ISO認(rèn)證的企業(yè)與天縱知識管理系統(tǒng)簡介

1、天縱知識管理系統(tǒng)簡介=開發(fā)背景=· 無論是企業(yè)單位，還是事業(yè)單位，都有大量的文件需要管理，特別是通過了ISO認(rèn)證的企業(yè)，文件量更大?？梢哉f，文件管理是企業(yè)規(guī)范化管理的基礎(chǔ)工作。傳統(tǒng)方式通過手工和紙張來存放、管理、審批、發(fā)布文件必然存在許多的缺點(diǎn)。如：文件耗用紙張量大，成本高；文件傳遞速度慢，傳送范圍有限；人工傳遞勞神傷財(cái)，傳送質(zhì)量不高；文件多雜，人工管理工作量大，占用空間大，查找不便且容易丟失；文件控制困難等等。 · 管理成本高傳統(tǒng)紙張方法管理文件，要復(fù)印發(fā)行，對紙張、油墨等消耗大，同時(shí)人工收發(fā)文需要投入大量人力，如果遠(yuǎn)程傳遞，這種投入更大。一般中型企業(yè)，如果采取人工管理文

2、件，每個(gè)部門要設(shè)置一個(gè)文件管理員。 · 文件查找困難紙張文件一旦量大時(shí)，查找就顯得非常不便，如果管理不善，極易丟失，對工作造成影響。可時(shí)查找文件需要投入大量人力。 · 遠(yuǎn)程發(fā)送不便紙張文件要遠(yuǎn)程發(fā)送，必須通過郵寄，速度慢且成本大，對那些時(shí)間緊迫的文件來說根本無法及時(shí)送達(dá)，對工作造成嚴(yán)重影響。 · 文件控制困難紙張文件往往被很多人復(fù)印，這樣控制起來十分困難，一旦發(fā)生文件改版，還有舊版本在流通，這是明顯不符合ISO標(biāo)準(zhǔn)的，同時(shí)也影響工作。 · 要解決上述的問題，除了提高文件管理規(guī)范化程度以外，還要引進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)，利用計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)和互聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)電子化辦公

3、及網(wǎng)絡(luò)辦公的目標(biāo)，從而節(jié)省管理成本，提高工作效率。 =系統(tǒng)介紹=天縱知識管理系統(tǒng)”立足“天縱企業(yè)管理開發(fā)平臺(tái)”，基于國際先進(jìn)的KM思想及微軟成熟的.NET平臺(tái)技術(shù)開發(fā)的一套擁有B/S（瀏覽器/服務(wù)器）和C/S（客戶端/服務(wù)器）兩種訪問方式的知識管理產(chǎn)品。 本系統(tǒng)以ISO文件管理為核心，充分貫徹ISO質(zhì)量體系的管理思想，利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)，有效地控制各種文檔的產(chǎn)生，管理文檔的存取訪問，控制文檔的分發(fā)，監(jiān)控文檔的流轉(zhuǎn)過程，確保各文件版本一致性，確保最新文件的執(zhí)行。本系統(tǒng)同時(shí)支持傳統(tǒng)手工紙張文件管理和電子文件網(wǎng)絡(luò)流轉(zhuǎn)兩種方式，既可用于企業(yè)文件控制與管理，也可用于政府事業(yè)單位公文流轉(zhuǎn)及管理。正確

4、運(yùn)用，能實(shí)現(xiàn)無紙化辦公的目的。本系統(tǒng)旨在通過計(jì)算機(jī)技術(shù)推動(dòng)知識管理，幫助企業(yè)建立先進(jìn)的知識管理模式，使企業(yè)知識管理平臺(tái)成為短期營運(yùn)與長期成長戰(zhàn)略結(jié)合的資訊平臺(tái)，極大化企業(yè)最有價(jià)值的資產(chǎn)-員工與知識。讓員工快速獲取個(gè)人成長所需的工具及信息，達(dá)成員工高度的成就感，加速協(xié)同作業(yè)，通過知識管理平臺(tái)實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)信息的共享，為企業(yè)更有品質(zhì)的營運(yùn)決策提供支持。運(yùn)用高效率的作業(yè)流程降低管理成本。 本系統(tǒng)采用了大量成熟組件，提供統(tǒng)一的界面方案和豐富的數(shù)據(jù)管理分析功能。所有界面信息、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、功能模塊及數(shù)據(jù)處理算法均可隨意修改，用戶可根據(jù)自身實(shí)際情況自行組裝、修改模塊，甚至可開發(fā)新的應(yīng)用系統(tǒng)。是目前市場上少見的一款務(wù)

5、實(shí)、經(jīng)濟(jì)、高效、靈活的企業(yè)管理系統(tǒng)。 主要功能模塊：日常事務(wù)管理系統(tǒng)、文件流轉(zhuǎn)管理系統(tǒng)、文件處理系統(tǒng)、印章管理系統(tǒng)、圖紙資料管理系統(tǒng)、企業(yè)互動(dòng)平臺(tái)管理系統(tǒng)。=模塊介紹=【日常事務(wù)管理】· 文件管理之日常事務(wù)性工作是指文件管理過程中一些基礎(chǔ)工作和事務(wù)性工作，其中文件柜管理和電子文件夾管理是重點(diǎn)。· 公司文件柜和電子文件夾要認(rèn)真規(guī)劃，這樣對文件存放有很大幫助，可以令您查找、管理文件方便快捷。從系統(tǒng)中點(diǎn)擊文件柜或文件夾名稱可查看此文件柜中或文件夾存放的所有文件。· 耗材領(lǐng)用登記、文件印制管理、傳真收發(fā)登記、信函收發(fā)登記對控制文件進(jìn)出及管理成本有重要意義。· 日

6、常事務(wù)管理系統(tǒng)包括文件柜管理、文件夾管理、耗材領(lǐng)用登記、文件印制管理、傳真收發(fā)登記、信函收發(fā)登記六個(gè)模塊。 【文件流轉(zhuǎn)】· 文件流轉(zhuǎn)件管理系統(tǒng)對文件生命用期進(jìn)行全面管理，是文件管理系統(tǒng)的核心模塊，正確使用，可實(shí)現(xiàn)無紙化辦公。   · 本系統(tǒng)支持電子文件網(wǎng)絡(luò)傳送及紙張文件手工傳閱雙重功能。文件網(wǎng)絡(luò)流轉(zhuǎn)流程：文件管理員在WORD、EXCEL或其他文字編輯工具中編輯好文件后，上傳到設(shè)置好的文件夾中，通知審核人、批準(zhǔn)人審批后，發(fā)送給相關(guān)人員。相關(guān)人員收到來文通知后，即可打開文件閱讀器閱讀此文件。文件管理員可通過“文件閱讀跟蹤”模塊查看文件閱讀情況。手工傳閱文件流程：文件管

7、理將紙張文件登記后，發(fā)送給相關(guān)人員，同時(shí)打印“文件傳閱單”，交由閱讀者簽名，閱讀者讀完后，可以下傳給下一個(gè)閱讀者，文件管理員可通過“文件閱讀跟蹤”模塊查看傳文件目前傳閱位置。· 文件流轉(zhuǎn)管理系統(tǒng)包括文件登記、文件發(fā)送、文件閱讀、文件傳閱、文件歸檔、文件借閱、文件閱讀跟蹤七個(gè)模塊。 【文件處理】· 文件處理系統(tǒng)對文件進(jìn)行處理，如文件辦理、修改、銷毀、檔案移交等，是文件流轉(zhuǎn)后之管理工作。有些文件（如工作計(jì)劃）需要有關(guān)人員做某些工作，因此涉及工作辦理，工作辦理過程可通過系統(tǒng)進(jìn)行跟蹤。文件修改、銷毀要先行申請，批準(zhǔn)后才能進(jìn)行，修改痕跡可查。文件回收則效地控制了舊版本文件的流轉(zhuǎn)。&#

8、183; 文件處理系統(tǒng)包括文件辦理、文件回收、檔案移交、文件修改管理、文件銷毀管理五個(gè)模塊。 【印章管理系統(tǒng)】· 公司印章（如公司章、文件控制章、資格人私章等）是公司權(quán)限標(biāo)記，要加以管理，如果加管理不當(dāng)，會(huì)導(dǎo)致文件審批控制失敗，造成不良影響甚至嚴(yán)重后果。· 對公司印章的管理包括兩方面內(nèi)容，一是對印章進(jìn)行編號登記，集中管理，以便于查找；一是對印章借用過程進(jìn)行控制跟蹤，防止丟失。· 文件處理系統(tǒng)包括印章檔案管理、印章借用管理二個(gè)模塊。 【圖紙資料管理系統(tǒng)】· 公司圖紙資料（如設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)備說明書、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工具書等）是公司重要資源，如果不加以管理，會(huì)丟失或因

9、存放混亂不易查找，對公司工作造成影響。· 對公司圖紙資料件的管理包括兩方面內(nèi)容，一是對資料圖紙進(jìn)行編號登記，集中管理，以便于查找；一是對借用過程進(jìn)行控制跟蹤，防止丟失。· 文件處理系統(tǒng)包括圖紙資料檔案、圖紙資料借用二個(gè)模塊。 【互動(dòng)平臺(tái)】· 互動(dòng)平臺(tái)管理系統(tǒng)是建立在公司門戶網(wǎng)站上的一個(gè)模塊，員工和社會(huì)公眾通過公司門戶網(wǎng)站進(jìn)行交流互動(dòng)，在客戶、供應(yīng)商、公司員工、公眾之間建起一個(gè)全面溝通平臺(tái)，以提高自身素質(zhì)。· 員工可通過WEB方式登錄知識管理互動(dòng)平臺(tái)，查看公司通知、公告；向企業(yè)管理專家提問；在知識交流論壇發(fā)起論題等。· 互動(dòng)平臺(tái)分為兩部分，一是W

10、EB端；一端為服務(wù)器端。一般用戶通過IE進(jìn)行互動(dòng)交流，文件管理員通過后臺(tái)進(jìn)行數(shù)據(jù)管理。=系統(tǒng)特色=· 天縱知識管理系統(tǒng)相比其他文件管理系統(tǒng)、OA系統(tǒng)有其獨(dú)具個(gè)性的特色，主要表現(xiàn)在以ISO文件管理為核心，同時(shí)兼顧OA的許多功能，為企業(yè)搭建知識交流、知識共享及全面溝通平臺(tái)。具體如下： · 可自行定義的流程和模塊所有界面信息、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、功能模塊及數(shù)據(jù)處理算法均可隨意修改，用戶可根據(jù)自身實(shí)際情況自行組裝、修改模塊，甚至可開發(fā)新的應(yīng)用系統(tǒng)。 · 全面文檔生命周期管理任何一個(gè)文檔都包括創(chuàng)建、修改、審批、發(fā)布、歸檔、修改、銷毀的過程。該系統(tǒng)對每個(gè)階段都提供了有效的管理手段。 &

11、#183; 強(qiáng)大的文件檢索功能用戶可自由設(shè)置查找條件，快速找到想要的文檔。文件管理分門別類，層次清楚。在“文件柜”或“文件夾”系統(tǒng)中可快速查看文件清單。 · 強(qiáng)大的統(tǒng)計(jì)分析功能系統(tǒng)提供了大量的文件統(tǒng)計(jì)方式。如果用戶還有其他統(tǒng)計(jì)需求，可自行設(shè)定。所有查詢、統(tǒng)計(jì)、分析邏輯均可自行修改。 · 支持多種短信息通知系統(tǒng)支持手機(jī)短消息、郵件、網(wǎng)絡(luò)短消息的應(yīng)用，待審批、待簽收、待發(fā)布等所有的信息傳遞可以直接發(fā)送到相關(guān)人手機(jī)上，令工作輕松高效。 · 同時(shí)滿足手工紙張文件和電子文件流轉(zhuǎn)系統(tǒng)支持手工紙張文件流轉(zhuǎn)和電子文件流轉(zhuǎn)兩種方式，以滿足某些企業(yè)或單位無法完全實(shí)現(xiàn)電子化文件流轉(zhuǎn)的需

12、求。 · 協(xié)同工作的互動(dòng)平臺(tái)員工可通過WEB方式登錄位于企業(yè)門戶網(wǎng)站的知識管理互動(dòng)平臺(tái)，查看公司通知、公告；向企業(yè)管理專家提問；在知識交流論壇發(fā)起論題等。 · B/S、C/S均可登錄系統(tǒng)本系統(tǒng)擁有B/S、C/S兩種操作方式，用戶可選擇自己方便的方式登錄及操作系統(tǒng)。=效益分析=· 借助計(jì)算機(jī)技術(shù)規(guī)范化文件管理，提升管理水平和公司形象。 · 文件查找方便快捷，同時(shí)避免公司重要文件流失或丟失。 · 遠(yuǎn)程辦公及各種流程自動(dòng)化技術(shù)提高工作效率，降低管理成本。 · 有效管制企業(yè) ISO文件的進(jìn)出，確保各文件版本一致性，確保最新文件的執(zhí)行。

13、83; 協(xié)作的加強(qiáng)：加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部溝通與合作，提升工作效率。  · 改善企業(yè)知識管理環(huán)境，確保知識有效積累和共享，提高員工素質(zhì)，在企業(yè)內(nèi)營造良好的學(xué)習(xí)風(fēng)氣，將企業(yè)建成學(xué)習(xí)型企業(yè)和知識型企業(yè)。 · 無紙化辦公，減少直接成本，如紙張、復(fù)印耗材等。同時(shí)符合環(huán)保精神。 · 本系統(tǒng)還兼有許多辦公自動(dòng)化功能，如工作計(jì)劃、日程安排、工作日記、短信息管理等，讓員工工作更加輕松愉快。 · 文件發(fā)送通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，不再由人工傳遞，節(jié)省時(shí)間和人工成本，提高工作效率。 · 員工可通過WEB方式登錄位于企業(yè)門戶網(wǎng)站的知識管理互動(dòng)平臺(tái)，查看公司通知、公告；向企業(yè)管理專家提問；在知識交流論壇發(fā)起論題等。相比直接溝通管理成本要低得多，而且及時(shí)、效率高。 · 同擁有B/S、C/S兩種操作方式，用戶可選擇自己方便的方式登錄及操作系統(tǒng)。使用遠(yuǎn)程辦公，提高工作效率及及時(shí)性。 =服務(wù)與價(jià)格=一、軟件報(bào)價(jià)根據(jù)用戶購買之站