500強(qiáng)企業(yè)商業(yè)物業(yè)交房工作基本流程及注意事項

1、公司LOGO新開店面的交房工作基本流程及注意事項（辣爸當(dāng)家）1、有關(guān)08年交房流程實施的相關(guān)說明：（1）交房流程實施的必要性：交房管理的工作中暴露出的問題：i合同約定的交房時間不能確定，嚴(yán)重影響我司后期籌建計劃的安排，且由于信息反饋渠道的不暢致使總部不能及時掌握房屋的交接現(xiàn)狀，安排后期的應(yīng)對措施；ii在后期籌建工作中，對于應(yīng)由房東負(fù)責(zé)的基建及設(shè)備問題，往往為了確保正常開業(yè)，只能自行維修、改造，大大增加了籌建費(fèi)用；（2）交房流程實施的主要目的：控制、明確大區(qū)的交房時間安排，及時掌握店面物業(yè)現(xiàn)狀及相關(guān)問題，保證后期籌建計劃安排的科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)；提前發(fā)現(xiàn)、處理房東方物業(yè)設(shè)備存在的問題，減少因后期趕籌建進(jìn)

2、度而產(chǎn)生額外的籌建費(fèi)用；規(guī)范信息傳遞渠道的方式、時間，為集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)的決策提供科學(xué)、準(zhǔn)確的信息；成立交房工作組專門與房東辦理交接事宜，做到責(zé)任到人；交房流程實施的主要原則：子公司、大區(qū)與房東辦理交接手續(xù)，必須待總部相關(guān)部門審批同意后方可與房東辦理正式的房屋交接手續(xù)，在總部審批同意之前，當(dāng)?shù)夭坏门c房東方辦理交接手續(xù)，否則將對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行嚴(yán)肅處理。嚴(yán)格按照合同條款與特殊情況靈活處理相結(jié)合。2、08年交房流程執(zhí)行的操作方法：申請準(zhǔn)備階段：（簽約后交房申請單審批結(jié)束前）連鎖開發(fā)中心開發(fā)一部在簽約當(dāng)天將簽約信息（終版簽約合同）通過電子檔途徑通知籌建管理中心籌建計劃部.籌建計劃部在與當(dāng)?shù)剡B鎖發(fā)展部確認(rèn)基礎(chǔ)信

3、息后將該店面及其基本信息列入近期交房管理安排表。跟進(jìn)大區(qū)及時上報勘查申請單當(dāng)?shù)乜偨?jīng)辦組織、牽頭成立包括行政物業(yè)、安全保衛(wèi)、連鎖發(fā)展等部門在內(nèi)的交房工作組，并確保于合同約定的交房日前二十天將交房申請單上報至籌建管理中心籌建計劃部，說明計劃交房的時間、房屋現(xiàn)狀、存在及可能存在的問題與當(dāng)?shù)氐膽?yīng)對措施，具體流程如下：子公司總經(jīng)辦上報勘查申請單子公司負(fù)責(zé)人審核大區(qū)負(fù)責(zé)人審核籌建管理中心籌建計劃部審核通知提交人、大區(qū)(或子公司)行政物業(yè)負(fù)責(zé)人、大區(qū)連發(fā)負(fù)責(zé)人、計劃部交房管理組跟進(jìn)大區(qū)及時上報交房人員名單當(dāng)?shù)乜偨?jīng)辦組織、牽頭成立包括行政物業(yè)、安全保衛(wèi)、連鎖發(fā)展等部門在內(nèi)的交房工作組，并確保于合同約定的交房日

4、前十天將交房人員名單上報至籌建管理中心籌建計劃部，說明參與交房的各部門人員及其分工，具體流程如下：子公司總經(jīng)辦上報勘查租賃物人員名單子公司負(fù)責(zé)人審核大區(qū)負(fù)責(zé)人審核籌建管理中心籌建計劃部審核通知提交人、大區(qū)(或子公司)行政物業(yè)負(fù)責(zé)人、大區(qū)連發(fā)負(fù)責(zé)人、計劃部交房管理組驗收反饋階段：（交房申請審批結(jié)束后總部審批同意前）在交房申請單、人員名單審批結(jié)束后，籌建計劃部根據(jù)籌建管理中心的審批意見制作交房勘測通知書，通知行政管理中心物業(yè)部、行政管理中心安全保衛(wèi)部，請其指導(dǎo)、監(jiān)督、跟進(jìn)大區(qū)的交房管理工作，同時網(wǎng)發(fā)交房人員名單，要求大區(qū)在交房人員名單下發(fā)后的兩個工作日內(nèi)上報交房勘測反饋單（物業(yè)部分與安全保衛(wèi)部分各

5、一份）、消防合格證明、現(xiàn)場照片等，以供總部各相關(guān)部門審批。制作并下發(fā)交房勘查通知書籌建管理中心籌建計劃部在勘查申請單、勘查租賃物人員名單流程完成后，制作交房勘測通知書并通知行政管理中心物業(yè)部、行政管理中心安全保衛(wèi)部，說明租賃物的各種基礎(chǔ)信息及注意事項，請其指導(dǎo)、監(jiān)督、跟進(jìn)當(dāng)?shù)氐慕环抗ぷ?，具體流程如下：籌建計劃部制作店面勘查通知書籌建管理中心審核籌建管理中心總監(jiān)審核通知行政管理中心物業(yè)部、行政管理中心安全保衛(wèi)部、當(dāng)?shù)乜偨?jīng)辦跟進(jìn)大區(qū)及時上報交房勘查反饋單（物業(yè)部分、安全保衛(wèi)部分）在交房人員名單下發(fā)后的兩個工作日內(nèi)，當(dāng)?shù)乜偨?jīng)辦須確保交房工作組形成的交房勘測反饋單物業(yè)部分與安全保衛(wèi)部分分別上報至行政管

6、理中心物業(yè)部、行政管理中心安全保衛(wèi)部，行政管理中心物業(yè)部、行政管理中心安全保衛(wèi)部在收到交房反饋單后指導(dǎo)當(dāng)?shù)亟环抗ぷ鹘M解決交房中存在的問題，并于次日上午將處理意見反饋至籌建管理中心籌建計劃部，并由籌建管理中心審核決定是否正式交房，具體流程如下：子公司總經(jīng)辦上報交房勘查反饋單（物業(yè)部分、安保部分）子公司負(fù)責(zé)人審核大區(qū)負(fù)責(zé)人審核行政管理中心安全保衛(wèi)部審核行政管理中心物業(yè)部審核籌建管理中心籌建計劃部審核 與合同 與合同約定不符商務(wù)部審核 約定相符籌建計劃部接收 籌建計劃部交房管理組制作交房確認(rèn)書房屋交接實施階段：（總部審批同意結(jié)束后正式辦理交接手續(xù)）交房勘測反饋單流程完成后，籌建管理中心籌建計劃部根據(jù)

7、相關(guān)中心及部門的審核意見制作同意交房的店面交房確認(rèn)書，網(wǎng)發(fā)當(dāng)?shù)亍⑿姓芾碇行奈飿I(yè)部、行政管理中心安全保衛(wèi)部，大區(qū)、子公司在接到交房確認(rèn)書后才能與房東辦理正式的交接手續(xù)，具體流程如下：籌建計劃部交房管理組制作店面交房確認(rèn)書籌建管理中心籌建計劃部審核籌建管理中心審核網(wǎng)發(fā)當(dāng)?shù)乜偨?jīng)辦，大區(qū)連鎖發(fā)展部，行政管理中心物業(yè)部、行政管理中心安全保衛(wèi)部后期跟進(jìn)階段：（正式辦理交接手續(xù)后開業(yè)前）、正常情況下：籌建計劃部交房管理組在交房確認(rèn)書下發(fā)后將交房管理工作中的相關(guān)報表資料整理完畢、歸檔后交與開發(fā)中心履約部，并在連鎖店基礎(chǔ)信息查詢表中添加已交房店面的信息。需整理歸檔的基本資料有：交房申請單、交房人員名單、交房驗

8、收通知書、交房驗收反饋單（物業(yè)、安全保衛(wèi)）、交房確認(rèn)書及相關(guān)報告、消防合格證明、照片等。、特殊情況下：因房東方現(xiàn)在的物業(yè)狀況無法達(dá)到合同中約定的交付條件，經(jīng)開發(fā)中心，連發(fā)總部簽字確認(rèn)，施工隊可提前進(jìn)場，交房事宜放在施工隊進(jìn)場后解決的，此店情況連同相關(guān)部門簽字的文件一并交與開發(fā)中心履約部,由履約部跟進(jìn)解決交房問題.、因交房的交接明細(xì)有多個項目，一般店面有可能無法全部如合同約定的那樣完整交付，經(jīng)過連發(fā)總部執(zhí)行總裁特批后，同意現(xiàn)有合格的物業(yè)進(jìn)行交接，其它物業(yè)等完善后再進(jìn)行交接的；或同意先部分交接，之后再要求房東負(fù)違約責(zé)任的，此店情況連同連發(fā)總部執(zhí)行總裁的簽字文件及前期資料一并交與開發(fā)中心履約部,由履

9、約部跟進(jìn)解決后續(xù)完交房問題.、當(dāng)?shù)卦诮环亢?，需將與房東方簽字確認(rèn)的房屋交接單傳真至籌建計劃部備案。由計劃部連同前期資料一并交與開發(fā)中心履約部備案。、交房組不定期將籌建計劃期及籌建管理期內(nèi)未交房店面問題進(jìn)行匯總，交于開發(fā)中心開發(fā)一部進(jìn)行確認(rèn)，由開發(fā)一部跟進(jìn)問題店面，指導(dǎo)當(dāng)?shù)亟鉀Q問題，并將解決后的情況匯總反饋給籌建計劃部。交房工作中的特殊情況處理：在實際交房工作中有很多因素存在并影響我司的交房工作，如：房屋為在建房,物業(yè)狀況不能按合同約定執(zhí)行；房屋產(chǎn)權(quán)變動等；房東欲違約我司籌建周期不夠等原因，往往不能嚴(yán)格按照合同約定的時間、條件去辦理交接手續(xù)，使交房時間延遲或提前進(jìn)場施工，這時需要子公司、大區(qū)按集

10、團(tuán)流程、規(guī)定提交延遲交房申請報告 、提前進(jìn)場裝修申請報告 ,有時還需要大區(qū)根據(jù)實際情況提交請示報告。提前進(jìn)場裝修申請報告的說明： 交房人員名單下發(fā)后兩個工作日內(nèi)，當(dāng)?shù)乜偨?jīng)辦需協(xié)調(diào)交房工作組確保將提前進(jìn)場裝修申請報告上報至籌建管理中心籌建管理部，說明提前進(jìn)場裝修的原因、房屋現(xiàn)狀與合同約定的差距、房東方未完成部分的完成時間節(jié)點承諾及有關(guān)免租期的補(bǔ)充協(xié)議等，并由連發(fā)總部開發(fā)中心、法務(wù)部、連發(fā)總部設(shè)計部、籌建管理中心、裝飾管理中心、連發(fā)總部審核，具體流程如下：子公司總經(jīng)辦上報提前進(jìn)場裝修報告子公司負(fù)責(zé)人審核大區(qū)負(fù)責(zé)人審核籌建管理中心審核裝飾中心審核連發(fā)總部審核 通知提交人、籌建計劃部、行政管理中心交房

11、工作中的注意事項：1）、在實際交房過程中遇到原則性問題，如：在勘測反饋時發(fā)現(xiàn)合同約定的交付日當(dāng)天房東無法按照合同約定的物業(yè)交付條件交付給我司時，或房東方有意不與我司人員進(jìn)行勘測影響交房進(jìn)度時等，籌建計劃部交房管理組需將所有店面交房情況進(jìn)行匯總，以書面形式于每天反饋給開發(fā)中心。開發(fā)中心接到此匯總表后需與當(dāng)?shù)販贤?，督促?dāng)?shù)叵嚓P(guān)人員與房東方進(jìn)行溝通，以避免上述原因影響我司正常的籌建進(jìn)度。2）、交房通知書下發(fā)后，需將整套交房過程中涉及到的資料全部移交開發(fā)中心履約部匯總，并注明后續(xù)是否需開發(fā)中心履約部跟進(jìn)的解決。避免籌建中心與開發(fā)中心因交接不清楚，而給集團(tuán)帶來損失。3）、部分物業(yè)設(shè)備設(shè)施專業(yè)性較強(qiáng)，需要

12、加強(qiáng)了解、溝通；如電梯應(yīng)聯(lián)系與我司有電梯維保合同關(guān)系的維保單位的電梯技術(shù)人員參與電梯交接工作，協(xié)助我司完成電梯交接工作。4）、各項物業(yè)設(shè)備設(shè)施在具備現(xiàn)場試運(yùn)行條件的應(yīng)當(dāng)進(jìn)行現(xiàn)場試運(yùn)行，若不具備現(xiàn)場試運(yùn)行條件的，依據(jù)合同如由業(yè)主提供完好并能正常使用物業(yè)設(shè)備設(shè)施的，應(yīng)當(dāng)在備忘錄中對相關(guān)問題進(jìn)行明確（如不能運(yùn)行的可以明確相關(guān)物業(yè)設(shè)備設(shè)施的交接是以外觀進(jìn)行交接），以減少后期責(zé)任不清晰所帶來的不必要的糾紛。5）、物業(yè)籌建管理組在了解合同相關(guān)交接信息時，必須注意是否按現(xiàn)狀交接，并且應(yīng)當(dāng)注意所述“現(xiàn)狀”是指連發(fā)與業(yè)主簽定合同時的“現(xiàn)狀”，還是我司與業(yè)主進(jìn)行實際交接時的“現(xiàn)狀”。6）、前期，現(xiàn)場察看過程中會出現(xiàn)因租賃物內(nèi)部分物業(yè)設(shè)備設(shè)施為前期承租方所有，但實際交接時前期承租方已經(jīng)將其所裝物業(yè)設(shè)備設(shè)施拆除的情況。7）、待總部審批同意后方可與房東辦理正式的房屋交接手續(xù)，在總部審