國立交通大學(xué)

1、1國立交通大學(xué)公文時效管制作業(yè)要點98學(xué)年度第17次行政會議通過秘書室 99.8.182 目的及依據(jù)n目的：n為培養(yǎng)本校文書流程管理正確觀念n提高公文處理品質(zhì)n提高行政效率n加強內(nèi)部管理n依據(jù)：n行政院研究考核委員會編訂文書流程管理手冊n本校文書處理作業(yè)規(guī)定3管制範(fàn)圍4權(quán)責(zé)劃分（業(yè)務(wù)單位）n承辦人：承辦人：n在公文系統(tǒng)中建立電子郵件帳號在公文系統(tǒng)中建立電子郵件帳號n依規(guī)定期限辦結(jié)、並注意流程各階段（會稿、會辦時效）之查催依規(guī)定期限辦結(jié)、並注意流程各階段（會稿、會辦時效）之查催n無法依規(guī)定時效辦結(jié)者，辦理展期無法依規(guī)定時效辦結(jié)者，辦理展期n出差或請假時，落實代理人制度出差或請假時，落實代理人制度

2、n單位登記桌單位登記桌n協(xié)助主管管制本單位每一公文流程協(xié)助主管管制本單位每一公文流程n依各類案件管制規(guī)定，定期稽催承辦人依各類案件管制規(guī)定，定期稽催承辦人n二級單位主管二級單位主管n督促作業(yè)時效督促作業(yè)時效n核準(zhǔn)核準(zhǔn)10日內(nèi)公文展期申請及來文速別之調(diào)整日內(nèi)公文展期申請及來文速別之調(diào)整n一級單位主管一級單位主管n督促作業(yè)時效督促作業(yè)時效n核準(zhǔn)核準(zhǔn)30日內(nèi)公文展期及來文速別之調(diào)整日內(nèi)公文展期及來文速別之調(diào)整n建議獎懲建議獎懲5n召集會商辦理文書管理電腦化召集會商辦理文書管理電腦化n每月每月1次彙整統(tǒng)計時效及稽催資料次彙整統(tǒng)計時效及稽催資料n檢查各單位公文管制情形檢查各單位公文管制情形n協(xié)助秘書室及

3、資訊技術(shù)服務(wù)中心等建協(xié)助秘書室及資訊技術(shù)服務(wù)中心等建置文書流程管理電腦化作業(yè)環(huán)境、建置文書流程管理電腦化作業(yè)環(huán)境、建立相關(guān)制度及推動文書流程簡化立相關(guān)制度及推動文書流程簡化n配合秘書室分析之需配合秘書室分析之需、提供資料提供資料權(quán)責(zé)劃分（文書組）6權(quán)責(zé)劃分（公文系統(tǒng)稽催）n待處理公文通知：及時通知n逾限未結(jié)案公文稽催：屆期日第2天通知n逾限未辦結(jié)會辦公文稽催：屆期日第2天通知n已結(jié)案未送歸檔公文稽催：結(jié)案5日後通知n調(diào)閱公文逾期未還卷稽催：調(diào)卷14日後第2天通知7n負責(zé)規(guī)劃公文系統(tǒng)中之各項公文時效負責(zé)規(guī)劃公文系統(tǒng)中之各項公文時效管制功能管制功能n提供展期申請功能提供展期申請功能n提供公文改分申

4、請功能提供公文改分申請功能權(quán)責(zé)劃分（資訊技術(shù)服務(wù)中心）8n判定第判定第2次陳請改分之承辦單位或協(xié)調(diào)分文次陳請改分之承辦單位或協(xié)調(diào)分文爭議案件爭議案件n核定展期核定展期30日以上案件、專案管制案件及特日以上案件、專案管制案件及特殊性案件殊性案件n定期檢核，對逾期定期檢核，對逾期30日以上未辦結(jié)公文進行日以上未辦結(jié)公文進行個案追綜分析個案追綜分析n簽辦及核定獎懲建議簽辦及核定獎懲建議n得視需要適時召開公文流程管理相關(guān)會議、得視需要適時召開公文流程管理相關(guān)會議、建立管理制度、研定稽核計畫建立管理制度、研定稽核計畫n每月就文書組提送之各類公文時效統(tǒng)計資料每月就文書組提送之各類公文時效統(tǒng)計資料予以分析後

5、，提送行政會議予以分析後，提送行政會議權(quán)責(zé)劃分（秘書室）9n總收文下班前兩小時收到之公文應(yīng)於總收文下班前兩小時收到之公文應(yīng)於當(dāng)日編號當(dāng)日編號、分文，並送交承辦單位。分文，並送交承辦單位。急要公文應(yīng)隨到隨辦急要公文應(yīng)隨到隨辦n長官交辦案件應(yīng)隨到隨辦長官交辦案件應(yīng)隨到隨辦n最速件：最速件：1日（工作天）日（工作天）n速件：速件：3日（工作天）日（工作天）n普通件：普通件：6日（工作天）日（工作天）n核判及會辦公文：應(yīng)視同最速件，最核判及會辦公文：應(yīng)視同最速件，最遲不得逾兩日辦理遲不得逾兩日辦理一般公文時效管制10n處理時限：處理時限：n依來文或規(guī)定所訂之期限依來文或規(guī)定所訂之期限n訂定特定日期訂定

6、特定日期n文到文到日內(nèi)見復(fù)日內(nèi)見復(fù)n管制原則：管制原則：n有兩個以上不同期限者，以最後期限為預(yù)訂結(jié)案有兩個以上不同期限者，以最後期限為預(yù)訂結(jié)案日期日期n收文時，已逾來文中所定期限者，視為普通件收文時，已逾來文中所定期限者，視為普通件n變更來文所定期限者，須聯(lián)繫來文機關(guān)確認變更來文所定期限者，須聯(lián)繫來文機關(guān)確認限期公文時效管制11專案管制案件n對於涉及政策、法、開會審議、多方會辦、會商多機關(guān)意見等原因，可預(yù)見未能於30日內(nèi)辦結(jié)之公文。n承辦人員應(yīng)於核準(zhǔn)後，依預(yù)定辦理之處理時限予以管制。 12其他管制案件（一）n立法委員質(zhì)詢案件：7日內(nèi)辦結(jié)。n人民申請案件：n處理時限，以6日內(nèi)辦結(jié)為原則。n依各項

7、行政業(yè)務(wù)，分定處理時限。n未規(guī)定處理期間者，不得超過2個月n人民陳情案件：n各種處理時限不得超過30日。n未能於規(guī)定期限內(nèi)辦結(jié)者，得簽奉核準(zhǔn)展延。n應(yīng)將延長時限之理由以書面（或電子傳遞）告知陳情人。13其他管制案件（二）n申訴案件：n處理時限不得超過30日。未能於規(guī)定期限內(nèi)辦結(jié)者，得簽奉核準(zhǔn)展延。n應(yīng)將延長時限之理由以書面（或電子傳遞）告知申訴當(dāng)事人。n訴願案件：n訴願應(yīng)於3個月內(nèi)處理完畢。但依法中止訴願程序者，其中止期間應(yīng)予以扣除。n訴願書不合法定程式者，應(yīng)發(fā)還補正，自訴願人補正程序之次日起算，於20日內(nèi)補正。n如認為不應(yīng)受理，附理由書以決定駁回案件，應(yīng)於3個月內(nèi)處理完畢。n如經(jīng)事前申請延長

8、，同時通知訴願人，應(yīng)於5個月內(nèi)處理完畢。延長以1次為限。n應(yīng)將延長時限之理由以書面（或電子傳遞）告知陳情人。n逾期不補正以程序駁回案件，而規(guī)定訴願人辦理期間者，應(yīng)於6日內(nèi)處理完畢。14展期規(guī)定n展期原因：n依來文速別，凡未能於規(guī)定時間內(nèi)辦結(jié)者，承辦人應(yīng)於電子公文系統(tǒng)提出展期申請。n各級主管核可權(quán)限：n10日（含）內(nèi)為單位二級主管n11日至30（含）內(nèi)為單位一級主管n31日（含）以上為主任秘書n展期申請次，不得超過2次n屆期仍未能於30日內(nèi)辦結(jié)，其原因可不歸責(zé)於承辦單位者，得改辦理專案管制。15承辦單位判定n公文如係需由兩個單位以上共同辦理者，由該文業(yè)務(wù)比重較重或分列項目較多之單位主辦。n如兩單

9、位之分量、項目均相同，由來文所述之首項業(yè)務(wù)為主辦單位。16承辦單位改分規(guī)定n第1次改分：公文如認為非屬本單位承辦者，應(yīng)填具改分申請單並敘明理由，陳送一級單位主管核定承辦單位。n第2次改分：經(jīng)第1次核定改分之承辦單位，如仍認為非屬本單位承辦者，應(yīng)填具改分申請單並敘明理由，陳送一級單位主管審核，經(jīng)主任秘書核定承辦單位。n經(jīng)主任秘書判定之承辦單位不得再提出改分申請或逕予退件，以免耽誤公文處理時效。n申請改分之公文的辦理時效，仍以收文時間為管制起始時間。17其他規(guī)定n2份公文如屬同一案件者，可以併案方式處理，以簡化行政流程。唯其處理時限之起算日應(yīng)以前一份公文為主。n各項公文處理時限，除限期公文、專案管

10、制案件、人民申請案件、訴願案件、或其他依法另有規(guī)定者外，均不含例假日。18處理時限登錄n來文：總收文n創(chuàng)稿：承辦人19公文檢核n檢核小組：n召集人：主任秘書n業(yè)務(wù)單位：秘書室、總務(wù)處、資訊技術(shù)服務(wù)中心、人事室等n檢核作業(yè)：n每年辦理1次為原則n得視需要，辦理不定期檢核或?qū)０笝z核20懲處規(guī)定（一）n簽擬及會辦公文拖延遲緩或未依規(guī)定辦理展期、專案管制，致逾期者。n對公文推諉拒收或有異議，而未依規(guī)定辦理移文，致延宕處理時效者。n出差、請假時，未將待辦公文移請代理人接辦；身為代理人，卻未能負起代理職責(zé)，致延宕處理時效者。n公文辦畢未送歸檔；列專案管制之已結(jié)案件，未能於1個月內(nèi)整卷歸檔，至影響檔案管理作

11、業(yè)者。21懲處規(guī)定（二）n有關(guān)毀損、隱匿、棄置、遺失公文、積壓、作業(yè)怠惰等情形，致嚴重影響文書處理時效者。n違反分層負責(zé)規(guī)定，而屬情節(jié)重大者。n對逾期待辦公文經(jīng)催辦仍未能辦理或辦理展期申請者，致影響文書處理作業(yè)者。n應(yīng)辦案件而簽存查，屬情節(jié)重大者。n上列情形，經(jīng)查證屬實，得依情節(jié)輕重，由本校秘書室專案簽請議處，並送該單位主管作年級考績及績效考評作業(yè)參考。22獎勵規(guī)定n區(qū)分為行政單位及教學(xué)單位兩組分別評比。n由各一級單位於年度結(jié)束後，依所屬單位之承（會）辦公文處理綜合績效審查後，依本校獎懲辦法予以敘獎。23訂定及修定規(guī)定n本要點經(jīng)行政會議通過後實施，修正時亦同。24實施時程n98年5月份開始，電子公文系統(tǒng)以電子郵件通知。n99年3月份開