)公司、主管機(jī)關(guān)等上級(jí)部門對(duì)信息匯總、審查，方便了會(huì)計(jì)軟件的交叉升級(jí)和不同公司產(chǎn)品在同一環(huán)境內(nèi)集成工作，同時(shí)有利于管理型和決策型會(huì)計(jì)軟件市場(chǎng)的發(fā)展。對(duì)于本文探討的會(huì)計(jì)檔案管理方面，國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)將最終使企業(yè)真正實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案的電子化。3 信息化會(huì)計(jì)檔案管理建議針對(duì)我國(guó)信息化會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題以及我國(guó)制定國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)踐，本文從以下3個(gè)方面提出對(duì)于信息化會(huì)計(jì)檔案管理的建議。3.1 傳統(tǒng)檔案電子化標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)接口技術(shù)能使企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案真正實(shí)現(xiàn)電子化。筆者認(rèn)為，會(huì)計(jì)電算化的目標(biāo)之

7、一是實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)信息的完全電子化，即對(duì)會(huì)計(jì)信息的收集、加工、傳送、保存與再現(xiàn)均采用電子方式實(shí)現(xiàn)，所保存的會(huì)計(jì)信息必須能在未來任何時(shí)候以同樣準(zhǔn)確的方式被再利用，否則便不能作為真正意義上的電子化會(huì)計(jì)檔案。只要現(xiàn)在和未來的軟件都支持國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，且政府主管部門公布的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)接口規(guī)范能夠保證向下兼容，則利用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)轉(zhuǎn)出生成的數(shù)據(jù)文件便是真正意義上的電子化會(huì)計(jì)檔案。標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)接口技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)原始會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化采集和儲(chǔ)存，并做到實(shí)時(shí)、準(zhǔn)確、減少冗余。國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)對(duì)記賬憑證的數(shù)據(jù)元素（數(shù)據(jù)項(xiàng)）進(jìn)行了規(guī)范，可以結(jié)合電子商務(wù)和系統(tǒng)，在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，以網(wǎng)絡(luò)實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)采集方式，由各項(xiàng)業(yè)務(wù)的經(jīng)辦人員操作，根據(jù)財(cái)會(huì)軟件在計(jì)算機(jī)屏

8、幕上的提示和引導(dǎo)，把原始會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)導(dǎo)入臨時(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)。臨時(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，由會(huì)計(jì)人員確認(rèn)后，計(jì)算機(jī)程序自動(dòng)進(jìn)行分類整理和格式轉(zhuǎn)換，存入基于的數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)。會(huì)計(jì)人員通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行實(shí)時(shí)控制管理，完成原始會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化儲(chǔ)存工作，用實(shí)時(shí)更新的數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)提供”原汁原味”的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。然而該技術(shù)無法將所有相關(guān)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)資料有效存儲(chǔ)及導(dǎo)出，如輔助核算項(xiàng)檔案描述的輔助核算信息，國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)雖然使得從財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)中獲取輔助核算信息成為現(xiàn)實(shí)，但是可以看到，在輔助核算里面，僅提供了“部門檔案”、“單位檔案”和“項(xiàng)目檔案”，從企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)決策需要來看，這是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。因此，本文認(rèn)為一方面應(yīng)該放開輔助核算信息個(gè)數(shù)的限制，增加其自定義功能部

9、分；另一方面，應(yīng)當(dāng)強(qiáng)制引入賬套管理，用于還原企業(yè)原始經(jīng)營(yíng)狀態(tài)。3.2 強(qiáng)制引入賬套管理在電算化條件下，基于完整性的要求，會(huì)計(jì)檔案除保存各版本的備份原始數(shù)據(jù)外，還應(yīng)保存對(duì)應(yīng)版本的會(huì)計(jì)電算化軟件運(yùn)行環(huán)境、軟件配置情況、版本信息、數(shù)據(jù)庫(kù)相關(guān)信息等諸多資料。因此，保存會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的同時(shí)要保存其電子文件及其支持軟件，以及軟件的文檔、表達(dá)電子文件內(nèi)容的基本格式和有關(guān)元數(shù)據(jù)，以保證軟硬件平臺(tái)升級(jí)后會(huì)計(jì)信息的可讀性。正如上文所說，對(duì)于輔助核算等重要的會(huì)計(jì)檔案信息，標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)接口技術(shù)幾乎對(duì)其無能為力，單憑標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)接口技術(shù)無法實(shí)現(xiàn)對(duì)于企業(yè)經(jīng)營(yíng)全貌的還原，然而會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中諸如項(xiàng)目管理等輔助核算信息對(duì)于發(fā)展管理型和決策性

10、的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)尤為重要。我國(guó)當(dāng)前仍處于會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)發(fā)展的初期，此時(shí)的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)一般只注重賬務(wù)處理模塊，賬務(wù)處理只是對(duì)手工處理方式的簡(jiǎn)單模擬，企業(yè)整體的信息化應(yīng)用程度不高，往往只關(guān)注賬套數(shù)據(jù)的安全。在檔案保管標(biāo)準(zhǔn)的制定中，直接備份賬套是最直接有效的容災(zāi)策略，強(qiáng)制引入賬套管理利于彌補(bǔ)單純強(qiáng)調(diào)標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)接口部分而導(dǎo)致的會(huì)計(jì)信息的不完整性。同時(shí)，還應(yīng)注意會(huì)計(jì)信息化檔案與對(duì)應(yīng)的財(cái)務(wù)軟件版本的一致性、本單位所使用財(cái)務(wù)軟件環(huán)境設(shè)置文件的名稱及相應(yīng)的存儲(chǔ)路徑。3.3 提交常用報(bào)表的格式（ex ，可擴(kuò)展商業(yè)報(bào)告語言）是一個(gè)開放的、獨(dú)立的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，它的運(yùn)用使得需要傳遞信息的各方按照這種語言的要求對(duì)信息進(jìn)行分類，

11、在此基礎(chǔ)上加上標(biāo)簽就可以相互傳遞相應(yīng)的信息，從而使得公司內(nèi)部和外部能夠更加方便有效地對(duì)財(cái)務(wù)信息進(jìn)行收集、轉(zhuǎn)換和處理。目前，我國(guó)會(huì)計(jì)文件和相關(guān)法規(guī)等文檔資料的保存通常需要用專門的會(huì)計(jì)軟件來處理。如果采用技術(shù)，則這些資料只需利用一般的瀏覽器即可解讀，甚至可以直接閱讀。而且由于的文件是以碼的方式來保存，簡(jiǎn)單的文字處理軟件就可以對(duì)其進(jìn)行讀取或修改。文檔所具有的可讀性與易維護(hù)性，非常適用于必須長(zhǎng)期保存的文獻(xiàn)資料。此外，若采用標(biāo)準(zhǔn)的標(biāo)記來描述這些文件內(nèi)容，則非常適合對(duì)網(wǎng)上信息的自動(dòng)搜尋，提高文件使用效率。通過技術(shù)，財(cái)務(wù)報(bào)告的編制工作采取從數(shù)據(jù)庫(kù)中自動(dòng)導(dǎo)出的方式，直接在網(wǎng)上進(jìn)行交換，對(duì)各類報(bào)表用戶，能做到“

12、一次輸入，各處通用”，兼容性和擴(kuò)展性強(qiáng)，解決了傳統(tǒng)掃描的報(bào)表信息針對(duì)性差等問題，且在搜尋和信息分析方面也十分方便、準(zhǔn)確，大大增強(qiáng)了財(cái)務(wù)信息的流通性。另外，也為報(bào)告范圍的拓展，促使單一的通用財(cái)務(wù)報(bào)告模式向多樣化的交互財(cái)務(wù)報(bào)告模式轉(zhuǎn)變提供了支持，能夠滿足不同會(huì)計(jì)信息需求者的閱讀需求。4 實(shí)施中的阻力和問題筆者認(rèn)為，對(duì)于先進(jìn)技術(shù)的接受總是需要經(jīng)過一段磨合期， 在上述建議實(shí)施過程中，可能遇到以下幾方面的阻力，應(yīng)當(dāng)引起注意：政府方面，沒有認(rèn)識(shí)到建立完整的會(huì)計(jì)信息化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的重要性，缺少一個(gè)完善的會(huì)計(jì)信息化檔案管理的規(guī)范制度，使會(huì)計(jì)信息化檔案管理的歸檔工作處于無序狀態(tài)。企業(yè)方面，迫于管理成本壓力，對(duì)軟

13、件更新和硬件投入缺乏強(qiáng)有力的動(dòng)力源泉，使現(xiàn)有會(huì)計(jì)提供的信息不能及時(shí)有效地為單位決策和管理服務(wù)。沒有把會(huì)計(jì)信息化檔案管理納入會(huì)計(jì)人員崗位責(zé)任制中，也沒有配備專人管理。財(cái)務(wù)人員方面，對(duì)信息化會(huì)計(jì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不到位，對(duì)信息化會(huì)計(jì)檔案的組成內(nèi)容不甚清楚，或者畏懼工作量的增加，往往囿于傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理辦法。信息化會(huì)計(jì)檔案管理存在財(cái)會(huì)人員不愿干或不會(huì)干的情況。5 結(jié) 論我國(guó)的會(huì)計(jì)電算化經(jīng)過多年的發(fā)展，逐步邁入了管理型信息系統(tǒng)的發(fā)展階段。但是，當(dāng)前我國(guó)的會(huì)計(jì)檔案管理水平仍然相對(duì)滯后，已然成為束縛我國(guó)會(huì)計(jì)信息化發(fā)展的瓶頸。本文通過對(duì)相關(guān)領(lǐng)域和我國(guó)有關(guān)政策標(biāo)準(zhǔn)的研究，從信息化會(huì)計(jì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的角度提出傳統(tǒng)檔案電子化、強(qiáng)制引入賬套管理、提交常用報(bào)表格式三方面的建議，以期對(duì)信