文書與檔案管理基礎(chǔ)(三版)四單元1

1、任務(wù)一任務(wù)一 辦公文書檔案管理辦公文書檔案管理 任務(wù)二任務(wù)二 企業(yè)檔案工作企業(yè)檔案工作任務(wù)三任務(wù)三 科技檔案管理科技檔案管理任務(wù)四任務(wù)四 會計檔案管理會計檔案管理 任務(wù)一任務(wù)一 辦公文書檔案管辦公文書檔案管理理 1、文書檔案管理程序（1）收集（2）整理（3）保管（4）統(tǒng)計（1 1）檔案收集）檔案收集 檔案的收集工作，是指在檔案人員的監(jiān)督、指導(dǎo)下，按照法律、檔案的收集工作，是指在檔案人員的監(jiān)督、指導(dǎo)下，按照法律、法規(guī)的規(guī)定將在工作活動過程中形成的、分散保存在各部門和個人手法規(guī)的規(guī)定將在工作活動過程中形成的、分散保存在各部門和個人手中具有保存價值的各種門類和載體的歷史記錄進行收集工作。中具有保存價

2、值的各種門類和載體的歷史記錄進行收集工作。檔案收集工作是一個單位檔案室工作的起點和基礎(chǔ)，是檔案室積檔案收集工作是一個單位檔案室工作的起點和基礎(chǔ)，是檔案室積累和豐富本單位信息資源的主要手段，因而是一項極其重要的檔案業(yè)累和豐富本單位信息資源的主要手段，因而是一項極其重要的檔案業(yè)務(wù)工作。務(wù)工作。 （一）檔案收集工作的意義（一）檔案收集工作的意義 1 1是檔案業(yè)務(wù)工作的起點是檔案業(yè)務(wù)工作的起點 2 2是實現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理的根本途徑是實現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理的根本途徑 3 3是積累歷史文化財富的重要渠道是積累歷史文化財富的重要渠道 2 2、操作流程、操作流程 （1 1）檔案收集）檔案收集 （二）檔案收集工

3、作的要求（二）檔案收集工作的要求根據(jù)根據(jù)機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定要求，要求，結(jié)合本單位職能部門和各部門工作實際，編制文件材料歸檔范圍和文結(jié)合本單位職能部門和各部門工作實際，編制文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，并報經(jīng)同級檔案管理部門審查同意后執(zhí)行。書檔案保管期限表，并報經(jīng)同級檔案管理部門審查同意后執(zhí)行。1 1確保檔案的齊全與完整確保檔案的齊全與完整2 2符合檔案業(yè)務(wù)規(guī)范和標準符合檔案業(yè)務(wù)規(guī)范和標準3 3注意收集和掌握重大活動信息注意收集和掌握重大活動信息2 2、操作流程、操作流程 （2 2）檔案整理）檔案整理 檔案整理即根據(jù)收

4、集來的文件之間內(nèi)在聯(lián)系，以方便保管和利用檔案整理即根據(jù)收集來的文件之間內(nèi)在聯(lián)系，以方便保管和利用為目的對文件進行價值鑒定、分類、組合、排列、編目、裝訂裝盒、為目的對文件進行價值鑒定、分類、組合、排列、編目、裝訂裝盒、入庫上架等一系列條理化的工作。入庫上架等一系列條理化的工作。2 2、操作流程、操作流程 （3 3）檔案保管）檔案保管 1 1、概念：檔案保管工作是采用專門的技術(shù)手段和科學(xué)的管理措施，、概念：檔案保管工作是采用專門的技術(shù)手段和科學(xué)的管理措施，維護檔案的完整與安全，最大限度地延長檔案壽命的一項專業(yè)性工作。維護檔案的完整與安全，最大限度地延長檔案壽命的一項專業(yè)性工作。2 2、內(nèi)容：、內(nèi)容

5、：檔案裝具的管理檔案裝具的管理 檔案的庫房管理檔案的庫房管理 檔案的流動管理檔案的流動管理 檔案輔助設(shè)施的管理檔案輔助設(shè)施的管理3 3、基本原則：、基本原則：預(yù)防為主，防治結(jié)合；預(yù)防為主，防治結(jié)合； 加強重點，照顧一般；加強重點，照顧一般； 立足長遠，保證當(dāng)前。立足長遠，保證當(dāng)前。2 2、操作流程、操作流程 （4 4）檔案統(tǒng)計）檔案統(tǒng)計 1 1、概念：、概念：檔案統(tǒng)計就是以表冊、數(shù)字的形式，反映和揭示檔案與檔案工作檔案統(tǒng)計就是以表冊、數(shù)字的形式，反映和揭示檔案與檔案工作情況的一種管理方法。情況的一種管理方法。2 2、內(nèi)容：、內(nèi)容：包括對檔案室檔案及其管理現(xiàn)狀的登記和上報各級檔案行政管理包括對檔

6、案室檔案及其管理現(xiàn)狀的登記和上報各級檔案行政管理部門的檔案統(tǒng)計年報工作。部門的檔案統(tǒng)計年報工作。2 2、操作流程、操作流程 （5 5）檔案利用）檔案利用 1 1、概念：、概念：檔案利用工作，也叫檔案利用工作，也叫“檔案利用服務(wù)檔案利用服務(wù)”，是檔案部門通過一定的，是檔案部門通過一定的方式與方法提供檔案，為利用者服務(wù)的一項業(yè)務(wù)工作。方式與方法提供檔案，為利用者服務(wù)的一項業(yè)務(wù)工作。2 2、檔案提供利用的方式：、檔案提供利用的方式：開設(shè)閱覽室開設(shè)閱覽室 檔案外借檔案外借函查和電話查詢函查和電話查詢 出具檔案證明出具檔案證明提供咨詢服務(wù)提供咨詢服務(wù) 網(wǎng)上查詢網(wǎng)上查詢舉辦陳列展覽舉辦陳列展覽2 2、操作

7、流程、操作流程 （一）（一） 檔案收集工作檔案收集工作 1 1、檔案收集工作：、檔案收集工作：按照檔案管理相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)范和標準收集。按照檔案管理相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)范和標準收集。收集的重點是反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌的檔案。收集的重點是反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌的檔案。各種門類和載體的、具有查考價值的原始記錄全部收集歸檔。各種門類和載體的、具有查考價值的原始記錄全部收集歸檔。收集之前，應(yīng)確定機關(guān)應(yīng)保存檔案的質(zhì)量、范圍、種類、內(nèi)容、數(shù)量、收集之前，應(yīng)確定機關(guān)應(yīng)保存檔案的質(zhì)量、范圍、種類、內(nèi)容、數(shù)量、整理情況等，做到心中有數(shù)。同時應(yīng)注意指導(dǎo)收集重大活動檔案。整理情況等，做到心中有數(shù)。同時應(yīng)

8、注意指導(dǎo)收集重大活動檔案。在檔案種類方面，既要收集反映行政單位活動的普通檔案，還要注意收在檔案種類方面，既要收集反映行政單位活動的普通檔案，還要注意收集科技檔案、基建檔案等專門檔案。集科技檔案、基建檔案等專門檔案。在文件載體方面，既應(yīng)包括紙質(zhì)文件，也應(yīng)包括各種特殊載體的材料。在文件載體方面，既應(yīng)包括紙質(zhì)文件，也應(yīng)包括各種特殊載體的材料。要注意收集原稿原件。要注意收集原稿原件。注意零散文件的收集。注意零散文件的收集。注意對撤銷機構(gòu)檔案的接收。注意對撤銷機構(gòu)檔案的接收。二、檔案收集工作及其內(nèi)容二、檔案收集工作及其內(nèi)容 （一）（一） 檔案收集工作檔案收集工作 2 2、歸檔文件材料的范圍、歸檔文件材料

9、的范圍凡是本單位工作活動中形成的、反映主要職能活動和歷史真實面貌的文件凡是本單位工作活動中形成的、反映主要職能活動和歷史真實面貌的文件材料，均屬于檔案室的收集范圍。此外，還應(yīng)收集與本單位的檔案有關(guān)的資材料，均屬于檔案室的收集范圍。此外，還應(yīng)收集與本單位的檔案有關(guān)的資料和證據(jù)。料和證據(jù)。二、檔案收集工作及其內(nèi)容二、檔案收集工作及其內(nèi)容 （一）（一） 檔案收集工作檔案收集工作 歸檔文件材料的范圍歸檔文件材料的范圍凡是反映本單位工作活動、具有查考利用價值的文件材料，均屬歸檔范圍。凡是反映本單位工作活動、具有查考利用價值的文件材料，均屬歸檔范圍。反映本機關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關(guān)工作、國

10、家建設(shè)反映本機關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價值的文件材料；和歷史研究具有利用價值的文件材料；機關(guān)工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價機關(guān)工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價值的文件材料；值的文件材料；本機關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級機關(guān)、同級機關(guān)的文件材料；下級機關(guān)報送本機關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級機關(guān)、同級機關(guān)的文件材料；下級機關(guān)報送的重要文件材料；的重要文件材料；其他對本機關(guān)工作具有查考價值的文件材料。其他對本機關(guān)工作具有查考價值的文件材料。二、檔案收集工作及其內(nèi)容二、檔案收集工作及其內(nèi)容 （一）（一） 檔案收集工作

11、檔案收集工作 不歸檔文件材料的范圍不歸檔文件材料的范圍上級機關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需本機關(guān)辦理的文件材料，任免、獎上級機關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需本機關(guān)辦理的文件材料，任免、獎懲非本機關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；懲非本機關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；本機關(guān)文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件，本機關(guān)文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價值的信封，不需辦理一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機關(guān)

12、負責(zé)的一般性人民來信、電話記錄，機關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機關(guān)負責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機關(guān)無關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材人兼任外單位職務(wù)形成的與本機關(guān)無關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料；料；同級機關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文同級機關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；件材料；下級機關(guān)的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的下級機關(guān)的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。文件材料。二、檔案收集工作及其內(nèi)容二、檔案收集工作及其內(nèi)容 （一）（一） 檔案收集工作檔案收集工作 3 3、單位之間

13、分工歸檔的范圍、單位之間分工歸檔的范圍上級業(yè)務(wù)主管單位發(fā)來的文件，由隸屬下級歸檔，黨委、政府辦公室和上級業(yè)務(wù)主管單位發(fā)來的文件，由隸屬下級歸檔，黨委、政府辦公室和非隸屬單位一般不歸檔。但對一些需要執(zhí)行的政策性、法規(guī)性文件應(yīng)歸檔。非隸屬單位一般不歸檔。但對一些需要執(zhí)行的政策性、法規(guī)性文件應(yīng)歸檔。上級業(yè)務(wù)主管單位召開的專業(yè)會議文件，由各隸屬下級歸檔，黨委、政上級業(yè)務(wù)主管單位召開的專業(yè)會議文件，由各隸屬下級歸檔，黨委、政府辦公室一般不歸檔。府辦公室一般不歸檔。聯(lián)合簽發(fā)的文件，由主辦單位歸檔，會簽、聯(lián)辦單位歸檔與否視自身需聯(lián)合簽發(fā)的文件，由主辦單位歸檔，會簽、聯(lián)辦單位歸檔與否視自身需要來確定。要來確定

14、。聯(lián)合召開的會議文件，由主辦單位歸檔。聯(lián)辦單位歸檔與否視情況而定聯(lián)合召開的會議文件，由主辦單位歸檔。聯(lián)辦單位歸檔與否視情況而定聯(lián)合派出調(diào)查組、檢查組或聯(lián)合舉辦的重大活動形成的文件材料，由主聯(lián)合派出調(diào)查組、檢查組或聯(lián)合舉辦的重大活動形成的文件材料，由主辦單位歸檔，聯(lián)辦單位歸檔與否視情況而定。辦單位歸檔，聯(lián)辦單位歸檔與否視情況而定。本單位領(lǐng)導(dǎo)兼任外單位職務(wù)而形成的文件材料，由兼職單位負責(zé)歸檔。本單位領(lǐng)導(dǎo)兼任外單位職務(wù)而形成的文件材料，由兼職單位負責(zé)歸檔。臨時機構(gòu)形成的文件，由臨時機構(gòu)負責(zé)歸檔，工作結(jié)束后將檔案收集移臨時機構(gòu)形成的文件，由臨時機構(gòu)負責(zé)歸檔，工作結(jié)束后將檔案收集移交主管部門或同級檔案室

15、。交主管部門或同級檔案室。二、檔案收集工作及其內(nèi)容二、檔案收集工作及其內(nèi)容 （一）（一） 檔案收集工作檔案收集工作 4 4、歸檔規(guī)程、歸檔規(guī)程清點核對。清點核對。填寫檔案交接文據(jù)。填寫檔案交接文據(jù)。完成實體移交（接收）完成實體移交（接收）二、檔案收集工作及其內(nèi)容二、檔案收集工作及其內(nèi)容 （一）（一） 檔案收集工作檔案收集工作 4 4、歸檔規(guī)程、歸檔規(guī)程清點核對。清點核對。檔案員對移交（接收）的檔案及有關(guān)材料逐件進行清點，對照有關(guān)移交文檔案員對移交（接收）的檔案及有關(guān)材料逐件進行清點，對照有關(guān)移交文件進行核對，雙方共同確認無誤。件進行核對，雙方共同確認無誤。二、檔案收集工作及其內(nèi)容二、檔案收集工

16、作及其內(nèi)容 （一）（一） 檔案收集工作檔案收集工作 4 4、歸檔規(guī)程、歸檔規(guī)程填寫檔案交接文據(jù)。填寫檔案交接文據(jù)。 單位（部門）名稱欄單位（部門）名稱欄領(lǐng)導(dǎo)人欄領(lǐng)導(dǎo)人欄經(jīng)辦人欄經(jīng)辦人欄交接性質(zhì)欄交接性質(zhì)欄檔案所屬年度欄檔案所屬年度欄檔案類別欄檔案類別欄檔案的數(shù)量檔案的數(shù)量檢索及參考工具種類欄檢索及參考工具種類欄移出說明欄移出說明欄接收意見欄接收意見欄二、檔案收集工作及其內(nèi)容二、檔案收集工作及其內(nèi)容 1992.12國家技術(shù)監(jiān)督局發(fā)布國家技術(shù)監(jiān)督局發(fā)布檔案交接文據(jù)檔案交接文據(jù)格式格式（GB/T139681992）（一）（一） 檔案收集工作檔案收集工作 4 4、歸檔規(guī)程、歸檔規(guī)程填寫檔案交接文據(jù)。填

17、寫檔案交接文據(jù)。 單位名稱欄應(yīng)：填寫全稱或規(guī)范化通用簡稱單位名稱欄應(yīng)：填寫全稱或規(guī)范化通用簡稱領(lǐng)導(dǎo)人欄：由部門現(xiàn)任負責(zé)人簽名。領(lǐng)導(dǎo)人欄：由部門現(xiàn)任負責(zé)人簽名。 經(jīng)辦人欄：應(yīng)由對檔案交接負有直接責(zé)任的人員簽名。經(jīng)辦人欄：應(yīng)由對檔案交接負有直接責(zé)任的人員簽名。交接性質(zhì)欄：交接性質(zhì)欄由交接雙方共同填寫。交接性質(zhì)欄：交接性質(zhì)欄由交接雙方共同填寫。交接性質(zhì)分為移交、寄存、征購或收購、捐贈四種。交接性質(zhì)分為移交、寄存、征購或收購、捐贈四種。二、檔案收集工作及其內(nèi)容二、檔案收集工作及其內(nèi)容 （一）（一） 檔案收集工作檔案收集工作 4 4、歸檔規(guī)程、歸檔規(guī)程填寫檔案交接文據(jù)。填寫檔案交接文據(jù)。 交接性質(zhì)欄交接

18、性質(zhì)欄a.a.移交：機關(guān)、團體、企事業(yè)單位和其它組織與檔案館之間、檔案館與檔移交：機關(guān)、團體、企事業(yè)單位和其它組織與檔案館之間、檔案館與檔案館之間及本單位內(nèi)部的檔案交接屬移交。案館之間及本單位內(nèi)部的檔案交接屬移交。b.b.寄存：集體所有和個人所有的檔案交檔案館寄存：集體所有和個人所有的檔案交檔案館( (室室) )保管，保管期間其所有保管，保管期間其所有權(quán)仍歸移交者屬寄存。權(quán)仍歸移交者屬寄存。c.c.征購或收購：國家依法收買屬集體所有的和個人所有的檔案，交接后其征購或收購：國家依法收買屬集體所有的和個人所有的檔案，交接后其檔案為國家所有。檔案為國家所有。d.d.捐贈：無償向國家獻出集體所有的或個

19、人所有的檔案，交接后其檔案為捐贈：無償向國家獻出集體所有的或個人所有的檔案，交接后其檔案為國家所有。國家所有。二、檔案收集工作及其內(nèi)容二、檔案收集工作及其內(nèi)容 （一）（一） 檔案收集工作檔案收集工作 4 4、歸檔規(guī)程、歸檔規(guī)程填寫檔案交接文據(jù)。填寫檔案交接文據(jù)。 檔案所屬年度欄：由檔案移出單位填寫。檔案所屬年度欄：由檔案移出單位填寫。應(yīng)據(jù)實填入所交各類檔案形成的最早和最晚時間。應(yīng)據(jù)實填入所交各類檔案形成的最早和最晚時間。檔案類別欄：按檔案的不同門類、不同載體及檔案與資料區(qū)分類別。檔案類別欄：按檔案的不同門類、不同載體及檔案與資料區(qū)分類別。檔案的數(shù)量：以卷或伯為計量單位，聲像檔案可用張、盤為計量

20、單位。檔案的數(shù)量：以卷或伯為計量單位，聲像檔案可用張、盤為計量單位。檢索及參考工具種類欄：填入按規(guī)定隨檔案一同移交的有關(guān)材料。檢索及參考工具種類欄：填入按規(guī)定隨檔案一同移交的有關(guān)材料。一般應(yīng)隨檔案移交案卷目錄、資料目錄、全宗指南和著錄卡片等材料。一般應(yīng)隨檔案移交案卷目錄、資料目錄、全宗指南和著錄卡片等材料。二、檔案收集工作及其內(nèi)容二、檔案收集工作及其內(nèi)容 （一）（一） 檔案收集工作檔案收集工作 4 4、歸檔規(guī)程、歸檔規(guī)程填寫檔案交接文據(jù)。填寫檔案交接文據(jù)。 移出說明欄：填入有關(guān)檔案交接或需要說明的事項。移出說明欄：填入有關(guān)檔案交接或需要說明的事項。 a.a.檔案有無損壞、蟲蛀鼠咬、紙張變質(zhì)、字

21、跡模糊等情況。檔案有無損壞、蟲蛀鼠咬、紙張變質(zhì)、字跡模糊等情況。 b.b.檔案內(nèi)容中有無涉及國家機密，在檔案被利用時需限制使用或禁止檔案內(nèi)容中有無涉及國家機密，在檔案被利用時需限制使用或禁止使用的范圍、內(nèi)容。使用的范圍、內(nèi)容。 c.c.有無在檔案交接中產(chǎn)生的其它文件。有無在檔案交接中產(chǎn)生的其它文件。 d.d.其它需要說明的事項。其它需要說明的事項。二、檔案收集工作及其內(nèi)容二、檔案收集工作及其內(nèi)容 （一）（一） 檔案收集工作檔案收集工作 4 4、歸檔規(guī)程、歸檔規(guī)程填寫檔案交接文據(jù)。填寫檔案交接文據(jù)。 接收意見欄接收意見欄應(yīng)由收進單位填寫。接收意見欄接收意見欄應(yīng)由收進單位填寫。 a.a.交接過程中

22、有無需要記錄的事項。交接過程中有無需要記錄的事項。 b.b.由移出方填寫的各欄是否屬實。由移出方填寫的各欄是否屬實。 c.c.依據(jù)依據(jù)檔案法檔案法及檔案行政管理機關(guān)的有關(guān)規(guī)定，對所接檔案做出及檔案行政管理機關(guān)的有關(guān)規(guī)定，對所接檔案做出評價。評價。以上各欄應(yīng)由交、接雙方分別填寫。屬個人所有檔案的，擁有者應(yīng)在移出以上各欄應(yīng)由交、接雙方分別填寫。屬個人所有檔案的，擁有者應(yīng)在移出單位欄內(nèi)簽名。移出和收進日期應(yīng)當(dāng)相同。有些欄目由移出單位填寫，接收單位欄內(nèi)簽名。移出和收進日期應(yīng)當(dāng)相同。有些欄目由移出單位填寫，接收單位核實。單位核實。二、檔案收集工作及其內(nèi)容二、檔案收集工作及其內(nèi)容 （一）（一） 檔案收集工

23、作檔案收集工作 4 4、歸檔規(guī)程、歸檔規(guī)程完成實體移交（接收）完成實體移交（接收）檔案交接文據(jù)填寫完畢后，及時進行檔案及有關(guān)材料褓的交接。檔案交接文據(jù)填寫完畢后，及時進行檔案及有關(guān)材料褓的交接。雙方再次核對無誤并在檔案交接文據(jù)相關(guān)欄內(nèi)簽字，應(yīng)加蓋雙方單位印章雙方再次核對無誤并在檔案交接文據(jù)相關(guān)欄內(nèi)簽字，應(yīng)加蓋雙方單位印章后，即可進行檔案實體交接。后，即可進行檔案實體交接。檔案交接文據(jù)應(yīng)一式二份分別由移交單位和接收單位保存?zhèn)洳椤n案交接文據(jù)應(yīng)一式二份分別由移交單位和接收單位保存?zhèn)洳椤６?、檔案收集工作及其內(nèi)容二、檔案收集工作及其內(nèi)容 各單位綜合部門或業(yè)務(wù)部門把辦理完畢的具有參考利用價值的文件進行系

24、各單位綜合部門或業(yè)務(wù)部門把辦理完畢的具有參考利用價值的文件進行系統(tǒng)統(tǒng)整理編目整理編目后，才算后，才算完成了文件處理工作完成了文件處理工作。經(jīng)過系統(tǒng)整理的歸檔文件移交到檔案室后，文件便由發(fā)揮現(xiàn)行效用轉(zhuǎn)入備經(jīng)過系統(tǒng)整理的歸檔文件移交到檔案室后，文件便由發(fā)揮現(xiàn)行效用轉(zhuǎn)入備查參考，從查參考，從現(xiàn)行文件運轉(zhuǎn)現(xiàn)行文件運轉(zhuǎn)階段轉(zhuǎn)入階段轉(zhuǎn)入檔案管理檔案管理階段。階段。三、文書檔案整理方法三、文書檔案整理方法 （一）（一） 檔案整理的方法檔案整理的方法 1 1、業(yè)務(wù)部門的兼職人員在立卷工作中對文件進行整理歸檔。、業(yè)務(wù)部門的兼職人員在立卷工作中對文件進行整理歸檔。2 2、規(guī)模比較小的單位檔案室對檔案進行整理。、規(guī)

25、模比較小的單位檔案室對檔案進行整理。三、文書檔案整理方法三、文書檔案整理方法 （二）（二） 歸檔文件整理的方法歸檔文件整理的方法 1 1、改革后的文件級整理方法、改革后的文件級整理方法以以“件件”為單位整理。為單位整理。2 2、 傳統(tǒng)的案卷級整理方法傳統(tǒng)的案卷級整理方法以以“卷卷”為單位整理。為單位整理。三、文書檔案整理方法三、文書檔案整理方法 （二）（二） 歸檔文件整理的方法歸檔文件整理的方法 1 1、改革后的文件級整理方法、改革后的文件級整理方法以以“件件”為單位整理。為單位整理。對對“件件”的確定的確定修整修整裝訂裝訂分類排列分類排列編制歸檔號編制歸檔號編制文件目錄編制文件目錄裝盒裝盒入

26、庫排架入庫排架三、文書檔案整理方法三、文書檔案整理方法 （二）（二） 歸檔文件整理的方法歸檔文件整理的方法 1 1、改革后的文件級整理方法、改革后的文件級整理方法以以“件件”為單位整理。為單位整理。對對“件件”的確定的確定一般以一份文件為一件。一般以一份文件為一件。文件正本與定稿為一件文件正本與定稿為一件 正文與附件為一件正文與附件為一件原件與復(fù)印件為一件原件與復(fù)印件為一件 轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件報表、名冊、圖表、介紹信存根、會議記錄本等一本為一件報表、名冊、圖表、介紹信存根、會議記錄本等一本為一件成套的會議材料拆分，以單份材料為一件成套的會議材料拆分，以單份材料為一件重

27、要文件正本與歷次修改稿各為一件重要文件正本與歷次修改稿各為一件計算機形成無定稿的文件，發(fā)文稿紙與正本為一件計算機形成無定稿的文件，發(fā)文稿紙與正本為一件來文與復(fù)文（請示與批復(fù)、報告與批示、函與復(fù)函）來文與復(fù)文（請示與批復(fù)、報告與批示、函與復(fù)函）可可為一件為一件三、文書檔案整理方法三、文書檔案整理方法 （二）（二） 歸檔文件整理的方法歸檔文件整理的方法 1 1、改革后的文件級整理方法、改革后的文件級整理方法以以“件件”為單位整理。為單位整理。修整修整去除易生銹的金屬物，對大紙進行折疊以方便存放。去除易生銹的金屬物，對大紙進行折疊以方便存放。裝訂裝訂方法：方法：A A左上角裝訂一只不銹鋼釘左上角裝訂

28、一只不銹鋼釘 B B在文件左側(cè)裝訂在文件左側(cè)裝訂2 2只不銹鋼釘只不銹鋼釘 C C較厚文件采用較厚文件采用“三孔一線三孔一線”的裝訂方式的裝訂方式排列方式：正本在前定稿在后；排列方式：正本在前定稿在后； 正文在前附件在后；正文在前附件在后； 原件在前復(fù)制件在后；原件在前復(fù)制件在后； 轉(zhuǎn)發(fā)文在前被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前被轉(zhuǎn)發(fā)文在后； 無定稿的正本在前發(fā)文稿在后；無定稿的正本在前發(fā)文稿在后； 文件處理單在前，正文在后文件處理單在前，正文在后三、文書檔案整理方法三、文書檔案整理方法 （二）（二） 歸檔文件整理的方法歸檔文件整理的方法 1 1、改革后的文件級整理方法、改革后的文件級整理方法以以“件件”

29、為單位整理。為單位整理。分類排列分類排列A A區(qū)分文件保管期限（永久、區(qū)分文件保管期限（永久、3030年、年、1010年）年）B B在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按照在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按照“年度年度機構(gòu)（問題）機構(gòu)（問題）保管期限保管期限”、 “ “保管保管”進行分類排列。進行分類排列。 規(guī)模較小，歸檔文件數(shù)量不多的單位，也可采用規(guī)模較小，歸檔文件數(shù)量不多的單位，也可采用“年度年度保管期限保管期限”或或“保保 管期限管期限年度年度”中的一種方法分類。中的一種方法分類。C C相同事由中文件按文件形成先后順序排列，不同事由按辦結(jié)時間先后順序相同事由中文件按文件形成先后順序排列，不同事由按辦

30、結(jié)時間先后順序排列。排列。三、文書檔案整理方法三、文書檔案整理方法 （二）（二） 歸檔文件整理的方法歸檔文件整理的方法 1 1、改革后的文件級整理方法、改革后的文件級整理方法以以“件件”為單位整理。為單位整理。編制歸檔號編制歸檔號文件分類、排列成序后，應(yīng)在文件正上方空白處加蓋紅色歸檔章，并逐件文件分類、排列成序后，應(yīng)在文件正上方空白處加蓋紅色歸檔章，并逐件編制歸檔號。編制歸檔號。編制文件目錄編制文件目錄先對有圖文的紙張編寫頁號，再將每份文件的形式特征及編號進行登記，先對有圖文的紙張編寫頁號，再將每份文件的形式特征及編號進行登記，建立檔案的文件級目錄。建立檔案的文件級目錄。三、文書檔案整理方法三

31、、文書檔案整理方法 （二）（二） 歸檔文件整理的方法歸檔文件整理的方法 1 1、改革后的文件級整理方法、改革后的文件級整理方法以以“件件”為單位整理。為單位整理。裝盒裝盒區(qū)分不同保管年度，將歸檔文件按照檔案室室編件號的順序，依次裝入檔區(qū)分不同保管年度，將歸檔文件按照檔案室室編件號的順序，依次裝入檔案盒，再填寫檔案盒封面、盒脊和備考表。案盒，再填寫檔案盒封面、盒脊和備考表。入庫排架入庫排架整理完畢的檔案，按照本單位分類方案排列上架。整理完畢的檔案，按照本單位分類方案排列上架。三、文書檔案整理方法三、文書檔案整理方法 （二）（二） 歸檔文件整理的方法歸檔文件整理的方法 2 2、 傳統(tǒng)的案卷級整理方

32、法傳統(tǒng)的案卷級整理方法以以“卷卷”為單位整理。為單位整理。三、文書檔案整理方法三、文書檔案整理方法 整理的步驟：整理的步驟：1 1案卷歸類案卷歸類2 2案卷排列案卷排列3 3按照案卷的排列次序，逐卷分配案卷號按照案卷的排列次序，逐卷分配案卷號4 4編制編制案卷目錄案卷目錄5 5貼標簽，并填寫標簽及案卷封面的其他項目貼標簽，并填寫標簽及案卷封面的其他項目 （二）（二） 歸檔文件整理的方法歸檔文件整理的方法 2 2、 傳統(tǒng)的案卷級整理方法傳統(tǒng)的案卷級整理方法以以“卷卷”為單位整理。為單位整理。三、文書檔案整理方法三、文書檔案整理方法 1 1案卷歸類案卷歸類一是將不同載體的檔案歸類一是將不同載體的檔

33、案歸類二是將所有當(dāng)年歸檔的案卷按照不同保管期限劃二是將所有當(dāng)年歸檔的案卷按照不同保管期限劃分為永久、定期（分為永久、定期（3030年、年、1010年）分別歸類年）分別歸類三是按照立卷分類標準，將具有相同保管期限的三是按照立卷分類標準，將具有相同保管期限的案卷，按照機構(gòu)或問題進行下一層次的分類，把相案卷，按照機構(gòu)或問題進行下一層次的分類，把相同機構(gòu)（或相近問題）的案卷集中在一起。同機構(gòu)（或相近問題）的案卷集中在一起。（二）（二） 歸檔文件整理的方法歸檔文件整理的方法 2 2、 傳統(tǒng)的案卷級整理方法傳統(tǒng)的案卷級整理方法以以“卷卷”為單位整理。為單位整理。三、文書檔案整理方法三、文書檔案整理方法 2

34、 2案卷排列案卷排列將經(jīng)過歸類集中的案卷，按照一定的順序排列起來。將經(jīng)過歸類集中的案卷，按照一定的順序排列起來。按單位機構(gòu)歸類的，遵循從綜合部門到專門部門，從主要部按單位機構(gòu)歸類的，遵循從綜合部門到專門部門，從主要部門到次要部門、從行政管理部門到業(yè)務(wù)部門的次序排列。門到次要部門、從行政管理部門到業(yè)務(wù)部門的次序排列。按問題進行歸類的，從重大問題到一般問題，從主要問題到按問題進行歸類的，從重大問題到一般問題，從主要問題到次要問題的次序排列。次要問題的次序排列。 （二）（二） 歸檔文件整理的方法歸檔文件整理的方法 2 2、 傳統(tǒng)的案卷級整理方法傳統(tǒng)的案卷級整理方法以以“卷卷”為單位整理。為單位整理。

35、三、文書檔案整理方法三、文書檔案整理方法 3 3按照案卷的排列次序，逐卷分配案卷號按照案卷的排列次序，逐卷分配案卷號根據(jù)案卷的排列順序，對不同保管期限的案卷分根據(jù)案卷的排列順序，對不同保管期限的案卷分別編寫案卷號。別編寫案卷號。通常采用一個年度編一個流水號。通常采用一個年度編一個流水號。（二）（二） 歸檔文件整理的方法歸檔文件整理的方法 2 2、 傳統(tǒng)的案卷級整理方法傳統(tǒng)的案卷級整理方法以以“卷卷”為單位整理。為單位整理。三、文書檔案整理方法三、文書檔案整理方法 4 4編制編制案卷目錄案卷目錄 （二）（二） 歸檔文件整理的方法歸檔文件整理的方法 2 2、 傳統(tǒng)的案卷級整理方法傳統(tǒng)的案卷級整理方

36、法以以“卷卷”為單位整理。為單位整理。三、文書檔案整理方法三、文書檔案整理方法 4 4編制編制案卷目錄案卷目錄編制方法：對不同載體的檔案分開編目；編制方法：對不同載體的檔案分開編目；對不同保管期限的檔案分別編目；對不同保管期限的檔案分別編目；一本案卷目錄內(nèi)，案卷數(shù)一般不超過一本案卷目錄內(nèi)，案卷數(shù)一般不超過10001000卷；卷；同一門類或載體、同一保管期限的案卷可混年度編入一本案卷同一門類或載體、同一保管期限的案卷可混年度編入一本案卷目錄內(nèi)；目錄內(nèi)；同一門類或載體、同一保管期限、同一年度的案卷應(yīng)按案卷同一門類或載體、同一保管期限、同一年度的案卷應(yīng)按案卷排列的順序編在一起。排列的順序編在一起。案

37、卷目錄末頁應(yīng)附案卷目錄備考表，寫明案卷數(shù)量、移交單位案卷目錄末頁應(yīng)附案卷目錄備考表，寫明案卷數(shù)量、移交單位和移交人、接收單位和接收人、接收日期等。和移交人、接收單位和接收人、接收日期等。（二）（二） 歸檔文件整理的方法歸檔文件整理的方法 2 2、 傳統(tǒng)的案卷級整理方法傳統(tǒng)的案卷級整理方法以以“卷卷”為單位整理。為單位整理。三、文書檔案整理方法三、文書檔案整理方法 5 5貼標簽，并填寫標簽及案卷封面的其他項目貼標簽，并填寫標簽及案卷封面的其他項目 在案卷目錄的卷脊上粘貼標簽，標簽項目包括在案卷目錄的卷脊上粘貼標簽，標簽項目包括全宗號、全宗名稱、目錄號等。單位檔案室一般全宗號、全宗名稱、目錄號等。

38、單位檔案室一般只填寫目錄號。只填寫目錄號。（二）（二） 歸檔文件整理的方法歸檔文件整理的方法 三、文書檔案整理方法三、文書檔案整理方法 整理標準：整理標準：（1 1）組卷文件齊全完整）組卷文件齊全完整（2 2）分類科學(xué)）分類科學(xué)（3 3）排列合理）排列合理（4 4）標題確切）標題確切檔案整理檔案整理 四、檔案保管工作、任務(wù)及方法四、檔案保管工作、任務(wù)及方法 1 1、檔案保管工作、檔案保管工作 檔案保管工作就是采用專門的技術(shù)手段和科檔案保管工作就是采用專門的技術(shù)手段和科學(xué)的管理措施，維護檔案的完整與安全，最大限學(xué)的管理措施，維護檔案的完整與安全，最大限度地延長檔案壽命的一項業(yè)務(wù)工作。度地延長檔案

39、壽命的一項業(yè)務(wù)工作。 任何檔案都包含兩個部分：一是原始信息；二任何檔案都包含兩個部分：一是原始信息；二是物質(zhì)載體。是物質(zhì)載體。檔案載體的物質(zhì)性決定了檔案壽命的有限性。檔案載體的物質(zhì)性決定了檔案壽命的有限性。四、檔案保管工作、任務(wù)及方法四、檔案保管工作、任務(wù)及方法 2 2、檔案保管任務(wù)、檔案保管任務(wù) （1 1）掌握檔案保管狀況。）掌握檔案保管狀況。 （2 2）分析檔案損壞的原因。）分析檔案損壞的原因。 （3 3）采取專門的技術(shù)手段和科學(xué)的管理措施，）采取專門的技術(shù)手段和科學(xué)的管理措施，加強防范工作。加強防范工作。 四、檔案保管工作、任務(wù)及方法四、檔案保管工作、任務(wù)及方法 3 3、檔案保管工作內(nèi)容

40、、檔案保管工作內(nèi)容 （1 1）檔案的庫房管理）檔案的庫房管理 檔案柜架的擺放檔案柜架的擺放一是通風(fēng)一是通風(fēng)二是檔案存取和方便搬運二是檔案存取和方便搬運三是防潮三是防潮四是便于查找四是便于查找四、檔案保管工作、任務(wù)及方法四、檔案保管工作、任務(wù)及方法 3 3、檔案保管工作內(nèi)容、檔案保管工作內(nèi)容 （1 1）檔案的庫房管理）檔案的庫房管理 庫房溫度濕度管理庫房溫度濕度管理庫房內(nèi)的溫、濕度是直接影響檔案壽命的環(huán)境因素。溫濕度控制庫房內(nèi)的溫、濕度是直接影響檔案壽命的環(huán)境因素。溫濕度控制不當(dāng)，會對檔案安全造成直接危害，影響檔案的永久保存。不當(dāng)，會對檔案安全造成直接危害，影響檔案的永久保存。調(diào)節(jié)庫房溫濕度方法

41、：密封、通風(fēng)、降溫和除濕。調(diào)節(jié)庫房溫濕度方法：密封、通風(fēng)、降溫和除濕。四、檔案保管工作、任務(wù)及方法四、檔案保管工作、任務(wù)及方法 3 3、檔案保管工作內(nèi)容、檔案保管工作內(nèi)容 （1 1）檔案的庫房管理）檔案的庫房管理 檔案庫房的檔案庫房的“八防八防”防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜四、檔案保管工作、任務(wù)及方法四、檔案保管工作、任務(wù)及方法 3 3、檔案保管工作內(nèi)容、檔案保管工作內(nèi)容 （1 1）檔案的庫房管理）檔案的庫房管理 檔案庫房的檔案庫房的“八防八防”防火措施防火措施: :一、配備效果良好、數(shù)量充足的消防器材，經(jīng)濟條件較好的單位一、配備

42、效果良好、數(shù)量充足的消防器材，經(jīng)濟條件較好的單位可安裝煙霧報警器和自動滅火裝置?？砂惭b煙霧報警器和自動滅火裝置。二、建立嚴格的防火制度和消防器材的使用管理制度，庫房內(nèi)嚴二、建立嚴格的防火制度和消防器材的使用管理制度，庫房內(nèi)嚴禁吸煙和使用明火，制定火災(zāi)預(yù)案，定期對庫房進行消防檢查，消禁吸煙和使用明火，制定火災(zāi)預(yù)案，定期對庫房進行消防檢查，消滅一切火災(zāi)隱患。滅一切火災(zāi)隱患。四、檔案保管工作、任務(wù)及方法四、檔案保管工作、任務(wù)及方法 3 3、檔案保管工作內(nèi)容、檔案保管工作內(nèi)容 （1 1）檔案的庫房管理）檔案的庫房管理 檔案庫房的檔案庫房的“八防八防”防溫防潮措施防溫防潮措施: :控制和調(diào)節(jié)檔案庫房的溫

43、濕度，主要應(yīng)從兩個方面入手：控制和調(diào)節(jié)檔案庫房的溫濕度，主要應(yīng)從兩個方面入手：一、減少庫房門窗、設(shè)置兩道門和過渡間、密閉窗戶等措施，防一、減少庫房門窗、設(shè)置兩道門和過渡間、密閉窗戶等措施，防止和控制庫外的高溫、高濕度影響庫內(nèi)。止和控制庫外的高溫、高濕度影響庫內(nèi)。二、配備溫濕度監(jiān)測和控制調(diào)節(jié)設(shè)備，加強溫濕度的監(jiān)測，及時二、配備溫濕度監(jiān)測和控制調(diào)節(jié)設(shè)備，加強溫濕度的監(jiān)測，及時降低庫內(nèi)的高溫、高濕。降低庫內(nèi)的高溫、高濕。四、檔案保管工作、任務(wù)及方法四、檔案保管工作、任務(wù)及方法 3 3、檔案保管工作內(nèi)容、檔案保管工作內(nèi)容 （1 1）檔案的庫房管理）檔案的庫房管理 檔案庫房的檔案庫房的“八防八防”防蟲措

44、施防蟲措施: :嚴格控制好檔案庫的溫濕度，保持清潔，在庫房及檔案柜架內(nèi)放嚴格控制好檔案庫的溫濕度，保持清潔，在庫房及檔案柜架內(nèi)放置適量的防蟲劑，使害蟲無藏身之地。置適量的防蟲劑，使害蟲無藏身之地。對即將入庫但有蟲蛀的檔案要先消毒，否則不得入庫。對已經(jīng)入對即將入庫但有蟲蛀的檔案要先消毒，否則不得入庫。對已經(jīng)入庫的檔案要經(jīng)常檢查，一旦發(fā)現(xiàn)蟲害應(yīng)及時治理。庫的檔案要經(jīng)常檢查，一旦發(fā)現(xiàn)蟲害應(yīng)及時治理。四、檔案保管工作、任務(wù)及方法四、檔案保管工作、任務(wù)及方法 3 3、檔案保管工作內(nèi)容、檔案保管工作內(nèi)容 （1 1）檔案的庫房管理）檔案的庫房管理 檔案庫房的檔案庫房的“八防八防”防光措施防光措施: :庫房的

45、窗子要少，東西方向不宜設(shè)窗，適當(dāng)減少窗戶的面積；庫房的窗子要少，東西方向不宜設(shè)窗，適當(dāng)減少窗戶的面積；改進窗戶的結(jié)構(gòu)；減少檔案利用過程中的光的輻射強度與作用時改進窗戶的結(jié)構(gòu)；減少檔案利用過程中的光的輻射強度與作用時間，如減少復(fù)印次數(shù)，避免檔案原件損傷嚴重；使用柜、箱、袋等間，如減少復(fù)印次數(shù)，避免檔案原件損傷嚴重；使用柜、箱、袋等保存檔案，均能在一定程度上起避光作用。保存檔案，均能在一定程度上起避光作用。當(dāng)庫內(nèi)不需采光時，要關(guān)閉門窗。當(dāng)庫內(nèi)不需采光時，要關(guān)閉門窗。四、檔案保管工作、任務(wù)及方法四、檔案保管工作、任務(wù)及方法 3 3、檔案保管工作內(nèi)容、檔案保管工作內(nèi)容 （1 1）檔案的庫房管理）檔案的

46、庫房管理 檔案庫房的檔案庫房的“八防八防”防有害氣體與灰塵措施防有害氣體與灰塵措施: :正確選擇檔案庫房的地址；檔案庫房要密封；綠化植被對空氣有正確選擇檔案庫房的地址；檔案庫房要密封；綠化植被對空氣有凈化與過濾的積極作用。翻閱檔案時，應(yīng)戴上白色手套，避免人體凈化與過濾的積極作用。翻閱檔案時，應(yīng)戴上白色手套，避免人體與檔案材料的直接接觸沾上汗?jié)n。做好庫房的清潔衛(wèi)生工作，人員與檔案材料的直接接觸沾上汗?jié)n。做好庫房的清潔衛(wèi)生工作，人員進入庫房要換工作服和拖鞋。進入庫房要換工作服和拖鞋。四、檔案保管工作、任務(wù)及方法四、檔案保管工作、任務(wù)及方法 3 3、檔案保管工作內(nèi)容、檔案保管工作內(nèi)容 （1 1）檔案

47、的庫房管理）檔案的庫房管理 檔案的進出庫管理檔案的進出庫管理一、必須對進出庫的人員及其進出的方式、時間、要求等進行必一、必須對進出庫的人員及其進出的方式、時間、要求等進行必要的限制并作出規(guī)定。要的限制并作出規(guī)定。二、要加強檔案在搬動和提供利用等流動狀態(tài)中的防護。二、要加強檔案在搬動和提供利用等流動狀態(tài)中的防護。三、加強對庫房的定期檢查與清點，并作為庫房管理工作的一項三、加強對庫房的定期檢查與清點，并作為庫房管理工作的一項制度化措施。制度化措施。四、檔案保管工作、任務(wù)及方法四、檔案保管工作、任務(wù)及方法 3 3、檔案保管工作內(nèi)容、檔案保管工作內(nèi)容 （2 2）檔案裝具管理）檔案裝具管理檔案密集架檔案

48、密集架一、特點：結(jié)構(gòu)簡單、檔案存貯率高、一、特點：結(jié)構(gòu)簡單、檔案存貯率高、 經(jīng)濟實用經(jīng)濟實用 分類：封閉式移動密集架分類：封閉式移動密集架 開放式移動密集架開放式移動密集架四、檔案保管工作、任務(wù)及方法四、檔案保管工作、任務(wù)及方法 3 3、檔案保管工作內(nèi)容、檔案保管工作內(nèi)容 （2 2）檔案裝具管理）檔案裝具管理檔案箱檔案箱一種通常由一種通常由5 5個尺寸規(guī)格相同的箱子疊放而成的檔案用具。個尺寸規(guī)格相同的箱子疊放而成的檔案用具。優(yōu)點：便于運輸和轉(zhuǎn)移優(yōu)點：便于運輸和轉(zhuǎn)移缺點：結(jié)構(gòu)復(fù)雜，加工成本高，使用時需要逐個打開，容量小缺點：結(jié)構(gòu)復(fù)雜，加工成本高，使用時需要逐個打開，容量小四、檔案保管工作、任務(wù)及

49、方法四、檔案保管工作、任務(wù)及方法 3 3、檔案保管工作內(nèi)容、檔案保管工作內(nèi)容 （2 2）檔案裝具管理）檔案裝具管理檔案櫥檔案櫥一般為雙開門，中間多層隔板。一般為雙開門，中間多層隔板。優(yōu)點：使用較為方便，整齊美觀優(yōu)點：使用較為方便，整齊美觀缺點：不便遠距離移動，容量小，缺點：不便遠距離移動，容量小， 庫房空間浪費較大。庫房空間浪費較大。四、檔案保管工作、任務(wù)及方法四、檔案保管工作、任務(wù)及方法 3 3、檔案保管工作內(nèi)容、檔案保管工作內(nèi)容 （2 2）檔案裝具管理）檔案裝具管理底圖柜底圖柜按照底圖不能折疊、彎卷、按照底圖不能折疊、彎卷、豎放，只能平放和規(guī)格不同豎放，只能平放和規(guī)格不同的特點專門設(shè)計制作

50、的，用的特點專門設(shè)計制作的，用于存放底圖的專用檔案裝具于存放底圖的專用檔案裝具四、檔案保管工作、任務(wù)及方法四、檔案保管工作、任務(wù)及方法 3 3、檔案保管工作內(nèi)容、檔案保管工作內(nèi)容 （2 2）檔案裝具管理）檔案裝具管理防磁柜防磁柜根據(jù)磁性載體檔案的特點，選用對磁場具根據(jù)磁性載體檔案的特點，選用對磁場具有屏蔽作用的軟磁物質(zhì)專門設(shè)計制作的，有屏蔽作用的軟磁物質(zhì)專門設(shè)計制作的，用于存放磁性載體的專用檔案裝具用于存放磁性載體的專用檔案裝具四、檔案保管工作、任務(wù)及方法四、檔案保管工作、任務(wù)及方法 3 3、檔案保管工作內(nèi)容、檔案保管工作內(nèi)容 （2 2）檔案裝具管理）檔案裝具管理實物柜實物柜專門用于存放實物（

51、獎?wù)隆ⅹ勂?、印章、藝術(shù)品、文物等）的專專門用于存放實物（獎?wù)隆ⅹ勂?、印章、藝術(shù)品、文物等）的專用裝具用裝具四、檔案保管工作、任務(wù)及方法四、檔案保管工作、任務(wù)及方法 3 3、檔案保管工作內(nèi)容、檔案保管工作內(nèi)容 （3 3）檔案包裝）檔案包裝檔案的外部包裝是檔案安全的第一道防線。檔案的外部包裝是檔案安全的第一道防線。外包裝可以防止光線、灰塵及有害氣體對檔案的危害，減少對檔外包裝可以防止光線、灰塵及有害氣體對檔案的危害，減少對檔案的直接磨損。案的直接磨損。常用的包裝材料有無酸卷皮與卷盒，是由防酸材料制作的，對檔常用的包裝材料有無酸卷皮與卷盒，是由防酸材料制作的，對檔案紙張有較好的保護作用。案紙張有較好

52、的保護作用。四、檔案保管工作、任務(wù)及方法四、檔案保管工作、任務(wù)及方法 3 3、檔案保管工作內(nèi)容、檔案保管工作內(nèi)容 （3 3）檔案包裝）檔案包裝含酸性材料制成的卷皮與卷盒的特點：含酸性材料制成的卷皮與卷盒的特點：優(yōu)點：成本低、價格便宜優(yōu)點：成本低、價格便宜缺點：對包裝的檔案紙張造成環(huán)境污染，不利于檔案的永久保存；缺點：對包裝的檔案紙張造成環(huán)境污染，不利于檔案的永久保存； 會造成庫房酸性成分增加，對檔案工作者的健康不利。會造成庫房酸性成分增加，對檔案工作者的健康不利。四、檔案保管工作、任務(wù)及方法四、檔案保管工作、任務(wù)及方法 3 3、檔案保管工作內(nèi)容、檔案保管工作內(nèi)容 （3 3）檔案包裝）檔案包裝硬

53、卷皮硬卷皮指使用硬度和厚度較大的牛皮指使用硬度和厚度較大的牛皮紙制作的卷皮。紙制作的卷皮。硬卷皮的案卷尺寸為硬卷皮的案卷尺寸為300300* *220MM220MM 280 280* *210MM210MM厚度有：厚度有：10MM10MM、15MM15MM、20MM20MM三種三種四、檔案保管工作、任務(wù)及方法四、檔案保管工作、任務(wù)及方法 3 3、檔案保管工作內(nèi)容、檔案保管工作內(nèi)容 （3 3）檔案包裝）檔案包裝軟卷皮軟卷皮指使用一般的牛皮紙或其他韌性較指使用一般的牛皮紙或其他韌性較好的紙張制作的卷皮。好的紙張制作的卷皮。軟卷皮必須裝入卷盒。軟卷皮必須裝入卷盒。軟卷皮的規(guī)格為軟卷皮的規(guī)格為2972

54、97* *210MM210MM（A4A4） 260260* *185MM185MM（1616開）開）四、檔案保管工作、任務(wù)及方法四、檔案保管工作、任務(wù)及方法 3 3、檔案保管工作內(nèi)容、檔案保管工作內(nèi)容 （3 3）檔案包裝）檔案包裝卷盒卷盒指專門用于裝軟卷皮檔案案卷，或集中指專門用于裝軟卷皮檔案案卷，或集中存放文件歸檔文件的檔案包裝材料。存放文件歸檔文件的檔案包裝材料。一般使用一般使用20G20G以上的牛皮紙制作。以上的牛皮紙制作。卷盒的外形尺寸為卷盒的外形尺寸為300300* *220MM220MM有有30MM30MM、40MM40MM、50MM50MM的規(guī)格。的規(guī)格。五、檔案統(tǒng)計工作五、檔案

55、統(tǒng)計工作 檔案統(tǒng)計就是以表冊、數(shù)字的形式，反映和揭示檔案檔案統(tǒng)計就是以表冊、數(shù)字的形式，反映和揭示檔案與檔案工作情況的一種管理方法。與檔案工作情況的一種管理方法。 （一）（一）檔案統(tǒng)計工作的作用檔案統(tǒng)計工作的作用為國家檔案事業(yè)的發(fā)展與決策積累數(shù)據(jù)；為國家檔案事業(yè)的發(fā)展與決策積累數(shù)據(jù)；為檔案館科學(xué)管理提供依據(jù)；為檔案館科學(xué)管理提供依據(jù)；為檔案管理科學(xué)研究提供參考。為檔案管理科學(xué)研究提供參考。檔案統(tǒng)計工作的意義檔案統(tǒng)計工作的意義: :是加強檔案事業(yè)宏觀管理的一項重要手段；是加強檔案事業(yè)宏觀管理的一項重要手段；是對檔案室工作實行監(jiān)督管理的必然途徑；是對檔案室工作實行監(jiān)督管理的必然途徑；是適應(yīng)檔案學(xué)研究日益注重定量分析發(fā)展趨勢的重要是適應(yīng)檔案學(xué)研究日益注重定量分析發(fā)展趨勢的重要措施。措施。五、檔案統(tǒng)計工作五、檔案統(tǒng)計工作 （二）檔案統(tǒng)計工作基本任務(wù)及主要內(nèi)容（二）檔案統(tǒng)計工作基本任務(wù)及主要內(nèi)容 檔案統(tǒng)計工作的基本任務(wù)：檔案統(tǒng)計工作的基本任務(wù)：為本單位檔案的科學(xué)管理奠定基礎(chǔ)；為本單位檔案的科學(xué)管理奠定基礎(chǔ)；為上級主管部門進行統(tǒng)計調(diào)查和統(tǒng)計分析；為上級主管部門進行統(tǒng)計調(diào)查和統(tǒng)計分析；實現(xiàn)統(tǒng)計監(jiān)督提供統(tǒng)計資料。實現(xiàn)統(tǒng)計監(jiān)督提供統(tǒng)計資料。 檔案統(tǒng)計工作的內(nèi)容檔案統(tǒng)計工作的內(nèi)容建立檔案統(tǒng)計工作制度建立檔