南方挪亞家財務管理與報銷制度

1、南方挪亞家財務管理與報銷制度為加強本公司財務管理和內部控制，保證財務管理有序運行,根據工廠的管理需要制定以下制度:一. 借款的管理:（1）出差人員借支：須填寫出差申請單，憑“出差申請單”填寫借支單據，經部門主管、副總經理審核、工廠總經理批準方可借支有關內容參閱出差制度；（2）工廠員工借款：一般情況下,公司不給予員工借款。如特殊情況需部門主管簽字、行政主管、經副總經理、工廠總經理批準后才可借支,借款金額不得超過員工當月工資的60%、發(fā)放工資后15天之內都一律不允許借款。試用期間員工一律不允許借支，借款、借物未歸還者財務部在當月發(fā)工資時收回,不得延續(xù)至下月;（3）其他借款：如臨時借款，招待費及零星

2、現(xiàn)金采購材料的，因注明借款的原因并按借支的審批程序執(zhí)行。 二. 費用報銷管理：（1）所屬直銷店、工廠行政部管理費用：如辦公費、水費、電費、電話費、社保、有關車輛費用以及其他外來行政單位收費等,每月由行政部填制相關表進行分析和申請付款，經行政主管、副總經理、工廠總經理、財務、公司總經理簽字后方可報銷;1.1、每月30日前由行政交當月25日止車輛加油費用清單到財務并網上公布請車費用需分攤資料;1.2、每月6號前行政部做好工廠前一個月的伙食費明細并填寫好支出證明單經相關人員簽字并附上代付代扣其他廠的費用明細交財務。（2）各部門的出差費、招待費及其他雜項費用：2.1、各部門人員出差需填寫出差申請單，有

3、關費用按出差制度規(guī)定報銷。報銷單由經手人填制支出證明單并附上出差申請單及有關票據，經部門主管、行政主管、副總經理、工廠總經理、財務、公司總經理簽字報銷，出差人員回公司后3天內必須辦理審批報銷手續(xù)，報銷后借款多余金額應及時歸還公司；2.2、招待費：:銷售部招待客戶中（正餐），每餐要控制在平均每人40元以下，超過40元部分由招待人自己擔負。招待中除所屬區(qū)域經理外，其他陪同吃飯人員不要超過2人。如遇特殊情況或重要客戶招待，（陳總不在時）餐費如超過人均標準但平均每人在50元之內的銷售經理需提前申請經副總、工廠總經理批準并簽字報銷即可。如超過50元以上而且超出了公司規(guī)定報銷范圍外的副總或工廠總經理先向公

4、司總經理（陳總）批準（或網上批準）后方可報銷，否則超出部分自已承擔。招待客戶中如產生住宿問題的由公司統(tǒng)一規(guī)定的酒店住宿（除特殊活動展會外）招待客戶每餐都要按照以上標準執(zhí)行，不可以標準不同的兩次餐費加起來平均計算。填制有關付款憑證時應寫明招待客戶時間、單位或個人、人數一一寫明，由部門主管、行政主管、副總、工廠總經理、財務、公司總經理（陳總）簽字報銷。2.3、其他雜項費用由各部門經手人填制付款憑證，經相關人員簽字后報銷（3）凡購買“非常規(guī)材料”的物品,需填寫申購單,并注明物品用途,在購買時留取供應商店鋪或辦公室有效的、固定的電話號碼（不含移動電話）備注于票據背面,并取得蓋章的發(fā)票或收據。未注明供應

5、商店鋪或辦公室有效的固定電話號碼的或者有涂改不清的票據的,財務拒絕報銷;(4) 工廠的快遞費以月結的方式結賬，各部門應保留好手上的快遞單，如有遺失少單的情況下費用個人承擔，公司先墊付后在個人當月工資里扣除。4.1、快遞單上因詳細注明快遞資料內容（包括快遞什么東西、如是快遞成品或是補件的情況下要注明什么原因要快遞）以便財務分清費用承擔責任人；4.2、各部門快遞單應有各部門主管確認簽字后，并于每月5號之前各部門把上月所有的快遞單交到財務處以便對賬。（5）工廠及直銷店所有的費用報銷應注意的事項：5.1、所有的費用報銷規(guī)定在每星期三、星期五下午報銷。付款憑證即支出證明單都需副總、工廠總經理簽字審核并由

6、公司總經理（陳總）核準后才可付款如公司總經理（陳總）不在廠時，除正常開支外（如水電費、電話費、廠租、社保、伙食費）其他費用每月不超出壹仟元（1000元以內）、單筆不超出伍佰元（500元以內）報銷只需副總、工廠總經理簽字后即可報銷，單筆超出伍佰元經副總、工廠總經理簽字后，由財務通過其他方式申請公司總經理批準,得到回復批準后方可支付。如有一些借支的應在二天內辦理完報銷結算手續(xù)。否則，財務部將有權從個人工資里扣除欠款額；5.2、報銷費用內容必須真實可靠與實際相符，票據和印章應合法、合規(guī)。并在付款申請單上注明清楚執(zhí)行工作的原因及事由,如有未注明或注明不清楚的票據，相關審核人員不得批準簽字，財務有權拒付

7、此費用，審核費用支出的管理人員需已過試用期;5.3、 所有購買物料、生產用品、辦公用品等需支付現(xiàn)金的單據必須要有經手人、驗收人、批準人三方簽字；每月現(xiàn)金費用報銷，當月發(fā)生的一切費用請在當月報銷完，不要以跨月的形式報銷，否則財務不受理，費用自已承擔，5.4、財務部直接受公司總經理管制,是財務報銷的最后審核人,凡是沒有按照財務報銷制度的支出,財務部有權拒絕支付,并隨時將違反財務制度的行為反映給總經理;三. 收款、對賬、簽單的管理:1. 收款、對賬、簽單管理依據是收款、對賬、簽單管理制度。四. 應付帳款的管理1. 應付帳款管理依據是應付帳款管理制度.五. 庫房(成品,原材料)的管理: 1. 原材料管

8、理依據是原材料庫管理制度;2. 成品庫管理依據是成品庫管理制度;3. 每月盤點人員，原材料由工程采購部,生產部組長或組長以上人員進行復盤;成品庫由訂單部人員,生產部組長或組長以上人員進行復盤;直銷店由店面負責人及店員盤點。采購部由生產總監(jiān)指派人員,訂單部由訂單主管指派人員,生產部由生產主管指派人員,財務人員監(jiān)盤,行政部監(jiān)督人員是否到齊, 副總、工廠總經理為盤點總監(jiān)督,盤點不得漏盤 或利用盤點時間偷閑,未盤完不得撒離盤點現(xiàn)場;4. 每月28日準時交盤點表;5. 從庫房臨時借出貨物的應盡快歸還，對于從材料庫或成品庫借貨，月底沒有歸還的，庫房管理員應提交借條復印件到財務。六. 生產流程單及在線物料的

9、管制:1. 將本月所開流程單單號明細(包括做報廢單一起);2. 到結帳日止未完工流程單匯總明細;3.生產在線物料每月25日進行本月已開單領料或以前未完工的在線物料進行盤點,依據未完工流程單和領料單做盤點表;4. 每月28日將以上資料交財務,需有主管,和負責人,開單員簽名;5. 生產流程單每丟失一張相關人員將按罰款規(guī)定處理.6. 生產因人為失誤造成異常補料或產生欠貨，相關責任人要按照公司的相關制度承擔相關損失。部門員工因為工作失誤導致的快遞費用由責任人承擔。責任人承擔的費用在工資發(fā)放時收回.七資產遺失或盤虧的管理：1. 資產遺失或盤虧要依據東莞資產遺失盤虧管理辦法管理，沒有執(zhí)行此管理辦法的責任人

10、，不得發(fā)放當月工資;八. 工資的管理:1. 工資的管理依東莞人事管理制度和績效考核管理制度執(zhí)行；2. 技術部每月5日前到財務部更新數據庫，以便核算上月已入庫計件工資；3. 每月1日前生產部文員到財務部領取除數據庫外（指非標、打樣、打木框箱、拆包等）所有入庫生產流程單并核算相關計件工資，并于每月7日前經技術部主管、生產部主管、物控部主管、副總、工廠總經理簽字后交到財務部；4. 生產部計件工資總數、市場部外阜銷售總額、外貿部銷售總額由財務負責人在每月10日前提供給行政部；成品庫、原材料庫由訂單部提供出庫總額；直銷店由訂單部提供當月銷售總額，經相關人員簽字并交由財務負責人確認無誤后于每月10日之前以

11、書面資料提供給行政部。5. 行政部根據財務部提供的生產部計件工資總數，結合新進人員薪資、離職人員薪資、借調工資計算生產部計件員工的總工資，并提供給生產部。生產部根據行政部提供的工資總額結合員工考勤分配每個人的計件工資，經副總、工廠總經理審核后，于每月15日前提交員工工資分配明細表到行政部。6. 行政部根據訂單部提供的出庫總額結合提成比例計算成品庫、原材料庫工資總額，由成品庫和原材料庫根據提成總額和考勤分配員工工資，經副總、工廠總經理審核后，于每月15日前提交員工工資分配明細表到行政部。7. 直銷店工資由訂單部提供的銷售總額，行政部結合員工考勤、店面測評成績、提成比例計算每個導購員的薪資。市場部

12、外阜銷售工資由財務提供銷售總額，行政部結合考勤、提成比例計算工資。8. 計時工資、計件工資、提成工資、由行政部統(tǒng)一制表核算工資，工資表由行政部制表，經經手人、行政主管、副總、工廠總經理復核后，當月22日交財務，由財務負責人簽字、經公司總經理批準后，財務方可安排發(fā)放工資；9. 每月20日之前行政部將上月公司員工的考勤、違紀情況表及績效表進行匯總審批后報財務;10. 工廠任何人員不得泄露發(fā)放工資時間;11. 每月訂單部提供對帳單給直銷店主管,經直銷店員和主管核實無誤簽名后,29日提供給財務;12. 財務應暫不予發(fā)放有借庫房貨物，月底沒有歸還的人員的工資，或者扣除貨物等值金額后發(fā)放。九. 福利金的管理:1. 福利金的管理依據是員工福利金管理辦法.2. 福利金的收支均按正常費用收支帳目管理。十. 發(fā)票的管理:1. 銷售人員在銷售家具時不得同意客戶的非正常開票要求;2、開普通發(fā)票要求客戶提供抬頭（需開發(fā)票單位的名稱）、貨物名稱”“家具或辦公家具”、數量及單位;3、 供應商需要按照規(guī)定提供發(fā)票或相關票據。4、 需報銷的費用，沒有發(fā)票或相關票據的一律不得報銷。十一.外發(fā)加工材料管理:1. 外發(fā)加工材料管理依據是委外加工材料管理制度;十二.辦公