公司檔案室管理制度(2)

1、公司檔案管理制度、總則1 1、為了規(guī)范公司檔案管理，特制定本制度。2 2、本制度適用于公司及所屬各單位檔案管理。3 3、本制度最終解釋權(quán)歸檔案管理部，檔案管理部負(fù)責(zé)本制度的修訂完善。二、檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置及基本要求（一） 檔案劃分及管理部門1 1、檔案是指本公司過去和現(xiàn)在，在從事經(jīng)營管理、科學(xué)技術(shù)、企業(yè)文化等活動(dòng)中形成的對(duì)公司有保 留價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等歷史記錄。2 2、公司設(shè)立檔案室，隸屬于檔案管理部，并設(shè)置檔案管理員，負(fù)責(zé)檔案資料的歸檔督促和日常管理 工作。公司制定明確的檔案管理員崗位職責(zé)，檔案管理員必須嚴(yán)格履行職責(zé)。3 3、公司檔案根據(jù)其重要性和保密程度分為公司級(jí)和部門級(jí)，公司級(jí)

2、檔案應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行分類，有 規(guī)范的檔案編號(hào)和標(biāo)簽，并建立電子與紙張分類目錄。（二）各部門資料管理1 1、公司所屬各部門必須設(shè)兼職的資料管理員， 制定明確的資料管理員崗位職責(zé)， 規(guī)范部門檔案管理, 實(shí)行部門檔案與公司檔案歸口管理。2 2、各部門根據(jù)部門資料性質(zhì)結(jié)合公司級(jí)檔案管理辦法，實(shí)行統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)分類管理。3 3、檔案的借閱和移交、銷毀，必須按照公司管理規(guī)定執(zhí)行。三？、檔案分類（一） 檔案質(zhì)量1 1、檔案封面應(yīng)逐項(xiàng)按照規(guī)定用碳素鋼筆或中性筆書寫，字跡要工整，清晰，封面題名應(yīng)能準(zhǔn)確反映 出卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。2 2、檔案文件禁止使用鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫紙。破損的檔案文件要進(jìn)行修復(fù)處理。3 3、檔案

3、必須遵循文件材料形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的聯(lián)系，區(qū)分不同的價(jià)值，便于保 管和利用。4 4、檔案盒表面為檔案目錄，檔案盒內(nèi)文件沒有提名的，由檔案人員根據(jù)內(nèi)容擬定標(biāo)題。（二） 分類1 1、檔案各級(jí)分類應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并要一定 范疇，不能籠統(tǒng)含糊。（如：證照類目、制度類目、文件類目、合同類目等）。2 2、公司檔案大致分為以下幾類：（1 1）證照類：營業(yè)執(zhí)照及各類證照，注冊(cè)資料、年檢資料、公司章程等；（2 2）文件類：分外來文件和內(nèi)部文件；（3 3）制度類：管理制度匯編；（4 4）合同類：分內(nèi)部經(jīng)營管理合同和業(yè)務(wù)合同兩種。（5 5）計(jì)劃總結(jié)類：

4、分年度計(jì)劃及總結(jié)等；（6 6）會(huì)議紀(jì)要類：辦公例會(huì)紀(jì)要等；（7 7）項(xiàng)目類：完成項(xiàng)目進(jìn)行歸檔. .（三）檔案編號(hào)1 1、檔案分類各級(jí)名稱經(jīng)確定后，將所有分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字編號(hào)，用一定順序依次排列，以 便查閱。2 2、檔案分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審查討論， 并擬定新舊檔案分類編號(hào)對(duì)照表，以免混淆。3 3、公司檔案員負(fù)責(zé)對(duì)各部門文件材料的收集、整理，各部門要積極配合公司檔案管理工作。四、檔案日常管理（一）借閱1 1、借閱手續(xù)：（1 1）各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)由其部門負(fù)責(zé)人出示書面借閱條向檔案員借閱，經(jīng) 辦人必須在公司借閱登記表上簽

5、字。（2 2）檔案員接到借閱條，經(jīng)核查后，取出該項(xiàng)檔案，并在借閱登記表上注明借出日期和歸還日期， 以備及時(shí)催還。（3 3）檔案歸還時(shí)，經(jīng)檔案員核查無異后，檔案即歸入檔夾，填寫歸還日期，取消借閱記錄。2 2、借閱人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點(diǎn)、畫線和涂改，未經(jīng)批準(zhǔn)不 得復(fù)印和摘抄檔案。3 3、借閱人確因工作原因需要復(fù)印文件或摘抄文件，需借閱部門負(fù)責(zé)人書面請(qǐng)示，經(jīng)檔案管理部批準(zhǔn)。5 5、借閱人應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還。如有其他人借閱同一檔案時(shí)，應(yīng)變更借閱登記，不得私自授受。（二） 銷毀1 1、每年保管期限已滿的檔案由檔案員編制紙質(zhì)和電子的檔案銷毀清冊(cè)，報(bào)公司負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)，并指

6、定其監(jiān)銷人后方可進(jìn)行銷毀。檔案銷毀清冊(cè)需注明：銷毀檔案目錄、公司負(fù)責(zé)人意見、檔案人簽章、監(jiān)銷人簽章、銷毀時(shí)間。2 2、 銷前，按照清冊(cè)清點(diǎn)；銷后，在清冊(cè)上簽名，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。檔案銷毀清冊(cè)需永久保管。3 3、保管期限已滿但仍不能銷毀的檔案有下列四種：未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)；未了事項(xiàng)；正在項(xiàng)目建設(shè)期 間的建設(shè)單位、經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值者。應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，直到事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。（三） 移交1 1、需要進(jìn)行移交的檔案，需由檔案員編制檔案移交登記表，報(bào)公司負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)并指定其監(jiān)交人后，方可進(jìn)行移交。檔案移交登記表需注明：移交檔案目錄、公司負(fù)責(zé)人意見、移交方簽章、 監(jiān)交人簽章、接收方簽章、移交

7、時(shí)間、移交原因。2 2、移交前，按照清冊(cè)清點(diǎn)；移交后，在清冊(cè)上簽字，檔案移交登記表一式兩份，移交方和接收 方各一份并永久保管。（四） 保密1 1、檔案室的任務(wù)是集中統(tǒng)一管理公司已形成的全部文件資料檔案，維護(hù)檔案的完整和安全，主動(dòng)做 好檔案的提供利用工作。任何無關(guān)人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。2 2、檔案員應(yīng)忠于職守，遵守紀(jì)律，保守秘密，樹立全心全意為公司各項(xiàng)工作服務(wù)的思想，主動(dòng)，準(zhǔn)確，迅速地為利用者提供檔案資料。3 3、愛護(hù)檔案室的一切設(shè)施設(shè)備，任何人未經(jīng)許可不得使用及隨意翻動(dòng)。六、附則（一）在本制度框架下， 公司各部門可根據(jù)實(shí)際狀況制訂更為具體的實(shí)施細(xì)則，但不得與本制度發(fā)生沖突，經(jīng)報(bào)綜合管理部備案后，與本制度具有同等效力。（二） 本制度自印發(fā)試行之日起執(zhí)行。檔案員職責(zé)1 1、負(fù)責(zé)收集、統(tǒng)計(jì)、整理、立卷、鑒定、保管公司檔案；積極開展檔案的提供利用工作;2 2、認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)規(guī)定、技術(shù)和業(yè)務(wù)知識(shí)，掌握歸檔的基本方法，保證檔案質(zhì)量。3 3、定期擦拭檔案架，保持檔案清潔，以防蟲蛀腐朽，如有破損或褪色的資料，應(yīng)當(dāng)及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和 復(fù)制，裝訂部分過窄或有字跡的資料，要用紙加以襯邊。紙面過大的書寫材料，要按宗卷大小折疊整 齊，對(duì)字跡難以辨認(rèn)的資料，應(yīng)當(dāng)附上抄件。4 4、歸檔要注意整潔，歸檔前要先對(duì)文件資料進(jìn)行分類，再把文件資料按類別分組后分別裝入卷宗， 以便歸檔時(shí)所有資料都能隨手而得，避免盲