第5章數(shù)據(jù)排序篩選與分類匯總

1、第第5章章 數(shù)據(jù)排序數(shù)據(jù)排序 篩選與分類匯總篩選與分類匯總 Excel 2007擁有強(qiáng)大的排序、檢索和匯總等數(shù)據(jù)管理方面的功能。 Excel 2007不僅能夠通過記錄單來(lái)增加、刪除和移動(dòng)數(shù)據(jù)，而且能對(duì)數(shù)據(jù)清單進(jìn)行排序、篩選和匯總的操作。第第5章章 數(shù)據(jù)排序數(shù)據(jù)排序 篩選與分類匯總篩選與分類匯總 本章章節(jié)內(nèi)容安排如下：v5.1 數(shù)據(jù)清單v5.2 數(shù)據(jù)的排序v5.3 數(shù)據(jù)的篩選v5.4 數(shù)據(jù)的分類匯總5.1 數(shù)據(jù)清單 數(shù)據(jù)清單是指包含一組相關(guān)數(shù)據(jù)的一系列數(shù)據(jù)行的集合。 Excel 2007在對(duì)數(shù)據(jù)清單進(jìn)行管理時(shí)，把數(shù)據(jù)清單看作是一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)，數(shù)據(jù)清單中的行相當(dāng)于數(shù)據(jù)庫(kù)中的記錄，行標(biāo)題相當(dāng)于記錄名，列

2、標(biāo)題相當(dāng)于數(shù)據(jù)庫(kù)中的字段名。 運(yùn)用表格中的數(shù)據(jù)清單可以方便地在數(shù)據(jù)庫(kù)中對(duì)記錄進(jìn)行各種操作，如添加記錄、修改記錄和刪除記錄等，還可快速查找滿足設(shè)定條件的記錄。5.1 數(shù)據(jù)清單 1）添加記錄 在原有記錄的基礎(chǔ)上添加一條記錄： 1）選擇需要向其中添加記錄的數(shù)據(jù)清單中的任一單元格。 2）選擇【數(shù)據(jù)】【記錄單】命令，打開記錄單對(duì)話框。 3）單擊 按鈕，打開新建記錄單對(duì)話框。 4）依次在對(duì)話框的文本框中輸入新記錄的內(nèi)容，按【Enter】鍵便完成添加記錄的操作。2）修改記錄 1）選擇需要修改記錄的數(shù)據(jù)清單中的任一單元格。 2）選擇【數(shù)據(jù)】【記錄單】命令，打開記錄單對(duì)話框。 3）拖動(dòng)對(duì)話框中間的滾動(dòng)條定位到需

3、要修改的記錄。 4）對(duì)需修改的記錄進(jìn)行修改后，按【Enter】鍵更新記錄并可移到下一條記錄繼續(xù)進(jìn)行修改。5.1 數(shù)據(jù)清單 3）刪除記錄 1）選擇需要?jiǎng)h除記錄的數(shù)據(jù)清單中的任一單元格。 2）選擇【數(shù)據(jù)】【記錄單】命令，打開記錄單對(duì)話 框，在定位到要?jiǎng)h除的記錄后單擊 按鈕。 3）在打開的提示對(duì)話框中單擊 按鈕即可刪除該記錄，并自動(dòng)移到下一條記錄。4）查找記錄 1）選擇需要查找記錄的數(shù)據(jù)清單中的任一單元格。 2）選擇【數(shù)據(jù)】【記錄單】命令，打開記錄單對(duì)話框。 3）單擊 按鈕，在打開對(duì)話框的文本框中輸入搜索的關(guān)鍵字。 4）按【Enter】鍵將快速顯示查找到的記錄。5.2 數(shù)據(jù)的排序 利用Excel數(shù)據(jù)

4、排序的功能可以使工作表中的數(shù)據(jù)按照需要的順序或規(guī)律進(jìn)行排列，這樣可使排序后的數(shù)據(jù)一目了然，便于對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行編輯、分析。 排序的工具按鈕位于【數(shù)據(jù)】選項(xiàng)卡，如下圖所示。在【排序和篩選】組中包括【升序】按鈕、【降序】按鈕和【排序】按鈕，分別用于實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)單或復(fù)雜的數(shù)據(jù)排序。5.2 數(shù)據(jù)的排序 如果只以單獨(dú)某列作為排序依據(jù)，可以進(jìn)行簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)排序。 （1）選擇要進(jìn)行排序的數(shù)據(jù)區(qū)域。 （2）如果要按升序排序，則切換到【數(shù)據(jù)】選項(xiàng)卡中，在【排序和篩選】組中單擊【升序】按鈕。這樣，所選中的數(shù)據(jù)值就會(huì)按由小到大的順序排列，與數(shù)值相關(guān)的數(shù)據(jù)記錄也會(huì)相應(yīng)發(fā)生變動(dòng)。 （3）如果要按降序排序，則切換到【數(shù)據(jù)】選項(xiàng)卡中，在

5、【排序和篩選】組中單擊【降序】按鈕。這樣，所選中的數(shù)據(jù)值就會(huì)按由大到小的順序排列，與數(shù)值相關(guān)的數(shù)據(jù)記錄也會(huì)相應(yīng)發(fā)生變動(dòng)。 如果排序的數(shù)值是字母，則是按字母的先后順序來(lái)排序；如果排序的數(shù)值是漢字，則按首漢字漢語(yǔ)拼音的首字母來(lái)排序。5.2 數(shù)據(jù)的排序 數(shù)據(jù)排序中出現(xiàn)的問題： 將EXCEL表格按某一列排序時(shí)，總是出現(xiàn)“此操作要求合并單元格都具有相同大小”。 解決方法：選中所有單元格，點(diǎn)右鍵選擇設(shè)置單元格格式，在對(duì)齊菜單下將合并單元格前方框里的勾去掉即可。 5.2 數(shù)據(jù)的排序 數(shù)據(jù)的高級(jí)（復(fù)雜）排序是指按照多個(gè)條件對(duì)數(shù)據(jù)清單進(jìn)行排序，這是針對(duì)簡(jiǎn)單排序后仍有相同數(shù)據(jù)的情況進(jìn)行的一種排序方式。在Excel

6、 2007中允許對(duì)不超過64列的數(shù)據(jù)進(jìn)行排序，即最多有64個(gè)關(guān)鍵字。 例如，在“期末成績(jī)表”中，按“總分”降序排序，其中三個(gè)學(xué)生的總分是相同的，如下圖所示。 若規(guī)定當(dāng)“總分”相同時(shí)以“英語(yǔ)”成績(jī)高低決定排序，當(dāng)“總分”和“英語(yǔ)”成績(jī)都相同時(shí)，以“數(shù)學(xué)”成績(jī)高低決定排序。5.2 數(shù)據(jù)的排序5.3 數(shù)據(jù)的篩選 使用Excel的數(shù)據(jù)篩選功能，可以將不符合設(shè)置條件的記錄暫時(shí)隱藏起來(lái)，只顯示符合條件的記錄，使用戶在數(shù)據(jù)量大的工作表中快速查找到所需記錄子集，對(duì)篩選后的子集進(jìn)行復(fù)制、查找、編輯、設(shè)置格式、制作圖表等各種操作。 當(dāng)只需要進(jìn)行簡(jiǎn)單快速的篩選操作時(shí)，可使用自動(dòng)篩選功能。如篩選出“學(xué)生成績(jī)總和”表中

7、數(shù)學(xué)成績(jī)?yōu)?00的記錄，其具體操作如下：1）選擇需進(jìn)行篩選的工作表中的任一單元格。2）選擇【數(shù)據(jù)】【篩選】【自動(dòng)篩選】命令，此時(shí)數(shù)據(jù)清單中各字段名稱的右側(cè)均出現(xiàn) 按鈕（列篩選器）。3）單擊【數(shù)學(xué)】字段名右側(cè)的列篩選器 按鈕，在彈出的下拉列表中選擇【100】選項(xiàng),即完成篩選。對(duì)參與篩選的字段，其名稱旁邊的列篩選器將變?yōu)樗{(lán)色。5.3 數(shù)據(jù)的篩選 當(dāng)要進(jìn)行較為復(fù)雜的篩選時(shí)，可使用自動(dòng)篩選中的自定義篩選功能。如要篩選出計(jì)算機(jī)成績(jī)低于90分的記錄，其具體操作如下： 1）選擇需要篩選的工作表中的任一單元格。 2）選擇【數(shù)據(jù)】【篩選】【自動(dòng)篩選】命令，單擊【計(jì)算機(jī)】右側(cè)的 按鈕，在下拉列表中選擇【自定義】選

8、項(xiàng)，打開【自定義自動(dòng)篩選方式】對(duì)話框。 3）在【計(jì)算機(jī)】欄下的第一個(gè)下拉列表框中選擇【小于】選項(xiàng)，在其后的下拉列表框中輸入【90】。若還需設(shè)置其他篩選條件，可選中 或 單選按鈕，再以同樣的方法在下拉列表框中設(shè)置另外的篩選條件。 4）單擊 按鈕后便只顯示符合篩選條件的記錄。5.3 數(shù)據(jù)的篩選 “高級(jí)篩選”一般用于條件較復(fù)雜的篩選操作，其篩選的結(jié)果可顯示在源數(shù)據(jù)表格中，不符合條件的記錄被隱藏起來(lái)；也可以在新的位置顯示篩選結(jié)果，源數(shù)據(jù)表格會(huì)保留在原來(lái)的位置。 在新的位置顯示篩選結(jié)果時(shí)，選擇顯示結(jié)果的區(qū)域列數(shù)必須和選擇的源列表區(qū)域列數(shù)一致，否則會(huì)報(bào)“提取區(qū)域的字段名丟失或非法 ”。 在另一張工作表中顯

9、示篩選結(jié)果時(shí)，要先在該工作表中設(shè)定好顯示區(qū)域，再回到源工作表中去選擇列表區(qū)域，條件區(qū)域 ，否則會(huì)報(bào)“只能復(fù)制篩選過的數(shù)據(jù)到活動(dòng)工作表”。5.3 數(shù)據(jù)的篩選 如果用戶利用自動(dòng)篩選的功能，選出各科成績(jī)高于80分的學(xué)生，操作步驟會(huì)比較麻煩。這時(shí)，可以使用高級(jí)篩選。使用高級(jí)篩選之前，要先建立一個(gè)條件區(qū)域。條件區(qū)域用來(lái)指定篩選的數(shù)據(jù)必須滿足的條件。條件區(qū)域的首行輸入字段名，第二行輸入篩選條件，如下圖所示。5.3 數(shù)據(jù)的篩選（1）建立條件區(qū)域。（2）切換到【數(shù)據(jù)】選項(xiàng)卡中，在【排序和篩選】組中選擇【高級(jí)】命令，彈出【高級(jí)篩選】對(duì)話框。（3）在對(duì)話框中分別選擇【列表區(qū)域】和【條件區(qū)域】，【列表區(qū)域】指包括字

10、段名在內(nèi)的數(shù)據(jù)區(qū)域，【條件區(qū)域】指包括字段名和篩選條件的數(shù)據(jù)區(qū)域，如圖所示。（4）回到【高級(jí)篩選】對(duì)話框，單擊【確定】按鈕。高級(jí)篩選后出結(jié)果。5.4 數(shù)據(jù)的分類匯總 數(shù)據(jù)的分類匯總就是選取數(shù)據(jù)清單中的一部分，按照某種分類方式進(jìn)行匯總并將匯總（統(tǒng)計(jì)）結(jié)果顯示出來(lái)的操作。 分類匯總對(duì)數(shù)據(jù)表中指定的字段進(jìn)行分類，然后統(tǒng)計(jì)同一類記錄的有關(guān)信息。統(tǒng)計(jì)的項(xiàng)目由用戶設(shè)置，可以統(tǒng)計(jì)同一類記錄的條數(shù)，也可以對(duì)某些數(shù)值段求和 求平均值和極值等。 進(jìn)行分類匯總前，必須對(duì)數(shù)據(jù)清單排序進(jìn)行分類匯總前，必須對(duì)數(shù)據(jù)清單排序，且排序的關(guān)且排序的關(guān)鍵字與分類匯總的關(guān)鍵字必須一致。鍵字與分類匯總的關(guān)鍵字必須一致。如排序的關(guān)鍵字是

11、“職稱”，則分類匯總的關(guān)鍵字也必須是“職稱”。5.4 數(shù)據(jù)的分類匯總 例如，用“期末成績(jī)表”為例，要算出班上的男生和女生總分的平均值，并對(duì)其做比較，使用分類匯總的操作步驟如下所述。 （1）選中“期末成績(jī)表”中的“性別”列，切換到【數(shù)據(jù)】選項(xiàng)卡，單擊【升序】或【降序】按鈕，排序后的結(jié)果如下圖所示。按“性別”排序5.4 數(shù)據(jù)的分類匯總（2）單擊數(shù)據(jù)區(qū)域中的任意單元格。（3）切換到【數(shù)據(jù)】選項(xiàng)卡中，在【分級(jí)顯示】組中選擇【分類匯總】命令，將彈出【分類匯總】對(duì)話框。（4）在【分類匯總】對(duì)話框中分別有【分類字段】、【匯總方式】和【選定匯總項(xiàng)】三個(gè)主要選擇項(xiàng)。這里，根據(jù)題目要求，【分類字段】應(yīng)選擇“性別”

12、，【匯總方式】選擇“求平均值”，【選定匯總項(xiàng)】選擇“總分”。（5）單擊【確定】按鈕。顯示分類匯總后的結(jié)果。 當(dāng)不需要分類匯總的表格時(shí)，可以進(jìn)行清除：1）在含有分類匯總的數(shù)據(jù)清單中選擇任意單元格。2）選擇【數(shù)據(jù)】【分類匯總】命令，打開【分類匯總】對(duì)話框。3）單擊 按鈕便可清除分類匯總。5.4 數(shù)據(jù)的分類匯總 假設(shè)上例進(jìn)行了男女的分類匯總之后，還要按年齡的層次進(jìn)行分類匯總，那么此時(shí)需要使用到嵌套分類匯總。嵌套分類匯總，就是在第一次分類匯總的基礎(chǔ)上再次進(jìn)行分類匯總，在第二次分類匯總的時(shí)候保持原有的分類匯總結(jié)果。 （1）在完成上次的分類匯總之后，單擊數(shù)據(jù)區(qū)域中的任意單元格。 （2）切換到【數(shù)據(jù)】選項(xiàng)卡中，在【分級(jí)顯示】組中選擇【分類匯總】命令，將彈出【分類匯總】對(duì)話框。這里，根據(jù)題目要求，【分類字段】應(yīng)選擇“年齡”，【匯總方式】選擇“求平均值”，【選定匯總項(xiàng)】選擇“總分”，并且取消對(duì)【替換當(dāng)前分類匯總】復(fù)選框的勾選。5.4 數(shù)據(jù)的分類匯總嵌套分類匯總字段選擇（3）單擊【確定】按鈕。分類匯總后的結(jié)果顯示。5.5 思考與練習(xí) 操作題v1.將實(shí)踐教學(xué)任務(wù)表中名稱為經(jīng)管的工作表進(jìn)行復(fù)雜排序，第一關(guān)鍵字是班級(jí)名稱(升序)，第二關(guān)鍵字是班級(jí)人數(shù)(