行政公文行文規(guī)范及管理制度

1、文件編碼：AD-01-n起草部門：辦公室適用范圍：全公司頁碼：第1頁，共28頁起草/修訂人：起草/修訂日期：年月日審稿人：審核日期：年月日批準(zhǔn)人：批準(zhǔn)/生效日期：年月日公文行文管理制度目錄第一章總則2第二章公文種類2第三章公文格式3第四章各類公文編制格式要求4第四章行文規(guī)則11第五章發(fā)文辦理12第六章收文辦理14第七章公文歸檔15第八章公文管理15第九章附則16附件文件會簽表17發(fā)文審批表18文件簽收表19收文處理表20文件銷毀申請表21文件編碼：AD-01-n起草部門：辦公室適用范圍：全公司頁碼：第2頁，共28頁第一章總則第一條為樹立公司良好形象，規(guī)范公司公文管理工作，參照國家行政機關(guān)公文格

2、式及國家行政機關(guān)公文處理辦法，同時結(jié)合公司實際情況，制定本制度。第二條公文是公司在管理過程中形成的具有約束力和規(guī)范體式的文書，是規(guī)范管理和進行開展工作的重要工具第三條本制度規(guī)定了公司所有文件通用的紙張要求、印刷要求、文件中各要素排列順序和標(biāo)識規(guī)則，以及文件的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。第四條行文應(yīng)當(dāng)堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準(zhǔn)確、安全。嚴(yán)格執(zhí)行各項規(guī)定，確保公司秘密安全。第五條公司對外的文件由辦公室統(tǒng)一收發(fā)、用印、立卷、歸檔和銷毀。第六條各部門（含分公司，以下同）的負責(zé)人應(yīng)當(dāng)高度重視文件處理工作，模范遵守本制度并加強對本部門文件處理工作的領(lǐng)導(dǎo)

3、和檢查。第七條本制度適用于公司制發(fā)的公文（以下簡稱“公司文件”）及各部門制發(fā)的公文（以下簡稱“部門文件”）。第二章公文種類第八條本公司公文內(nèi)容性質(zhì)可分為以下10種類型：一、決定：適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級部門不適當(dāng)?shù)臎Q定事項，任免人員。二、通知：適用于批轉(zhuǎn)下級部門的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級部門和不相隸屬部門的公文，傳達要求下級部門辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項。三、通報：適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。四、議案：適用于公司按照法律程序向董事會或股東大會提請審議事項。五、報告：適用于向上級部門匯報工作，反映情況，答復(fù)上級部門的詢問。六、

4、請示：適用于向上級部門請求指示、批準(zhǔn)。七、批復(fù)：適用于答復(fù)下級部門的請示事項。八、意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法。文件編碼：AD01口起草部門：辦公室適用范圍：全公司頁碼：第3頁，共28頁九、函：適用于不相隸屬部門之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。十、會議紀(jì)要：適用于記載、傳達會議情況和議定事項。第九條根據(jù)公文行文方向，可分為上行文、下行文和平行文。一、上行文：上行文指下級部門向公司行文，或是公司向有業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系的上級部門行文。如報告、請示等。二、下行文：下行文是指上級部門向所屬下級部門的發(fā)文。如決定、通知、通報、批復(fù)、意見等。三、平行文：平行文指同級部門或不同隸

5、屬部門之間的行文，如函等。通知、會議紀(jì)要有時也可作為平行文。第三章公文格式第十條公文用紙主要技術(shù)指標(biāo)一、公文用紙一般使用的紙張定量為70g/m2的膠版印刷紙或復(fù)印紙。二、80g/m2的膠版印刷紙或復(fù)印紙，僅用于公司對外的文件。第H一條公文用紙幅面及排版裝訂要求一、公文用紙幅面尺寸：公文用紙采用GB/T148中規(guī)定的A4型紙，其成品幅面尺寸為210mrK297mm。二、未作特殊說明文件中圖文顏色均為黑色。三、排版規(guī)格與要求（一）未作特殊說明文件，正文用4號或小4號字，中文用宋體，西文用TimesNewRoman。（二）排版應(yīng)盡量美觀、大方，盡量將文字平均布滿頁面。四、裝訂要求文件應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉

6、頁。包本文件的封面與書芯不脫落，后背平整，無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；后背不可散頁。第十二條公文中所含要素本制度將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。置于文件首頁紅色反線（寬度156mm）以上的各要素統(tǒng)稱訓(xùn)眉首；置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。文件編碼：AD01口起草部門：辦公室適用范圍：全公司頁碼：第4頁，共28頁第十三條公文中的表格文件如需附表，對橫排A4紙型表格，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。文件如需附A3紙型表格，且當(dāng)最后一頁為A3紙型表格時，封三、封四應(yīng)為空白，將A3紙型表格貼在封三前，不應(yīng)貼

7、在文件最后一頁上。第四章各類公文編制格式要求第十四條公司上行文（如附件6）一、首頁上邊距為8cm。后續(xù)頁，縱頁頁面設(shè)置頁邊距上28mm,下25mm,左28mm,右28mm,頁眉15mm,頁腳17.5mm；橫頁頁面設(shè)置同縱頁頁面設(shè)置。二、眉首1 .秘密等級和保密期限如需標(biāo)識秘密等級，用小4號黑體字（西文用Arial）,頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標(biāo)識秘密等級和保密期限，用小4號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行,秘密等級及保密期限之間用隔開。2 .緊急程度如需標(biāo)識緊急程度，用小4號黑體字（西文用Arial）,頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標(biāo)識秘密等級

8、與緊急程度，秘密等級頂格標(biāo)識在版心右上角第1行,緊急程度頂格標(biāo)識在版心右上角第2行。3 .公司標(biāo)識由公司全稱后加“文件”組成；對一些特定的公文可只標(biāo)識公司全稱。使用紅色小初號華文中宋體字。4 .發(fā)文字號發(fā)文字號由公司代字-“公司名稱”、年份和序號組成。公司標(biāo)識下空1行，用小4號宋體字（西文用TimesNewRoman）,居中排布；年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號”"括入；序號不編虛位（即1不編為001）,不加“第”字。發(fā)文字號之下4mm處印一條長度156mm的紅色反線。5 .簽發(fā)人上報的公文需標(biāo)識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居

9、右空1字；“簽發(fā)人”用小4號宋體字（西文用Times文件編碼：AD-01-n起草部門：辦公室適用范圍：全公司頁碼：第5頁，共28頁NewRoman）后標(biāo)全角冒號,冒號后用小4號楷體字（西文用Arial）標(biāo)識簽發(fā)人姓名。如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文部門順序依次順排，下移紅色反線，應(yīng)使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行并在紅反線之上。三、主體（一）公文標(biāo)題：在紅色反線下空2行。用小1號或2號黑體字（西文用Arial）,可分一行或多行居中排布；回行時要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)。（二）主送部門：標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用

10、比正文字體大一號的字體標(biāo)識，回行時仍頂格；最后一個主送部門名稱后標(biāo)全角冒號。如主送部門名稱過多而使文件首頁不能顯示正文時，應(yīng)將主送部門名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標(biāo)識方法同抄送。（三）文件正文主送部門名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。正文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)如下：1 .第一層為“一、"，左頂格，漢字“一”后加全角頓號，回行正文對齊。2 .第二層為“（一）"，左空1字，漢字“一”前后加全角圓括號，括號后不加標(biāo)點，回行正文對齊。3 .第三層為“1."，左空2字，阿拉伯?dāng)?shù)字“1”后加半角”.”，回行正文對齊。4 .第四層為“（1）”，左空2

11、字，阿拉伯?dāng)?shù)字“1”前后加全角圓括號，括號后不加標(biāo)點，回行正文對齊。5 .用于章程、合同及規(guī)章制度的序次語第一級一律采用第一條、第二條、第三條的書寫格式，序次語頂格書寫，回行正文對齊。6 .若分章節(jié)，各章節(jié)標(biāo)題用小3號黑體字（西文用Arial）,居中排布，1.25倍行距，段前、后間距12磅。（四）附件文件如有附件，在正文下空1行左空2字用與正文相同字號標(biāo)識“附件”，后標(biāo)全角冒號和名稱，名稱后不加標(biāo)點符號。附件如有序號使用阿拉伯?dāng)?shù)碼（如：“附件：1.XXXXXXX”），數(shù)字后加半角".”，后加附件名稱，回行正文對齊，上下附件序號對齊。附件應(yīng)與文件正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)

12、識“附件”，有序號時使用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識序號，不加標(biāo)點符號。附件的序號和名稱前后標(biāo)識應(yīng)一致。如附件與文件正文不能一起裝訂，就在附件左上角第1行頂格標(biāo)識文件的發(fā)文字號并在其后標(biāo)識附件及文件編碼：AD01口起草部門：辦公室適用范圍：全公司頁碼：第6頁，共28頁序號。（五）成文時間落款處（一般為正文下空34行）只標(biāo)識成文時間。成文時間右空4字；加蓋印章應(yīng)端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。用漢字將年、月、日標(biāo)全；“零”寫為（不得用英文大寫字母“O”代替）。當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌拢ɑ蚝炞郑┪恢脮r，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章（或簽字）與正文同處一面，不得采取標(biāo)識”此頁無正文”

13、的方法解決。（六）文件生效標(biāo)識未作特殊說明，公司文件加蓋公司印章視為公文生效，成文時間即為生效時間。（七）附注文件如有附注，用與正文相同字號的宋體字，居左空2字加全角圓括號標(biāo)識在成文時間下空1行。四、版記（如附件8）（一）主題詞“主題詞”用5號黑體字（西文用Arial）,左空1字標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號；詞目用5號宋體字（西文用TimesNewRoman）；詞目之間空1字。（二）抄送文件如有抄送，在主題詞下1行；左空1字用5號字黑體（西文用Arial）標(biāo)識“抄送”，后標(biāo)全角冒號；抄送部門名稱用5號宋體字（西文用TimesNewRoman）,部門名稱間用頓號隔開，回行時與冒號后的抄送部門對齊；在最后一

14、個抄送部門標(biāo)句號。如主送部門移至主題詞之下，標(biāo)識方法同抄送部門。（三）印發(fā)部門、印發(fā)時間印發(fā)部門及印發(fā)時間位于抄送部門之下（無抄送部門在主題詞之下）占1行位置；用5號宋體字（西文用TimesNewRoman）。印發(fā)部門左空1字，印發(fā)時間右空1字。印發(fā)時間以文件付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識。印發(fā)部門、印發(fā)時間僅限公司文件使用。（四）印發(fā)份數(shù)印發(fā)份數(shù)位于置于文件最后一頁最后一行，右空1字，5號宋體字（西文用TimesNewRoman）。用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識共印制份數(shù)。如只印制1份，文件編碼：AD01口起草部門：辦公室適用范圍：全公司頁碼：第7頁，共28頁可不用標(biāo)識印發(fā)份數(shù)。（五）版記中的反線除印發(fā)

15、份數(shù)外，版記中各要素下均加一條反線，寬度同版心。（六）版記的位置版記應(yīng)置于文件最后一頁，版記的最后一個要素置于最后一行。第十五條公司下行文（如附件7）一、縱頁頁面設(shè)置頁邊距上25mm,下25mm,左28mm,右28mm,頁眉15mm,頁腳17.5mm；橫頁頁面設(shè)置同縱頁頁面設(shè)置。二、眉首1 .公司標(biāo)識由公司全稱后加“文件”組成。使用紅色小初號華文中宋體字。2 .發(fā)文字號發(fā)文字號由公司代字-“公司名稱”、年份和序號組成。公司標(biāo)識下空1行，用小4號字，居中排布；年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號”"括入；序號不編虛位（即1不編為001）,不加“第”字。公司上行文與下行文

16、統(tǒng)一編號。發(fā)文字號之下4mm處印一條長度156mm的紅色反線。三、公司下行文中其他各要素的標(biāo)識方法公司上行文相同。第十六條部門文件（如附件9）一、縱頁頁面設(shè)置頁邊距上45mm,下20mm,左28mm,右28mm,頁眉15mm,頁腳17.5mm；橫頁頁面設(shè)置同縱頁頁面設(shè)置。二、眉首1 .公司標(biāo)識：由公司Logo及公司全稱組成，使用CIS中的標(biāo)準(zhǔn)顏色及字體。上邊緣距在頁面下20mm。2 .發(fā)文字號發(fā)文字號由部門中文代字、年份和序號組成。用小5號黑體字（西文用TimesNewRoman）,頂格標(biāo)識在版心右上角空1行。年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用全角方括號“口”括入；序號不編虛位（即1

17、不編為01）,不加“第”字。部門文件不分上行文、下行文，按行文次序統(tǒng)一編排文件號。發(fā)文字號無紅色反線。文件編碼：AD-01-n起草部門：辦公室適用范圍：全公司頁碼：第8頁，共28頁3.公司各部門規(guī)范代字部門名稱規(guī)范代字部門名稱規(guī)范代字辦公室辦公人力資源部人力財務(wù)部財務(wù)送呂服務(wù)部運呂VIP服務(wù)部VIP醫(yī)療事務(wù)部醫(yī)務(wù)三、主體（一）公文標(biāo)題：發(fā)文字號下空2行。用小1號或2號黑體字（西文用Arial）,可分一行或多行居中排布；回行時要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)。（二）成文時間1 .單一部門制發(fā)的公文在落款處（一般為正文下空4行）右空6字署發(fā)文部門的全稱及成文時間。成文時間在發(fā)文部門的名稱下一行。

18、2 .聯(lián)合行文時，主辦部門名稱在置于第1行，其他部門名稱從第2行起在主辦部門名稱之下按順序依次順排。成文時間在最后一個發(fā)文部門的名稱下一行。3 .特殊情況說明當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌拢ɑ蚝炞郑┪恢脮r，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章（或簽字）與正文同處一面，不得采取標(biāo)識”此頁無正文”的方法解決。（三）文件生效標(biāo)識未作特殊說明，部門文件由部門主管在部門名稱后簽字視為公文生效，成文時間即為生效時間。（四）部門文件主體中其他各要素的標(biāo)識方法公司上行文相同四、版記（如附件8）（一）印發(fā)時間部門文件中不需標(biāo)識印發(fā)時間。（二）部門文件版記中其他各要素的標(biāo)識方法公司上行文相同第十七條會

19、議紀(jì)要格式（如附件10）會議紀(jì)要一般由會議組織部門編寫，發(fā)至各位與會人員，根據(jù)會議紀(jì)要精神，執(zhí)行紀(jì)要中所訴工作文件編碼：AD01口起草部門：辦公室適用范圍：全公司頁碼：第9頁，共28頁-、會議紀(jì)要格式（如附件9）會議紀(jì)要一般由會議組織部門編寫，發(fā)至各位與會人員，根絕會議紀(jì)要精神，執(zhí)行紀(jì)要中所訴工作。（一）眉首公司全名Logo上邊緣距上頁邊的距離為20mm。（二）主體1 .標(biāo)題標(biāo)題指定為“會議紀(jì)要"。Logo下1行，用小2號黑體字（西文用Arial）。2 .正文會議紀(jì)要正文由紀(jì)要編號、會議情況簡述、會議內(nèi)容3部分組成。（1）紀(jì)要編號除公司總裁辦公會及經(jīng)理例會外，紀(jì)要編號由會議組織部門中

20、文代字后加“紀(jì)”字、年份和序號組成。公司總裁辦公會紀(jì)要編號為“總辦紀(jì)”加年份和序號組成，經(jīng)理例會紀(jì)要編號為“經(jīng)理紀(jì)”加年份和序號組成。用小5號黑體字（西文用TimesNewRoman）,居中在標(biāo)題下1行。年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用全角方括號“口”括入；序號為3位數(shù)字，不足3位前面以“0”補齊，不加“第”字。（2）會議情況簡述會議情況簡述旨在記載會議召開時間、地點、主持人、出席人、會議主題等情況，以表格形式在紀(jì)要編號下1行。（3）會議內(nèi)容會議內(nèi)容在會議情況簡述下1行，用小4號字，中文用宋體，西文用TimesNewRomano（三）正文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)1 .第一層為“一、"

21、;，左頂格，漢字“一”后加全角頓號，回行正文對齊，1.25倍行距，段前間距0.5行，段后間距0磅。用小4號黑體字（西文用Arial）2 .第三層為“（一）”，左空0.5字，漢字“一”前后加全角圓括號，括號后不加標(biāo)點，回行正文對齊，1.25倍行距，段前、后間距0磅。3 .第四層為“1.”，左空2.5字，阿拉伯?dāng)?shù)字“1”后加半角后空1字，回行正文對齊，1.25倍行距，段前、后間距0磅。4 .第五層為“（1）”，左空3.5字，阿拉伯?dāng)?shù)字“1”前后加全角圓括號，括號后不加標(biāo)點，回行正文對齊，1.25倍行距，段前、后間距0磅。文件編碼：AD-01-n起草部門：辦公室適用范圍：全公司頁碼：第10頁，共28

22、頁第十八條管理文件格式（如附件11）管理文件指對全公司的管理和動態(tài)的工作流程進行規(guī)定和描述的指導(dǎo)性文件。管理文件系統(tǒng)實行分類和編碼管理，編碼方式如下:級別涉及范圍文件編碼文件中附表編碼公行政管理類ADXX#ADXXT#人員管理類HRXX-#HRXXTAA-#財務(wù)管理類FAXX#FAXXT#司營銷管理類SAXX-#SAXXTAA-#運營管理類OPXX-#OPXXTAA-#信息管理類ITXX#ITXXTAA-#級流程管理類SOPXX#SOPXXT#部門級部門管理類XXX#一XXTAA-#備注1. X代表文件序號，用2位阿拉伯?dāng)?shù)碼表示；2. 代表表格序號，用2位阿拉伯?dāng)?shù)碼表示；3. #代表文件版本號

23、，用羅馬數(shù)碼表示；4. 代表文件涉及范圍的類別號，與公司級文件相同。5. 代表部門規(guī)范代字。范例公文行文管理制度AD-01-I發(fā)文審批表AD-01T02-I二、管理文件設(shè)置版本號用羅馬數(shù)碼表示。首次制訂的版本號為I;修訂后，版本號逐次遞增。三、管理文件編制格式要求如下：（一）采用GB/T148中規(guī)定的A4型紙，其成品幅面尺寸為210m由297mm。（二）縱頁頁面設(shè)置頁邊距上45mm,下25mm,左28mm,右28mm,頁眉15mm,頁腳17.5mm；橫頁頁面設(shè)置同縱頁頁面設(shè)置。（三）頁眉中包含公司標(biāo)志、文件編碼、版本號、適用范圍、頁碼等信息，使用小5號字，中文用楷體，西文用Arial。（四）第

24、一頁標(biāo)題前包含起草人、審稿人、簽批人、開始實施日期等信息，使用5號字，中文用楷體，西文用Arial。（五）標(biāo)題用小2號黑體字（西文用Arial）,可分一行或多行居中排布，1.25倍行距，段前、后間距12磅。文件編碼：AD01口起草部門：辦公室適用范圍：全公司頁碼：第11頁，共28頁（六）若分章節(jié)，各章節(jié)標(biāo)題用小3號黑體字（西文用Arial）,居中排布，1.25倍行距，段前、后間距12磅。（七）正文用小4號字，中文用宋體，西文用TimesNewRoman（八）正文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)1 .第一層為“第一條"，左頂格，后空1字，回行正文對齊，1.25倍行距，段前間距6磅，段后間距0磅。本層序號

25、全文連續(xù)編制，不因設(shè)章節(jié)而中斷。2 .第二層為“一、”，左空0.5字，漢字“一”后加全角頓號，回行正文對齊，1.25倍行距，段前、后間距0磅。3 .第三層為“（一）”，左空0.5字，漢字“一”前后加全角圓括號，括號后不加標(biāo)點，回行正文對齊，1.25倍行距，段前、后間距0磅。4 .第四層為“1.”，左空2.5字，阿拉伯?dāng)?shù)字“1”后加半角后空1字，回行正文對齊，1.25倍行距，段前、后間距0磅。5 .第五層為“（1）”，左空3.5字，阿拉伯?dāng)?shù)字“1”前后加全角圓括號，括號后不加標(biāo)點，回行正文對齊，1.25倍行距，段前、后間距0磅。6 .第六層為“A、”，左空3.5字，英文字母“A”后加全角頓號，回

26、行正文對齊，1.25倍行距，段前、后間距0磅。（九）文中使用的標(biāo)點符號全部為全角符號。（十）文件中的數(shù)字，除日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，使用阿拉伯?dāng)?shù)字。（十一）管理制度中附表標(biāo)題用小2號黑體字（西文用Arial）,居中排布；表中文字垂直居中分散對齊，標(biāo)題內(nèi)容用4號或小4號黑體字（西文用TimesNewRoman）,填寫內(nèi)容用4號或小4號宋體字（西文用TimesNewRoman）?？筛鶕?jù)表格內(nèi)容適當(dāng)調(diào)節(jié)字號大小。（如附件12）第四章行文規(guī)則第十九條行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。第二十條根據(jù)公司頒布的組織隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍，確定

27、行文關(guān)系。不得越級或交叉請示和報告。第二十一條各部門依據(jù)部門職權(quán)可以相互行文和向下一級的相關(guān)業(yè)務(wù)部門行文；除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項外，一般不得向不受本部門領(lǐng)導(dǎo)的下一級部門正式行文。部門不得以部門或公司名義對公司以外其他單位正式行文！文件編碼：AD-01-n起草部門：辦公室適用范圍：全公司頁碼：第12頁，共28頁第二十二條屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，應(yīng)當(dāng)由部門自行行文或聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。須經(jīng)公司審批的事項，經(jīng)公司同意也可以由部門行文，文中應(yīng)當(dāng)注明經(jīng)公司同意。第二十三條屬于主管部門職務(wù)范圍內(nèi)的具體問題，應(yīng)當(dāng)直接報送主管部門處理。第二十四條部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)

28、協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，公司有權(quán)糾正或撤銷。第二十五條向下級部門的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時抄送公司。第二十六條“請示”應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫一個主送部門，需要同時送其他部門的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級部門。第二十七條“報告”不得夾帶請示事項。第二十八條受雙重領(lǐng)導(dǎo)的部門向上級行文，應(yīng)當(dāng)寫明主送部門和抄送部門。上級部門向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級部門行文，必要時應(yīng)當(dāng)抄送其另一上級部門。第五章發(fā)文辦理第二十九條發(fā)文辦理指以公司或部門名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、用印、登記、分發(fā)等程序。第三十條公司文件制發(fā)過程一、擬稿部門擬稿，部門主管審批；二、擬稿部門填寫文件會簽表（附件1

29、）,組織文件內(nèi)容涉及的各相關(guān)部門會審；三、擬稿部門將文件、支持性材料、會簽表及文件電子版交辦公室；四、辦公室審核規(guī)范文稿，填寫發(fā)文審批表（附件2）;五、辦公室組織擬稿部門及文件內(nèi)容涉及的各相關(guān)部門主管及主管領(lǐng)導(dǎo)會簽；六、總經(jīng)理簽發(fā)；七、辦公室編制發(fā)文字號或文件編號，填寫文件簽收表（附件3）,制發(fā)文件；八、審定文稿、發(fā)文審批表、文件簽收表及擬稿部門提交所有文件一同存檔。第三十一條部門文件制發(fā)過程一、擬稿部門擬稿，部門主管審批；二、擬稿部門組織文件內(nèi)容涉及的相關(guān)部門會審，并填寫文件會簽表（附件1）;三、部門行文，填寫發(fā)文審批表（附件2）;四、擬稿部門主管領(lǐng)導(dǎo)或公司領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)；文件編碼：AD-01

30、-n起草部門：辦公室適用范圍：全公司頁碼：第13頁，共28頁五、承辦部門據(jù)批示辦理；六、總結(jié)辦理情況由承辦部門存檔;第三十二條草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：一、符合國家的法律、法規(guī)及公司有關(guān)規(guī)定。切實可行并加以說明。二、情況確實，觀點明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標(biāo)點正確，篇幅力求簡短。三、公文文種應(yīng)根據(jù)行文目的、發(fā)文部門職權(quán)和與主送部門行文關(guān)系確定。四、擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實際需要確定緊急程度。五、文中使用的標(biāo)點符號全部為全角符號，后面不加空格，在西文或數(shù)字中除外。例如分數(shù)應(yīng)為“1/3”，不得使用“1/3”，時間應(yīng)為“17:30"，不得使用全角冒號

31、”17:30”。六、文件中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。七、文件中涉及嚴(yán)格的財務(wù)數(shù)據(jù)，必須按財務(wù)規(guī)范以先大寫，后小寫的方式書寫，并在數(shù)字前明確幣種，以免產(chǎn)生歧義。大寫數(shù)字規(guī)范“零壹貳叁肆伍陸柒捌玖拾”。例：人民幣壹拾伍萬零肆角整（小寫：¥150,000,40）八、人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用文件應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題（使用書名號標(biāo)識），后引發(fā)文字號（用全角圓括號標(biāo)識）；引用制度應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題（使用書名號標(biāo)識），后引文件編號（用全角圓括號標(biāo)識）；引用表格應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題（使用書名號標(biāo)識），后引表

32、格編號（用全角圓括號標(biāo)識）。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。九、使用國家法定計量單位，時間用24小時制。十、文件結(jié)構(gòu)層次序數(shù)正確無誤。十一、文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時注明準(zhǔn)確的中文譯名。第三十三條擬制公文，對涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，主辦部門主管應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào)，仍不能取得一致時，主辦部門可以列明各方理據(jù)，提出建設(shè)性意見，并與有關(guān)部門會簽后報請上級領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)或裁定。第三十四條文件送主管簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)進行審核，審核的重點是：是否確需行文，行

33、文件編碼：AD-01-n起草部門：辦公室適用范圍：全公司頁碼：第14頁，共28頁文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合本制度的規(guī)定等。第三十五條部門文件，必須由部門主管以上級人員簽發(fā)。第三十六條公文正式發(fā)出前，應(yīng)當(dāng)進行復(fù)核，重點是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。第三十七條經(jīng)復(fù)核需要對文稿進行實質(zhì)性修改的，應(yīng)按程序復(fù)審。第六章收文辦理第三十八條收文辦理指對收到文件的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、承辦、催辦等程序。第三十九條各部門收到下級部門上報的需要辦理的公文，應(yīng)當(dāng)進行審核。審核的重點是：是否應(yīng)由本部門辦理；是否符合行文規(guī)

34、則；內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；涉及其他部門職權(quán)的事項是否已協(xié)商、會簽；文種使用、文件格式是否規(guī)范。第四十條經(jīng)審核，對符合本制度規(guī)定的公文，應(yīng)當(dāng)及時提出擬辦意見送部門主管批示或者交有關(guān)部門辦理，需要兩個以上部門辦理的應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文，應(yīng)當(dāng)明確辦理時限。對不符合本制度規(guī)定的公文，經(jīng)部門主管批準(zhǔn)后，可以退回呈報部門并說明理由。第四十一條承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時限要求辦理，確有困難的，應(yīng)當(dāng)及時予以說明。對不屬于本部門職權(quán)范圍或不宜由本部門辦理的，應(yīng)當(dāng)及時退回交辦部門并說明理由。第四十二條收到上級部門下發(fā)交辦或外單位轉(zhuǎn)來的公文，收文

35、部門填收文處理表（附件4）提出擬辦意見，送部門主管批示后辦理。第四十三條公文辦理中遇有涉及其他部門職權(quán)的事項，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商；如有分歧，主辦部門主管要出面協(xié)調(diào)，如仍不能取得一致，可以報請總經(jīng)理協(xié)調(diào)或裁定。第四十四條審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人簽名視為同意。辦公室負責(zé)催辦第四十五條呈公司領(lǐng)導(dǎo)批示或交有關(guān)部門辦理的緊急或重要公文,文件編碼：AD-01-n起草部門：辦公室適用范圍：全公司頁碼：第15頁，共28頁第七章公文歸檔第四十六條文件辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)中華人民共和國檔案法和公司有關(guān)規(guī)定，及時整理（立卷）、歸檔。個人不得保存應(yīng)

36、當(dāng)歸檔的公文。第四十七條歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值等整理（立卷），要保證歸檔文件齊全、完整，能正確反映本部門的主要工作情況，便于保管和利用。第四十八條聯(lián)合辦理的文件，原件由主辦部門整理（立卷）、歸檔，其他部門保存復(fù)制件或其他形式的文件副本。第四十九條本部門主管兼任其他部門職務(wù)，在履行所兼職務(wù)職責(zé)過程中形成的文件，由其兼職部門整理（立卷）、歸檔。第五十條政府部門對公司下發(fā)的公文，原件由辦公室統(tǒng)一歸檔，其他有關(guān)部門留復(fù)印件或其他形式的文件副本。第五十一條歸檔范圍內(nèi)的文件應(yīng)當(dāng)確定保管期限，按照有關(guān)規(guī)定定期向辦公室移交。第五十二條擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料

37、必須符合存檔要求。第八章公文管理第五十三條各部門文件應(yīng)當(dāng)建立健全本部門文件處理的有關(guān)制度，由專人統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。第五十四條上級部門的文件，除絕密級和注明不準(zhǔn)翻印的以外，下一級部門經(jīng)部門主管批準(zhǔn)，可以翻印。翻印時，應(yīng)當(dāng)注明翻印的部門、日期、份數(shù)和發(fā)送范圍。第五十五條公文復(fù)印件作為正式文件使用時，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)印部門證明章。第五十六條公文被撤銷，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。第五十七條不具備歸檔和存查價值的文件，經(jīng)部門主管批準(zhǔn)，可以銷毀。第五十八條銷毀秘密文件或公司級文件，由總經(jīng)理的審批，由二人以上監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。其中，銷毀絕密文件應(yīng)當(dāng)填寫文件

38、銷毀申請表（附文件編碼：AD-01-n起草部門：辦公室適用范圍：全公司頁碼：第16頁，共28頁件5）進行登記。第五十九條部門合并時，全部文件應(yīng)當(dāng)隨之合并管理。部門撤銷時，需要歸檔的文件整理（立卷）后按有關(guān)規(guī)定移交公司檔案室。工作人員調(diào)離工作崗位時，應(yīng)當(dāng)將本人暫存、借用的文件按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。第九章附則第六十條本制度自總經(jīng)理簽發(fā)之日起施行。第六十一條本制度修訂及解釋權(quán)歸辦公室。文件編碼：AD-01-n起草部門：辦公室適用范圍：全公司頁碼：第17頁，共28頁附件1:(AD01T01H)文件會簽表標(biāo)題行文基礎(chǔ)口新增；口修改，原文件號；口其他，擬稿部門擬稿人擬稿原因部門主管簽字：年月日會審意見部

39、門主管簽字：年月日備注文件編碼：AD-01-n起草部門：辦公室適用范圍：全公司頁碼：第18頁，共28頁附件2:(AD01T02H)發(fā)文審批表標(biāo)題主題詞擬稿部門擬稿人主送抄送發(fā)文時間緩級密級份數(shù)核對人復(fù)核人會簽：簽發(fā)文件附件發(fā)文字號或文件編號歸檔文號文件編碼：AD-01-n起草部門：辦公室適用范圍：全公司頁碼：第19頁，共28頁附件3:(AD01T03H)文件簽收表發(fā)文日期發(fā)文號標(biāo)題部門/人員簽收人文件編碼：AD-01-n起草部門：辦公室適用范圍：全公司頁碼：第20頁，共28頁附件4：(AD01T04H)收文處理表來文編號份數(shù)收文時間年月曰緊急程度來義密級處理時限年月曰來文單位標(biāo)題（共頁）主要內(nèi)

40、容擬辦意見部門主管意見領(lǐng)導(dǎo)批示處理結(jié)果傳遞送日期姓名退閱日期備注閱記錄歸檔日期文件編號文件編碼：AD-01-n起草部門：辦公室適用范圍：全公司頁碼：第21頁，共28頁附件5:(AD01T05H)文件銷毀申請表銷毀文件標(biāo)題文件編碼版本號文件銷毀原因申請人：年月日部門審核部門主管簽字：年月日公司審核公司領(lǐng)導(dǎo)簽字：年月日文件已于年月一日一一時在銷毀、銷毀情況正常/口異常、執(zhí)行記錄銷毀人：銷毀日期：年月日文件編碼：AD-01-n起草部門：辦公室適用范圍：全公司頁碼：第22頁，共28頁附件6:公司上行文版式機廠瘠特急Jgxxx有限公司財簽發(fā)人：xxxn匚泰福120121I號XXXQ關(guān)于XXXXXX請示X

41、XXXXXXXX：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX注，廠”苑示空1字或空1fl.文件編碼：AD-01-n起草部門：辦公室適用范圍：全公司頁碼：第23頁，共28頁附件7:公司下行文版式n泰福I20UJ）號關(guān)于XXXXXX決定xxxxxxxxx：n-XXXXXxXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX>CXXXXXXXXXXXXXXXXxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxXXXXX注：“匚”表示空I字或空1行.文件編碼：AD-01-n起草部門：辦公室適用范圍：全公司頁碼：第24頁，共28頁附件8:文件末頁版式XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX