共享服務(wù)模式下會(huì)計(jì)師事務(wù)所年報(bào)審計(jì)優(yōu)化研究

1、共享服務(wù)模式下會(huì)計(jì)師事務(wù)所年報(bào)審計(jì)優(yōu)化研究共享服務(wù)模式下會(huì)計(jì)師事務(wù)所年報(bào)審計(jì)優(yōu)化討論 引言 順應(yīng)經(jīng)濟(jì)全球化的大背景，大型的會(huì)計(jì)師事務(wù)所也在全球設(shè)立自己的分所，進(jìn)一步擴(kuò)大其全球競(jìng)爭(zhēng)力。隨著其分所遍布全球各地，事務(wù)所整體的規(guī)模越來越大，但相應(yīng)重復(fù)的操作導(dǎo)致資源浪費(fèi)問題始終沒有得到很好的解決。在傳統(tǒng)的審計(jì)操作流程下，專業(yè)的審計(jì)人員不僅要處理函證收發(fā)等基礎(chǔ)工作，還要運(yùn)用審計(jì)專業(yè)學(xué)問解決高附加值問題，不但耗費(fèi)了大量精力、時(shí)間，還簡(jiǎn)單由于瑣碎束縛專業(yè)的審計(jì)人員。尤其是在我國(guó)，企業(yè)是統(tǒng)一根據(jù)公歷年度來確定年報(bào)截止日期的，每年年末軋賬前后，會(huì)計(jì)師事務(wù)所的工作進(jìn)入忙季。在年報(bào)審計(jì)期間，事務(wù)所里的一個(gè)審計(jì)小組可能

2、就會(huì)承接許多不同家公司業(yè)務(wù)，每個(gè)專業(yè)審計(jì)人員在此期間都會(huì)特別勞碌，工作壓力也特別大。伴隨著財(cái)務(wù)共享服務(wù)理念的深入和普及，全球知名的四大會(huì)計(jì)師事務(wù)所普華永道、德勤、安永以及畢馬威等紛紛在中國(guó)建立了全球商務(wù)服務(wù)共享中心，為其事務(wù)所提供相關(guān)的會(huì)計(jì)、稅務(wù)、審計(jì)及咨詢等服務(wù)。財(cái)務(wù)共享服務(wù)是依托信息技術(shù)以財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)流程處理為基礎(chǔ)，以優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)、規(guī)范流程、提升流程效率、降低運(yùn)營(yíng)本錢或制造價(jià)值為目的，以市場(chǎng)視角為內(nèi)外部客戶提供專業(yè)化生產(chǎn)服務(wù)的分布式治理模式。具體來說，財(cái)務(wù)共享服務(wù)是一種將分散于各業(yè)務(wù)單位，重復(fù)性高，易于標(biāo)準(zhǔn)化的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)進(jìn)行流程再造與標(biāo)準(zhǔn)化，并集中到財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心統(tǒng)一進(jìn)行處理，到達(dá)降低本錢，提

3、升客戶中意度，改良服務(wù)質(zhì)量，提升業(yè)務(wù)處理效率的作業(yè)治理模式。共享中心的建立，給會(huì)計(jì)師事務(wù)所帶來諸多便利。標(biāo)準(zhǔn)化、流程化的函證系統(tǒng)大大提高了函證可控性，降低了不確定性;通過集中提供后續(xù)業(yè)務(wù)處理支持的方法，把基礎(chǔ)化的操作和專業(yè)化的操作適當(dāng)分別，使得項(xiàng)目上處理基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的審計(jì)人員工作量得以釋放，使其有更多的時(shí)間進(jìn)行專業(yè)性的操作;利用資源整合的模式，優(yōu)化資源配置，幸免重復(fù)勞動(dòng)，降低會(huì)計(jì)師事務(wù)所審計(jì)的本錢。可以說，在年報(bào)審計(jì)期間，共享服務(wù)中心以其獨(dú)到的優(yōu)勢(shì)，為前端審計(jì)業(yè)務(wù)提供更有針對(duì)性的服務(wù)與支持，從而操縱了環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)，也為后臺(tái)的決策提供更有價(jià)值的信息，在大大增添審計(jì)專業(yè)化和審計(jì)效率的同時(shí)，增添了客戶中意度

4、，提高了事務(wù)所的核心競(jìng)爭(zhēng)力。共享服務(wù)中心在有力支撐會(huì)計(jì)師事務(wù)所年報(bào)審計(jì)的同時(shí)，也存在一系列亟待解決的問題。由于共享中心的工作基礎(chǔ)性和重復(fù)性，每年的員工離職率也較高，人員流淌性較大，在事務(wù)所年報(bào)審計(jì)的忙季狀況尤為嚴(yán)峻。年報(bào)期間共享中心的系統(tǒng)也很擁堵，例外事項(xiàng)不能準(zhǔn)時(shí)處理，常常會(huì)面臨重復(fù)操作的狀況等。本文以某事務(wù)所共享服務(wù)中心為例，分析當(dāng)前共享服務(wù)模式下事務(wù)所年報(bào)審計(jì)的問題，并在此基礎(chǔ)上提出優(yōu)化建議。二、共享服務(wù)模式下會(huì)計(jì)師事務(wù)所年報(bào)審計(jì)中存在的問題分析一共享中心基層審計(jì)人力資源短缺，工作效率不高首先，年報(bào)審計(jì)期間，共享中心審計(jì)人員需求量大，共享服務(wù)中心經(jīng)常需要外招大量的新員工和實(shí)習(xí)生。實(shí)習(xí)生集中

5、培訓(xùn)一周左右就開始正式的入職工作。期間，老員工不僅要處理手頭大量的工作，還要帶實(shí)習(xí)生和新入職的正式員工，嚴(yán)峻影響了正常工作效率。其次，新入職的員工要么是剛過試用期，要么還在試用期，對(duì)整個(gè)共享中心并不肯定足夠了解和熟識(shí)，而在年報(bào)審計(jì)忙季，這些新員工需要自己接手許多獨(dú)立的項(xiàng)目，工作壓力特別大，這導(dǎo)致許多新入職員工離職問題。最終，老員工由于專業(yè)勝任能力較強(qiáng)，對(duì)系統(tǒng)的嫻熟程度也把握的較好，一般會(huì)被給予更大的責(zé)任，在自身的工作已滿負(fù)荷的同時(shí)，還要指導(dǎo)實(shí)習(xí)生處理事務(wù)，復(fù)查新入職員工的工作，老員工集業(yè)務(wù)處理、監(jiān)督、治理于一身，消耗了其許多的精力，嚴(yán)峻影響了正常的工作。二函證系統(tǒng)處理方式程序化，重復(fù)催函問題大

6、每到年報(bào)審計(jì)忙季，共享中心全部審計(jì)員工基本都會(huì)高頻率進(jìn)入事務(wù)所內(nèi)部的函證系統(tǒng)進(jìn)行相關(guān)函證處理工作。同一時(shí)間大量的人員在線操作，常常會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)的擁堵。在函證系統(tǒng)內(nèi)部下載文件時(shí)，常常需要排隊(duì)等待系統(tǒng)一個(gè)個(gè)根據(jù)提交下載請(qǐng)求的順序進(jìn)行操作。假如遇到前方項(xiàng)目組的審計(jì)人員需要共享中心人員進(jìn)行緊急的函證修改和生成時(shí)，函證系統(tǒng)的擁堵、崩潰和排隊(duì)處理的方式就會(huì)特別影響共享中心人員為前方審計(jì)人員提供服務(wù)的效率。一般來說，共享中心的每個(gè)審計(jì)組成員都會(huì)負(fù)責(zé)或大或小的函證項(xiàng)目，前方審計(jì)人員會(huì)把函證的生成、催函以及收集歸檔等任務(wù)交給共享中心人員來處理。在函證的處理追蹤過程中會(huì)遇到許多專業(yè)問題，此時(shí)根據(jù)共享中心的一般規(guī)則，

7、處理函證業(yè)務(wù)的人員是不行以擅自和第三方確定函證事項(xiàng)的內(nèi)容該如何處置，他們會(huì)在系統(tǒng)里通過例外事項(xiàng)告知前方項(xiàng)目組審計(jì)成員哪份函證哪里有問題。但由于前方勞碌的審計(jì)成員不肯定準(zhǔn)時(shí)在線，可能會(huì)導(dǎo)致大量有問題的函證被擱置，共享中心審計(jì)人員不知如何進(jìn)行下一步操作以致延長(zhǎng)了函證處理時(shí)間。雖然有的事務(wù)所已經(jīng)開發(fā)了便捷APP，但大部分的項(xiàng)目組人員還是會(huì)登錄電腦系統(tǒng)才看到例外事項(xiàng)的問題，然后在電腦系統(tǒng)里面看到函證的進(jìn)度之后才對(duì)有問題的函證進(jìn)行回復(fù)，這一傳統(tǒng)的處理方式也大大降低了函證處理效率。此外，針對(duì)業(yè)務(wù)量較多的大型企業(yè)集團(tuán)，共享中心可能會(huì)派34人共同處理其旗下的全部函證，此時(shí)可能會(huì)遇到重復(fù)催函第三方的問題，這不僅

8、會(huì)打攪到第三方，也會(huì)浪費(fèi)共享中心審計(jì)人員的時(shí)間。 三檢查報(bào)表勾稽關(guān)系以手工為主，財(cái)報(bào)披露清單模板單一每到年報(bào)審計(jì)忙季，共享中心審計(jì)成員需要檢查許多客戶公司財(cái)務(wù)報(bào)表內(nèi)部科目和交易之間的勾稽關(guān)系。雖然這是一項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的審計(jì)程序，但當(dāng)前的手工勾稽過程費(fèi)時(shí)費(fèi)勁。在審計(jì)忙季，一個(gè)共享中心的一個(gè)審計(jì)小組就會(huì)負(fù)責(zé)幾百份報(bào)表，小的報(bào)表二十幾頁，大的可以多達(dá)幾百頁，若每份都打印出來，人工從格式、字體到數(shù)字金額進(jìn)行檢查，效率可想而知。此外，當(dāng)前方審計(jì)人員給共享中心最新的財(cái)務(wù)報(bào)表時(shí)，共享中心審計(jì)小組需填一份披露清單。盡管審計(jì)客戶涉及各行各業(yè)，但披露清單一般是以某一行業(yè)為固定模板，如以制造業(yè)為主的固定模板，當(dāng)用于除制造業(yè)

9、以外的審計(jì)客戶時(shí)，會(huì)出現(xiàn)報(bào)表里有、模板里沒有一一對(duì)應(yīng)的狀況。甚至對(duì)于一家小型的金融公司財(cái)報(bào)來說，現(xiàn)有固定模板百分之六七十是沒有意義的多余項(xiàng)。三、共享服務(wù)模式下會(huì)計(jì)師事務(wù)所年報(bào)審計(jì)的優(yōu)化建議一完善人員激勵(lì)機(jī)制，提升工作效率首先，共享服務(wù)中心應(yīng)與當(dāng)?shù)馗鞲咝ｉ_展合作，制定長(zhǎng)期合理的聘請(qǐng)打算，每年年報(bào)審計(jì)忙季到來之前就提前做好實(shí)習(xí)生聘請(qǐng)工作，公布聘請(qǐng)信息，保證充分的實(shí)習(xí)生來源。其次，考慮到共享服務(wù)中心審計(jì)實(shí)習(xí)生工作的技術(shù)含量，在培訓(xùn)時(shí)需更關(guān)注培訓(xùn)其實(shí)際操作能力，使其分到項(xiàng)目組后能更快地上手操作。同時(shí)，在實(shí)習(xí)生進(jìn)入各審計(jì)組后，前期可以支配一名正式員工特地負(fù)責(zé)全部組內(nèi)實(shí)習(xí)生的工作，對(duì)實(shí)習(xí)生負(fù)責(zé)，確保實(shí)習(xí)生

10、遇有不懂的問題時(shí)可以得到準(zhǔn)時(shí)解答，等熟識(shí)業(yè)務(wù)后再安排給各自的正式員工進(jìn)行助理工作。對(duì)于新入職的正式員工要對(duì)其加強(qiáng)實(shí)際操作的培訓(xùn)，制定更嚴(yán)格的試用期標(biāo)準(zhǔn)，確保凡是過了試用期的正式員工都可以帶實(shí)習(xí)生，以削減老員工的壓力。同時(shí)，為提高新入職員工的工作效率，共享服務(wù)中心還可以提供業(yè)績(jī)嘉獎(jiǎng)，或?qū)Ρ憩F(xiàn)優(yōu)秀者優(yōu)先提供培訓(xùn)學(xué)習(xí)和獨(dú)立帶實(shí)習(xí)生的機(jī)會(huì)，讓其能夠感受到自己的業(yè)績(jī)可以被有效評(píng)估，能力被公司認(rèn)可。最終，由于老員工本身工作壓力較大，在年報(bào)審計(jì)期間，應(yīng)提高包括加班嘉獎(jiǎng)、忙季績(jī)效等在內(nèi)的激勵(lì)，制定更加合理的晉升機(jī)制，給有能力的老員工更多的機(jī)會(huì)帶著團(tuán)隊(duì)，以表達(dá)其價(jià)值和公司對(duì)其的認(rèn)可度。二優(yōu)化函證系統(tǒng)，提高函證處

11、理的敏捷性，幸免重復(fù)催函首先，在非年報(bào)審計(jì)期間，函證系統(tǒng)支持部門就應(yīng)做好預(yù)備工作，提前支配好系統(tǒng)維護(hù)人員，并在此基礎(chǔ)上不斷改良和優(yōu)化，同時(shí)引進(jìn)更快捷并適合共享服務(wù)中心函證系統(tǒng)的大容量軟件。此外，增添年報(bào)審計(jì)期間的系統(tǒng)維護(hù)力度，以加快函證系統(tǒng)內(nèi)部處理的速度，削減不必要的等待時(shí)間。其次，如前所述，當(dāng)共享中心的審計(jì)人員提出例外事項(xiàng)時(shí)，可能由于前方審計(jì)人員未準(zhǔn)時(shí)進(jìn)入函證系統(tǒng)以致函證被擱置。為此，建議常識(shí)性函證問題可由共享中心審計(jì)人員自行根據(jù)公司統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)處理，不再通過例外事項(xiàng)由前方項(xiàng)目組解決，而是通過共享中心審計(jì)項(xiàng)目組的復(fù)核操縱即可。這樣不僅可以加快函證處理速度，也可以幸免前方項(xiàng)目組人員花時(shí)間處理低含金

12、量工作的問題。同時(shí)，共享中心要加快函證系統(tǒng)開發(fā)，充分運(yùn)用移動(dòng)互聯(lián)工具提升函證效率。例如，開發(fā)并投入運(yùn)行函證APP，通過APP關(guān)心共享中心審計(jì)組成員隨時(shí)查看自己管轄范圍函證的狀態(tài)，有問題準(zhǔn)時(shí)提示業(yè)務(wù)處理人員，這樣不僅可以節(jié)約共享中心人員等待時(shí)間，也可以加大其對(duì)函證的操縱力度。最終，針對(duì)同一集團(tuán)公司函證可能由一個(gè)審計(jì)小組好幾個(gè)審計(jì)人員同時(shí)負(fù)責(zé)的狀況，應(yīng)在加強(qiáng)組內(nèi)人員互相溝通的同時(shí)，優(yōu)化函證系統(tǒng)，以進(jìn)行智能化自動(dòng)選擇，由系統(tǒng)自動(dòng)統(tǒng)一篩選名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、地址等相同的同一集團(tuán)旗下不同分公司的函證，然后根據(jù)輪番催函的模式由負(fù)責(zé)人員打電話催函，多份函證只需要在一次電話里溝通即可。三調(diào)整清單固定模板，提倡電腦操作代替?zhèn)鹘y(tǒng)手工處理首先，共享中心在完善軟件的同時(shí)，應(yīng)主動(dòng)開展培訓(xùn)，引導(dǎo)共享中心審計(jì)人員電腦處理報(bào)表勾稽業(yè)務(wù)，并不斷嫻熟操作，以提升財(cái)務(wù)報(bào)表勾稽關(guān)系檢查的整體效率。其次，對(duì)于披露清單的問題，共享中心可以基于對(duì)以往審計(jì)客戶類型的統(tǒng)計(jì)分析，設(shè)計(jì)生成幾大類不同行業(yè)審計(jì)客戶披露清單模板，以幸免模板冗長(zhǎng)冗雜和不匹配的問題。四、結(jié)語財(cái)務(wù)共享服務(wù)的模式對(duì)于各行各業(yè)來說都是一種極其重要的財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型優(yōu)化的模式。對(duì)于會(huì)計(jì)師事務(wù)所年報(bào)審計(jì)來說尤其帶來極大的便利，事務(wù)所在