文件流轉(zhuǎn)管理辦法

1、*投資控股有限公司文件流轉(zhuǎn)管理（暫行）辦法第一章總則第一條 為制度化，規(guī)范化公司文件內(nèi)部流轉(zhuǎn)管理，提高文件簽批、 流轉(zhuǎn)效率，制定本文件流轉(zhuǎn)管理（暫行）辦法。第二條 本文件流轉(zhuǎn)管理（暫行）辦法以下簡(jiǎn)稱本辦法。第三條 本辦法所稱文件，指公司在在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，因工作 需要產(chǎn)生的文字、圖片、影像、聲音等資料及外單位的來文資料。第四條 公司文件的內(nèi)部簽批、流轉(zhuǎn)等事項(xiàng)均應(yīng)依照本辦法執(zhí)行。第二章文件流傳第五條公司文件分為下列幾類：本部制發(fā)文件：本公司內(nèi)部文件和對(duì)外業(yè)務(wù)文件外來文件：指政府部門、其他企業(yè)、事業(yè)單位來文（命令、指令、 決議、指示、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、涵、會(huì)議紀(jì)要）、電 報(bào)、傳真等等

2、。由辦公室簽署擬辦意見后交總經(jīng)理閱批，下屬單位來文：公文（請(qǐng)示、報(bào)告、呈文審批、合同會(huì)簽、制度 會(huì)簽表格等）、請(qǐng)（付）款單據(jù)（借款申請(qǐng)單、費(fèi)用報(bào)銷單、付款申 請(qǐng)單等），由辦公室收件后統(tǒng)一登記并送相應(yīng)職能（專業(yè)）部門，職能 （專業(yè)）部門負(fù)責(zé)本部門（專業(yè)）的文件流轉(zhuǎn)過程。涉及財(cái)務(wù)支付的 由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)，涉及人力資源、工資的由人力資源部門負(fù)責(zé)，涉及技術(shù) 的由生產(chǎn)技術(shù)部門負(fù)責(zé)，涉及安全的由安全監(jiān)察部門負(fù)責(zé)，涉及采購(gòu)、 銷售的由購(gòu)銷中心負(fù)責(zé)，行政綜合類由辦公室負(fù)責(zé)。第六條收文一、公司鼓勵(lì)各部門（煤礦）之間采用電子郵件形式發(fā)送公文。二、本公司與外界往來的文件，由辦公室統(tǒng)一登記、收文。內(nèi)部制發(fā)文件流轉(zhuǎn)，由各部門

3、自行登記、收文、立卷、存檔。第七條發(fā)文一、以公司名義撰寫的文件，可由各部門自行擬稿，填寫文件簽發(fā)單報(bào)相關(guān)人員審批后交由辦公室統(tǒng)一發(fā)文。 各部門向辦公室遞 交發(fā)文搞件時(shí)，應(yīng)一并遞交該搞件電子版。以各部門名義撰寫的文件， 由各部門自行登記、經(jīng)分管副總同意后簽發(fā)。二、文件簽發(fā)的權(quán)限1 .以公司名義發(fā)文，經(jīng)分管副總批準(zhǔn)后，由辦公室核稿審查， 報(bào)經(jīng)營(yíng)副總審核，由董事長(zhǎng)（或總經(jīng)理）簽發(fā)，加蓋“*投資控股有限公司”行政印章。2 .技術(shù)（安全）審批資料由各部門（專業(yè)）會(huì)審并經(jīng)分管副總 （或總工）簽字同意后，報(bào)董事長(zhǎng)（或總經(jīng)理）進(jìn)行簽發(fā)，專業(yè)技術(shù) 批復(fù)文件加蓋“*投資控股有限公司業(yè)務(wù)專用章”。3 .各部門（專業(yè)

4、）對(duì)下屬單位下達(dá)的整改指令、處罰告知、 處罰決定等由部門（專業(yè)）總監(jiān)簽發(fā)，加蓋各部門（專業(yè)）部門 章，安全指令加蓋“安全檢查專用章”，技術(shù)指令加蓋“業(yè)務(wù)專用章”。下達(dá)的指令（或決定）必須有本公司規(guī)章制度（或會(huì)議、通知要求）作為支撐，否則辦公室應(yīng)拒絕蓋印，如印章外借期間發(fā)生，由借印人承擔(dān)所有責(zé)任，情節(jié)嚴(yán)重的，對(duì)當(dāng)事人處以500以上，2000元以下罰款，情節(jié)特別嚴(yán)重的作開除處理。辦公室負(fù)責(zé)作廢文件的宣布撤銷。三、文件的編號(hào)1 .涉及人力資源管理相關(guān)的文件，編號(hào)為：貴天人資年份*號(hào)；2 .以公司名義對(duì)上級(jí)公司、政府機(jī)構(gòu)等發(fā)送的文件，編號(hào)為； 貴天請(qǐng)（或報(bào)）字年份*號(hào)；3 .涉及安全管理方面的對(duì)下文件

5、，編號(hào)為：貴天安字年份*號(hào)；4 .技術(shù)批復(fù)文件，編號(hào)為：貴天技復(fù)字年份*5 .以公司名義對(duì)其他企業(yè)行文，編號(hào)為：貴天司函年份*號(hào)6 .以公司名義對(duì)下的通知、決定等，編號(hào)為：貴天通字年份* 號(hào)。7 .其他特殊編號(hào)由辦公室根據(jù)實(shí)際情況確定并報(bào)公司經(jīng)營(yíng)副總 同意后執(zhí)行。第八條文件流轉(zhuǎn)處理一.外來文件由辦公室登記收文后，根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)報(bào)公司相應(yīng)分 管副總閱批后，分送各有關(guān)部門處理二.內(nèi)部制發(fā)文件流轉(zhuǎn)時(shí)，由發(fā)文部門登記簽發(fā)后，直接送收文部門登記簽收。第九條會(huì)簽一.需多部門或多人會(huì)簽處理的文件應(yīng)根據(jù)文件性質(zhì)附上相應(yīng)的 流程審批單。二.各部門收到需參與會(huì)簽的文件時(shí)，須及時(shí)認(rèn)真處理并簽署意 見，一般文件必須在2

6、個(gè)工作日之內(nèi)處理完畢，無正當(dāng)理由超過兩天 未處理文件的，按每天50元對(duì)責(zé)任人處以罰款，丟失文件的按 200 元次進(jìn)行處罰。三、公司下屬單位呈報(bào)的文件需要會(huì)簽的，按專業(yè)對(duì)口原則，由 辦公室按照專業(yè)性質(zhì)分送到對(duì)應(yīng)部門，對(duì)應(yīng)部門負(fù)責(zé)整個(gè)文件的會(huì)簽 流轉(zhuǎn)，會(huì)簽完成后，將文件返回辦公室登記，由辦公室根據(jù)情況回傳 呈文單位。四、各部門不得以工作無空閑為由拒收文件及各類流程審批單， 否則按無故不處理文件處罰。對(duì)于不符合要求的文件，應(yīng)口頭或書面 告知呈文人后退回。第三章 重要文件的審核、執(zhí)行第十條審核、批示涉及公司總體協(xié)調(diào)或應(yīng)由公司總經(jīng)理審核的文件，由辦公室簽署擬辦意見后，呈總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)人做最終的審核、批示。第十一條執(zhí)行經(jīng)總經(jīng)理或有關(guān)人員批示后，正本留辦公室歸檔存查，由辦公室 將文件復(fù)印一份送執(zhí)行單位處理并監(jiān)督執(zhí)行。第四章文件存檔第十二條 各部門辦結(jié)的文件，涉及人事、工資、考核等人力資源 管理的交由人力資源管理部門統(tǒng)一存檔；涉及企業(yè)并購(gòu)、公司經(jīng)營(yíng)管 理調(diào)整等行政管理及協(xié)議方面內(nèi)容的由辦公室存檔；涉及技術(shù)方面的文件、資料由生產(chǎn)技術(shù)部門存檔；涉及安全管理相關(guān)的文件由安全監(jiān) 察中心存檔；財(cái)務(wù)管理方面的文件資料由財(cái)務(wù)存檔。第十三條 各部門存檔的文件、資料應(yīng)建立索引目錄，并于每周一 上午十點(diǎn)前將最新的索引目錄電子版向辦公