mzx倉庫管理系統(tǒng)使用說明

1、一、系統(tǒng)簡介Mzx倉庫管理系統(tǒng)是一款專門為學(xué)校量身設(shè)計的專業(yè)的倉庫管理軟件，其中包含物資入庫、出庫管理 ，物資借用、歸還管理，數(shù)據(jù)查詢、報表系統(tǒng)等子模塊。軟件界面設(shè)計簡潔、 美觀，其人性化的軟件流程，使普通用戶不需培訓(xùn)也能很快掌握軟件操作使用方法，極易上手。系統(tǒng)有數(shù)據(jù)的備份、恢復(fù)、年度結(jié)轉(zhuǎn)等多種功能，可形成統(tǒng)計報表，具有靈活的進、出、存、借、還綜合查詢功能。Mzx倉庫管理系統(tǒng)，是適用于各級各類學(xué)校進行信息化管理的強大工具。1.1功能特點入庫管理：進行物資采購入庫,進貨和當前倉庫管理。 出庫管理：進行物資出庫,領(lǐng)取物資和庫存明細管理。借還管理：進行臨時借用物資的借出、歸還登記，查詢借用和歸還信息

2、。統(tǒng)計報表：完整的財務(wù)統(tǒng)計查詢功能，各種數(shù)據(jù)都可以清楚的反映。系統(tǒng)設(shè)置：物資信息,單位,員工,倉庫等基本參數(shù)的設(shè)置。系統(tǒng)維護：可以對數(shù)據(jù)庫備份、恢復(fù)，系統(tǒng)初始化、操作員修改密碼、月度、年終結(jié)轉(zhuǎn)等。1.2系統(tǒng)要求1、 計算機硬件在586等級以上。2、 軟件要求操作系統(tǒng)為中文Win2003/WinXP/Win2000/WinNT/win73、 屏幕分辨率1024×768以上。二、快速入門系統(tǒng)主界面：從系統(tǒng)主界面可以直接進行日常管理、查詢管理、統(tǒng)計報表、系統(tǒng)設(shè)置、數(shù)據(jù)管理等操作。2.1 系統(tǒng)設(shè)置： 在系統(tǒng)設(shè)置中可以對單位信息、部門信息、材料信息、人員、物資類別、登錄密碼等進行設(shè)置。2.1.

3、1 使用單位設(shè)置 在系統(tǒng)設(shè)置界面點擊“使用單位設(shè)置”進入單位設(shè)置界面錄入使用單位信息：點擊“添加”，直接錄入即可。2.1.2 使用部門設(shè)置兩種設(shè)置方法：1.在系統(tǒng)設(shè)置界面點擊“使用部門設(shè)置”進入部門設(shè)置窗口，錄入或修改領(lǐng)取物資的部門信息：2.首先：點擊菜單欄的“數(shù)據(jù)管理excel導(dǎo)出使用部門表”，導(dǎo)出模板，然后打開“mzx倉庫管理系統(tǒng)excel”文件夾，找到“部門表”進行修改，修改完成后關(guān)閉“部門表”。最后“數(shù)據(jù)管理excel導(dǎo)入部門表”，即可完成“部門表”的設(shè)置。注意：進行導(dǎo)入、導(dǎo)出時首先將“部門表”（包括電子表格和數(shù)據(jù)庫表）關(guān)閉。2.1.3 材料名稱設(shè)置初始材料名稱庫中的數(shù)據(jù)應(yīng)與基本表中數(shù)

4、據(jù)一致。兩種設(shè)置方法：1.在系統(tǒng)設(shè)置界面點擊“材料名稱設(shè)置”進入材料名稱設(shè)置窗口，錄入或修改材料名稱信息：2. 首先：點擊菜單欄的“數(shù)據(jù)管理excel導(dǎo)出材料名稱表”，導(dǎo)出模板，然后打開“mzx倉庫管理系統(tǒng)excel”文件夾，找到“材料名稱表”進行修改，修改完成后關(guān)閉“材料名稱表”。最后“數(shù)據(jù)管理excel導(dǎo)入材料名稱表”，即可完成“材料名稱表”的設(shè)置。2.1.4 人員設(shè)置兩種設(shè)置方法：1.在系統(tǒng)設(shè)置界面點擊“人員設(shè)置”進入領(lǐng)取材料人員設(shè)置窗口，錄入或修改人員信息：2. 首先：點擊菜單欄的“數(shù)據(jù)管理excel導(dǎo)出領(lǐng)取人姓名表”，導(dǎo)出模板，然后打開“mzx倉庫管理系統(tǒng)excel”文件夾，找到“領(lǐng)

5、取人姓名表”進行修改，修改完成后關(guān)閉“領(lǐng)取人姓名表”。最后“數(shù)據(jù)管理excel導(dǎo)入領(lǐng)取人姓名表”，即可完成人員設(shè)置。2.1.5 材料類別設(shè)置在系統(tǒng)設(shè)置界面點擊“材料類別設(shè)置”進入物資類別設(shè)置窗口，錄入或修改類別信息：需要設(shè)置材料的類別時使用，設(shè)置好后一般不用修改。一般分為：辦公用品、教學(xué)用品、水電材料、作業(yè)本等（可根據(jù)管理要求進行分類），也可以通過excel的方法進行導(dǎo)入設(shè)置。注意：類別設(shè)置中的類別應(yīng)該與其他所有表格中的類別一致。2.1.6 修改登錄密碼在系統(tǒng)設(shè)置界面點擊“修改登錄密碼”進入修改密碼窗口，進行登錄密碼的修改：系統(tǒng)默認用戶名：admin，密碼為空，建議登陸后立即修改密碼。2.2

6、日常管理：日常管理界面可進行材料的入庫、出庫、借出、歸還等信息的錄入。2.2.1 材料入庫2.2.1.1 在日常管理界面點擊“材料入庫”進行材料的入庫管理。 錄入前首先確定各項材料的編號，如果在系統(tǒng)的基本表中已經(jīng)存在的（包括品名、規(guī)格、單價都與系統(tǒng)中的相同，以下的第1中情況）材料，要使用基本表中的編號；基本表中不存在（品名、規(guī)格、單價中其中一個不相同，以下的第2中情況）的材料即新材料，要重新編號，且編號不能與系統(tǒng)中的編號重復(fù)，可通過“查詢管理-材料編號查詢”查詢已存在的材料編號，確認編號后記在入庫單上備用。錄入時分兩種情況：1.入庫物資信息已存在于系統(tǒng)?！叭霂烊掌凇蹦J為系統(tǒng)當前日期；“材料名

7、稱”可以從下拉框中選擇，也可直接輸入，直接輸入時名稱要與系統(tǒng)中的名稱一致，否則在下面的選項中找不到編號。按回車鍵（或Tab鍵）一直到“入庫數(shù)量欄”填寫數(shù)量，然后回車到“憑證號”輸入憑證號（憑證號按月編號，即每個月按先入庫后出庫的順序從1號開始編），最后填寫購買日期。錄入完畢，經(jīng)檢查沒有錯誤后單擊“保存”按鈕保存。2.入庫物資信息與系統(tǒng)中不一致。材料編號單擊可自動生成，也可手動錄入，手動錄入的編號不能與原庫中的編號重復(fù)?！叭霂烊掌凇蹦J為系統(tǒng)當前日期；“材料名稱”等其他信息直接錄入。錄入完畢，經(jīng)檢查沒有錯誤后單擊“保存”按鈕保存。2.2.1.2 點擊“數(shù)據(jù)管理”-“批量入庫”可進行大批物資一鍵入

8、庫。批量入庫時首先打開“excel”文件夾下的“批量入庫模板.xls”，將相關(guān)信息填寫完畢后，保存退出，然后點擊“數(shù)據(jù)管理”-“批量入庫”即可。注意：1.模板中的代號不能重復(fù)，且不能與系統(tǒng)中原有的代號重復(fù)，最長14位數(shù)，文本格式；“來源去向”填“入庫”；“領(lǐng)取部門、領(lǐng)取人”為空。2.單擊批量入庫前必須將模板關(guān)閉。3.批量入庫的物資如果有新的類別，則需要在系統(tǒng)設(shè)置中將新類別在類別設(shè)置中添加。2.2.2 材料出庫在日常管理界面點擊“材料出庫”進行材料的出庫管理?！安牧厦Q”可以直接選擇，也可以錄入，“材料編號”從下拉框中選擇，“庫存數(shù)量”顯示倉庫中現(xiàn)有的物資數(shù)量，“其中借出數(shù)量”顯示的是已借出物資

9、的數(shù)量，“庫存數(shù)量”包含“其中借出數(shù)量”。將光標移至“領(lǐng)用數(shù)量”填寫出庫數(shù)量，及“領(lǐng)用部門”、“領(lǐng)用人”、“憑證號”等信息，確認無誤后保存。2.2.3 材料借出在日常管理界面點擊“材料借出”進行材料的借出管理?？蛇x擇 “材料名稱”或“材料編號”進行登記，“庫存數(shù)量”顯示倉庫中現(xiàn)有的物資數(shù)量，“其中已借出數(shù)量”顯示的是已借出物資的數(shù)量，“庫存數(shù)量”包含“其中已借出數(shù)量”。將光標移至“借用數(shù)量”填寫借出物資的數(shù)量（借用數(shù)量默認為1，請修改），及“借用部門”、“借用人”等信息，確認無誤后保存。2.2.4 材料歸還在日常管理界面點擊“材料歸還”進行材料的歸還管理。首先選擇“借用部門”、“借用人”、“材

10、料名稱”和“材料編號”，“應(yīng)還數(shù)量”顯示該人員已借出的物資數(shù)量，填寫“歸還數(shù)量”確認無誤后保存。2.3 查詢管理 查詢管理界面可進行物資的入庫、出庫、借還、庫存等信息的查詢。2.3.1 按類別查入庫在數(shù)據(jù)查詢界面點擊“按類別查入庫”可以查詢某一時間段某一類物資的入庫情況。選擇材料類別，輸入時間段（不輸入時間段則查詢?nèi)繒r間段的材料），單擊“開始查詢”即可?！暗絜xcel”按鈕可以把查詢結(jié)果導(dǎo)出為以“按入庫類別查詢”為文件名的電子表格文件，以便做進一步數(shù)據(jù)處理。導(dǎo)出文件位置：“mzx倉庫管理系統(tǒng)excel”文件夾。2.3.2 按部門查出庫在數(shù)據(jù)查詢界面點擊“按部門查出庫”可以查詢某一時間段某領(lǐng)取

11、部門的出庫情況。選擇領(lǐng)取部門，輸入時間段（不輸入時間段則查詢?nèi)繒r間段的材料），單擊“開始查詢”即可?！暗絜xcel”按鈕可以把查詢結(jié)果導(dǎo)出為以“按領(lǐng)取部門查詢”為文件名的電子表格文件，以便做進一步數(shù)據(jù)處理。導(dǎo)出文件位置：“mzx倉庫管理系統(tǒng)excel”文件夾。2.3.3 按材料查出庫在數(shù)據(jù)查詢界面點擊“按材料查出庫”可以查詢某一時間段某一中物資的出庫情況。選擇材料名稱，輸入時間段（不輸入時間段則查詢?nèi)繒r間段的材料），單擊“開始查詢”即可?！暗絜xcel”按鈕可以把查詢結(jié)果導(dǎo)出為以“按材料名稱查詢”為文件名的電子表格文件，以便做進一步數(shù)據(jù)處理。導(dǎo)出文件位置：“mzx倉庫管理系統(tǒng)excel”文

12、件夾。2.3.4 庫存物資查詢在數(shù)據(jù)查詢界面點擊“庫存物資查詢”可以查詢某一中物資的庫存情況。選擇材料名稱，單擊“開始查詢”即可。2.3.5 材料編號查詢在數(shù)據(jù)查詢界面點擊“材料編號查詢”可以查詢某一中物資的編號情況。分為按材料類別查詢和按材料名稱查詢兩種。選擇材料類別，可以查詢某一類材料的所有材料編號；選擇材料名稱，可以查詢某一種材料的編號。材料入庫前，通過查詢可以確定物資的編號。2.3.6 應(yīng)還物資查詢在數(shù)據(jù)查詢界面點擊“應(yīng)還材料查詢”可以查詢某一人員或某部門應(yīng)還材料情況。分為按人員查詢和按部門查詢兩種。選擇借用人，可以查詢某人應(yīng)還物資的信息；選擇借用部門，可以查詢某一部門應(yīng)還物資的信息。

13、2.3.7 借還記錄查詢在數(shù)據(jù)查詢界面點擊“借還記錄查詢”可以查詢某一人員或部門在某一時間段的借還材料情況。查詢時輸入借用部門或者借用人，或同時輸入借用部門和借用人。還可輸入日期范圍進行查詢。2.4 統(tǒng)計報表 可以查看、打印材料明細賬、庫存材料對賬單、庫存材料明細表、入庫匯總表和出庫匯總表等報表。2.4.1 材料明細賬在報表中心界面點擊“材料明細賬”可以查看、打印材料的出庫、入庫明細賬。材料出入庫明細賬簿，一般年底打印。輸入報表年度，單擊“確認”即可查詢所有材料的出入庫及庫存情況，單擊“預(yù)覽”可以賬簿方式顯示，單擊“打印”可以打印報表（A4紙打?。?。2.4.2 材料對賬單在報表中心界面點擊“材

14、料對賬單”可以查看、打印某一月份庫存材料的對賬單情況。2.4.3 庫存明細表在報表中心界面點擊“庫存明細表”可以查看、打印材料的庫存明細情況。點擊“預(yù)覽”以賬簿方式顯示。點擊“打印”，可用A4紙進行打印。2.4.4 入庫匯總表在報表中心界面點擊“入庫匯總表”可以查看、打印某一月份材料的入庫情況。2.4.5 出庫匯總表在報表中心界面點擊“出庫匯總表”可以查看、打印某一月份材料的出庫情況。2.5 數(shù)據(jù)管理（菜單欄）在數(shù)據(jù)管理欄可進行月末結(jié)轉(zhuǎn)、年度結(jié)轉(zhuǎn)、備份與恢復(fù)、數(shù)據(jù)修改、數(shù)據(jù)清空、excel導(dǎo)入導(dǎo)出等操作。2.5.1 月末結(jié)轉(zhuǎn)在數(shù)據(jù)管理中點擊“月末結(jié)轉(zhuǎn)”可將本月余額數(shù)據(jù)結(jié)轉(zhuǎn)到下月。在每月記完賬，

15、打印出報表后,在新的憑證錄入前進行結(jié)轉(zhuǎn)，否則將清空本月數(shù)據(jù)或者合并多個月數(shù)據(jù)?！霸履┙Y(jié)轉(zhuǎn)”的目的是將本月數(shù)據(jù)進行結(jié)轉(zhuǎn)、備份，便于查看以前月份報表和對賬單。注意：每月必須進行月末結(jié)轉(zhuǎn)。2.5.2 年度結(jié)轉(zhuǎn)在數(shù)據(jù)管理中點擊“年度結(jié)轉(zhuǎn)”可以將系統(tǒng)數(shù)據(jù)結(jié)轉(zhuǎn)到下一年度。一個年度結(jié)束，所有報表數(shù)據(jù)處理完，在新的年度進行數(shù)據(jù)錄入前進行結(jié)轉(zhuǎn)，注意：年結(jié)請前將系統(tǒng)日期改為本年度的最后一天。2.5.3 備份與恢復(fù)2.5.3.1 數(shù)據(jù)備份在數(shù)據(jù)管理中點擊“備份與恢復(fù)-數(shù)據(jù)備份”可以將系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行備份管理。默認備份文件存放位置：“mzx倉庫管理系統(tǒng)bak”，單擊后面的，可以重新選擇存放備份數(shù)據(jù)的文件夾，點擊“開始備份

16、”進行數(shù)據(jù)備份。備份時，將所有表格關(guān)閉。2.5.3.2 數(shù)據(jù)恢復(fù)在數(shù)據(jù)管理中點擊“備份與恢復(fù)-數(shù)據(jù)恢復(fù)”可以將系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行恢復(fù)管理。系統(tǒng)出現(xiàn)問題需要重新安裝或者需要進行數(shù)據(jù)恢復(fù)時，首先將整個bak文件夾拷貝到其它盤中（自選目錄除外），重新安裝本軟件后，再打開軟件選擇備份文件執(zhí)行數(shù)據(jù)恢復(fù)功能。建議有數(shù)據(jù)變動時進行數(shù)據(jù)備份，備份文件最好分別存放，不要覆蓋。2.5.4 數(shù)據(jù)清空在數(shù)據(jù)管理中點擊“數(shù)據(jù)清空”進行數(shù)據(jù)清空。在正式使用軟件前要進行數(shù)據(jù)清空，把練習(xí)時的數(shù)據(jù)清空，此操作要慎重，清空后將不能恢復(fù)。2.5.5 數(shù)據(jù)修改 在此處可以將系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行修改，修改時要注意相關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)表的數(shù)據(jù)保持一致。2.5.

17、6 excel導(dǎo)入在數(shù)據(jù)管理中點擊“excel導(dǎo)入”進行數(shù)據(jù)的導(dǎo)入管理。如果需要大幅度修改表格時，可以通過導(dǎo)出電子表格模板，修改后再從此處導(dǎo)入。如“使用人姓名表”每學(xué)期人員變更需調(diào)整時，可通過excel導(dǎo)入。一般在數(shù)據(jù)初始時使用，日常工作中請慎用，必要時要同時進行相關(guān)表格的修改、導(dǎo)入。2.5.7 excel導(dǎo)出在數(shù)據(jù)管理中點擊“excel導(dǎo)出”可以將系統(tǒng)數(shù)據(jù)表格導(dǎo)出為電子表格文件，以便進一步進行數(shù)據(jù)處理。輸出文件位置：“mzx倉庫管理系統(tǒng)excel”文件夾。三、常見問題1.物資是根據(jù)什么進行編號的？新入庫物資編號系統(tǒng)默認14位數(shù)，按系統(tǒng)時間“年月日時分秒”組成。用戶也可自行設(shè)置編號，但編號不能

18、重復(fù)，數(shù)可根據(jù)實際自行設(shè)定，最高14位。2.如何進行數(shù)據(jù)初始？開始使用系統(tǒng)應(yīng)注意哪些問題？在第一次正式使用系統(tǒng)的時候需要進行數(shù)據(jù)初始，數(shù)據(jù)初始分兩種情況：首先確定倉庫中有沒有物資，也就是說有沒有清查的庫存。如果有庫存，則在正式使用前需要進行數(shù)據(jù)初始化，通過點擊“數(shù)據(jù)管理”-“初始化數(shù)據(jù)”進行。還要進行單位設(shè)置和人員設(shè)置。在沒有庫存的情況下，也就是說使用軟件時庫存為零，所有的物資都是新入庫。則在正式使用前需要進行系統(tǒng)設(shè)置的數(shù)據(jù)表有單位設(shè)置、部門設(shè)置、人員設(shè)置和物資類別設(shè)置。其他表格不用錄入初始數(shù)據(jù)。3.是否每月都要進行“月末結(jié)轉(zhuǎn)”？一般情況下需要每個月進行月結(jié)，庫存材料是財務(wù)管理的一部分，每個月財務(wù)都需要庫存材料對賬單，即使本月沒有業(yè)務(wù)發(fā)生，也要進行月結(jié)，否則在以后找不到本月的對賬單等數(shù)據(jù)。但是如果不需要財務(wù)記賬的也可以不進行月結(jié)。4.庫存材料對賬單（其他報表可以用同樣方法解決）中有空行如何解決？如圖點擊“數(shù)據(jù)管理”“數(shù)據(jù)修改”“庫存材料對賬單”如圖：刪除空行，刪