【培訓(xùn)課件】會議溝通

1、1會議溝通會議溝通2 為什么會議如此重要為什么會議如此重要? ? 為什么會議會失敗為什么會議會失敗? ? 如何在會前作充分的準(zhǔn)備如何在會前作充分的準(zhǔn)備? ? 如何計劃會議如何計劃會議 影響會議成效的因素有哪些？影響會議成效的因素有哪些？ 什么是有效會議溝通的策略？什么是有效會議溝通的策略？ 經(jīng)常困惑人們的會議溝通問題經(jīng)常困惑人們的會議溝通問題3群體或組織中相互交流意見群體或組織中相互交流意見的一種形式，它是一種常見的的一種形式，它是一種常見的群體活動。群體活動。會議的定義會議的定義4交流信息交流信息通過會議，管理者可以將有關(guān)政策和指示傳達給下屬或員通過會議，管理者可以將有關(guān)政策和指示傳達給下屬

2、或員工。同時，管理者也可以從他們那里及時得到反饋及獲得工。同時，管理者也可以從他們那里及時得到反饋及獲得其他方面的有關(guān)信息。其他方面的有關(guān)信息。給與指導(dǎo)給與指導(dǎo)企業(yè)通過把員工組織起來進行培訓(xùn)，以提高他們某個方面企業(yè)通過把員工組織起來進行培訓(xùn)，以提高他們某個方面或某些方面的技能。使他們更好地適合工作環(huán)境?；蚰承┓矫娴募寄?。使他們更好地適合工作環(huán)境。解決問題解決問題會議可以幫助澄清誤會，處理各種沖突并利用他人的知識會議可以幫助澄清誤會，處理各種沖突并利用他人的知識和技巧來解決問題。和技巧來解決問題。作出決策作出決策會議可以幫助營造民主的氣氛，給管理者提供共同參與和會議可以幫助營造民主的氣氛，給管理

3、者提供共同參與和共同討論的機會，最終作出良好的決策。共同討論的機會，最終作出良好的決策。會議的目的會議的目的5談判談判目的是解決雙方在利益上的沖突，采用互動的方式討論，力求達成一目的是解決雙方在利益上的沖突，采用互動的方式討論，力求達成一致的意見。致的意見。通知通知目的是為了傳播信息，采取單項的方式，一般沒有討論。目的是為了傳播信息，采取單項的方式，一般沒有討論。解決問題解決問題目的是為了利用團體的力量解決問題。通常，要將待解決的問題擺在目的是為了利用團體的力量解決問題。通常，要將待解決的問題擺在桌面上，與會者應(yīng)提出解決的方法。在這類會議上，人們奪回未探求桌面上，與會者應(yīng)提出解決的方法。在這類

4、會議上，人們奪回未探求解決的方法而努力，不會停留在過去的狀態(tài)中。解決的方法而努力，不會停留在過去的狀態(tài)中。決策決策目的是為了在不同的方案中權(quán)衡利弊做出抉擇。與會者不僅會討論和目的是為了在不同的方案中權(quán)衡利弊做出抉擇。與會者不僅會討論和決策，而且還要遵守會議的決議。決策，而且還要遵守會議的決議。交流交流目的是在于集思廣益，常采用目的是在于集思廣益，常采用“頭腦風(fēng)爆法頭腦風(fēng)爆法”討論，即安排討論，即安排5-75-7人，每人，每一位與會者都可以將自己對問題的看法，并從相互間的發(fā)言中得到啟一位與會者都可以將自己對問題的看法，并從相互間的發(fā)言中得到啟發(fā)，激發(fā)靈感，產(chǎn)生創(chuàng)意。這類會議鼓勵討論。發(fā)，激發(fā)靈感

5、，產(chǎn)生創(chuàng)意。這類會議鼓勵討論。會議的種類6會議的組織會議的組織會前準(zhǔn)備會前準(zhǔn)備會議過程控制會議過程控制會后工作會后工作7會前準(zhǔn)備會前準(zhǔn)備明確會議的必要性明確會議的必要性 確定會議的目標(biāo)確定會議的目標(biāo) 準(zhǔn)備會議文件準(zhǔn)備會議文件 確定會議主持人確定會議主持人 確定與會人員確定與會人員 預(yù)定會議場所預(yù)定會議場所 8會議過程控制會議過程控制宣布會議的主題和目的根據(jù)會議議程順序提出議題給予每個人闡述觀點的機會控制討論進程遵守預(yù)定時間討論結(jié)束后概括觀點確定下次會議議題和時間。9會后工作會后工作會議記錄應(yīng)該準(zhǔn)確無誤下發(fā)會議記錄或會議簡報決議要突出任務(wù)責(zé)任人姓名、時間及驗收標(biāo)準(zhǔn)表明下次會議的日期和時間對執(zhí)行工

6、作進行監(jiān)督和檢查10不開會的原則不開會的原則如果已經(jīng)有每周的例會如果已經(jīng)有每周的例會如果會議的成本過高如果會議的成本過高如果還有比開會更好的方法如果還有比開會更好的方法 如果沒什么特別重要的事如果沒什么特別重要的事如果你是唯一能做決策且知道該怎樣正確處理如果你是唯一能做決策且知道該怎樣正確處理的人的人11如果必須把信息同是傳達給很多人如果必須把信息同是傳達給很多人如果需要當(dāng)眾表揚或批評一些人如果需要當(dāng)眾表揚或批評一些人如果要讓多些人參與決策的問題如果要讓多些人參與決策的問題如果需要聽取部門匯報工作如果需要聽取部門匯報工作如果要給小組委派任務(wù)如果要給小組委派任務(wù)開會的原則開會的原則12會議文件會

7、議文件會議議程會議議程會議記錄會議記錄13會議議程的設(shè)計原則會議議程的設(shè)計原則表明議題表明議題確定主次確定主次注重實效注重實效適時調(diào)整適時調(diào)整提供背景資料提供背景資料14會議議程的設(shè)計步驟會議議程的設(shè)計步驟突出問題突出問題提出新議題提出新議題選擇重要議題選擇重要議題分清主次順序分清主次順序確定時間確定時間表明順序表明順序結(jié)束議程結(jié)束議程15會議記錄會議記錄會議名稱會議名稱 地點、日期地點、日期起止時間起止時間主辦者主辦者出席人員出席人員缺席人員缺席人員會議主席致開幕詞并宣布會議議程會議主席致開幕詞并宣布會議議程會議過程會議過程會議決議會議決議下次會議的時間及地點下次會議的時間及地點16會議記錄

8、必須注意會議記錄必須注意充分了解會議主題、目的及議程充分了解會議主題、目的及議程可以采用多種記錄方式可以采用多種記錄方式緊跟會議進程緊跟會議進程及時確認要點及時確認要點避免主觀意識避免主觀意識 會后及時打印并校對會后及時打印并校對17會場布置會場布置禮堂型禮堂型U型型圓桌型圓桌型長桌型長桌型18課堂式課堂式V型型19會議中的角色會議中的角色會議主持人會議主持人會議秘書會議秘書其他與會者其他與會者20主持人的素質(zhì)主持人的素質(zhì)思維清晰敏銳思維清晰敏銳善于言詞表達善于言詞表達良好的溝通能力良好的溝通能力積極傾聽的能力積極傾聽的能力較強應(yīng)變能力較強應(yīng)變能力很好的分析能力很好的分析能力公正公開公正公開幽

9、默幽默21主持人的主要職責(zé)主持人的主要職責(zé)做好會前的準(zhǔn)備做好會前的準(zhǔn)備宣布會議準(zhǔn)時開始宣布會議準(zhǔn)時開始提出會議的議題提出會議的議題控制會議進程控制會議進程總結(jié)會議總結(jié)會議追蹤會議的結(jié)果追蹤會議的結(jié)果22會議秘書的職責(zé)會議秘書的職責(zé)準(zhǔn)確記錄會議要點準(zhǔn)確記錄會議要點發(fā)放會議紀(jì)要發(fā)放會議紀(jì)要確認執(zhí)行人、完成時間以及確認執(zhí)行人、完成時間以及所需所需資源資源在主持人右手落座在主持人右手落座23其他與會者其他與會者明確會議目的明確會議目的了解會議內(nèi)容了解會議內(nèi)容作好發(fā)言準(zhǔn)備作好發(fā)言準(zhǔn)備遵守會議制度遵守會議制度.24會議溝通中常見的障礙外在環(huán)境傳遞過程語言25影響會議成效的因素影響會議成效的因素會議時間不當(dāng)

10、會議時間不當(dāng)會議目的不明確會議目的不明確會議持續(xù)太久會議持續(xù)太久簡單問題復(fù)雜化簡單問題復(fù)雜化發(fā)言者過于健談發(fā)言者過于健談 26繁忙的周一繁忙的周一OR周五下午周五下午會議時間沖突會議時間沖突已經(jīng)有約在先已經(jīng)有約在先準(zhǔn)備不充分或根本來不及準(zhǔn)備準(zhǔn)備不充分或根本來不及準(zhǔn)備會議時間不當(dāng)會議時間不當(dāng)27有效會議的策略有效會議的策略不搞形式主義不搞形式主義明確會議的目的和目標(biāo)明確會議的目的和目標(biāo) 選擇合適的與會者選擇合適的與會者 合理安排會議議程合理安排會議議程合理安排會務(wù)合理安排會務(wù)控制好會議控制好會議分發(fā)會議簡報分發(fā)會議簡報28會議溝通的技巧會議溝通的技巧 建立正面態(tài)度建立正面態(tài)度學(xué)會傾聽學(xué)會傾聽消除

11、抱怨與不滿消除抱怨與不滿培養(yǎng)良好情商培養(yǎng)良好情商盡量鼓勵盡量鼓勵掌握提問技巧掌握提問技巧強化個人溝通能力強化個人溝通能力29會議實例（掌握會議完善流程）開會的問題：開會是是一種自我表現(xiàn)欲的外在表現(xiàn)。開會的通病其實就是影響會議溝通的障礙.30會議的有效改善1、誰參加（參加的人分為必須參加；隨意參加）2、誰主持：導(dǎo)言人、主席、觀察員共同主持隨意參加主席導(dǎo)言人觀察員必須參加31會議的有效改善3、誰控制4、誰先發(fā)言主席:控制秩序?qū)а匀耍嚎刂茣r間觀察員：控制全程由內(nèi)而外由下而上真正了解市場的一線 人員32會議的有效改善5、誰負責(zé)及誰追蹤確定具體負責(zé)和追蹤的人6、誰在浪費時間7、誰結(jié)論：沒有解決的方法，門不準(zhǔn)打開。沒有更好的解決方法，就用“主持人”的方法。 導(dǎo)言人主席觀察員資料提前閱讀只講方案33分粥有七個和尚曾經(jīng)住在一起，每天分一大桶粥。要命的是 ，粥每天都是不夠的。一開始，他們抓鬮決定誰來分粥，每天輪一個，于是每周下來，