公司文件管理制度格式

1、六、公司文件管理制度（一）總則第一條為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，根據(jù)中央關于文書處理的有關規(guī)定，結合我廠的實際情況，特制訂本制度第二條文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本廠上報卜選的各種文件，資料口第三條按照黨政分工的原則，全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦（以下簡稱兩辦）歸I1管理。（二）收文的管理第四條公文的簽收1 .凡來廠公啟文件（除廠領導訂啟的外）均由廠收發(fā)員登記簽收（由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要文件除外）后分別交兩辦機要秘書拆封。在簽收和拆封時，收發(fā)員和機要秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕

2、毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被斯應拒絕簽收口2 .對上級機要部門發(fā)來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對U,應立即報告匕級機要部門，井登記差錯文件的文號口第五條公文的編導保管1 .兩辦機要秘書對上級來文拆封后應及時附上“文件處理傳閱單”，并分類登記編號、保管。須由工廠承辦或歸檔的廠領導親啟文件，廠領導啟封后，也應分別交兩辦辦理正常手續(xù)。2 .本廠外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交兩辦機要秘書進行登記編號保管，不得個人保存口第六條公文的閱批與分轉1 .凡正式文件均需分別由兩辦主任（或副主任）根據(jù)文件內容和性質閱簽后，由機要秘書分送承辦部

3、門閱辦，重要文件應呈送廠領導（或分管領導）親自閱批后分送承辦部門閱辦為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦口2 .一般函、電、單據(jù)等，分別由兩辦機要秘書直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應同主辦電位聯(lián)系后再分轉處理口3 .為加速文件運轉，機要秘書應在當天或第二天將文件送到廠領導和承辦部門，如關系到兩個以上業(yè)務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。第七條文件的傳閱與他辦1 .傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得耨文件轉借其他人閱看，對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。2 .閱讀文件應抓緊時間，當天閱

4、完后應在下班前將文件交機要室，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應簽名以示負責。如有領導“批示”、“擬辦意見”兩辦應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜:3 .閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密4 .文件閱完后，應送交兩辦機要秘/切忌橫南.5 .兩辦機要秘書對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規(guī)定，并征得兩辦同意后,予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉。6 .按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關部門定期組織學習有關文件，或由兩辦機要室

5、通知到機要室閱文。（三）發(fā)文的管理第八條發(fā)文的規(guī)定1 .全廠上報下發(fā)正式文件的權力分別集中黨委和廠部，各群眾團體和部門一律不得自行向上,向下發(fā)送正式文件.2 .各群眾團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應分別向黨委、廠部提出發(fā)文申請，并將文件底稿分別交兩辦審核。黨委、廠部同意發(fā)文，則兩辦分別按黨、政機構設置與業(yè)務分工統(tǒng)一歸口以黨X字、廠X字發(fā)文。群眾團體文件由黨委批轉3 .對全廠影響較大，涉及兩個以上廠領導分管范圍的文件，須由黨委書記或廠長批準等發(fā)，其余文件均由分管廠領導批準簽發(fā)第九條發(fā)文的范圍：1 .凡是以黨委、廠部名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編

6、寫的會議紀要和會議簡報，均屬發(fā)文范用。2 .黨委，廠部卜發(fā)文件主要用于:(1)公布全廠規(guī)章制度；(2)轉發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的I：廠文件;(3)公布匚廠體制機構變動或部任免事項；(4)公布全廠性的重大生產(chǎn)、技術、經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等工作的決定；(5)發(fā)布有關獎懲決定和通報；(6)其他有美全廠的重大事項；3 .黨委，廠部上行文、外發(fā)文主要用于：(1)對上級機美呈報.作計劃,諳小報告、處理決定；(2)同兄弟單位聯(lián)系有關工廠重大生產(chǎn)、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、經(jīng)營管理，黨群I：作等事宜.4 .在工廠日常生產(chǎn)、技術、經(jīng)營管理、黨群工作中，有關圖紙、技術文件、工藝修改、

7、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經(jīng)分管廠領導批準后，由主管業(yè)務科室面或II頭通知執(zhí)行，般不用廠部文件發(fā)布力5 .凡各業(yè)務科室如開專題會議所作的決定，一般都不應發(fā)文，不備查考，可以科室名義用工作簡訊發(fā)會議紀要口6 .各業(yè)務科室與外單位發(fā)生的一般業(yè)務聯(lián)系，可用各科室的名義對外發(fā)函(應各自編號備查)不用廠部名義發(fā)文(四)發(fā)文程序與變求第十條發(fā)文程序規(guī)定：1 .各巾位需要發(fā)文，應事先分別向黨委、廠部提出小清；2 .黨委、廠部同意發(fā)文時，主辦單位應以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或I：作實際需要草擬文件初稿；3 .草擬文稿必須從全廠角度出發(fā)，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚

8、、層次分明、文字筒煉、標點符號正確,后寫.1灌。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆廿寫;4 .文稿擬就后，擬搞人應填附發(fā)文稿紙首頁，詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人,并簽名、蓋章、標定日期和密級；5 .兩辦應根據(jù)黨委、廠部的要求和上級有關指示精神，有關文件規(guī)定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿；6 .經(jīng)兩辦審查修改后的文稿，送部門主管領導核稿的文稿內容、質量負責）；7 .對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新春寫清楚；8 .需經(jīng)會簽的文稿，應在交付打印前送會簽部門會簽；9 .文稿審核會簽后，按

9、批準權限的規(guī)定分別呈送黨委、廠部領導審定批準簽發(fā)；10 .經(jīng)領導批準簽發(fā)后的文稿交兩辦機要秘B統(tǒng)一編號送打字筆打?。?1 .文件打印清樣，應由擬稿入校對，校對人員應在發(fā)文稿上簽名；12 .文件打字后，由兩辦派專人按數(shù)印刷，再由兩辦機要秘書分發(fā)并檢查落實情況，對印刷質員不好的文件，機要秘書應拒絕蓋印分發(fā)。（五）文件的借閱和清退第十一條各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負責人簽寫便條，對有密級的文件須兩辦主任同意后方可借閱。第十二條借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄求，不允許拆卷和在文件上勾劃等。第十三條兩辦機要秘書對承辦的公文應抓緊

10、催辦，應定期對事情已經(jīng)辦妥的本廠文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。（一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清）。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明原因和責任者，并如實向領導報rf=第十四條各部門應指定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。（六）文件的立卷與歸檔第十五條文件的心檔范圍；1.凡F列文件統(tǒng)一分劉由兩辦負責歸株（1）上級機關來文，包括上級對.廠報告、巾請的批復；（2）黨委、廠部發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發(fā)音和生產(chǎn)經(jīng)營匚作的咨類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等；(3)廠黨委會、廠長辦公室、廠務會、工廠管理委員會、中層干部會以及

11、各種專業(yè)例會記錄；(4)廠黨代會、職代工、工會會員代表大會、團代會等廠一級的黨群組織召開的代友大會所形成的報告，總結，決議，發(fā)言、簡報、會議記玳等；(5)有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結果；(6)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本廠在會上匯報表言材料等；(7)上級機關領導同志來廠檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本廠向上級進行匯報的提綱和材料；(8)反映本廠生產(chǎn)，經(jīng)營活動，先進人物事跡及廠領導工作等的音、像攝制品；(9)門忐和大事記；(10)I：廠向上級請示批宏的文件及上報的有關材料。2.業(yè)務科室，各群眾團體日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務科室、群眾團體負責立卷歸檔口第十六條立卷要求1 .文件立卷應按照內容一名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理辦檔。2 .立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。3 .要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷