OA辦公系統(tǒng)管理辦法

1、OA辦公系統(tǒng)管理辦法1目的為有效利用OA辦公系統(tǒng)，建立信息化平臺(tái)，規(guī)范信息的使用和傳遞，促進(jìn)業(yè)務(wù)流程與信息流程的統(tǒng)一，提高經(jīng)營(yíng)管理的效率和效果，特制定本辦法。2范圍本辦法適用于公司OA辦公系統(tǒng)（簡(jiǎn)稱(chēng)OA系統(tǒng)）的基本功能模塊、報(bào)表系統(tǒng)和電子工作流程，其中，電子工作流程包括合同審批流程、公文審批流程、印章管理流程、文件處理單流程、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程等。根據(jù)公司發(fā)展需要，將對(duì)OA系統(tǒng)適用范圍進(jìn)行適時(shí)調(diào)整。3職責(zé)3.1 OA系統(tǒng)的戰(zhàn)略規(guī)劃、重要信息系統(tǒng)政策等重大事項(xiàng)應(yīng)當(dāng)經(jīng)由公司有權(quán)機(jī)構(gòu)審批通過(guò)后，方可實(shí)施。OA系統(tǒng)使用部門(mén)應(yīng)積極參與信息系統(tǒng)戰(zhàn)略規(guī)劃、重要信息系統(tǒng)政策等的制定工作。3.2 公司行政部是OA系統(tǒng)

2、的歸口管理部門(mén)，可由其根據(jù)實(shí)際情況委托專(zhuān)業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)從事OA系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)、運(yùn)行與維護(hù)等工作。3.3 行政部信息管理員具體負(fù)責(zé)以下工作：3.3.1 程序管理：負(fù)責(zé)保障并監(jiān)控應(yīng)用程序正常運(yùn)行。3.3.2 數(shù)據(jù)庫(kù)管理：對(duì)OA系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)、處理、管理，維護(hù)組織數(shù)據(jù)資源。3.3.3 數(shù)據(jù)控制：確保原始數(shù)據(jù)經(jīng)過(guò)正確授權(quán)，監(jiān)控信息系統(tǒng)工作流程，協(xié)調(diào)輸入和輸生。3.3.4 終端操作：終端用戶(hù)負(fù)責(zé)記錄交易內(nèi)容，授權(quán)處理數(shù)據(jù),并利用系統(tǒng)輸生的結(jié)果3.4 行政部信息管理員，負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)電子檔案的存檔工作。3.5 行政部信息管理員定期核對(duì)OA系統(tǒng)上的人員名單。3.6 行政部組織開(kāi)展新員工培訓(xùn)及OA系統(tǒng)培訓(xùn)工作。3

3、.7 公司各部門(mén)、各分子公司，應(yīng)配合開(kāi)展OA系統(tǒng)電子工作流程的制定，積極參加培訓(xùn)，掌握OA系統(tǒng)使用技巧，實(shí)現(xiàn)熟練運(yùn)用OA系統(tǒng)的目的。4程序4.1 OA系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)、變更、運(yùn)行與維護(hù)控制4.1.1 OA系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)控制應(yīng)當(dāng)根據(jù)信息系統(tǒng)建設(shè)整體規(guī)劃，提由信息系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)方案，經(jīng)審批后實(shí)施。系統(tǒng)開(kāi)發(fā)過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)明確提由開(kāi)發(fā)需求和關(guān)鍵控制點(diǎn)，采取多種方式與開(kāi)發(fā)單位進(jìn)行充分溝通，為系統(tǒng)開(kāi)發(fā)奠定良好基礎(chǔ)。行政部應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)全過(guò)程的跟蹤管理。應(yīng)當(dāng)成立OA項(xiàng)目管理小組，負(fù)責(zé)信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)，對(duì)項(xiàng)目整個(gè)過(guò)程實(shí)施監(jiān)控。4.1.2 OA系統(tǒng)的變更控制公司應(yīng)當(dāng)制定詳細(xì)的信息系統(tǒng)上線計(jì)劃。對(duì)涉及新舊系統(tǒng)切換的情形，O

4、A系統(tǒng)用戶(hù)部門(mén)應(yīng)當(dāng)積極參與數(shù)據(jù)遷移過(guò)程，對(duì)數(shù)據(jù)遷移結(jié)果進(jìn)行測(cè)試。4.1.3 OA系統(tǒng)的運(yùn)行與維護(hù)控制“控制面板”，填寫(xiě)“個(gè)人信息”、“賬號(hào)與安全”欄目?！肮嫱ㄖ钡男畔ⅲ?jīng)發(fā)文單位負(fù)責(zé)人審核、行政部經(jīng)理審批后，方可進(jìn)行信息發(fā)布。a公司規(guī)章制度和工作流程發(fā)生變動(dòng)。b.國(guó)家法律法規(guī)變化。c其他情況。4.2 信息系統(tǒng)訪問(wèn)安全4.2.1 行政部信息管理員應(yīng)接受培訓(xùn)，經(jīng)考核合格后方能正式上崗。信息管理員應(yīng)在權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行操作。更換信息管理員或密碼泄露后，必須及時(shí)更改密碼。若信息管理員離開(kāi)工作現(xiàn)場(chǎng)，必須鎖定或退由已運(yùn)行的程序，防止其他人員利用自身賬號(hào)操作。4.2.2 行政部信息管理員應(yīng)定期檢測(cè)信息系統(tǒng)運(yùn)

5、行情況，及時(shí)進(jìn)行計(jì)算機(jī)病毒的預(yù)防、檢查工作，禁止用戶(hù)安裝非法防病毒軟件和私自卸載公司要求安裝的防病毒軟件。未經(jīng)許可，不得在服務(wù)器上安裝不相關(guān)的程序、軟件，避免由此帶來(lái)的安全漏洞。4.2.3 行政部信息管理員應(yīng)當(dāng)充分利用操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)、應(yīng)用系統(tǒng)自身提供的安全性能，在系統(tǒng)中設(shè)置安全參數(shù)，以加強(qiáng)系統(tǒng)訪問(wèn)安全。禁止未經(jīng)授權(quán)人員擅自調(diào)整、刪除或修改系統(tǒng)中設(shè)置的各項(xiàng)參數(shù)。涉及上網(wǎng)操作的，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)防火墻、路由器等網(wǎng)絡(luò)安全方面的管理。4.2.4 行政部信息管理員不得擅自進(jìn)行系統(tǒng)軟件的刪除、修改等操作。信息管理員應(yīng)嚴(yán)格規(guī)范賬號(hào)、密碼和使用權(quán)限。4.2.5 OA用戶(hù)應(yīng)保管好自己的用戶(hù)密碼，不得將自己的帳號(hào)和密碼

6、告訴他人，由他人登陸OA、處理電子工作流程。4.2.6 OA系統(tǒng)用戶(hù)應(yīng)及時(shí)查閱登陸日志，若發(fā)現(xiàn)有非法登陸的情況，應(yīng)及時(shí)向行政部信息管理員報(bào)告，并及時(shí)更改密碼。4.2.7 原則上，OA用戶(hù)禁止在公共場(chǎng)所使用公用電腦（如網(wǎng)吧、機(jī)場(chǎng)等場(chǎng)所的公用電腦），以防個(gè)人OA權(quán)限被盜用、泄露公司信息。4.2.8 信息管理員應(yīng)定期對(duì)系統(tǒng)中的賬號(hào)進(jìn)行清查，檢查操作日志，避免有授權(quán)不當(dāng)?shù)馁~號(hào)，及時(shí)清除非授權(quán)賬號(hào)。4.3 OA硬件管理4.3.1 行政部信息管理員應(yīng)當(dāng)根據(jù)公司制度，對(duì)系統(tǒng)設(shè)備的新增、報(bào)廢、流轉(zhuǎn)等情況建檔登記，統(tǒng)一管理。4.3.2 行政部信息管理員維護(hù)OA系統(tǒng)硬件所處環(huán)境，以及檢查更換系統(tǒng)硬件等。維護(hù)OA系

7、統(tǒng)所處環(huán)境包括機(jī)房的溫度、濕度、電壓，網(wǎng)絡(luò)設(shè)施的保護(hù)措施等；檢查更換系統(tǒng)硬件，應(yīng)當(dāng)包括定期或不定期對(duì)系統(tǒng)硬件本身狀況進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)、排除問(wèn)題。4.3.3 公司機(jī)房由行政部信息管理員負(fù)責(zé)管理和檢查。進(jìn)由公司機(jī)房，需進(jìn)行登記，嚴(yán)格管理。其他任何人員未經(jīng)授權(quán)不得進(jìn)入機(jī)房，不得接觸計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)硬件設(shè)備。對(duì)于主要系統(tǒng)服務(wù)器應(yīng)當(dāng)配備不中斷電源供給設(shè)備。硬件設(shè)備的更新、擴(kuò)充、修復(fù)等工作應(yīng)當(dāng)由相關(guān)人員提由申請(qǐng)，報(bào)批后方可開(kāi)展工作。信息管理員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守用電安全，不得在計(jì)算機(jī)專(zhuān)用線路上使用其他用電設(shè)備。4.3.4 公司機(jī)房一經(jīng)發(fā)生異常狀況（如冒煙、打火、異常聲響等），應(yīng)當(dāng)立即通知行政部進(jìn)行處理。4.4 罰

8、則4.4.1 信息管理員，由于未能及時(shí)備份上周數(shù)據(jù)，導(dǎo)致OA系統(tǒng)所有數(shù)據(jù)丟失，當(dāng)月績(jī)效考核記0分。同時(shí)，公司將視情節(jié)嚴(yán)重性，予以處罰。4.4.2 信息管理員，由于操作不當(dāng)，導(dǎo)致電子文檔未能及時(shí)保10分。同時(shí)，公司將視情存、丟失電子檔案的，當(dāng)月績(jī)效考核記節(jié)嚴(yán)重性，予以處罰。4.4.3 OA用戶(hù)在上班時(shí)間需保持在線，如未按時(shí)登陸，當(dāng)月績(jī)效扣罰5A分/次。4.4.4 原則上，流程經(jīng)辦人應(yīng)在1個(gè)工作日內(nèi)完成電子工作流程的批閱工作。超時(shí)一次，當(dāng)月績(jī)效扣罰5A分。4.4.5 OA用戶(hù)向他人泄露登錄賬號(hào)和密碼口令，并由他人代為處理電子工作流程的，造成不良后果，公司將通報(bào)批評(píng)。4.4.6 使用OA系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)注

9、意信息保密，如將OA系統(tǒng)上的重要資料向外泄露，公司將進(jìn)行通報(bào)批評(píng)。情節(jié)嚴(yán)重者，公司將依法追究其法律責(zé)任。4.4.7 盜用他人OA系統(tǒng)賬號(hào)、密碼者，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，公司將通報(bào)批評(píng)。情節(jié)嚴(yán)重者，公司將依法追究其法律責(zé)任。5、記錄5.1 工作流程信息調(diào)查表5.2 OA系統(tǒng)電子工作流程意見(jiàn)填寫(xiě)單6、附則6.1 本制度由行政部編制并解釋。6.2 本管理制度自下發(fā)之日起開(kāi)始執(zhí)行。工作流程信息調(diào)查表流程編號(hào)流程名稱(chēng)表單編號(hào)部門(mén)流程圖例廳P步驟名稱(chēng)處理者描述處理策略是否允許回退是否允許簽總見(jiàn)是否有字段不允許該步驟查看（有請(qǐng)?jiān)谠摬襟E著名字段名稱(chēng)可寫(xiě)字段12345分管領(lǐng)導(dǎo)簽字：部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字：填寫(xiě)人簽字：OA系統(tǒng)電子工作流程意見(jiàn)填寫(xiě)單流程分類(lèi)：流程名稱(chēng)：步驟名稱(chēng)修改意見(jiàn)問(wèn)題提交人簽字：部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字：使用說(shuō)明：流程