辦公室軟件常用功能簡(jiǎn)介2015

1、上海市奉賢區(qū)疾病預(yù)防控制中心上海市奉賢區(qū)疾病預(yù)防控制中心SHANGHAI FENGXIAN DISTRICT CENTER FOR DISEASE CONTROL & PREVENTIONSHANGHAI FENGXIAN DISTRICT CENTER FOR DISEASE CONTROL & PREVENTIONExcel常用功能簡(jiǎn)介常用功能簡(jiǎn)介XXXX疾病疾病預(yù)防預(yù)防控制中心控制中心v數(shù)據(jù)排序、篩選數(shù)據(jù)排序、篩選v建立數(shù)據(jù)透視表建立數(shù)據(jù)透視表v數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換v常用快捷鍵常用快捷鍵Excel常用功能常用功能排序排序 對(duì)對(duì)Excel 2007中的數(shù)據(jù)清單進(jìn)行排序時(shí)

2、，如果按照單中的數(shù)據(jù)清單進(jìn)行排序時(shí)，如果按照單列的內(nèi)容進(jìn)行排序，可以直接列的內(nèi)容進(jìn)行排序，可以直接“開(kāi)始開(kāi)始”選項(xiàng)卡的選項(xiàng)卡的“編輯編輯”組中完成排序操作。如果要對(duì)多列內(nèi)容排序，則需要在組中完成排序操作。如果要對(duì)多列內(nèi)容排序，則需要在“數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡中的選項(xiàng)卡中的“排序和篩選排序和篩選”組中進(jìn)行操作。組中進(jìn)行操作。簡(jiǎn)單排序簡(jiǎn)單排序擴(kuò)展區(qū)域排序：擴(kuò)展區(qū)域排序：對(duì)其中一列對(duì)其中一列進(jìn)行排序時(shí)，非選定列同步進(jìn)行排序時(shí)，非選定列同步變動(dòng)。變動(dòng)。（系統(tǒng)默認(rèn)選擇）（系統(tǒng)默認(rèn)選擇）以當(dāng)前選定區(qū)域排序：以當(dāng)前選定區(qū)域排序：僅對(duì)僅對(duì)選定的一列進(jìn)行排序，非選選定的一列進(jìn)行排序，非選定列順序不變。定列順序不變。注

3、意：注意：空白列影響排序結(jié)果，排序前應(yīng)檢查或簡(jiǎn)單填充。空白列影響排序結(jié)果，排序前應(yīng)檢查或簡(jiǎn)單填充。 數(shù)據(jù)的高級(jí)排序是指按照多個(gè)條件對(duì)數(shù)據(jù)清單進(jìn)行排數(shù)據(jù)的高級(jí)排序是指按照多個(gè)條件對(duì)數(shù)據(jù)清單進(jìn)行排序，這是針對(duì)簡(jiǎn)單排序后仍然有相同數(shù)據(jù)的情況進(jìn)行的一序，這是針對(duì)簡(jiǎn)單排序后仍然有相同數(shù)據(jù)的情況進(jìn)行的一種排序方式。種排序方式。高級(jí)排序高級(jí)排序篩選篩選 經(jīng)過(guò)篩選后的數(shù)據(jù)清單只顯示包含指定條件的數(shù)據(jù)行，經(jīng)過(guò)篩選后的數(shù)據(jù)清單只顯示包含指定條件的數(shù)據(jù)行，以供用戶瀏覽、分析。以供用戶瀏覽、分析。自動(dòng)篩選自動(dòng)篩選 自動(dòng)篩選為用戶提供了在具有大量記錄的數(shù)據(jù)清單中自動(dòng)篩選為用戶提供了在具有大量記錄的數(shù)據(jù)清單中快速查找符合

4、某種條件記錄的功能。使用自動(dòng)篩選功能篩快速查找符合某種條件記錄的功能。使用自動(dòng)篩選功能篩選記錄時(shí)，字段名稱將變成一個(gè)下拉列表框的框名。選記錄時(shí)，字段名稱將變成一個(gè)下拉列表框的框名。自定義篩選自定義篩選 使用使用Excel 2007中自帶的篩選條件，可以快速完成對(duì)數(shù)中自帶的篩選條件，可以快速完成對(duì)數(shù)據(jù)清單的篩選操作。但是當(dāng)自帶的篩選條件無(wú)法滿足需要據(jù)清單的篩選操作。但是當(dāng)自帶的篩選條件無(wú)法滿足需要時(shí)，也可以根據(jù)需要自定義篩選條件。時(shí)，也可以根據(jù)需要自定義篩選條件。數(shù)據(jù)透視表數(shù)據(jù)透視表 數(shù)據(jù)透視表是一種對(duì)大量數(shù)據(jù)快速匯總和建立交叉列數(shù)據(jù)透視表是一種對(duì)大量數(shù)據(jù)快速匯總和建立交叉列表的交互式表格。它不

5、僅可以轉(zhuǎn)換行和列以查看源數(shù)據(jù)的表的交互式表格。它不僅可以轉(zhuǎn)換行和列以查看源數(shù)據(jù)的不同匯總結(jié)果，也可以顯示不同頁(yè)面以篩選數(shù)據(jù)，還可以不同匯總結(jié)果，也可以顯示不同頁(yè)面以篩選數(shù)據(jù)，還可以根據(jù)需要顯示區(qū)域中的細(xì)節(jié)數(shù)據(jù)。根據(jù)需要顯示區(qū)域中的細(xì)節(jié)數(shù)據(jù)。v 第一步：選擇數(shù)據(jù)來(lái)源；第一步：選擇數(shù)據(jù)來(lái)源；v 第二步：設(shè)置數(shù)據(jù)透視表的布局。第二步：設(shè)置數(shù)據(jù)透視表的布局。創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表使用數(shù)據(jù)透視表分析數(shù)據(jù)使用數(shù)據(jù)透視表分析數(shù)據(jù) 數(shù)據(jù)透視表會(huì)自動(dòng)將數(shù)據(jù)源中的數(shù)據(jù)按用戶設(shè)置的布數(shù)據(jù)透視表會(huì)自動(dòng)將數(shù)據(jù)源中的數(shù)據(jù)按用戶設(shè)置的布局進(jìn)行分類，從而方便用戶分析表中的數(shù)據(jù)，可以通過(guò)選局進(jìn)行分類，從而方便用戶分析表中

6、的數(shù)據(jù)，可以通過(guò)選擇字段來(lái)篩選統(tǒng)計(jì)表中的數(shù)據(jù)。擇字段來(lái)篩選統(tǒng)計(jì)表中的數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換v文本數(shù)字轉(zhuǎn)化日期文本數(shù)字轉(zhuǎn)化日期v根據(jù)出生日期計(jì)算年齡根據(jù)出生日期計(jì)算年齡v根據(jù)身份證計(jì)算性別根據(jù)身份證計(jì)算性別v根據(jù)身份證計(jì)算年齡根據(jù)身份證計(jì)算年齡文本數(shù)字轉(zhuǎn)化日期文本數(shù)字轉(zhuǎn)化日期轉(zhuǎn)換前轉(zhuǎn)換前轉(zhuǎn)換后轉(zhuǎn)換后文本數(shù)字轉(zhuǎn)化日期文本數(shù)字轉(zhuǎn)化日期第一步：選中轉(zhuǎn)換列第一步：選中轉(zhuǎn)換列第二步：數(shù)據(jù)、分列，下一步（兩次），到步驟三第二步：數(shù)據(jù)、分列，下一步（兩次），到步驟三文本數(shù)字轉(zhuǎn)化日期文本數(shù)字轉(zhuǎn)化日期第三步：選擇第三步：選擇“日期日期YMD”，完成。，完成。文本數(shù)字轉(zhuǎn)化日期文本數(shù)字轉(zhuǎn)化日期第四步：重新選擇

7、日期所在列，第四步：重新選擇日期所在列，“設(shè)置單元格格設(shè)置單元格格式式”為日期，或者在自定義中設(shè)置預(yù)期格式（本為日期，或者在自定義中設(shè)置預(yù)期格式（本部分設(shè)置為部分設(shè)置為yyyy-mm-dd）完成完成根據(jù)出生日期計(jì)算年齡根據(jù)出生日期計(jì)算年齡第一步：空白處增加第一步：空白處增加“年齡年齡”列，列，根據(jù)出生日期計(jì)算年齡根據(jù)出生日期計(jì)算年齡第二步：第二步：“年齡年齡”列輸入計(jì)算公式列輸入計(jì)算公式“=DATEDIF(A1,TODAY(),y)”A1:出生年月所在位置，根據(jù)具體情況而定。出生年月所在位置，根據(jù)具體情況而定。根據(jù)出生日期計(jì)算年齡根據(jù)出生日期計(jì)算年齡第三步：根據(jù)第三步：根據(jù)Excel自動(dòng)填充功

8、能獲得所有年齡自動(dòng)填充功能獲得所有年齡根據(jù)身份證計(jì)算性別根據(jù)身份證計(jì)算性別v 第一步：增加第一步：增加“性別性別”列列v 第二部：第二部： “性別性別”列輸入計(jì)算公式列輸入計(jì)算公式=IF(MOD(MID(A1,17,1),2),男男,女女) A1:身份證所在位置，根據(jù)具體情況而定。身份證所在位置，根據(jù)具體情況而定。v 第三步：自動(dòng)填充，獲得所有性別第三步：自動(dòng)填充，獲得所有性別根據(jù)身份證計(jì)算年齡根據(jù)身份證計(jì)算年齡v 第一步：增加第一步：增加“年齡年齡”列列v 第二部：第二部： “年齡年齡”列輸入計(jì)算公式列輸入計(jì)算公式=YEAR(NOW()-MID(A1,7,4) A1:身份證所在位置，根據(jù)具體

9、情況而定。身份證所在位置，根據(jù)具體情況而定。v 第三步：自動(dòng)填充，獲得所有年齡第三步：自動(dòng)填充，獲得所有年齡常用快捷鍵常用快捷鍵v 插入、刪除和復(fù)制選中區(qū)域插入、刪除和復(fù)制選中區(qū)域 復(fù)制選定區(qū)域復(fù)制選定區(qū)域 CTRL+C 粘貼選定區(qū)域粘貼選定區(qū)域 CTRL+V 剪切選定區(qū)域剪切選定區(qū)域 CTRL+X 清除選定區(qū)域的內(nèi)容清除選定區(qū)域的內(nèi)容 DELETE 撤消最后一次操作撤消最后一次操作 CTRL+Zv 打印打印 顯示顯示“打印打印”對(duì)話框?qū)υ捒?CTRL+P 顯示顯示“打印打印”預(yù)覽預(yù)覽 CTRL+F2v 移動(dòng)、切換單元格、工作表、工作薄移動(dòng)、切換單元格、工作表、工作薄 移動(dòng)到當(dāng)前數(shù)據(jù)區(qū)域的邊緣

10、移動(dòng)到當(dāng)前數(shù)據(jù)區(qū)域的邊緣 CTRL+ 箭頭鍵箭頭鍵 移動(dòng)到工作表的開(kāi)頭移動(dòng)到工作表的開(kāi)頭 CTRL+HOME 移動(dòng)到工作表的最后一個(gè)單元格。移動(dòng)到工作表的最后一個(gè)單元格。CTRL+END 向下移動(dòng)一屏向下移動(dòng)一屏 PAGE DOWN 向上移動(dòng)一屏向上移動(dòng)一屏 PAGE UP 向右移動(dòng)一屏向右移動(dòng)一屏 ALT+PAGE DOWN 向左移動(dòng)一屏向左移動(dòng)一屏 ALT+PAGE UP 移動(dòng)到工作簿中下一個(gè)工作表移動(dòng)到工作簿中下一個(gè)工作表 CTRL+PAGE DOWN 移動(dòng)到工作簿中前一個(gè)工作表移動(dòng)到工作簿中前一個(gè)工作表 CTRL+PAGE UP 工作薄間切換工作薄間切換 CTRL+TAB 插入新工作薄

11、插入新工作薄 CTRL+N 重復(fù)最后一次操作重復(fù)最后一次操作 CTRL+Y 加入單元格批注加入單元格批注 SHIFT+F2 向下填充向下填充 CTRL+D 向右填充向右填充 CTRL+R常用快捷鍵常用快捷鍵v 選擇單元格、列或行選擇單元格、列或行 選定當(dāng)前單元格周圍的區(qū)域選定當(dāng)前單元格周圍的區(qū)域 CTRL+SHIFT+*（星號(hào)）（星號(hào)） 將選定區(qū)域擴(kuò)展到行首將選定區(qū)域擴(kuò)展到行首 SHIFT+HOME 將選定區(qū)域擴(kuò)展到工作表的開(kāi)始將選定區(qū)域擴(kuò)展到工作表的開(kāi)始 CTRL+SHIFT+HOME 將選定區(qū)域擴(kuò)展到工作表的最后一個(gè)使用的單元格將選定區(qū)域擴(kuò)展到工作表的最后一個(gè)使用的單元格CTRL+SHIF

12、T+END 選定整個(gè)工作表選定整個(gè)工作表 CTRL+Av 編輯數(shù)據(jù)編輯數(shù)據(jù) 編輯活動(dòng)單元格并將插入點(diǎn)放置到線條末尾編輯活動(dòng)單元格并將插入點(diǎn)放置到線條末尾 F2 編輯活動(dòng)單元格并清除其中原有的內(nèi)容編輯活動(dòng)單元格并清除其中原有的內(nèi)容BACKSPACE常用快捷鍵常用快捷鍵v 設(shè)置單元格格式設(shè)置單元格格式 顯示顯示“單元格格式單元格格式”對(duì)話框?qū)υ捒?CTRL+1 顯示顯示“百分比百分比”格式格式 CTRL+SHIFT+% 顯示顯示“日期日期”格式格式 CTRL+SHIFT+# 顯示小時(shí)和分鐘顯示小時(shí)和分鐘“時(shí)間時(shí)間”格式，并標(biāo)明上午或下午格式，并標(biāo)明上午或下午 CTRL+SHIFT+ 應(yīng)用具有千位分

13、隔符且負(fù)數(shù)用負(fù)號(hào)應(yīng)用具有千位分隔符且負(fù)數(shù)用負(fù)號(hào) (-) 表示表示 CTRL+SHIFT+! 應(yīng)用或取消字體加粗格式應(yīng)用或取消字體加粗格式 CTRL+B 應(yīng)用或取消字體傾斜格式應(yīng)用或取消字體傾斜格式 CTRL+I 應(yīng)用或取消下劃線格式應(yīng)用或取消下劃線格式 CTRL+U 隱藏行隱藏行 CTRL+9 取消隱藏行取消隱藏行 CTRL+SHIFT+9 隱藏列隱藏列 CTRL+0（零）（零） 取消隱藏列取消隱藏列 CTRL+SHIFT+0常用快捷鍵常用快捷鍵Epidata常用功能介紹常用功能介紹EpidataEpidata安裝安裝安裝EpidataEpidata工作界面工作界面.rec 數(shù)據(jù)庫(kù)文件：數(shù)據(jù)庫(kù)

14、文件：存放數(shù)據(jù)以及已經(jīng)定義好的編碼存放數(shù)據(jù)以及已經(jīng)定義好的編碼 .qes 調(diào)查表文件：調(diào)查表文件：定義調(diào)查表結(jié)構(gòu)定義調(diào)查表結(jié)構(gòu).chk 核查文件：核查文件：定義數(shù)據(jù)輸入時(shí)字段的有效性規(guī)則定義數(shù)據(jù)輸入時(shí)字段的有效性規(guī)則.bak 關(guān)聯(lián)文件關(guān)聯(lián)文件不要改變或移動(dòng)不要改變或移動(dòng)名稱保持和名稱保持和.rec 名稱一致名稱一致問(wèn)卷錄入問(wèn)卷錄入EpidataEpidata常見(jiàn)文件格式常見(jiàn)文件格式記錄管理記錄管理v 查詢查詢v 修改修改v 刪除刪除v 導(dǎo)出導(dǎo)出查詢修改記錄查詢修改記錄刪除記錄刪除記錄查詢到要?jiǎng)h除的記錄查詢到要?jiǎng)h除的記錄32上海市慢性病及其危險(xiǎn)因素監(jiān)測(cè)(2013)點(diǎn)擊刪除刪除標(biāo)記刪除標(biāo)記注意：注

15、意：此刪除的僅是形式的刪除，此刪除的僅是形式的刪除，是可以被恢復(fù)的，如要永久刪除該記是可以被恢復(fù)的，如要永久刪除該記錄，確認(rèn)存盤后，在主界面進(jìn)行徹底錄，確認(rèn)存盤后，在主界面進(jìn)行徹底刪除刪除數(shù)據(jù)導(dǎo)出數(shù)據(jù)導(dǎo)出Excel、Access數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換Access數(shù)據(jù)庫(kù)導(dǎo)出數(shù)據(jù)庫(kù)導(dǎo)出Excel文件文件第一步：選中需要導(dǎo)出的數(shù)據(jù)表第一步：選中需要導(dǎo)出的數(shù)據(jù)表Access數(shù)據(jù)庫(kù)導(dǎo)出數(shù)據(jù)庫(kù)導(dǎo)出Excel文件文件第二步：鼠標(biāo)右鍵選擇第二步：鼠標(biāo)右鍵選擇“導(dǎo)出導(dǎo)出”Excel，彈出對(duì)話框，彈出對(duì)話框Access數(shù)據(jù)庫(kù)導(dǎo)出數(shù)據(jù)庫(kù)導(dǎo)出Excel文件文件第三步：選擇第三步：選擇“瀏覽瀏覽”，確定導(dǎo)出數(shù)據(jù)存放位置，確定導(dǎo)出數(shù)據(jù)存放位置，“確定確定”。Excel文件導(dǎo)入文件導(dǎo)入Access數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)庫(kù)第一步：第一步：