第5章辦 公 自 動 化

1、第第5章章 辦辦 公公 自自 動動 化化 第第5章章 辦辦 公公 自自 動動 化化 5.1 OAS的組成體系的組成體系 5.2 OAS的軟硬件配置的軟硬件配置 返回返回第第5章章 辦辦 公公 自自 動動 化化 5.1 OAS的組成體系的組成體系5.1.1 主要任務(wù)辦公自動化是用高新技術(shù)來支撐的、輔助辦公的先進手段。它主要有以下三項任務(wù)：(1) 電子數(shù)據(jù)處理(EDPElectronic Data Processing)。即處理辦公中大量繁瑣的事務(wù)性工作，如發(fā)送通知、打印文件、匯總表格、組織會議等，將這些繁瑣的事務(wù)交由機器完成，以達到提高工作效率、節(jié)省人力的目的。第第5章章 辦辦 公公 自自 動動

2、 化化 (2) 信息管理(MISMessage Information System)。對信息流的控制管理是每個部門最本質(zhì)的工作，OAS是信息管理的最佳手段，它把各項獨立的事務(wù)處理通過信息交換和資源共享聯(lián)系起來，以獲得準(zhǔn)確、快捷、及時、優(yōu)質(zhì)的功效。(3) 決策支持(DSSDecision Suppot System)。決策是根據(jù)預(yù)定目標(biāo)行動的決定，是高層次的管理工作。決策過程是指提出問題、搜集資料、擬定方案、分析評價、最后選定等一系列活動環(huán)節(jié)。OAS系統(tǒng)的建立，能自動地分析、采集信息，提供各種優(yōu)化方案，輔助決策者迅速地做出正確的決定。第第5章章 辦辦 公公 自自 動動 化化 5.1.2 主要依

3、賴技術(shù)辦公自動化技術(shù)是一門綜合性、跨學(xué)科的現(xiàn)代化辦公技術(shù)，它涉及計算機科學(xué)、通信科學(xué)、系統(tǒng)工程學(xué)、人機工程學(xué)、控制論、經(jīng)濟學(xué)、社會心理學(xué)、人工智能等等，但人們通常把計算技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)和行為科學(xué)稱做OAS的四大支柱。 第第5章章 辦辦 公公 自自 動動 化化 1計算機技術(shù)計算機軟硬件技術(shù)是辦公自動化的主要支柱。辦公自動化系統(tǒng)中的信息采集、輸入、存儲、加工、傳輸和輸出均依賴于計算機技術(shù)。文件和數(shù)據(jù)庫的建立和管理、辦公語言的建立和各種辦公軟件的開發(fā)與應(yīng)用也依賴于計算機。另外，計算機高性能的通信聯(lián)網(wǎng)能力，使相隔任意距離、處于不同地點的辦公室之間的人員可以像在同一間辦公室辦公一樣。因而在眾多現(xiàn)

4、代化辦公技術(shù)與設(shè)備中，對辦公自動化起關(guān)鍵作用的是計算機信息處理設(shè)備和構(gòu)成辦公室信息通信的計算機網(wǎng)絡(luò)通信系統(tǒng)。第第5章章 辦辦 公公 自自 動動 化化 2通信技術(shù)代化的辦公自動化系統(tǒng)是一個開放的大系統(tǒng)，各部分都以大量的信息縱向和橫向聯(lián)系，信息從某一個辦公室向附近或者遠程的目的地傳送。所以說通信技術(shù)是辦公自動化的重要支撐技術(shù)，是辦公自動化的神經(jīng)系統(tǒng)。從模擬通信到數(shù)字通信，從局域網(wǎng)到廣域網(wǎng)，從公共電話網(wǎng)、低速電報網(wǎng)到分組交換網(wǎng)、綜合業(yè)務(wù)數(shù)字網(wǎng)，從一般電話到微波、光纖、衛(wèi)星通信等各種現(xiàn)代化的通信方式，都縮短了空間距離，克服了時空障礙，豐富了辦公自動化的內(nèi)容。 第第5章章 辦辦 公公 自自 動動 化化

5、3其他綜合技術(shù)支持現(xiàn)代化辦公自動化系統(tǒng)的技術(shù)還包括微電子技術(shù)、光電技術(shù)、精密儀器技術(shù)、顯示技術(shù)、自動化技術(shù)、磁記錄和光記錄技術(shù)等。第第5章章 辦辦 公公 自自 動動 化化 5.1.3 不同級別的三類OAS辦公自動化系統(tǒng)按其職能可分為三個層次，即事務(wù)處理級辦公自動化系統(tǒng)、信息管理級辦公自動化系統(tǒng)和決策支持級辦公自動化系統(tǒng)。1事務(wù)處理級辦公自動化系統(tǒng)辦公事務(wù)處理的主要內(nèi)容是執(zhí)行例行性的日常辦公事務(wù)，涉及大量的基礎(chǔ)性工作，包括文字處理、電子排版、電子表格處理、文件收發(fā)登錄、電子文檔管理、辦公日程管理、人事管理、財務(wù)統(tǒng)計、報表處理、個人數(shù)據(jù)庫等。事務(wù)型辦公自動化系統(tǒng)可以是單機系統(tǒng)，但現(xiàn)在基本上是網(wǎng)絡(luò)化

6、的多機系統(tǒng)。第第5章章 辦辦 公公 自自 動動 化化 2信息管理級辦公自動化系統(tǒng)管理型辦公自動化系統(tǒng)是把事務(wù)型辦公系統(tǒng)和綜合信息緊密結(jié)合的一體化的辦公信息處理系統(tǒng)。它由事務(wù)型辦公系統(tǒng)支持，以管理控制活動為主，除了具備事務(wù)型辦公系統(tǒng)的全部功能外，主要是增加了信息管理功能。根據(jù)不同的應(yīng)用，管理型辦公自動化系統(tǒng)可分為政府機關(guān)型、市場經(jīng)濟型、生產(chǎn)管理型、財務(wù)管理型、人事管理型等。 第第5章章 辦辦 公公 自自 動動 化化 管理型辦公自動化系統(tǒng)多數(shù)是以局域網(wǎng)為主體構(gòu)成的系統(tǒng)，局域網(wǎng)可以連接不同類型的主機，可方便地實現(xiàn)部門微機網(wǎng)之間或者是與遠程網(wǎng)之間的通信。通信網(wǎng)絡(luò)最典型的結(jié)構(gòu)是采用中、小型主機系統(tǒng)與超級

7、微機和辦公處理工作站三級通信網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)。其中，中、小型機將主要完成管理信息系統(tǒng)的功能，處于第一層，設(shè)置于計算機中心機房；超級微機處于中間層，設(shè)置于各職能管理機關(guān)，主要完成辦公事務(wù)處理功能；工作站完成一些實際操作，設(shè)置在各基層科室，為最底層。這種結(jié)構(gòu)第第5章章 辦辦 公公 自自 動動 化化 具有較強的分布處理能力，資源共享性好，可靠性高。對于范圍較大的系統(tǒng)，可以通過通信網(wǎng)絡(luò)，把大(中)型機、超級小型機、高檔微機、微機、各種工作站、終端設(shè)備，以及電話機、傳真機等互連起來，構(gòu)成一個范圍更廣的辦公自動化系統(tǒng)。 第第5章章 辦辦 公公 自自 動動 化化 3決策型辦公自動化系統(tǒng)決策型辦公自動化系統(tǒng)是在事務(wù)處

8、理系統(tǒng)和信息管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上增加了決策或輔助決策功能的最高級的辦 公自動化系統(tǒng)。該系統(tǒng)主要擔(dān)負輔助決策的任務(wù)，即對決策提供支持。它不同于一般的信息管理，它要協(xié)助決策者在求解問題答案的過程中方便地檢索出相關(guān)的數(shù)據(jù)，對各種方案進行試驗和比較，對結(jié)果進行優(yōu)化。為此，該系統(tǒng)除了利用信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫所提供的基礎(chǔ)信息或數(shù)據(jù)資料外，還需為決策者提供模型、案例或決策方法 。第第5章章 辦辦 公公 自自 動動 化化 所以只有數(shù)據(jù)庫的支持是不夠的，還必須具備模型庫和方法庫。模型庫是決策支持系統(tǒng)的核心，其作用是提供各種模型供決策者使用，以尋求最佳方案。模型庫一般包括計劃模型、預(yù)測模型、評估模型、投入/產(chǎn)出模型、反

9、饋模型、結(jié)構(gòu)優(yōu)化模型、經(jīng)濟控制模型、仿真模型、綜合平衡等。在實際應(yīng)用中，對同一問題可以用不同的模型，從不同的角度去進行模擬，向決策者提出有效的建議。 返回返回第第5章章 辦辦 公公 自自 動動 化化 5.2 OAS的軟硬件配置的軟硬件配置 5.2.1 硬件設(shè)備 辦公自動化系統(tǒng)的基本設(shè)備一般分為以下三大類：第一類是圖文數(shù)據(jù)處理設(shè)備，包括計算機設(shè)備、電子打字機、打印機、復(fù)印機、圖文掃描機、電子輕印刷系統(tǒng)、數(shù)碼攝像設(shè)備、錄音設(shè)備及數(shù)據(jù)存儲設(shè)備等。第第5章章 辦辦 公公 自自 動動 化化 第二類是圖文數(shù)據(jù)傳送設(shè)備，包括圖文傳真機、電傳機、程控交換機、衛(wèi)星收發(fā)設(shè)備、微波通信設(shè)備及各類網(wǎng)絡(luò)通信設(shè)備，如路由

10、器、交換機、網(wǎng)卡、光端機等。第三類是圖文數(shù)據(jù)特殊處理設(shè)備，如碎紙機等保密設(shè)備、防火墻與入侵檢測設(shè)備等，這些設(shè)備為辦公提供特殊需求。第第5章章 辦辦 公公 自自 動動 化化 5.2.2 軟件系統(tǒng)辦公自動化系統(tǒng)軟件結(jié)構(gòu)是層次式的。機器與人之間共有三層軟件：基本軟件層、辦公室環(huán)境軟件層和應(yīng)用軟件層。各層軟件都支持辦公室網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。1基本軟件基本軟件包括操作系統(tǒng)和各種基礎(chǔ)平臺軟件。第第5章章 辦辦 公公 自自 動動 化化 2辦公室環(huán)境軟件辦公室環(huán)境軟件是指為辦公室提供基本支持環(huán)境的軟件，主要有下列幾種： 辦公室管理軟件：管理辦公室系統(tǒng)的配置、作業(yè)、安全、保密等； 辦公室文件管理系統(tǒng)：管理辦公室環(huán)境下的個

11、人用文件及共用文件； 辦公室郵件管理系統(tǒng)：個人工作站之間資料和信息的傳遞管理； 辦公室數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)：辦公室共享信息的管理。第第5章章 辦辦 公公 自自 動動 化化 3辦公室應(yīng)用軟件應(yīng)用軟件是辦公室系統(tǒng)中最大的軟件層，包括各種辦公事務(wù)處理的應(yīng)用程序和實用程序。這一層軟件又可分為具有一定通用性的軟件及完全專用的應(yīng)用軟件。1) 通用軟件較為通用的應(yīng)用軟件大多是一些辦公人員的工具型軟件，用這些軟件可以處理各種不定型的辦公業(yè)務(wù)。主要有：文字處理軟件，聲音處理軟件，表格處理軟件，圖像處理軟件，圖形處理軟件，文字、數(shù)據(jù)、圖表的集成軟件，統(tǒng)計分析軟件，預(yù)測軟件，情報資料檢索軟件，日程計劃軟件，詞典檢索服務(wù)軟

12、件。第第5章章 辦辦 公公 自自 動動 化化 2) 專用軟件專用軟件是指為具體辦公業(yè)務(wù)和其他業(yè)務(wù)使用的軟件。其數(shù)量較多，使用廣泛，一般由用戶研制，但近年來也有軟件產(chǎn)品出售，如下列兩大類軟件： 各種專家系統(tǒng)軟件：會議室管理軟件、印刷排版系統(tǒng)軟件、電話記賬軟件、辦公用品管理軟件、出退勤管理軟件、現(xiàn)金出納軟件、會計業(yè)務(wù)軟件、圖書館軟件、備忘錄軟件。 行業(yè)管理專用軟件：旅館管理系統(tǒng)、醫(yī)院管理系統(tǒng)、商店管理系統(tǒng)、車輛調(diào)度系統(tǒng)、工廠管理信息系統(tǒng)。第第5章章 辦辦 公公 自自 動動 化化 5.2.3 全面辦公自動化系統(tǒng)從實際的應(yīng)用來看，由于開發(fā)商水平參差不齊，辦公自動化系統(tǒng)開發(fā)缺乏相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，從而導(dǎo)致不同的

13、辦公系統(tǒng)之間的連接出現(xiàn)問題，不同程度地給信息的流通造成了障礙。因此，需要提供一種方式，進行不同辦公系統(tǒng)之間的連接(見圖5.1)，實現(xiàn)現(xiàn)代企業(yè)的信息化。第第5章章 辦辦 公公 自自 動動 化化 信息系統(tǒng)辦公系統(tǒng)交換交換系統(tǒng)信息系統(tǒng)辦公系統(tǒng)交換交換系統(tǒng)圖 5.1 第第5章章 辦辦 公公 自自 動動 化化 僅僅面向內(nèi)部的辦公不是真正意義的辦公自動化，完整的辦公自動化系統(tǒng)解決方案應(yīng)該將內(nèi)部與外部信息統(tǒng)一考慮，通過跨平臺的信息集成和發(fā)布技術(shù)，為企業(yè)構(gòu)造堅固和寬廣的信息基石。面向內(nèi)部的辦公自動化系統(tǒng)結(jié)構(gòu)如圖5.2所示。面向外部的辦公自動化系統(tǒng)結(jié)構(gòu)如圖5.3所示。第第5章章 辦辦 公公 自自 動動 化化 收

14、文管理發(fā)文管理會議管理簽報管理周報管理流程事物，提供JAVA可視化流程流程跟蹤流程監(jiān)控辦公自動化系統(tǒng)信息集成信息發(fā)布業(yè)務(wù)討論電子郵件個人信息信息發(fā)布個人管理系統(tǒng)管理用戶管理角色管理部門管理任務(wù)管理時間管理流程管理系統(tǒng)設(shè)置日志管理流程統(tǒng)計圖 5.2 第第5章章 辦辦 公公 自自 動動 化化 公文登記套紅頭蓋公章公文加密公文發(fā)送公文傳輸電子公文交換系統(tǒng)日志管理發(fā)文接口收文接口歸檔接口數(shù)據(jù)接口系統(tǒng)管理用戶管理角色管理任務(wù)管理紅頭管理數(shù)據(jù)庫配置管理公章管理圖 5.3 第第5章章 辦辦 公公 自自 動動 化化 1綜合信息服務(wù)平臺功能結(jié)構(gòu)一個獨立的、跨平臺的信息發(fā)布系統(tǒng)，一般應(yīng)具有欄目定制、權(quán)限控制、個性

15、化設(shè)置、系統(tǒng)管理、全文檢索以及業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)發(fā)布等功能。不同的用戶具有不同的訪問權(quán)限，每個用戶可以根據(jù)自己的需要設(shè)定關(guān)注信息、發(fā)布留言等。第第5章章 辦辦 公公 自自 動動 化化 系統(tǒng)應(yīng)可以建立與企業(yè)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫的連接，通過數(shù)據(jù)的重新組織，以HTML等形式進行業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的發(fā)布。系統(tǒng)可以與其他系統(tǒng)相融合，補充OA系統(tǒng)對于信息的共享和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)發(fā)布的功能。作為一個信息平臺，系統(tǒng)還必須能滿足日常工作中非業(yè)務(wù)交流的需要。第第5章章 辦辦 公公 自自 動動 化化 2系統(tǒng)模塊分解 用戶登錄。為了保證信息的安全，系統(tǒng)為所有用戶都分配了相應(yīng)的功能權(quán)限和信息權(quán)限。 信息的發(fā)布。提供可自定義的各級欄目和公告牌、留言簿供用戶發(fā)

16、布、查看各項分類信息；支持從本地或遠程業(yè)務(wù)系統(tǒng)中提取數(shù)據(jù)并集中顯示，支持與其他系統(tǒng)的連接。第第5章章 辦辦 公公 自自 動動 化化 權(quán)限管理。所有用戶按權(quán)限大小可分為多個級別或不同用戶群，并可進行特殊授權(quán)，從而可以做到每個用戶的權(quán)限都可嚴格控制。 系統(tǒng)管理。對綜合信息服務(wù)平臺進行維護和管理，管理用戶、管理欄目、管理信息內(nèi)容、管理頁面、管理公告牌的留言、更改系統(tǒng)管理員的口令。 信息組織和管理。系統(tǒng)管理員對用戶發(fā)布的留言信息進行管理。第第5章章 辦辦 公公 自自 動動 化化 欄目的定制和管理。根據(jù)用戶的需要，系統(tǒng)管理員可以靈活地增加、修改、刪除系統(tǒng)中的欄目。 頁面的定制和管理。根據(jù)用戶的需要，可以

17、由系統(tǒng)管理員更換頁面顯示風(fēng)格。 信息全文檢索。對發(fā)布到頁面的信息可根據(jù)信息標(biāo)題或內(nèi)容進行全文檢索。 業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)發(fā)布和查詢。建立系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫接口，通過通用數(shù)據(jù)接口將業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)由相應(yīng)的業(yè)務(wù)部門傳送到系統(tǒng)中來，發(fā)布到內(nèi)聯(lián)網(wǎng)上，最大限度地共享信息資源。第第5章章 辦辦 公公 自自 動動 化化 5.2.4 設(shè)計與實施辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計應(yīng)根據(jù)具體系統(tǒng)的功能要求進行，注意做到統(tǒng)籌規(guī)劃、分期建設(shè)、配套發(fā)展。辦公自動化系統(tǒng)實施分為四個步驟：系統(tǒng)分析、系統(tǒng)設(shè)計、系統(tǒng)實施和系統(tǒng)評估。1系統(tǒng)分析在系統(tǒng)分析中分為辦公事務(wù)調(diào)研、系統(tǒng)目標(biāo)分析、系統(tǒng)功能分析、系統(tǒng)配置分析及可行性論證幾步。第第5章章 辦辦 公公 自自

18、動動 化化 (1) 辦公事務(wù)調(diào)研：首先是對項目進行全面調(diào)研，確定信息量大小、信息的類型、信息的流程和內(nèi)外信息需求的關(guān)系等；其次還要對構(gòu)成本系統(tǒng)的情況進行調(diào)研，了解本部門與相關(guān)部門及相關(guān)機構(gòu)之間的關(guān)系，了解本部門現(xiàn)有設(shè)備配置和辦公資源的使用情況及工作能力大小，為系統(tǒng)進行設(shè)備配置及選擇提供依據(jù)。也就是要確定辦公自動化系統(tǒng)的功能和目的，這是建設(shè)辦公自動化系統(tǒng)的基礎(chǔ)。第第5章章 辦辦 公公 自自 動動 化化 (2) 系統(tǒng)目標(biāo)分析：根據(jù)辦公事務(wù)需求，分析該辦公自動化系統(tǒng)能完成的基本任務(wù)，包括近期、中期和遠期的目標(biāo)，以及將來獲得的社會效益和經(jīng)濟效益。(3) 系統(tǒng)功能分析：確定為實現(xiàn)系統(tǒng)目標(biāo)具有的所有功能，

19、如辦公事務(wù)管理信息資料的存儲、查詢等，這是設(shè)計辦公自動化系統(tǒng)具體管理事務(wù)模塊所必需的。 第第5章章 辦辦 公公 自自 動動 化化 (4) 系統(tǒng)配置分析：根據(jù)系統(tǒng)的需求及實際的資金投入，從確保系統(tǒng)的先進性、實用性、可靠性、經(jīng)濟性來選擇辦公自動化設(shè)備的配置，并要考慮到發(fā)展的需要。(5) 可行性論證：對系統(tǒng)的總體方案進行分析、評估、論證、修訂。依靠專家對系統(tǒng)方案的科學(xué)性、先進性、可行性進行全面論證和評估之后才能實施。 第第5章章 辦辦 公公 自自 動動 化化 (4) 系統(tǒng)配置分析：根據(jù)系統(tǒng)的需求及實際的資金投入，從確保系統(tǒng)的先進性、實用性、可靠性、經(jīng)濟性來選擇辦公自動化設(shè)備的配置，并要考慮到發(fā)展的需

20、要。(5) 可行性論證：對系統(tǒng)的總體方案進行分析、評估、論證、修訂。依靠專家對系統(tǒng)方案的科學(xué)性、先進性、可行性進行全面論證和評估之后才能實施。 第第5章章 辦辦 公公 自自 動動 化化 1) 硬件系統(tǒng)與軟件結(jié)構(gòu)設(shè)計為了實現(xiàn)系統(tǒng)功能，需要進行硬件網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的設(shè)計和軟件結(jié)構(gòu)的設(shè)計。硬件網(wǎng)絡(luò)設(shè)計主要是計算機硬件和網(wǎng)型的選擇。選擇網(wǎng)絡(luò)和硬件時，一方面應(yīng)考慮滿足系統(tǒng)對存儲容量、響應(yīng)速度和共享資源等方面的要求，另一方面要考慮網(wǎng)絡(luò)的覆蓋面，以及施工、維護、擴展的方便與可靠，最后還要考慮安全方面，比如容錯、后備、防斷電、防雷擊等。軟件結(jié)構(gòu)的設(shè)計，主要是將按系統(tǒng)功能要求做出的數(shù)據(jù)流程圖轉(zhuǎn)換為軟件模塊調(diào)用控制圖，并對各個模塊的功能和輸入、輸出給予明確的定義。 第第5章章 辦辦 公公 自自 動動 化化 2) 程序設(shè)計程序設(shè)計分為初步設(shè)計(總體設(shè)計)和詳細設(shè)計。步設(shè)計通常從功能分解入手，將系統(tǒng)劃分成功能簡單的若干個子系統(tǒng)，這樣不僅可以簡化設(shè)計，而且還有利于今后的修改和擴充。然后進行計算機處理流程設(shè)計，繪制出系統(tǒng)