商務(wù)來往信函范文

1、商務(wù)寫作(Business Writing)、商務(wù)信函概述一、正確的觀念1 .商務(wù)信函是一種“推銷 ”函商務(wù)信函是一種常用的商業(yè)聯(lián)系媒介，實際上商務(wù)信函是一種“推銷 ”函，寫信人總是在推銷著什么，或是物品、或是服務(wù)等。要寫好商務(wù)信函不僅要具備相關(guān)的業(yè)務(wù)知識，掌握好法規(guī)和條款等，還應(yīng)具備扎實的語言基礎(chǔ)，熟悉信函的書寫形式和行文要求。2 .商務(wù)信函的基本特點(diǎn)商務(wù)信函書寫的重點(diǎn)應(yīng)放在“效率 ”上，應(yīng)易讀易懂；語氣真誠、友好、客氣；語言簡短、樸實、自然；內(nèi)容清晰、準(zhǔn)確、具體；行文正確、完整。3 .商務(wù)信函無定律好的信函并沒有固定不變的寫作模式，因人而異。寫信時，應(yīng)充分考慮收信方的觀點(diǎn)和看法、背景和所處

2、環(huán)境。、應(yīng)用原則1 .“挨達(dá)” AIDA 原則：在擬就一封商務(wù)信函時，應(yīng)首先考慮的原則：A Attention 注意I Interest 興趣D Desire 意愿A Action 行動2 .10個C”的行文原則明晰Clearness簡潔Conciseness正確Correctness具體 Concreteness誠意 Conscientiousness個性 Character禮貌 Courtesy完整 Completeness體諒 Considerateness 優(yōu)美 Concinnity、商務(wù)信函的構(gòu)成要素1 .信頭(Letterhead)是指發(fā)信人所在公司的名稱和地址，通常是預(yù)先印制好的

3、，一般位于信紙的正上方。內(nèi)容包括：電話號碼、電報掛號( Cable Address)、傳真(Fax)和電傳(Telex)號 碼、信件編號或索引號碼以及寫信日期。例如：英國date/month/year27 February,2008美國month/date/yearFebruary 27,20082 .信內(nèi)地址(Inside Address)即收信人的姓名和地址，通常是在日期下面隔兩行，位于書信正文的左上方。3 .稱呼(Salutation)是發(fā)信人對收信人的稱號用語，自成一行，位于“信內(nèi)地址”左下方的一、二行處。商務(wù)書信的稱呼通常要注意下面幾點(diǎn)：4 1 ) Dear Sirs 和 Gentl

4、emen 是最常使用的公文用語，前者是英國式的稱呼，后者是美國式的稱呼；注意Sirs 前通常加Dear； Gentlemen 必須用復(fù)數(shù)；2 2） Dear Mr.（Mrs.） Smith 這種形式，用于對有過業(yè)務(wù)關(guān)系或雙方關(guān)系密切的稱呼。3 3） Dear Sir 是指男性，Dear Madam 是指女性，Dear Sir or Madam 是指不知道對方性別。（ 4）稱呼后面用冒號或逗號均可，一般用冒號。4 .正文正式的商務(wù)信件在每一段之間均留一空行。每一行末尾的單詞一般不移行。5 .結(jié)尾客套語位于正文最后一行下面一、二行處，從信紙中間偏右的地方開始寫，一般占一行， 第一個字母要大寫，結(jié)尾

5、用逗號。6 .簽名是指發(fā)信人、書信執(zhí)筆人或公司代表在書信上簽上公司名稱或個人名字，通常位于結(jié)尾客套語下面兩行，從中間偏右處開始寫，一般占 34行：第一行寫公司名稱， 第二行是個人簽名，要用鋼筆；第三行打印自己的名字，用于辨認(rèn)和復(fù)信；第四行打印所屬部門的名稱及簽名人的職稱。信封和書信的寫法-The Style of Envelope and Letter1 .信封的寫法（ 1 ）美國式航空信封的寫法（ Stamp）ABC Manufacturing Company（ 收信人地址）150 Giera Court Parlin, LivingstoneNew Jersey 08859, USAMr.

6、 Black Smith（ 收信人名字和職稱）President of the CompanyBeijing Import and Export Company86 Baiyilu,Haidian District 100872Beijing,PRC （ 發(fā)信人地址）（ 2）英國式航空信封的寫法（ Stamp）Beijing Import and Export Company（ 收信人地址）86 Baiyilu,Haidian District 100872Beijing,PRCAFTER 15 DAYS PLEASE RETURN TO（ 發(fā)信人地址）SMITH & SON, LTD

7、15 WOOD STREETLONDON E.C 6ENGLAND商務(wù)寫作的十大技巧16 了解讀者17 使用第二人稱，強(qiáng)調(diào)讀者的利益18 確定單一的交流目標(biāo)和目的19 清晰、簡潔、直白20 使用主題行、縮格、簡短的開頭段落和附言21 開篇和結(jié)尾有力22 在長文件中應(yīng)用標(biāo)題、空白、圖表23 使用主動句，少用被動句24 避免消極寫作25 .應(yīng)用說服的技巧來影響讀者商務(wù)寫作目標(biāo)商務(wù)寫作通常是為了完成以下任務(wù)：通知說服指導(dǎo)記錄商務(wù)信函舉例1 ：親愛的思拜格女士：我公司致力于為您提供高效的服務(wù)。我們擁有大量的專家和技術(shù)人員、充足的資源，能夠為您設(shè)計一流的健身中心。這將有助于貴公司提高勞動生產(chǎn)率，降低缺勤

8、率，而且我們收費(fèi)很低。請您仔細(xì)考慮，選擇我公司將會有如下收益：勞動生產(chǎn)率提高，員工士氣高漲，缺勤現(xiàn)象減少，還有選擇一流的供應(yīng)商所帶來的種種好處。當(dāng)您正考慮如何才能找到一家最好的公司，它將為您的公司提供上述益處時，我相信您一定會馬上與我們聯(lián)系，盡快開始改善貴公司的工作環(huán)境，提高公司業(yè)績。商務(wù)信函舉例2：收信人：Great Valley 人事部發(fā)信人：質(zhì)量提高小組主題：停車場照明問題日期： 2005/6/20今年夏天要在停車場的邊緣增設(shè)照明燈，計劃在停車場內(nèi)端增設(shè)五盞，左右兩邊各增設(shè)三盞，共計11 盞。這些照明燈將創(chuàng)造一個更安全的環(huán)境，如有問題，請與質(zhì)量小組的成員聯(lián)系。祝愉快！商務(wù)信函舉例3：親愛

9、的阿蘭：作為會議中心的主席，我現(xiàn)在寫信通知你有關(guān)我方機(jī)構(gòu)的重大變化，相信會對彼此業(yè)務(wù)關(guān)系產(chǎn)生影響。普林斯頓會議中心擁有291 間客房，在過去的兩年里，我們的定房率、營業(yè)收入和利潤都在不斷提高。根據(jù)業(yè)內(nèi)年度統(tǒng)計資料，我們每間客房的盈利率已經(jīng)進(jìn)入全美城郊旅店的前十位。我們的業(yè)績和有效管理使公司在幾年內(nèi)獲得了數(shù)項大獎，包括：Pinnacle 獎， AAA 四星獎。我們希望增強(qiáng)與您的業(yè)務(wù)聯(lián)系。我們感謝過去幾年里您的惠顧，并致力在未來為您提供超乎您想象的服務(wù)。我們將保持優(yōu)良的傳統(tǒng)，更好與貴協(xié)會合作。我們將很快與您電話聯(lián)系，與您磋商最近的會議籌備工作。如果您有緊急需要，請打電話通知我們。很榮幸與您繼續(xù)業(yè)務(wù)

10、往來。商務(wù)信函格式常見的商務(wù)信函格式有：1 .縮行式(Indented Style)縮行式將封內(nèi)地址、其他需要分行的地方的后行比前行往右縮進(jìn)二至三個英文字母，各行以右斜方式排列。各段的起始字縮入四至五個英文字母。結(jié)尾客套語和簽名置于中間偏右下方。ABC Bottles Pty Ltd.Kirra Road, Ashtown 1128Mrs. R. G. ColeManagerMabels Pty LtdCanterbury 8633Dear Madam,We must remind you Yours faithfullyJ. TurnerProduction Manager2 .半平頭式(S

11、emi-block Style )日期、客套語和簽名一般從信紙中部寫起正文的每個段落的第一行往后縮入二至五個字母封內(nèi)地址、稱呼與左邊看齊ABC Bottles Pty Ltd.Kirra Road, Ashtown 1128Mrs. R. G. ColeManagerMabels Pty LtdCanterbury 8633Dear Madam,We must remind you Yours faithfullyJ. TurnerProduction Manager3 .平頭式(Block Style )平頭式除信頭、日期、客套語和簽名外，其他部分每行開頭都與左邊邊緣看齊。ABC Bottl

12、es Pty Ltd.Kirra Road, Ashtown 1128Mrs. R. G. ColeManagerMabels Pty LtdCanterbury 8633Dear Madam,We must remind you Yours faithfullyJ. TurnerProduction Manager4 .完全平頭式(Complete Block Style )信紙中的各部分內(nèi)容全部都與左邊邊緣齊平，從上到下一直線，段落間采用雙行排 列。ABC Bottles Pty Ltd.Kirra Road, Ashtown 1128Mrs. R. G. ColeManagerMabel

13、s Pty LtdCanterbury 8633Dear Madam,We must remind you Yours faithfullyJ. TurnerProduction Manager商務(wù)信函慣用語(一)起始用語A.建立貿(mào)易關(guān)系1 .We are willing to establish trade relations with your company.我們愿與貴公司建立商務(wù)關(guān)系。2 .Please allow us to express our hope of opening an account with you.我們希望與您建立業(yè)務(wù)往來。3 .This corporation

14、 is specialized in handling the import and export business in electronic products and wishes to ente門nto business relations with you.譯：B.自我推薦1 .Let us introduce ourselves as a leading trading firm in 請容我們自我介紹，我們是首屈一指的貿(mào)易公司。2.Our company has been in this line of business for many years and enjoys high

15、 international prestige.本公司經(jīng)營該業(yè)務(wù)很多年，并享用很高的國際聲譽(yù)。C.推銷產(chǎn)品相信您對本公司新出品的會感興趣：You will be interested in our new product D.索取資料我們對貴方的新產(chǎn)品 甚感興趣，希望能寄來貴公司的產(chǎn)品目錄及價目表。We are interested in your new product and shall be please to have a catalog and price list.We have seen your AD. in The New York Times E.寄發(fā)資料We have p

16、leasures in sending you our catalogue, which gives full information about our various products.F.符寄資料隨函附上本公司新出品的樣品，請查收。You will find enclosed with this letter a sample of new J.價格我們發(fā)現(xiàn)你方報價比我們從其他地方收到的略為偏高，請你方降價，以適應(yīng)競爭。We find your quotation slightly higher than those we have received from other sources

17、, and ask you to reduce your price to meet the competition.P付款We have the pleasure of enclosing our cheque in payment of your invoice No. 茲附上支票一張以付清第x x號發(fā)票上的金額。（二）回復(fù)來函1.We thank you for your letter of October 27 and should like to discuss the possibility of expanding trade with you.10 月 27 日函悉，謝謝。我方

18、愿與你方商討擴(kuò)大貿(mào)易的可能性。2 . We have received your letter of and shall be glad to offer you 3 .Thank you for your letter of September 28. We will now consider this matter seriously. （三）結(jié)尾用語1 .情況緊急，盼速回信。As this matter is urgent we should appreciate an early reply.2 .Your prompt reply is eagerly awaited.3 .We look forward to hearing